Anleitung zu den Vorlagen von Adobe Sign für Salesforce und der Konfiguration der Daten-/Zusammenführungszuordnung

Überblick

Adobe Sign bietet Ihnen die Möglichkeit, interaktive Formulare zu verwenden, um Daten von Unterzeichnern zu sammeln, Felder für Signatur und Initialen in Dokumenten zu platzieren, Zwei-Parteien-Informationen von Sender und Unterzeichner zu erfassen und mehr.

Sie können eigene Adobe Sign-Vorlagenbibliotheken erstellen, indem Sie Adobe Sign-Formulare und -Vorlagen auf der Registerkarte „Salesforce-Dokumente“ speichern.

Adobe Sign-Text-Tags bieten folgende Vorteile:

  • Legen Sie bestimmte Positionen für die Signatur bzw. die Initialen Ihrer Kunden fest.
  • Erfassen Sie Daten vom Unterzeichner zur späteren Übertragung an Ihr Salesforce-Konto (siehe Datenzuordnung).
  • Führen Sie vor dem Senden zum Unterschreiben Daten aus Salesforce mit Ihren Dokumentenfeldern zusammen (siehe Zusammenführungszuordnung).

Sie können Adobe Sign-Formulare erstellen, indem Sie spezielle Text-Tags in ein beliebiges Dokument einfügen, das Sie über Adobe Sign versenden, wie z.B. Word-, PDF oder andere Textdokumente. Weitere Informationen finden Sie in unserer Dokumentation zu Text-Tags.

Hinweis:

Es sind zwei optionale Einstellungen für die Daten- und Zusammenführungszuordnung verfügbar. Sie können beide an Ihre Anforderungen anpassen, indem Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen navigieren.

1. Möchten Sie eine E-Mail erhalten, wenn eine Daten- oder Zusammenführungszuordnung fehlschlägt?

  • Zuordnungsfehlerbenachrichtigung aktivieren (standardmäßig aktiviert): Aktivieren Sie diese Einstellung, um E-Mail-Benachrichtigungen zu einer Datenzuordnung oder Zusammenführungszuordnung zu senden, sobald Fehler beim Ausführen der Zuordnungen auftreten.

2. Möchten Sie, dass beim Auswählen von Feldern in der Daten-/Zusammenführungszuordnung die API-Namen angezeigt werden?

  • API-Namen für Felder anzeigen (standardmäßig deaktiviert) – Aktivieren Sie diese Option, um beim Festlegen der Datenzuordnung und Zusammenführungszuordnung für jedes Feld und jede Beziehung der Salesforce-Objekte den API-Namen anzuzeigen.

Schritt für Schritt

Walk me thru

Vielleicht ist Ihnen auf manchen Seiten schon die Schaltfläche „Schritt für Schritt“ aufgefallen.

Hiermit werden Sie durch die übergeordneten Schritte geführt, für die diese Seite erstellt wurde. Die eingegebenen Werte werden zwar nicht auf ihre Richtigkeit überprüft, jedoch können Sie mithilfe dieser Funktion gewährleisten, dass Sie den Prozess in der richtigen Reihenfolge abschließen und keine erforderlichen Angaben vergessen.


Hinweis:

Die Daten-/Zusammenführungszuordnung von Feldnamen zu SFDC-Objektfeldern kann durch das „Hochladen“ der Feldnamen in Salesforce vereinfacht werden. So können Sie Feldnamen aus einer Werteliste auswählen, anstatt sie manuell in ein Textfeld eingeben zu müssen. Und so funktioniert es:

  1. Erstellen Sie zunächst ein Formular, in dem alle Felder definiert sind.
  2. Senden Sie das Formular zur Unterzeichnung über Salesforce mit einem eindeutigen Vereinbarungsnamen, wie z. B. W4-Feld-Vorlage.
    • So können Sie beim Zuordnen der Felder leicht die richtige Vorlage finden.
  3. Geben Sie in den Feldern, die Sie zuordnen möchten, (beliebige) Inhalte ein und unterzeichnen Sie die Vereinbarung, damit sie in Salesforce als abgeschlossen registriert wird.
    • Durch den Abschlussprozess steht Salesforce eine Quelle zur Verfügung, um die Feldnamen abzurufen.
  4. Es sollte nun die Vorlage angezeigt werden, wenn Sie die Importfunktion der Daten-/Zusammenführungszuordnung nutzen.

Kurzer Hinweis zu Formular-/Text-Tags

Für eine erfolgreiche Zuordnung ist es erforderlich, dass Sie über vorkonfigurierte Formulare mit definierten Feldnamen verfügen, damit Sie das SFDC-Objektfeld logisch mit dem Formularfeld in Adobe Sign verknüpfen können. 

Unten sehen Sie ein Beispiel für ein einfaches Formular. Die Felder werden durch die geschweiften Klammern auf beiden Seiten (diese legen die Feldbreite fest) sowie den Feldnamen (die Zeichenfolge in den geschweiften Klammern) definiert. 

Tag-Text-Beispiele

In Text-Tags können neben dem Namenswert zusätzliche Argumente eingefügt werden, darunter Überprüfungen, Berechnungen und reguläre Ausdrücke. Eine ausführliche Erläuterung der Formelerstellung finden Sie hier. Mithilfe dieser Formeln kann die Qualität der während des Signaturvorgangs aufgezeichneten Daten dramatisch verbessert werden.

Hinweis:

Die Funktion zum Kürzen von Text-Tags kann bei der Formularerstellung und Datenzuordnung äußerst hilfreich sein, wenn Normen für Feldnamen erstellt werden sollen, die in jedem Dokument erneut verwendet werden (zudem sparen Sie sich dadurch Zeit, da das formelle Tag nicht erneut erstellt werden muss). Somit verbessert sich die Datenzuordnung über mehrere Formulare hinweg spürbar und es entsteht eine Grundlage für künftige Dokumente.

Zusammenführungszuordnungen – Dokumente mit Salesforce-Daten generieren

Mit Adobe Sign-Zusammenführungszuordnungen können Sie Felddaten aus Salesforce in Dokumente einfügen, bevor Sie sie zur Unterzeichnung versenden.

Sie können beispielsweise automatisch die Adresse und Telefonnummer eines Leads aus einem Salesforce-Datensatz in die Vereinbarung einfügen, bevor Sie sie zur Unterzeichnung an den Lead senden. Sie können auch den Status einer Opportunity ändern, wenn die Vereinbarung vollständig unterzeichnet und ausgeführt wurde. Zusammengeführte Datenfelder können optional von den Unterzeichnern aktualisiert werden, falls Sie die Änderungen des Unterzeichners mit Salesforce synchronisieren möchten.

Sie können Zusammenführungszuordnungen auch verwenden, um automatisch das Produkt hinzuzufügen, das mit einer Opportunity zusammenhängt. Sie können festlegen, welche Produkteigenschaften (wie Menge und Preis) in die Vereinbarung aufgenommen werden sollen, und angeben, wie enthaltene Produkte sortiert und gefiltert werden sollen. 

Informationen zu Zusammenführungszuordnungen

Bei der Datenquelle für eine Zusammenführungszuordnung kann es sich um eine bestimmte Konstante oder um einen Wert aus einem Salesforce-Objektfeld handeln, das aus der Adobe Sign-Vereinbarung abgerufen werden kann. Das Ziel jeder Zusammenführungszuordnung ist ein bestimmtes Feld in einer Adobe Sign-Vereinbarung.

Die unten aufgeführte Zuordnung fügt beispielsweise in die Adobe Sign-Dokumentfelder „FirstName“ und „LastName“ die Daten des Salesforce-Felds „Empfänger (Kontakt)“ ein. Darüber hinaus wird im Unternehmensfeld des Dokuments der Name des Kontos eingefügt.

Beispiel für die Zusammenführung von Feldern

Hinweis:

Wenn Sie ein Objekt für die Zuordnung auswählen, legen Sie zunächst das Vereinbarungsobjekt fest und anschließend das übergeordnete bzw. das Nachschlageobjekt. Die Zuordnung zwischen den Objekten muss zur Laufzeit bereits festgelegt sein.

Erstellen von Zusammenführungszuordnungen

So erstellen Sie eine Zusammenführungszuordnung:

    1. Wählen Sie Adobe Sign im App Launcher oben links auf dem Bildschirm.

    2. Klicken Sie auf die Registerkarte Zusammenführungszuordnungen.

    3. Klicken Sie auf der Startseite der Zusammenführungszuordnungen auf Neu.

Neue Schaltfläche auf der Seite „Zusammenführungszuordnungen“

Die Seite „Neue Zusammenführungszuordnung“ wird angezeigt.

Seite „Neue Zusammenführungszuordnung“

    4. Geben Sie im Abschnitt „Zuordnungsinformationen“ einen Namen für die Zuordnung ein und geben Sie an, ob Sie sie als Standardzuordnung festlegen möchten. Wenn Sie die Option „Standardm. Zusammenführungszuordnung“ aktivieren, wird die Zuordnung automatisch ausgeführt, wenn Sie eine Vereinbarung zur Unterzeichnung versenden.

Zuordnung benennen

    5. Um Formularfeldnamen aus einem vorhandenen Dokument zu importieren und zuzuordnen, können Sie eine Vereinbarung auswählen, die zur Unterzeichnung versendet und unterzeichnet wurde. Sie können Felder aus zusätzlichen Vereinbarungen importieren, um weitere Felder hinzuzufügen. Felder mit doppelten Namen werden nicht erneut importiert. So importieren Sie Formularfelder:

        a. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einblenden, um den Bereich Dokumentformularfelder importieren anzuzeigen.

Dokumentformularfelder importieren

        b. Klicken Sie auf das Suchsymbol hinter dem Feld, bei dem Felder importieren aus angezeigt wird.

        c. Wählen Sie die Vereinbarung aus, aus der Sie Felder importieren möchten.

        d. Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder importieren.

Die Anzahl der zu importierenden Felder wird angezeigt.

Die Anzahl der zu importierenden Felder wird angezeigt.

    6. Im Bereich Salesforce-Objektfelder Dokumentfeldern zuordnen können Sie Zuordnungen aus Feldern erstellen, die aus dem Adobe Sign-Vereinbarungsobjekt abgerufen werden können (einschließlich benutzerdefinierter Felder). Sie können auch Zuordnungsregeln hinzufügen, um Daten in Adobe Sign-Dokumenten zusammenzuführen. 

Bereich „Salesforce-Objektfelder Dokumentfeldern zuordnen“

So erstellen Sie Ziele für eine Zusammenführungsfeldzuordnung:

    1. Klicken Sie auf Feldzuordnung hinzufügen, um eine neue, leere Zeile hinzuzufügen.

Feldzuordnung hinzufügen

    2. Definieren Sie die Zuordnungen und Zuordnungsregeln in folgenden Bereichen:

  • Zieldokumentfeld: Wenn Sie Formularfelder importiert haben, können Sie diese Felder auswählen. Alternativ können Sie einen bestimmten Feldnamen eingeben.
    • Klicken Sie auf das Symbol links neben Zieldokumentfeld, um zwischen Texteingabe oder einem Auswahlmenü mit den verfügbaren und importierten Formularfeldwerten umzuschalten.
  • Quelltyp: Wählen Sie entweder Salesforce-Objektfeld oder Konstante aus.
  • Quellwert: Abhängig vom ausgewählten Quelltyp müssen Sie Folgendes angeben:
    • Wenn der Quellwert Salesforce-Objektfeld lautet, müssen Sie einen Wert auswählen. Klicken Sie hierzu auf den Link Ausgewähltes Objekt, um das Dialogfeld Objektauswahl anzuzeigen, in dem Sie das Salesforce-Quellobjektfeld auswählen können.
Objektauswahl

        Wenn es sich bei dem Quellwert um eine Konstante handelt, müssen Sie im Quellwertfeld einen Wert eingeben.

  • Deaktivieren: Ist diese Option aktiviert, wird diese Zuordnungsspalte nicht ausgeführt.
  • Aktionen: Durch einen Klick auf dieses Symbol wird die Zeile gelöscht.
Wählen Sie „Konstante“ aus, wenn es sich bei dem Wert um eine Konstante handelt.

    3. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2, um weitere Zuordnungszeilen hinzuzufügen.

 

Im Bereich Salesforce-Produktpositionsfelder zu Adobe-Dokument-Feldern zuordnen können Sie Produktlisten hinzufügen, die mit einer Opportunity verknüpft sind.

So erstellen Sie Ziele für eine Zusammenführungsfeldzuordnung:

  1. Klicken Sie auf Feldzuordnung hinzufügen, um eine neue, leere Zeile hinzuzufügen.
Map SFDC product line fields

    2. Klicken Sie auf Ausgewähltes Objekt, um das Dialogfeld Objektauswahl anzuzeigen.

Objektauswahl

    3. Wählen Sie im Dialogfeld Objektauswahl Salesforce-Quellfelder, eine Opportunity und ein Opportunity-Produkt aus, fügen Sie in Ihren Vereinbarungen enthaltene Produkteigenschaften, wie z. B. Stückzahl, Preis und Kurzbeschreibung, hinzu. Sie können auch die Reihenfolge und Sortierung der Felder festlegen.

Object Selector Expanded

    4. Klicken Sie auf Fertig.

    5. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4, um weitere Zuordnungszeilen hinzuzufügen.

Wenn Sie die Vorlage für die Zusammenführungszuordnung fertiggestellt haben, klicken Sie auf Speichern.

 

Verwenden standardmäßiger/mehrerer Zusammenführungszuordnungen

Sie können beliebig viele Zusammenführungszuordnungen erstellen und eine von ihnen als Standardzuordnung festlegen, die jedes Mal ausgeführt wird, wenn eine Vereinbarung zur Unterzeichnung versendet wird. Sie können nur eine Zuordnung als Standardzuordnung festlegen.

Sie können auch festlegen, welche Zusammenführungszuordnung Sie für eine bestimmte Vereinbarung verwenden möchten, indem Sie sie im Feld „Zusammenführungszuordnung“ (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) der Vereinbarung eingeben. Sie können einen Salesforce-Arbeitsablauf nutzen oder eine beliebige Geschäftslogik ausführen, um die zu verwendende Vorlage zu bestimmen. Beachten Sie, dass Sie dieses Feld nicht so konfigurieren müssen, dass es auf die Standardzuordnung verweist: Die Standardzuordnung wird ausgeführt, wenn Sie das Feld frei lassen.

Hinweis:

Es empfiehlt sich, für erste Tests umfangreicher oder komplexer Bereitstellungen nur die Standardzuordnung zu verwenden. Die Best Practice lautet, alle Vorlagen explizit zu verknüpfen.


Dateianlagen

Es gibt Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen, die definieren, wie mit Dateianlagen verfahren wird. Standardmäßig wird der ursprüngliche Anhang (z. B. eine Vorlage für eine Geheimhaltungserklärung) entfernt und es wird stattdessen beim Versenden der Vereinbarung das zusammengeführte Dokument an den Vereinbarungsdatensatz angehängt.

  • Zusammengeführtes Dokument anhängen: Wenn eine Zusammenführungszuordnung für eine Vereinbarung verwendet wird, wird durch Auswahl dieser Option das Dokument mit den zusammengeführten Daten an den Vereinbarungsdatensatz angehängt, nachdem die Vereinbarung versendet wurde.
  • Originaldokument entfernen: Wenn eine Zusammenführungszuordnung für eine Vereinbarung verwendet wird, wird durch Auswahl dieser Option das Originalvorlagendokument aus dem Vereinbarungsdatensatz entfernt, nachdem die Vereinbarung versendet wurde.

Hinweis:

Diese Einstellungen sind global gültig und wirken sich somit auf alle Zuordnungsvorlagen aus.

So ändern Sie die Einstellungen:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
  5. Bearbeiten Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Speichern.

 

Problembehandlung bei Zusammenführungszuordnungen

Salesforce-Felder verfügen über Validierungsregeln, durch die Zuordnungen fehlschlagen können. Wenn Sie beispielsweise ein Salesforce-E-Mail-Feld einem Adobe Sign-Textfeld zuordnen, schlägt die Zuordnung möglicherweise fehl, wenn es sich bei dem Inhalt des Feldes nicht um eine gültige E-Mail-Adresse handelt.

Wenn eine Zuordnung fehlschlägt, wird die entsprechende Fehlermeldung im Feld „Fehler bei der Zusammenführungszuordnung“ (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) des Adobe Sign-Vereinbarungsobjekts vermerkt und es wird eine E-Mail mit einem Fehlerhinweis an den Besitzer der Zusammenführungszuordnung gesendet.  

Hinweis:

Sie können auch einen Bericht oder eine Listenansicht erstellen, um fehlgeschlagene Zuordnungsfelder zu ermitteln.

Die E-Mail-Benachrichtigung ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch durch folgende Einstellung deaktiviert werden:

1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

2. Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.

Benutzerdefinierte Adobe Sign-Einstellungen

    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten auf der Seite Benutzerdefinierte Einstellungsdefinition.

    3. Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Einstellungen auf Neu oder Bearbeiten.

    4. Passen Sie die Option Zuordnungsfehlerbenachr. aktivieren nach Bedarf an.

Zuordnungsfehlerbenachr. aktivieren

Datenzuordnungen – Unterzeichnerdaten und -dateien an Salesforce-Datensätze übertragen

Mit Adobe Sign-Felddatenzuordnungen können Sie definieren, wie Adobe Sign Salesforce.com-Objekte mit Daten aktualisiert, die von den Unterzeichnern erfasst werden. Sie können beispielsweise in den Kontaktdatensatz eines Unterzeichners in Salesforce.com die Adresse und Telefonnummer einfügen, die er beim Abschließen und Unterzeichnen Ihres Dokuments angegeben hat. Darüber hinaus können Sie auch die unterzeichnete Adobe Sign-Vereinbarung, den Audit-Verlauf sowie sämtliche hochgeladenen unterstützenden Dokumente von Empfängern an Salesforce-Objekte zurückübertragen, indem Sie Dateizuordnungen einrichten. 

Informationen zu Datenzuordnungen von Formularfeldern

Adobe Sign-Datenzuordnungen aktualisieren Salesforce-Objekte, wenn eine Adobe Sign-Vereinbarung unterzeichnet wird oder sich in einer bestimmten Phase des Vereinbarungsarbeitsablaufs befindet. Jede Datenzuordnung wird im Voraus eingerichtet und beinhaltet Regeln für die Datenzuordnung. Jede Datenzuordnungsregel definiert die Datenquelle und das Salesforce-Zielfeld, das aktualisiert werden soll.

Bei der Datenquelle für eine Zuordnung kann es sich um ein Adobe Sign-Formularfeld, einen bestimmten konstanten Wert oder einen Wert aus dem Adobe Sign-Vereinbarungsfeld handeln. Beim Ziel einer Datenzuordnung kann es sich um ein beliebiges Feld eines beliebigen Salesforce-Objekts handeln, das aus der Adobe Sign-Vereinbarung abgerufen werden kann.

Die unten stehende Zuordnung fügt beispielsweise den Vor- und Nachnamen, den der Unterzeichner eingegeben hat, im Kontaktfeld ein. Sie aktualisiert darüber hinaus die Opportunity-Phase und fügt die unterzeichnete Vereinbarung sowie den Audit-Verlauf zur Opportunity hinzu, wenn die Vereinbarung unterzeichnet wird. 

Beispiel für Feldzuordnungen

Weitere Beispiele für die Verwendung von Datenzuordnungen zum Aktualisieren von Salesforce:

  • Aktualisieren der Kontaktinformationen von Empfängern
  • Hinzufügen einer PO-Nummer zur Opportunity
  • Aktualisierung der Zahlungsinformationen für das Konto
  • Ändern der Opportunity-Phase, wenn der Vertrag unterzeichnet wird
  • Hinzufügen der signierten PDF-Datei und des Audit-Verlaufs zum Vertrag 

 

Erstellen einer Datenzuordnung für ein Formularfeld

So erstellen Sie eine Adobe Sign-Datenzuordnung:

  1. Wählen Sie Adobe Sign im App Launcher oben links auf dem Bildschirm.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datenzuordnungen.
  3. Klicken Sie auf der Startseite der Datenzuordnungen auf die Schaltfläche Neu.
  4. Geben Sie auf der Seite Neue Datenzuordnung einen eindeutigen Namen für die Zuordnung ein und legen Sie sie ggf. als Standardzuordnung fest. Wenn Sie die Option „Standarddatenzuordnung?“ aktivieren, wird die Zuordnung standardmäßig ausgeführt, wenn Ihre Vereinbarungen unterzeichnet werden. Sie müssen keine Standarddatenzuordnung festlegen. Sie können sie einer Vereinbarungsvorlage zuweisen, die verwendet wird, wenn eine Vereinbarung erstellt wird.
Seite „Neue Datenzuordnung“

    5. Im Bereich Feldzuordnung können Sie Datenzuordnungen zu Salesforce-Feldern definieren. Sie können Zuordnungsregeln hinzufügen, um Felder in beliebigen Salesforce-Objekten zu aktualisieren. Sie können eine Zuordnung zu jedem beliebigen Feld erstellen (einschließlich benutzerdefinierter Felder). Es gibt zwei Möglichkeiten, Zuordnungszeilen zu erstellen und festzulegen, aus welchen Vereinbarungsfeldern die Daten stammen. Mit der Option Felder aus vorhandener Vereinbarung importieren können Sie Felder aus vorhandenen Dokumenten importieren. Alternativ können Sie über Zuordnung hinzufügen jede Zuordnungsregel einzeln definieren.

Hinweis:

Wenn das Dokument, aus dem Sie Daten importieren möchten, keine Adobe Sign-Felder enthält, können Sie nicht die standardmäßigen Adobe Sign-Felder importieren, die in jedem unterzeichneten Dokument enthalten sind (z. B. Unterzeichnung, Datum, E-Mail, Vorname, Nachname, Titel und Unternehmen).

Sie können die Option Felder aus vorhandener Vereinbarung importieren verwenden, um eine Liste der Formularfeldnamen zu importieren, aus denen Zuordnungen erstellt werden sollen. Wählen Sie hierzu eine vorhandene Vereinbarung aus, die zur Unterzeichnung versendet und unterzeichnet wurde. Sie können Felder aus zusätzlichen Vereinbarungen importieren, um weitere Felder hinzuzufügen. So importieren Sie Felder aus einer Vereinbarung:

  1. Wählen Sie die Vereinbarung aus, aus der Sie Felder importieren möchten.
Eingabe für Import auswählen

    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formularfelder importieren. Die Anzahl der importierten Felder wird angezeigt.

Auf Schaltfläche „Formularfelder importieren“ klicken

Über die Option Zuordnung hinzufügen können Sie wie folgt einzelne Zuordnungszeilen hinzufügen:

Zuordnungsverknüpfung erstellen

Geben Sie für jede Feldzuordnungszeile Folgendes an:

    1a. Welches Salesforce-Objekt soll aktualisiert werden? Wählen Sie das Salesforce-Zielobjekt aus, in das die Daten kopiert werden sollen.

    1b. Welches Salesforce-Feld soll aktualisiert werden? Wählen Sie das Salesforce-Zielfeld aus, in das die Daten kopiert werden sollen.

    2a. Woher stammen die Daten? – Typ auswählen Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: EchoSign-Formularfeld, Konstante oder Vereinbarungsfeld.

    2b. Welchen Wert weisen die Daten auf? Abhängig von Ihrer Auswahl bei der Option Woher stammen die Daten? müssen Sie Folgendes angeben:

  • Daten stammen aus „EchoSign-Formularfeld“: Wählen Sie ein EchoSign-Formularfeld aus oder geben Sie einen bestimmten Feldnamen ein. Klicken Sie auf das Symbol links neben dem Feld, um zwischen Texteingabe oder einem Auswahlmenü mit den verfügbaren und importierten Formularfeldwerten umzuschalten.
  • Daten stammen aus „Konstante“: Geben Sie einen Wert ein. Sie können beispielsweise einen Feldwert eingeben, den Sie in einer Salesforce-Auswahlliste ändern möchten. Oder Sie geben eine Zahl oder einen Text ein, den Sie in ein Salesforce-Feld einfügen möchten.
  • Daten stammen aus „Vereinbarungsfeld“: Wählen Sie ein Vereinbarungsfeld aus dem Dropdownmenü aus.

    3. Wann soll die Zuordnung ausgeführt werden? – Vereinbarungsstatus auswählen Die Datenzuordnung wird ausgeführt, wenn der Vereinbarungsstatus zum angegebenen Status wechselt.

  • Signiert/Genehmigt/Akzeptiert/Ausgefüllt/Zugestellt
  • Warte auf Gegenzeichnung/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung
  • Übermittelt für Unterschrift/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung
  • Abgebrochen/Abgelehnt
  • Abgelaufen
Beispiel für Datenzuordnungsdatensätze

Sie können optional die Einstellungen jeder Zuordnungszeile anpassen.

  1. Klicken Sie unter „Aktionen“ auf das Einstellungssymbol (Zahnrad).
  2. Im Dialogfeld Einstellungen für Feldzuordnungswert können Sie Folgendes angeben:
    • Vorhandene nicht überschreiben: Wenn diese Option aktiviert und bereits ein Wert im Salesforce-Zielfeld vorhanden ist, wird der Wert nicht durch die Zuordnungsregel überschrieben.
    • Nicht in leere schreiben: Wenn diese Option aktiviert und der Quellwert aus der Adobe Sign-Vereinbarung leer ist, wird der leere Wert nicht durch die Zuordnungsregel in das Salesforce-Feld eingefügt.

Mit der Option „Deaktivieren“ können Sie eine Zuordnungszeile deaktivieren, damit sie nicht ausgeführt wird.

 

Erstellen von Dateizuordnungen

Sie können die unterzeichnete Adobe Sign-Vereinbarung bzw. den Audit-Verlauf wie folgt zum ausgewählten Salesforce-Objekt hinzufügen:

    1. Klicken Sie in der Tabelle „Dateizuordnung“ auf Zuordnung hinzufügen

Dateizuordnung – Zuordnungsverknüpfung erstellen

    2. Wählen Sie für jede Dateizuordnungszeile Folgendes aus:

1. Welches Salesforce-Objekt soll aktualisiert werden?Wählen Sie das Salesforce-Zielobjekt aus, in das die Daten kopiert werden sollen.

2a. Wie wollen Sie die Datei hinzufügen? Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Referenz-Link zur Datei hinzufügen: Stellt die URL bereit, um die unterzeichnete Vereinbarungs-PDF herunterzuladen.

• Datei direkt an Objekt anhängen: Hiermit hängen Sie das PDF-Dokument direkt an das Objekt an, für das Sie eine Zuordnung erstellen, sofern eine Anhangsliste für das entsprechende Objekt verfügbar ist.

Hinweis:

Nicht alle Objekte (z. B. Benutzer) unterstützen Dateianlagen. Legen Sie also keine Zuordnungen für solche Objekte fest.

 

2b. Als Anhang speichern – Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Inhalt als Anhang (Salesforce-Objekttyp) gespeichert. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird der Inhalt als Datei gespeichert.

2c. Welches Feld soll der Datei-URL hinzugefügt werden? Nur erforderlich, wenn Sie Referenz-Link zur Datei hinzufügen auswählen. Sie müssen das Zielfeld auswählen, in das die URL kopiert werden soll.

Hinweis:

Das Hinzufügen eines Referenz-Links für einen Audit-Verlauf, eines unterstützenden Dokuments oder einer getrennt unterzeichneten PDF wird nicht unterstützt. Sie können diese PDF-Dateien an den Salesforce-Objektdatensatz anhängen.

Darüber hinaus kann der Referenz-Link nur einem textbasierten Feld (z. B. Eingabefeld, Auswahlliste) zugeordnet werden.

 

3. Welche Datei soll hinzugefügt werden? Hier haben Sie folgende Optionen:

• Signierte Vereinbarung – Zusammengeführte PDF: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bei einer Transaktion mehrere Dokumente zur Unterzeichnung versenden möchten. Hierdurch werden die unterzeichneten Dokumente als einzelne zusammengeführte PDF zurück an den Salesforce-Objektdatensatz gesendet.

• Signierte Vereinbarung – Separate PDFs: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bei einer Transaktion mehrere Dokumente zur Unterzeichnung versenden möchten. Hierdurch werden die unterzeichneten Dokumente als separate PDFs zurück an den Salesforce-Objektdatensatz gesendet.

• Audit-Verlauf: Mit dieser Option senden Sie den Audit-Verlauf im PDF-Format zurück an den Salesforce-Objektdatensatz.

• Unterstützende Dokumente: Wählen Sie diese Option aus, um etwaige unterstützenden Dokumente, die vom Unterzeichner hochgeladen werden, zurück an den Salesforce-Objektdatensatz zu senden.

Hinweis:

Wenn Sie in Adobe Sign über eine benutzerdefinierte URL mit einer benutzerdefinierten Subdomäne verfügen (z. B. https://companyxyz.echosign.com), müssen Sie einen zusätzlichen Schritt durchführen, um die unterzeichnete PDF zurück an Salesforce zu senden. 

 

  1. Navigieren Sie zu Setup > Einstellungen > Sicherheit > Remotesite-Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Remotesite.
  3. Fügen Sie Ihre Adobe Sign-URL als neue Remotesite-URL hinzu. Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn Sie die unterzeichnete Vereinbarung zuordnen.
Seite zur Remotesite-Bearbeitung

4. Wann soll die Zuordnung ausgeführt werden? – Vereinbarungsstatus auswählen Die Datenzuordnung wird ausgeführt, wenn der Vereinbarungsstatus zum angegebenen Status wechselt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Signiert/Genehmigt/Akzeptiert/Ausgefüllt/Zugestellt

• Warte auf Gegenzeichnung/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung

• Übermittelt für Unterschrift/Genehmigung/Akzeptieren/Ausfüllen/Zustellung

• Abgebrochen/Abgelehnt

• Abgelaufen

Klicken Sie nach Abschluss Ihrer Datenzuordnung auf die Schaltfläche Speichern.

 

Verwenden standardmäßiger/mehrerer Datenzuordnungen

Sie können beliebig viele Datenzuordnungen erstellen und eine von ihnen als Standardzuordnung festlegen, die jedes Mal ausgeführt wird, wenn sich der Status einer Vereinbarung ändert. Sie können nur eine Zuordnung als Standardzuordnung festlegen.

Sie können auch festlegen, welche Zuordnung Sie für eine bestimmte Vereinbarung verwenden möchten, indem Sie im Feld „Datenzuordnung“ (echosign_dev1__Process_Template__c) der Vereinbarung darauf verweisen. Sie können einen Salesforce-Arbeitsablauf nutzen oder eine beliebige Geschäftslogik ausführen, um die zu verwendende Datenzuordnung zu bestimmen. Beachten Sie, dass Sie dieses Feld nicht so konfigurieren müssen, dass es auf die Standardzuordnung verweist: Die Standardzuordnung wird ausgeführt, wenn Sie das Feld frei lassen.

Sie können auch eine Zuordnung ausführen, bevor oder nachdem sich der Vereinbarungsstatus zu „Signiert“ ändert (z. B. nachdem der erste Unterzeichner die Vereinbarung signiert hat), indem Sie das Kontrollkästchen „Datenzuordnung auslösen“ (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) aktivieren. Sie können einen Salesforce-Arbeitsablauf oder -Trigger verwenden, um beliebige benutzerdefinierte Geschäftslogiken auszuführen bzw. um zu bestimmen, wann eine Datenzuordnung ausgeführt werden soll.

Darüber hinaus können Sie eine Datenzuordnung einer Vereinbarungsvorlage zuweisen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Vereinbarungsvorlagen.

Fehlerbehebung bei Datenzuordnungen

Salesforce-Felder verfügen über Validierungsregeln, durch die Zuordnungen fehlschlagen können. Wenn Sie beispielsweise ein Adobe Sign-Textfeld einem Salesforce-E-Mail-Feld zuordnen, kann die Validierung fehlschlagen, wenn es sich beim Inhalt des ersten Feldes nicht um eine gültige E-Mail-Adresse handelt.

Achten Sie deshalb darauf, wo immer möglich Adobe Sign-Feldvalidierungsregeln zu verwenden, um zu gewährleisten, dass die von den Unterzeichnern eingegebenen Daten in Salesforce übertragen werden können. Neben den standardmäßigen Adobe Sign-Validierungsregeln für Formularfelder aus PDF-Dokumenten können Sie mit Adobe Sign-Text-Tags auch eigene Validierungsregeln erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Text-Tag-Dokumentation.

Wenn eine Zuordnung fehlschlägt, wird die entsprechende Fehlermeldung im Feld „Fehler bei der Datenzuordnung“ (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) des Adobe Sign-Vereinbarungsobjekts vermerkt und es wird eine E-Mail mit einem Fehlerhinweis an den Besitzer der Datenzuordnung gesendet.  

Hinweis:

Sie können auch einen Bericht oder eine Listenansicht erstellen, um fehlgeschlagene Zuordnungsfelder zu ermitteln.

Die E-Mail-Benachrichtigung ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch durch folgende Einstellung deaktiviert werden:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Verwalten.
  4. Klicken Sie auf Neu (oder Bearbeiten).
  5. Suchen Sie nach der Einstellung Zuordnungsfehlerbenachr. aktivieren (mit STRG+F/CMD+F).
  6. Bearbeiten Sie die Einstellung wie gewünscht.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Vereinbarungsvorlagen und die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“

Adobe Sign-Vereinbarungsvorlagen stellen eine einfache Möglichkeit dar, schon im Voraus viele Standardwerte und -einstellungen Ihrer Vereinbarungen einzurichten. Sie können auch eine Vereinbarungsvorlage mit der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ verknüpfen.

Informationen zu Vereinbarungsvorlagen

Hierzu zählen vordefinierte Vereinbarungsfelder, einschließlich Name, Nachricht, Sprache, Signaturtyp, Ablaufdaten und Sicherheitsoptionen. Sie können auch eine bestimmte Datenzuordnung, Zusammenführungszuordnung und ein Objekt (z. B. eine Opportunity, ein Konto, einen Kontakt, einen Lead oder einen Opportunity-Vertrag) zu einer Vereinbarungsvorlage hinzufügen. Darüber hinaus können Sie die Empfängerdefinitionen vorab festlegen, Felder zu Vereinbarungsfeldern zuordnen und die Dateianlagen vordefinieren.

Sie können auch eine Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ einrichten, die im zugehörigen Objektdatensatz (z. B. eine Opportunity) angezeigt wird, um eine Vereinbarungsvorlage standardmäßig zu verknüpfen. So erstellen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche eine Vereinbarung basierend auf der Vereinbarungsvorlage.

Erstellen einer Vereinbarungsvorlage

So erstellen Sie eine neue Vereinbarungsvorlage:

  1. Wählen Sie Adobe Sign im App Launcher oben links auf dem Bildschirm.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Vereinbarungsvorlagen.
  3. Klicken Sie auf der Startseite der Vereinbarungsvorlagen auf die Schaltfläche Neu.
Navigieren Sie zu „Neue Vereinbarungsvorlage“.

 

In einem Overlay werden Sie aufgefordert, den Namen der neuen Vorlage einzugeben.

    4. Geben Sie den Namen der Vorlage ein und klicken Sie auf Speichern.

1_template_name

Die Seite Neue Vereinbarungsvorlage wird mit dem Namen oben angezeigt.

Rechts neben dem Namen befindet sich das Dropdownsymbol „Mehr anzeigen“, über das Sie ein Menü mit folgenden Optionen öffnen können:

  • Namen bearbeiten – Ändert den Namen der aktuellen Vorlage.
  • Inhaber ändern – Ändert den Inhaber der aktuellen Vorlage. Muss einem aktuellen Benutzer in der Salesforce-Organisation zugeordnet sein.
  • Klonen – Dupliziert die aktuelle Vorlage mit einer eindeutigen Salesforce-ID-Nummer.
  • Löschen – Löscht die aktuelle Vorlage aus Salesforce.
agreement_templateheaderoptions

 

Unmittelbar unter der Schaltfläche Speichern befinden sich die ID für die Vorlage und die Metadaten dazu, wer die Vorlage erstellt hat, besitzt und zuletzt geändert hat.

Über den Schalter „Aktiv/Inaktiv“ wird die Vorlage verfügbar bzw. nicht verfügbar gemacht. Neue Vorlagen werden im Zustand Aktiv erstellt.

template_id

Die Vorlagendetails enthalten die wichtigsten Details, die die mit der Vorlage erstellten Vereinbarungen mit dem referenzierenden Salesforce-Objekt in Zusammenhang bringen.

  • Vereinbarungsname – Dieses Feld definiert den Standardnamen der Vereinbarung. Alle Vereinbarungen werden zunächst unter diesem Namen angelegt.

Textfelder, wie beispielsweise der Vereinbarungsname, können Salesforce-Variablen als Teil der Definition verwenden, um dynamisch sinnvolle Feldwerte zu generieren.

So können Sie zum Beispiel den Vereinbarungsnamen so anpassen, dass er bei der Generierung der Vereinbarung einen Empfängernamen enthält. Beispiel: Acme Corp-Vereinbarung – {!Name}

  • Salesforce-Objekt – Wählen Sie das Salesforce-Masterobjekt aus, das Sie als Masterreferenz für einige der optionalen Definitionen in der Vereinbarungsvorlage verwenden möchten.

Sie können beispielsweise Empfänger, Feldzuordnungen oder Anhänge für die Vereinbarung definieren, um Felder abzufragen und das Masterobjekt bzw. Daten aus Nachschlageobjekten zuzuordnen. 

Wenn Sie in der Vereinbarungsvorlage ein Masterobjekt definiert haben, sollten Sie die Vereinbarung über eine Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ im Masterobjekt initiieren. (Weitere Informationen zur Aktivierung einer Standardschaltfläche oder zur Erstellung einer neuen Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ finden Sie unter Aktivierung der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“.)

  • Automatisch senden – Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie automatisierte Arbeitsabläufe nutzen, die Sie verwenden möchten, um das Versenden von Vereinbarungen auszulösen, oder wenn Sie eine Vereinbarung automatisch versenden möchten, sobald der Benutzer in einem Salesforce-Datensatz auf die Schaltfläche Zum Unterschreiben senden klickt. 

Damit die Funktion Automatisch senden funktioniert, müssen Sie mindestens einen Empfänger und einen Anhang in der Vereinbarungsvorlage definieren.

template_details

Erweiterte Optionen

  • Vereinbarungstyp – Wählen Sie aus der Liste festgelegter Vereinbarungstypen aus.
    • Nützlich zur Verbesserung der Berichterstattung
  • Sprache – Definiert die Sprache, die in der Kommunikation mit dem Empfänger verwendet wird, einschließlich der E-Mails und Anweisungen auf dem Bildschirm.
  • Signaturtyp für diese Vereinbarung auswählen – Wählen Sie den Standardwert für den zu erfassenden Signaturtyp aus:
    • E-Signatur – Elektronische Unterschriften werden standardmäßig erfasst.
    • Handschriftliche Signatur – Die Empfänger werden angewiesen, das Dokument herunterzuladen, physisch zu unterschreiben, das signierte Dokument zu scannen und dieses Dokument in Adobe Sign hochzuladen.

Daten Vereinbarungsfeldern zuordnen

So ordnen Sie Daten in der Vereinbarungsvorlage Vereinbarungsfeldern zu:

Klicken Sie auf den Link Daten Vereinbarungsfeldern zuordnen.

So ordnen Sie Daten in der Vereinbarungsvorlage Vereinbarungsfeldern zu:

Klicken Sie auf den Link Daten Vereinbarungsfeldern zuordnen und wählen Sie eine Zuordnungsmethode aus:

  • Aus dem Objekt auswählen
    • Für diese Option muss ein Salesforce-Objekt definiert werden.
    • Wählen Sie basierend auf dem von Ihnen eingerichteten Masterobjekt ein Feld Quelle und ein Zielvereinbarungsfeld aus. 

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn es sich bei dem Masterobjekt um eine Opportunity handelt. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm das Quellfeld aus dem Masterobjekt (z. B. eine Opportunity) sowie das Zielvereinbarungsfeld aus, dem die Daten zugeordnet werden sollen.

select_from_object
  • Bestimmten Wert eingeben
    • Einen Literalwert in ein Zielvereinbarungsfeld übertragen
input_specific_value

Alle zugeordneten Felder werden in der Vorlage aufgelistet, wo sie einzeln bearbeitet oder gelöscht werden können.

mapped_data_fields

Hängen Sie die Dokumente an, die mit der Vorlage voraussichtlich bereitgestellt werden sollen.

Wenn keine Dokumente an die Vorlage angehängt sind, muss der Absender das Dokument bei der Konfiguration der Vereinbarung auswählen.

Wenn für die Vorlage Automatisch senden aktiviert ist, sollte mindestens ein Dokument an die Vorlage angehängt werden.

  • Zum Hinzufügen eines Dokuments hochladen – Im obersten Feld können Sie eine Datei per Drag & Drop vom Desktop aus hinzufügen oder eine Datei über einen menügesteuerten Assistenten hochladen.

Hinweis:

Jede Datei, die per Drag & Drop oder über Dateien hochladen hochgeladen wird, wird dem Salesforce CRM & Files-Inhalt zugeordnet (als Datei gespeichert), der dem Uploader gehört.

  • Zum Hinzufügen von Dokumenten auswählen – Mit dieser Option können Sie nach einem Dokument in bestimmten Bibliotheken über die Suchleiste unter den Optionsfeldern suchen:
    • Salesforce CRM & Files – Ihre persönliche Bibliothek. Alle Dokumente, die Sie von Ihrem System hochladen, werden in dieser Bibliothek für die zukünftige Verwendung gespeichert.
    • Salesforce-Dokumente – Die Salesforce-Bibliothek, die von Benutzern gemeinsam genutzt wird.
    • Adobe Sign-Bibliothek – Die im Adobe Sign-System gespeicherten Bibliotheksinhalte
    • Erweiterte Suche – Eine Oberfläche mit allen oben genannten Optionen
template_attachment

Erweiterte Optionen

Dokument aus Objekt oder Laufzeitvariable hinzufügen – Mit dieser Option können Sie ein Dokument oder Objekt aus einem Salesforce-Objekt oder einer Laufzeitvariablen auswählen.  

Einige Salesforce-Masterobjekte bieten zusätzliche Optionen für die Quelle des Dokuments (Beispiel: Wenn das auf der Registerkarte Vorlagendetails definierte Salesforce-Objekt Opportunity lautet, haben Sie die zusätzliche Quelloption Aus Opportunity-Angebot hinzufügen).

 

Diese Seite enthält drei Optionen:

○ Aus Salesforce-Objekt hinzufügen

Quelltyp – Wählen Sie den Objekttyp für das Dokument aus Datei oder Anlage aus.

► Dokumentenauswahl – Wählen Sie das anzuhängende Dokument basierend auf einem der folgenden Kriterien aus:

○ Neuestes Dokument – Jüngstes Erstellungsdatum

○ Ältestes Dokument – Ältestes Erstellungsdatum

○ Alle Dokumente – Alle gefundenen Dokumente

add_from_salesforceobject

○ Aus Opportunity-Preisangebot hinzufügen

►Preisangebotstyp:

○ Neuestes Preisangebot

○ Ältestes Preisangebot

►Preisangebotstyp festgelegt durch:

○ Letztes Änderungsdatum

○ Erstellungsdatum

►Preisangebots-Dokumenttyp

○ Neuestes Dokument

○ Ältestes Dokument

○ Alle Dokumente

add_from_opportunityquote

○ Laufzeitvariable

Anhang von einem Objekt aus dynamisch hinzufügen

Laufzeit-Variablennamen hinzufügen – Geben Sie die Variable und den ID-Typ aus Ihrem Salesforce-Objekt an.

runtime_variable

 

  • Formularfeldvorlage hinzufügen – Importieren Sie eine Feldvorlage aus der Adobe Sign Library

Über die Registerkarte Empfänger wird der Stapel der Empfänger für die Vereinbarung gesteuert.

  • Alle Empfänger unterschreiben – Alle in der Vorlage definierten Empfänger müssen entsprechend den ihnen zugewiesenen Rollen am Prozess teilnehmen. Dies ist die Einstellung für alle Vereinbarungen, bei denen nicht nur der Absender unterschreiben soll.
  • Nur Absender signiert – Aktivieren Sie diese Option, um die Funktion „Nur ich unterschreibe“ zur Vorlage hinzuzufügen.

Um diese Option zu verwenden, muss die Einstellung „Nur Absender signiert“ aktivieren aktiviert sein. Je nach Ihren Anforderungen kann diese Option mithilfe der Einstellung Nur schreibgeschützte Absender-Signatur auch schreibgeschützt verwendet werden.

Mit dem Empfängerstapel werden vier kritische Elemente der Vereinbarung festgelegt:

  • Wer ist an der Vereinbarung beteiligt? Jeder Empfänger der Vereinbarung (und jede Partei auf CC) wird einzeln aufgeführt.
  • Wie werden sie verifiziert? Die Verifizierung der Identität des Empfängers kann pro Empfänger konfiguriert werden.
  • Welche Berechtigungen haben sie? Jedem Empfänger kann eine eigene Rolle zugewiesen werden, die definiert, wie er mit der Vereinbarung interagieren kann und wie er im Audit-Bericht protokolliert wird.
  • In welcher Reihenfolge erhalten sie Zugang zur Vereinbarung? Die Zahl ganz links zeigt an, wann der Empfänger im Zyklus Zugriff auf das Dokument erhält.

Typische Signiervorgänge sind sequenziell, aber ein paralleler Prozess ist durch manuelles Anpassen der Indexnummern auf den gleichen Wert möglich. Dies kann für den gesamten Empfängerstapel erfolgen, sodass ein vollständig paralleler Vorgang stattfindet, oder in nur einem Abschnitt des Stapels, sodass ein hybrider Signaturfluss stattfindet.

Empfänger können hinzugefügt werden mit:

  • Salesforce-Objekt – Kontakt, Benutzer, Lead oder Gruppe
  • E-Mail – jede E-Mail-Adresse ist akzeptabel
  • Laufzeitvariable – Dynamisches Einfügen eines Empfängers basierend auf einem importierten Wert aus einer Variable im Masterobjekt (wie auf der Registerkarte Vorlagendetails definiert)

Im Abschnitt „Nachricht“ wird der Vereinbarungsname aus der Registerkarte Vorlagendetails importiert.

  • Das Textfeld unter dem Vereinbarungsnamen enthält den globalen Nachrichtentext in der E-Mail, die an die Empfänger gesendet wird.
template_recipients

Erweiterte Optionen

  • Gehostetes Signieren (persönliches Signieren) aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um das gehostete, persönliche Signieren zu ermöglichen, wenn der Unterzeichner verfügbar ist.
  • Vorschau und Feldpositionierung akt.: Aktivieren Sie diese Option, um eine Vorschau der Vereinbarung anzeigen oder Formularfelder per Drag-and-Drop in der Vereinbarung positionieren zu können, bevor Sie sie zur Unterzeichnung versenden
  • Senden im Auftrag von – Die Vereinbarung wird im Namen der Benutzerdatensatz-ID gesendet, die in diesem Feld angegeben ist.

Hinweis: Wenn Sie die Funktion „Senden im Auftrag von“ verwenden, müssen Sie sie zunächst aktivieren, indem Sie diese Anweisungen befolgen.

  • Erweiterte Überprüfungsmethoden – Mit diesen Optionen können Sie die Überprüfungsmethoden für Empfänger konfigurieren, wenn Sie die Verifizierung des Unterzeichners basierend auf dem internen/externen Empfängerstatus steuern.

In der Registerkarte Zuordnungseinstellungen können Sie optional festlegen, welche Daten- oder Zusammenführungszuordnungen (oder beides) automatisch ausgeführt werden sollen, wenn Vereinbarungen mithilfe dieser Vorlage versendet werden.

template_data_mapping

 Zusammenführungszuordnung: Wählen Sie eine Datenzuordnung aus, um Salesforce-Felder in einer Vereinbarung zusammenzuführen, bevor Sie sie versenden

 Datenzuordnung: Wählen Sie eine Datenzuordnung aus, die für die Zuordnung von Eingaben aus einer signierten Vereinbarung in Salesforce verwendet werden soll

 

Zusätzliche Regeln sind die Optionen zur Automatisierung allgemeiner Vereinbarungsaufgaben:

  • Automatische Erinnerungen: Wählen Sie eine Option für automatische Erinnerungen aus. Die Optionen sind Nie, Jeden Tag, Bis Signiert oder Jede Woche, Bis Signiert.
  • Tage bis zum Ablauf: Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen die Vereinbarung abläuft
    • Wenn der Vereinbarungsdatensatz aus der Vereinbarungsvorlage erstellt wird, wird die Anzahl der eingegebenen Tage wird zum aktuellen Datum addiert, um das Ablaufdatum dynamisch zu berechnen

Hinweis: Bei Organisationen, die eine Paketversion vor 21.x verwenden, wird Tage bis Ablauf als Zahlenfeld angezeigt.

Bei Organisationen mit einer Paketinstallationsversion 21.x oder höher wird dieses Feld als Textfeld angezeigt, sodass es auf andere Felder im Masterobjekt verweisen kann (z. B. {!Ablaufdatum}).

Bei Kunden, die ein Upgrade von einer Version vor v21 durchgeführt haben, stehen beide Felder zur Verfügung.

  • URL für Umleitung nach Unterzeichnen – Um die Unterzeichner einer Vereinbarung nach dem Signieren automatisch zu einer angegebenen URL umzuleiten, geben Sie eine URL ein. Die Einstellung Optionen nach Signatur aktivieren muss aktiviert sein, damit diese Option verwendet werden kann.
  • Umleitungsverzög. nach Signatur (Sek.): Wenn die Einstellung „Optionen nach Signatur aktivieren“ aktiviert und eine „Umleitungs-URL nach Signatur“ festgelegt ist (siehe unten), können Sie hier die Zeit in Sekunden eingeben, nach der die Umleitung ausgeführt werden soll
  • Passwortschutz für signiertes Dokument – Aktivieren Sie diese Option, um die signierte PDF zu verschlüsseln, die an Unterzeichner gesendet wird.
  • Als Standard für alle Vereinbarungen festlegen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie diese Vorlage als Standardvorlage für neue Vereinbarungen festlegen möchten. Sie können auch eine bestimmte Vereinbarungsvorlage definieren, die Sie bestimmten anderen Vereinbarungen zuweisen und die die Standardvorlage überschreiben können. So können Sie beispielsweise eine benutzerdefinierte Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ für das Konto-Objekt erstellen, die mit einer bestimmten Vereinbarungsvorlage verknüpft ist. Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Schaltflächen finden Sie unter Aktivieren der Schaltfläche „Zur Signatur senden“.
  • Aktiviert als Chatter-Veröffentlichungsaktionen – Wenn Sie Chatter-Veröffentlichungsaktionen in Ihrer Organisation aktiviert haben, können Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, um diese Vereinbarungsvorlage zu aktivieren. Die Chatter-Veröffentlichungsaktion ermöglicht es Benutzern, Vereinbarungen aus Chatter heraus zu versenden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die entsprechende Vereinbarungsvorlage für die Chatter-Aktion für eines der folgenden Masterobjekte zu aktivieren: Vertrag, Konto oder Opportunity. Wenn es sich bei dem Masterobjekt beispielsweise um eine Opportunity handelt, können Benutzer durch Aktivierung dieses Kontrollkästchens basierend auf dieser Vorlage Vereinbarungen aus einem beliebigen Opportunity-Chatter-Feed versenden. Wenn Sie kein Masterobjekt angeben, können Sie die Vereinbarungsvorlage auf der Startseite des Chatter-Feeds aktivieren. Weitere Informationen zum Aktivieren der Adobe Sign Chatter-Veröffentlichungsaktion finden Sie hier.
template_rules

Aktivierung der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“

Die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ ist mit der standardmäßigen Vereinbarungsvorlage oder mit einer bestimmten, von Ihnen konfigurierten -vorlage verknüpft. Standardmäßig beinhaltet die Integration von Adobe Sign für Salesforce eine Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“, die Sie dem Seitenlayout Ihrer Opportunity, Ihres Kontos, Kontakts, Leads oder Vertrags hinzufügen können. Sie können auch mehrere benutzerdefinierte Schaltflächen erstellen, die zu anderen Objekten hinzugefügt und mit unterschiedlichen Vereinbarungsvorlagen verknüpft werden können.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Aktivierung der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ in einem Opportunity-Objekt:

    1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.

    2. Wählen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten (in diesem Beispiel „Opportunity“), aus der Liste der Objekte auf der linken Seite.

    3. Klicken Sie auf die Option „Seitenlayouts“ in der Leiste auf der linken Seite.

    4. Wählen Sie das Seitenlayout, das Sie bearbeiten möchten.

    5. Wenn das Seitenlayout geöffnet wird, wählen Sie „Schaltflächen“ in der Liste auf der linken Seite.

    6. Ziehen Sie die Schaltfläche Zum Unterschreiben senden aus dem oberen Bereich in den Bereich „Benutzerdefinierte Schaltflächen“ im Abschnitt Opportunity-Details.

Ziehen Sie die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ aus dem oberen Bereich in den Bereich „Benutzerdefinierte Schaltflächen“.

Erstellen benutzerdefinierter Schaltflächen „Zum Unterschreiben senden“

Sie können benutzerdefinierte Schaltflächen „Zum Unterschreiben senden“ für andere Objekte erstellen. Sie können die Beschriftung der Schaltflächen gemäß Ihren Wünschen anpassen.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Erstellung einer benutzerdefinierten Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ in einem Opportunity-Objekt:

    1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.

    2. Wählen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten (in diesem Beispiel „Opportunity“), aus der Liste der Objekte auf der linken Seite.

    3. Wenn die Objektseite geladen wird, wählen Sie den Abschnitt Schaltflächen, Links und Aktionen in der Leiste auf der linken Seite.

    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Schaltfläche/neuer Link in der rechten oberen Ecke.

• Die Seite „Benutzerdefinierte(n) Schaltfläche oder Link bearbeiten“ wird angezeigt.

Seite „Benutzerdefinierte(n) Schaltfläche oder Link bearbeiten“

5. Sie können die Werte aus der standardmäßigen Opportunity-Schaltfläche kopieren (siehe Screenshot unten). Hierbei müssen Sie jedoch die Objekt-ID am Ende des Pfads durch die Objekt-ID ersetzen, die Sie hinzufügen möchten: /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

• (Optional) Verknüpfen Sie Ihre Schaltfläche mit einer bestimmten Vereinbarungsvorlage:

Wenn Sie eine bestimmte Vereinbarungsvorlage für Ihre Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ festlegen möchten, muss der Schaltflächenpfad wie folgt lauten:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

Hierbei muss templateId auf die ID der entsprechenden Vereinbarungsvorlage festgelegt sein. Ist dieser Wert nicht festgelegt, wird die standardmäßige Vereinbarungsvorlage verwendet. Sie können die „templateId“ aus der URL der Vereinbarungsvorlagenseite kopieren.

Vereinbarungsvorlagen-ID in der URL

• (Optional) Nachdem die Schaltfläche angeklickt und die Vereinbarung generiert wird, können Sie den Benutzer mithilfe des Parameters „retURL“ an eine andere Seite umleiten.

Beispiel: Sie können die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ so definieren, dass der Benutzer, wenn er sie anklickt, statt auf die Vereinbarungsseite auf eine von Ihnen festgelegte URL oder zurück zum Datensatz umgeleitet wird. Nutzen Sie das folgende Beispiel, um Ihre Schaltfläche entsprechend zu definieren:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (Optional) Nachdem die Schaltfläche angeklickt wurde, können Sie die onLoadAction „Send“ auslösen.

Beispiel: Sie können Ihre Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ so definieren, dass sie den Benutzer zur Vereinbarungsseite zurückführt und die Vereinbarung nach Laden der Seite automatisch versendet, ohne dass hierfür eine weitere Aktion des Benutzers erforderlich ist. Nutzen Sie das folgende Beispiel, um Ihre Schaltfläche entsprechend zu definieren:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

Weitere Informationen zu onLoadActions finden Sie unter onLoadActions. Alternativ können Sie den „Send“-Wert dem Feld „Bei Ladeaktion (Auswahlliste)“ im Vereinbarungsdatensatz zuordnen. Informationen zur Definition dieser Zuordnung finden Sie unter Daten Vereinbarungsfeldern zuordnen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Nachdem Sie die benutzerdefinierte Schaltfläche erstellt haben, navigieren Sie zum Seitenlayout für das entsprechende Objekt und fügen Sie es ähnlich wie bei den oben aufgeführten Schritten für das Opportunity-Beispiel zur Seite hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivierung der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“.

Optionen nach Signatur aktivieren

Aktivieren Sie diese Option, um Unterzeichner zu einer Startseite Ihrer Wahl umzuleiten. Hierdurch werden die Optionen „Umleitungs-URL nach Signatur“ und „Umleitungsverzögerung nach Signatur“ auf der Seite zum Versenden der Vereinbarung verfügbar. Unterzeichner der Vereinbarung werden nach dem Unterschreiben an die angegebene URL umgeleitet. Sie können sie beispielsweise zu Ihrer Unternehmenswebsite oder einer Umfrage führen. Diese Option lässt sich auch schreibgeschützt verwenden: mit der Einstellung Schreibgeschützte Optionen nach Signatur.

So aktivieren Sie die Optionen nach Signatur:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Verwalten.
  4. Klicken Sie auf Neu (oder Bearbeiten).
  5. Suchen Sie nach der Einstellung Optionen nach Signatur aktivieren.
    1. (Optional) Suchen Sie nach der Einstellung Schreibgeschützte Optionen nach Signatur.
  6. Bearbeiten Sie die Einstellung wie gewünscht und klicken Sie auf Speichern.

Funktion „Senden im Namen von“ aktivieren

Hinweis:

Die Möglichkeit, Dokumente im Namen eines anderen Benutzers zu versenden, besteht nur in Adobe Sign für Salesforce 11.7 oder höher.

Die Aktivierung der Funktion „Senden im Namen von“ ist in Fällen sinnvoll, in denen eine Person in Ihrer Salesforce-Organisation Vereinbarungen im Namen einer anderen Person versenden muss. Diese Funktion ist für jede Vereinbarungsversendung verfügbar, einschließlich des Sendens im Hintergrund, das durch das Vereinbarungsfeld „Hintergrundaktionen“ oder die Option „Automatisch senden“ in den Vereinbarungsvorlagen ausgelöst wird. Sie können in einer Vereinbarungsvorlage mit „Senden im Namen von“ auch festlegen, dass der Benutzer nachgeschlagen wird, wenn die Vereinbarung generiert wird, und dass der entsprechende Name automatisch eingefügt wird.  

So aktivieren Sie die Funktion „Senden im Namen von“:

1. Aktivieren Sie die Einstellung „Senden im Namen anderer zulassen“ wie folgt:

a. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

b. Klicken Sie dann auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.

c. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten.

d. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (oder Bearbeiten).

e. Suchen Sie nach der Einstellung Senden im Namen anderer zulassen (STRG+F/CMD+F) und bearbeiten Sie sie wie gewünscht.

Einstellung „Senden im Namen anderer zulassen“

f. Klicken Sie auf Speichern.

 

2. Fügen Sie das Feld „DC – Senden als andere Ben. zul.“ wie folgt zum Benutzerdatensatz-Layout hinzu:

a. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.

b. Wählen Sie Benutzer aus dem Objekt-Manager.

c. Wählen Sie Benutzerseitenlayouts in der Leiste links auf der Objektseite Benutzer.

d. Klicken Sie auf den Link Benutzerlayout.

e. Klicken Sie bei aktiver Feldauswahl auf Adobe Sign – Senden als andere Benutzer zulassen und ziehen Sie das Element zum Abschnitt Zusätzliche Informationen (Header nur bei Bearbeitung sichtbar) des Layouts.

Auf „Adobe Sign – Senden als andere Ben. zul.“ klicken und Element zum Bereich „Zusätzliche Informationen“ ziehen

f. Klicken Sie auf Speichern.

 

3. Für den Benutzer, in dessen Namen Sie die Vereinbarung versenden möchten, müssen Sie die Option Adobe Sign – Senden als andere Ben. zul. wie folgt aktivieren:

a. Navigieren Sie zu Setup > Verwaltung > Benutzer > Benutzer.

b. Klicken Sie auf die Aktion Bearbeiten bei dem entsprechenden Benutzer.

c. Aktivieren Sie auf der Seite Benutzer bearbeiten im Bereich „Zusätzliche Informationen“ die Option Adobe Sign – Senden als andere Ben. zul..

d. Klicken Sie auf Speichern.

Option „Adobe Sign – Senden als andere Ben. zul.“ aktivieren

4. Fügen Sie das Feld „Senden im Namen von“ wie folgt zum Seitenlayout der Vereinbarung hinzu:

a. Navigieren Sie zu Setup > Einrichten > Erstellen > Objekte.

b. Klicken Sie auf den Link Vereinbarung.

Link „Vereinbarung“

c. Klicken Sie auf Feldsätze oben auf der Seite, um zu diesem Bereich zu navigieren.

Link „Feldsätze“

d. Klicken Sie auf die Aktion Bearbeiten.

Schaltfläche „Feldsätze bearbeiten“

e. Suchen Sie nach ausgewählter Vereinbarung das Feld Senden im Namen von, klicken Sie darauf und ziehen Sie es in den Bereich Im Feldsatz.

Schaltfläche „Senden im Namen von“ des Objekts zum Seitenlayout ziehen

f. Wenn Sie die Vereinbarung zum Senden vorbereiten, müssen Sie hierbei in das Feld „Senden im Namen von“ den Benutzer eintragen, der die Vereinbarung im Namen anderer Benutzer versenden darf. 

 

„Nur Absender signiert“ aktivieren

Aktivieren Sie diese Einstellung, um beim Versenden der Vereinbarung die Option „Nur Absender signiert“ im Bereich „Empfänger“ zu aktivieren. Wenn die Option „Nur Absender signiert“ verwendet wird, wird die Vereinbarung oder das Dokument dem Absender zum Unterzeichnen vorgelegt. Diese Funktion ähnelt der Funktion „Ausfüllen und unterschreiben“ in Adobe-Services. Diese Option kann mithilfe der Einstellung Nur schreibgeschützte Absender-Signatur auch schreibgeschützt verwendet werden.

So aktivieren Sie die Option „Nur Absender signiert“:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Verwalten.
  4. Klicken Sie auf Neu (oder Bearbeiten).
  5. Suchen Sie nach der Einstellung „Nur Absender signiert“ aktivieren.
    1. (Optional) Suchen Sie nach der Einstellung Nur schreibgeschützte Absender-Signatur.
  6. Bearbeiten Sie die Einstellung wie gewünscht und klicken Sie auf Speichern.

onLoadActions

Salesforce kann mithilfe des URL-Parameters „onLoadAction“ (Aktion beim Laden) automatisch Aktionen auslösen. Diese Funktion wird von Adobe Sign für folgende Aktionen unterstützt: Senden, Erinnern, Löschen, Abbrechen, Aktualisieren und Anzeigen. Der URL-Parameter berücksichtigt die Symbolleisteneinstellungen (siehe Erweitertes Anpassungshandbuch), die vom Administrator festgelegt wurden. Es stehen also nur aktivierte Elemente zur Verfügung.

Beispiele für URLs mit onLoadAction:

  • Senden: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Entwurf“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Erinnern: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Löschen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Abbrechen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Aktualisieren: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Zur Signatur versandt“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Anzeigen: Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Konto eine Vereinbarung mit dem Status „Übermittelt für Unterschrift“, „Unterschrieben“ oder „Abgebrochen“ vorhanden ist.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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