Visualizza, filtra e controlla come vengono applicate e mantenute le regole di conservazione nel tempo.
Le regole di conservazione definiscono quando vengono eliminati gli accordi e i dati associati. La gestione di queste regole garantisce che i criteri attivi vengano applicati correttamente e che le regole applicate in precedenza continuino a governare gli accordi come previsto.
Prima di iniziare
- Devi essere un amministratore a livello di account o di gruppo per gestire le regole di conservazione.
Configurazione
Disponibilità
- Acrobat Sign Solutions: Supportato.
- Acrobat Sign for Government: Supportato.
- Acrobat Standard e Acrobat Pro: Non supportato.
Ambito di configurazione
Le regole di conservazione possono essere gestite a livello di account e di gruppo.
Le impostazioni a livello di gruppo sostituiscono le impostazioni a livello di account.
Per accedere a questa impostazione
Livello account:
- Vai a Impostazioni account > Governance dei dati.
Livello gruppo:
- Vai a Amministrazione > Gruppi.
- Seleziona un gruppo.
- Seleziona Impostazioni gruppo > Governance dei dati.
Come si comportano le regole di conservazione
Le regole di conservazione seguono un ciclo di vita definito:
- Solo una regola di conservazione è attiva alla volta per gli accordi appena terminati.Quando viene creata una nuova regola, diventa la regola attiva e si applica a tutti gli accordi che vengono registrati in uno stato terminale in futuro.Le regole precedentemente attive continuano ad applicarsi agli accordi che erano già stati assegnati a esse e non devono essere disabilitate.
- A ogni accordo viene assegnata una regola di conservazione quando viene registrato in uno stato terminale.
- Gli accordi mantengono la regola assegnata anche se vengono create regole più recenti in seguito.
- Disabilitare una regola impedisce l'eliminazione per tutti gli accordi che non sono ancora stati eliminati sotto quella regola.
Stati delle regole
Le regole di conservazione possono avere uno dei seguenti stati:
- Abilitata – La regola è attualmente applicata agli accordi appena terminati o governa ancora gli accordi pianificati per l'eliminazione.
- Disabilitata – La regola non viene più applicata. Gli accordi associati alla regola non vengono eliminati.
- Scaduta – Tutti gli accordi precedentemente soggetti alla regola sono già stati eliminati.
- Tradizionali – Rappresentano i criteri di conservazione configurati tramite le impostazioni di sistema precedenti.Gli accordi già assegnati alle regole tradizionali continuano a rispettare quelle pianificazioni di eliminazione.
Filtra le regole di conservazione
Usa il controllo filtro per visualizzare le regole per stato:
- Tutte le regole (predefinito).
- Regole abilitate.
- Regole disabilitate.
- Regole scadute.
Puoi configurare il numero di record visualizzati per pagina, incluse opzioni come 15, 30 o 50 regole.
Disabilita una regola di conservazione
Disabilitare una regola interrompe l'eliminazione per tutti gli accordi associati a quella regola.
- Seleziona la regola che desideri disabilitare.
- Seleziona Disabilita.
La disabilitazione di una regola non può essere annullata.
Gli accordi associati a una regola disabilitata non hanno più un'azione di eliminazione applicata e devono essere rimossi usando altri metodi, come gli strumenti GDPR.
Visualizza le regole a livello di gruppo dal livello account
Puoi accedere alle regole di conservazione a livello di gruppo dall'interfaccia a livello di account:
- Vai a Impostazioni account > Governance dei dati.
- Seleziona la scheda Gruppi con regole di conservazione.
- Seleziona un gruppo.
- Seleziona Visualizza regole di conservazione del gruppo.
Aspetti da considerare
- Solo una regola di conservazione è attiva alla volta per gli accordi appena terminati.
- Le regole di conservazione non possono essere modificate dopo la creazione. È necessario creare nuove regole per modificare il comportamento di conservazione in futuro.
- Le regole applicate in precedenza continuano a governare gli accordi che erano già stati assegnati a esse.
- Le regole di conservazione non possono essere modificate dopo l'applicazione a un accordo.
- L'elaborazione dello stato terminale può subire ritardi fino a 12 ore durante i periodi di picco, ritardando l'inizio della conservazione.
- Le regole disabilitate non possono essere riabilitate.
- Le regole di conservazione associate ai gruppi eliminati rimangono accessibili per preservare la cronologia di audit. Le Impostazioni del gruppo possono ancora essere riviste e gestite tramite l'interfaccia a livello di account.
