Compatibiliteit met biowetenschappen

Life Sciences-compliance

Zorg dat u voldoet aan de norm FDA 21 CFR Part 11, de wereldwijd erkende regelgeving voor elektronische archivering en ondertekening in de biofarmaceutische industrie. Tot op dit moment was CFR21-compatibiliteit alleen mogelijk met behulp van digitale handtekeningen. Deze versie biedt u meer opties voor CFR21-11-compatibiliteit met:

• Vereiste verificatie met elektronische handtekeningen, waarbij afzonderlijke verificatie wordt vereist voor elke keer dat een handtekening wordt toegepast:

• Redenen voor ondertekening waarmee aangepaste redenen kunnen worden ingevoerd of een selectie kan worden gemaakt uit een vooraf gedefinieerde keuzelijst:

• Lokaal tijdstempel forceren - Hiermee toont u de beveiligde ondertekeningstijd als een visuele component van het handtekeningenblok, met gebruik van het verschil ten opzichte van de lokale tijd. De tijdreferentie wordt opgeslagen in het document en geregistreerd in de audittrail.

SAFE-BioPharma® gecertificeerd

De SAFE-BioPharma Association is een wereldwijde standaard voor digitale id's en digitale ondertekening in de farmaceutische en biotechnische industrie en in de gezondheidszorg. Adobe Sign is een gecertificeerd product dat voldoet aan alle vereisten voor SAFE-BioPharma-certificering voor producten en services. Deze oplossing is ook compatibel met FDA 21 CFR Part 11 dankzij het gebruik van digitale handtekeningen bij verificatie op basis van certificaten die worden aangeboden door providers zoals TransSped.

Formulieren

Online betalingen

In betalingen, zoals contractkosten, donaties en online bestellingen, op veilige en gemakkelijke wijze terwijl ontvangers formulieren invullen en ondertekenen. Hiervoor is een Braintree-verkopersaccount vereist.

Beschikbaar voor klantaccounts in NA-, EU- en AU-datacenters.

Alleen invullen met 'Invullen en ondertekenen'

Doe meer met 'Invullen en ondertekenen'. U kunt niet alleen documenten die naar u zijn verzonden, invullen en ondertekenen, maar u kunt nu ook gewoon een formulier invullen zonder een handtekening toe te voegen.

Innovaties in ondertekenen via de cloud

Voorselectie van ondertekeningsproviders in de cloud

Zorg voor consistentie en compatibiliteit met zakelijke standaarden door een of meer providers van digitale id's in de cloud vooraf te selecteren via het menu Account -> Beheer.

Groepscontrole over digitale handtekeningen

Groepsbeheerders kunnen voorkeuren instellen voor de digitale ondertekening bij specifieke bedrijfsprocessen. Kies ervoor om formuliervelden voor digitale ondertekening weer te geven of te verbergen, vereis dat ondertekenaars een reden geven voor hun ondertekening, enzovoort.

BankID-ondertekening in Zweden

Laat uw document heel eenvoudig ondertekenen door klanten en partners in Zweden. Meer dan 6,5 miljoen Zweden kunnen documenten veilig ondertekenen met de digitale identiteit die ze van hun bank hebben gekregen. Geen inschrijving of downloads vereist.

Meer keuzes voor digitale id-aanbieders

In maart en april komen er digitale id's beschikbaar van verschillende partners die eerder zijn aangekondigd.

Adobe Sign-verificatie

Gebruik uw Adobe Sign-wachtwoord als tweede factorverificatie. Perfect geschikt voor interne ondertekenaars met een Adobe Sign-account.

Innovatief en gebruiksvriendelijk

OneDrive-integratie

Haal uw bestanden op van uw Microsoft OneDrive-opslagruimte. Afzenders kunnen bestanden uploaden wanneer ze deze ter ondertekening verzenden. Ondertekenaars hebben toegang tot OneDrive om afbeeldingen te uploaden die in het document worden weergegeven, zoals afbeeldingen, stempels of licenties.

Adaptieve ervaringen

Adobe Sign biedt een steeds betere ervaring voor afzenders die verschillende schermgrootten gebruiken. In deze versie zijn het Startpagina- en beheerscherm geoptimaliseerd, zodat tekst en afbeeldingen netjes opnieuw worden geplaatst op schermen van een willekeurige grootte.

Uitgebreide aanpassingen van e-mails

Breid uw opties voor aangepaste e-mailberichten uit met twee nieuwe sjablonen. Nu hebt u volledige controle over de e-mailsjablonen waarmee u herinneringen verstuurt naar personen die nog niet hebben ondertekend, of voor wie u uw ondertekeningsverzoek wilt intrekken. Deze opties zijn beschikbaar naast de bestaande aanpassingsopties voor het aanvragen en het valideren van handtekeningen. Deze aanpassingsopties worden geboden via de professionele services van Adobe.

Beschikbare functies per Adobe Sign-abonnement

Opgeloste problemen

Vereiste mobiele handtekening

Configureer de ondertekeningsinstellingen vooraf om met de hand geschreven handtekeningen verplicht te stellen op mobiele apparaten. De ondertekenaars ontvangen een sms op hun mobiele apparaat, zodat ze met hun vingers of een stylus een handtekening kunnen plaatsen.

Opgeloste problemen

Innovatief en gebruiksvriendelijk

Doe meer met workflow-automatisering

Verbeter de bedrijfsprocessen die u maakt met de Workflow Designer van Adobe Sign. De nieuwe Aangepaste workflow voor verzenden verbetert de verzendervaring dankzij een modern aanpasbaar ontwerp dat is afgestemd op de verzendfunctie. 

Meer informatie over de verbeteringen van Workflow Designer >

Er zijn verschillen ten opzichte van de verzendfunctie, aangezien het in de aangepaste workflow mogelijk is instructies voor het configureren van de verzendfunctie toe te voegen.  In de nieuwe workflow voor verzenden worden deze instructies boven aan de pagina geplaatst. Dit in tegenstelling tot de klassieke ervaring waar ze naast de verzendparameters staan.

Bovendien zijn de volgende nieuwe functies beschikbaar via de Workflow Designer als de nieuwe interface is ingeschakeld:

• Sjabloonbibliotheken gebruiken waarvoor ondertekenaars digitale handtekeningen moeten gebruiken
• Ontvangers configureren voor telefonische verificatie met pincode
• Groepen met ontvangers configureren om te worden gedefinieerd op de pagina Verzenden
• Bestanden toevoegen vanuit elke door u ingeschakelde bron op de pagina Verzenden

Eenvoudig formulieren ondertekenen met een digitale id

Gebruik het gereedschap Invullen en ondertekenen om documenten of formulieren te ondertekenen met een in de cloud gebaseerde digitale handtekening, ongeacht de documentindeling.  U hoeft alleen maar een overeenkomst te uploaden en de handtekening te plaatsen.  

Natuurlijk zijn alle vorige mogelijkheden van Invullen en ondertekenen ook nog steeds beschikbaar.   Het is echt heel gemakkelijk!

Meer informatie over Fill & Sign >

Aanpassing SMS-verificatie

Pas het sms-verificatieproces aan met uw bedrijfsnaam zodat uw ontvangers weten dat de pincode afkomstig is van uw bedrijf.

Meer informatie over deze nieuwe functie >

Uitgebreidere compatibiliteit

AVG

Beheerders van klantaccounts kunnen volledig voldoen aan de door de EU voorgeschreven AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) dankzij rechtstreeks beheer van de gegevens die van ondertekenaars zijn verkregen. Privacybeheerders hebben de bevoegdheid om de gebruikersinformatie van werknemers uit het systeem te verwijderen en om overeenkomsten van ondertekenaars te verwijderen die niet meer nodig zijn voor bedrijfsprocessen.

Bekijk hier het AVG-overzicht >

Er zijn drie gereedschappen beschikbaar ter ondersteuning van de AVG:

• Gebruikerslogboeken: Gebruikers mogen weten welke persoonlijke gegevens Adobe Sign verzamelt

• Overeenkomsten verwijderen: Privacybeheerders hebben de bevoegdheid om naar het e-mailadres van een ontvanger te zoeken, alle gevonden overeenkomsten te bekijken en overbodige overeenkomsten te verwijderen

• Gebruikers verwijderen: Privacybeheerders hebben de bevoegdheid elke gewenste gebruiker volledig uit hun account te verwijderen

BioPharma-verbeteringen

Zorg dat elke aangepaste workflow in uw account voldoet aan norm 21 CFR Part 11. 

De Workflow Designer ondersteunt nu digitale handtekeningen.

Wanneer de functie Afgedwongen identiteitsverificatie is ingeschakeld, dient de ontvanger zich nogmaals te verifiëren wanneer hij of zij op de knop Hier ondertekenen klikt.  

• U kunt uw Success Manager vragen deze laatste verificatie te verwijderen

Standaard voegt de methode voor Adobe Sign-verificatie het e-mailadres van de ontvanger toe aan het verificatievenster. 

• Uw Success Manager kan de standaardhandeling configureren zodat het e-mailveld leeg blijft 

Het BioPharma-overzicht is hier te vinden >

FedRAMP Tailored

Adobe Sign voldoet volledig aan de FedRAMP Tailored-vereisten voor alle gebruikers en alle serviceniveaus.

Innovaties in ondertekenen via de cloud

Verbeterde besturingselementen voor cloudondertekening

Door granulariteit toe te voegen aan de functie voor voorselectie van cloudondertekening, kunnen beheerders bepalen welke providers van digitale id's de ondertekenaar kan zien, afhankelijk van het feit of het een interne of externe ondertekenaar is.

Klanten die een relatie hebben met een beperkte provider (bijvoorbeeld BankID) moeten hun account-id aan die provider verschaffen voor toegang tot de IdP. U vindt uw account-id vlak onder de opties voor externe ondertekenaars.

Lees hier meer over het selecteren van een ID-provider >

RSA-PSS-ondersteuning

Ondersteuning voor een veiliger handtekeningalgoritme. Voldoet aan de specifiek in Duitsland geldende vereisten voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen.

Innovaties in ondertekenen via de cloud

Integratie met v6 REST API's en webhooks

Integreer Adobe Sign sneller en werk efficiënter met API-gereedschappen van de volgende generatie, waaronder een gloednieuwe Webhooks-beheerfunctie voor het maken van pushmeldingen die kunnen worden gebruikt om dashboards bij te werken en processen voor de volgende stap te activeren.

Adobe Sign voor Microsoft Dynamics CRM v7

Stel uw salesteams in staat sneller deals te sluiten dankzij een volledig vernieuwde gebruikerservaring plus de contactpersoongegevens van LinkedIn. En u kunt het proces van offerte tot betaling volledig automatiseren door Adobe Sign in te sluiten in Microsoft Dynamics-workflows.

Alle handleidingen staan op de Dynamics-integratiepagina >

Beschikbare functies per Adobe Sign-abonnement

Opgeloste problemen

Wijzigingen in de gebruikerservaring

AVG-cookiebeheer

De AVG-regelgeving vereist dat gebruikers van de Europese Unie toestemming verlenen voor het opslaan van cookies die niet strikt nodig zijn voor de functionaliteit van pagina's.

EU-gebruikers die werken op basis van het gratis of individuele serviceniveau moeten deze bepaling accepteren om de Adobe Sign-service te blijven gebruiken.

De gebruiker hoeft (per apparaat) slechts eenmaal akkoord te gaan met het plaatsen van cookies, en zal daarna niet nogmaals om toestemming worden gevraagd.

Bij klanten met de serviceniveaus Team, Bedrijven of Enterprise moet een accountbeheerder akkoord gaan met het plaatsen van cookies voor hun volledige account. Aan afzonderlijke gebruikers wordt alleen gevraagd of ze akkoord gaan met het plaatsen van cookies als ze Adobe Sign openen voordat de beheerder dat doet.

Ondertekenaars uit IP-bereiken in de EU moeten ook akkoord gaan met het plaatsen van cookies voordat ze hun overeenkomsten kunnen openen.

Verbeterde interface voor de aangepaste workflowontwerper

Bij klanten met het Enterprise-niveau die de ontwerpfunctie voor aangepaste workflows gebruiken is de verbeterde interface voor de ontwerpfunctie ingeschakeld.

In de release voor december wordt de verbeterde interface de enige beschikbare optie. We raden beheerders dan ook aan om zich bekend te maken met de nieuwe functionaliteit en hetzelfde te doen voor hun gebruikersgroep.

Klanten die nog tijd nodig om hun gebruikersgroep hierop voor te bereiden, kunnen de bestaande interface blijven gebruiken tot de release in december door het volgende te doen:

• Meld u aan als accountbeheerder
• Ga naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Aangepaste workflow voor verzenden
• Schakel het selectievakje Nieuwe aangepaste workflow voor verzenden inschakelen uit
  
• Klik op Opslaan

Verbeterde toegankelijkheid voor slechtziende ondertekenaars

De toezeggingen van Adobe Sign tot het verbeteren van toegankelijkheid nemen een belangrijke stap vooruit in deze versie.

De pagina-indeling voor schermlezers is geoptimaliseerd door overbodige items op het scherm te verwijderen en de benodigde functies direct beschikbaar te maken, alsook met de optie om direct naar de overeenkomst te gaan zonder dat u de PDF moet downloaden. Schermlezers kunnen het document nu rechtstreeks vanuit de browser lezen.

Standaard volledig scherm voor Adobe Sign UI

Met ingang van de Adobe Sign-release van maart wordt de gebruikerservaring van Adobe Sign aangepast aan de breedte van de browser, deze flexibiliteit verbetert de ervaring op kleine apparaten en de leeservaring op desktops. 

Dit was al ingeschakeld voor bepaalde Enterprise-accounts en voor alle individuele accounts en Team-accounts. 

In juli werd dit de standaardconfiguratie. Alle nieuwe gebruikers konden zien dat de webinterface zich aan de breedte van de pagina aanpast en dat onderdelen worden gestapeld in plaats van te worden verkleind zodat ze op het smalle venster passen. Bestaande gebruikers behielden de optie om terug te keren naar de oudere interface.

Vanaf de versie van september beschikken alle gebruikers nu over de nieuwe interface met items die automatisch opnieuw worden geplaatst. Ook zijn de besturingselementen waarmee de oude interface kon worden hersteld, nu verwijderd.

Innovatief en gebruiksvriendelijk

Widgetvelden invullen via URL-parameters

Effectievere widgets doordat veldwaarden nu vooraf kunnen worden ingevuld met de gegevens van de widget-URL. Geen noodzaak meer om meerdere widgets te beheren voor bijna identieke formulieren.  Ondertekenaars krijgen nu een betere ervaring doordat velden waarvoor ze niet verantwoordelijk zijn, al vooraf zijn ingevuld.  Klanten beschikken nu over een manier om één widget te ontwerpen en tegelijkertijd de antwoorden nog steeds te segmenteren/verzenden naar de juiste betrokkenen of gegevensanalisten.

Klik hier voor meer details>

HIPAA-instellingen voor Document Cloud-klanten

Gebruikers die met Adobe Sign werken via de Document Cloud-interface en die HIPAA-compatibiliteit vereisen, moeten het selectievakje HIPAA-compatibiliteit inschakelen.

• Meld u rechtstreeks aan bij Adobe Sign als Adobe Sign-accountbeheerder
• Navigeer naar Account > Accountinstellingen > HIPAA-instellingen 
• Schakel het selectievakje naast de optie Mijn organisatie vereist HIPAA-naleving in
• Klik op Opslaan.

Deze instelling onderdrukt de meldingen die via de Document Cloud-interface worden verzonden.

Klanten die zich rechtstreeks aanmelden bij Adobe Sign hoeven deze instelling niet in te schakelen.

Gebruikers die met Adobe Sign werken via de Document Cloud-interface en die HIPAA-compatibiliteit vereisen, moeten het selectievakje HIPAA-compatibiliteit inschakelen.

• Meld u rechtstreeks aan bij Adobe Sign als Adobe Sign-accountbeheerder
• Navigeer naar Account > Accountinstellingen > HIPAA-instellingen 
• Schakel het selectievakje naast de optie Mijn organisatie vereist HIPAA-naleving in
• Klik op Opslaan.

Deze instelling onderdrukt de meldingen die via de Document Cloud-interface worden verzonden.

Klanten die zich rechtstreeks aanmelden bij Adobe Sign hoeven deze instelling niet in te schakelen.

Uitgebreide opties voor herinneringen aan ontvangers

Meer mogelijkheden bij het configureren van herinneringen voor handtekeningen. Naast de dagelijkse of wekelijkse herinneringen kunt u herinneringen configureren voor elke andere dag, elke werkdag, elke derde dag en elke vijfde dag.

Klik hier voor meer informatie over herinneringen>

Beschikbare functies per Adobe Sign-abonnement

Opgeloste problemen

Betrouwbare, veilige en toonaangevende oplossing

Identiteit van ondertekenaar verifiëren met authenticatie via officieel identiteitsbewijs

Een grote stap voorwaarts is verificatie via overheids-id. Hierbij wordt een door de overheid verstrekt document (paspoort of rijbewijs/nationale identiteitskaart) gebruikt in combinatie met een realtime foto van de ontvanger als een krachtige verificatiemethode van de ontvanger.

Duizenden typen identiteitsbewijzen wereldwijd kunnen automatisch worden geverifieerd via tientallen AI-authenticatietechnieken, zoals documentstructuurevaluatie, BIO-MRZ-vergelijkingen, enzovoort.

Geavanceerde gezichtsalgoritmen worden toegepast om het portret dat uit het identiteitsbewijs wordt opgehaald, automatisch te vergelijken met de selfie van de ontvanger; zo kan worden bevestigd dat de persoon die de id heeft verstrekt ook daadwerkelijk de eigenaar van het document is.

(Gecontroleerde versie: neem contact op met uw succesmanager voor toegang)

OAuth-ondersteuning voor CSC-partners

Ondertekenaars hebben toegang tot hun digitale TSP-handtekening via referenties van derde partijen (Google, Facebook, enz.) en de OAuth-verificatieservice. Zo hoeven ze zich niet telkens weer handmatig aan te melden bij de TSP met hun gebruikersnaam en wachtwoord. 

Verbeterde controlerapporten

Adobe Sign maakt een nieuw officieel controlerapport dat alleen wordt gecreëerd bij het voltooien van de ondertekeningsworkflow. Voorafgaand aan dit officiële “eindrapport” zijn er “interimcontrolerapporten” beschikbaar.  Dit nieuwe rapport is vanaf deze versie geleidelijk aan beschikbaar voor klanten met individuele en teamabonnementen. Voor klanten met abonnementen op bedrijfs- en ondernemingsniveau is dit rapport beschikbaar in het begin van 2019.

Onderdeel van deze wijziging is dat het tijdstempel voor alle gebeurtenissen voortaan wordt ingesteld met de notatie JJJJ-MM-DD en de GMT-tijdzone.

Betere gebruikerservaring

Intelligente handtekeningplaatsing in aangepaste workflows

Overeenkomsten die worden verzonden via aangepaste workflows kunnen nu gebruikmaken van één bestaand documentsjabloon en workflowdefinitie om optionele handtekeningen en velden in de overeenkomst over te slaan.

Als een bibliotheeksjabloon bijvoorbeeld is gemaakt voor twee externe ondertekenaars en één interne medeondertekenaar, kan de overeenkomst nu worden verzonden naar slechts één externe ondertekenaar. De workflow slaat de velden over die zijn gedefinieerd voor de tweede ondertekenaar, zodat de tegenondertekenaar zijn informatie toepast op de juiste velden.

Integratie

Verzenden voor ondertekening via Dropbox

Dropbox heeft een nieuwe tool voor bestandshandelingen gelanceerd voor hun webservices. Hiermee kunnen gebruikers individuele bestanden selecteren via de vertrouwde Dropbox-interface en met de nieuwe tool, en het geselecteerde bestand (Word-document of PDF) ter ondertekening verzenden via Adobe Sign. Een Adobe ID is vereist.

• Pagina met veelgestelde vragen >
• Handboek >

Microsoft Dynamics 365 for Talent

De integratie van Adobe Sign met MS Dynamics 365 wordt uitgebreid met Dynamics 365 for Talent, zodat HR-managers en wervers de functie voor elektronische ondertekening kunnen inpassen bij brieven die via Dynamics worden verstuurd. 

ServiceNow voor HR

Adobe Sign is naadloos geïntegreerd met HR Service Delivery-toepassingen en biedt betrouwbare, wettelijk bindende functies voor elektronische ondertekening voor elk document.

Workplace by Facebook

Adobe Sign wordt geïntegreerd met Workplace by Facebook en biedt gedeelde klanten de mogelijkheid om voortaan naadloos samen te werken in een elektronische ondertekeningsworkflow vanuit de Workplace-omgeving. Beschikbaar vanaf begin 2019.

Opgeloste problemen