Overzicht

Met Workflow Designer kunt u workflows maken waarmee ondertekeningsprocessen worden toegespitst op uw specifieke bedrijfvereisten. Met dit nieuwe gereedschap kunnen beheerders snel en gemakkelijk workflowsjablonen ontwerpen en beheren met een intuïtieve editor voor slepen en neerzetten. U kunt alles heel eenvoudig aangeven: de documenten die u in een overeenkomst wilt opnemen, kenmerken van deelnemers (inclusief vooraf gedefinieerde namen, functies en routeringen), formuliervelden die de afzender vooraf moet invullen, e-mails voor de deelnemers, opties voor de vervaldatum van overeenkomsten of voor wachtwoorden, en nog veel meer.

Met workflows kunt u eenvoudig te volgen verzendinstructies maken voor uw gebruikers, zodat de stappen in dat proces telkens weer consistent worden gevolgd. Afzenders die een workflowsjabloon gebruiken, worden door het verzendproces geleid met aangepaste instructies en velden. Het verzendproces wordt hierdoor gebruiksvriendelijker en er is minder risico op fouten.

Nieuw...

Versie van december 2018

In de versie van december 2018 zijn drie nieuwe workflowelementen toegevoegd:

  • Door sjabloon gedefinieerde veldtoewijzing
  • Schakelbare toegang op gebruikersniveau naar de moderne verzendervaring
  • Betere foutrapportage voor algemene workflowproblemen

 

Door sjabloon gedefinieerde veldtoewijzing

Met deze nieuwe optie wordt de lijst met ontvangers, zoals die is gedefinieerd in Workflow Designer, sterk gerelateerd aan de juiste veldttoewijzingen van de door u gemaakte formulieren.

Gebruiksvoorbeeld:

  • De ondertekenaar (klant) moet eerst ondertekenen
    • Naar keuze kan een medeondertekenaar als tweede ondertekenen
  • Een interne tweede handtekening wordt geplaatst door een verkoopvertegenwoordiger

Hiervoor zouden traditioneel gesproken twee formulieren nodig zijn vanwege de manier waarop de ontvangers zijn geïndexeerd op de pagina Verzenden:

  • Eén voor het scenario met één ondertekenaar, waarbij de interne controlehandtekening wordt toegewezen als de index van de tweede ondertekenaar
  • Eén voor het scenario met een medeondertekenaar, waarbij de medeondertekenaar de index van de tweede ondertekenaar is, en de controlehandtekening die van de derde

Met de nieuwe "door de sjabloon gedefinieerde" regelstructuur, construeert u één volledig ingeschakeld formulier waarin alle mogelijke ontvangersvelden zijn gedefinieerd.

De index van de ontvanger-ondertekenaar (zoals gedefinieerd in Workflow Designer) wordt sterk afgedwongen. Hierbij worden alle velden genegeerd die zijn toegewezen aan weggelaten (optionele) ontvangers wanneer de overeenkomst wordt verzonden.

In dit gebruiksvoorbeeld is de medeondertekenaar altijd de index van ondertekenaar 2, maar als de medeondertekenaar niet is opgenomen wanneer de overeenkomst wordt verzonden, worden de velden voor ondertekenaar 2 genegeerd, en heeft de medeondertekenaar (index van ondertekenaar 3) nog steeds alleen maar toegang tot de velden voor ondertekenaar 3.

 

U kunt deze nieuwe functionaliteit instellen door te navigeren naar: Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Aangepaste workflow voor verzenden > Door sjabloon gedefinieerde plaatsing van handtekening inschakelen

ui_controls_for_templatedefinedsignatureplacment

Inzicht in de relatie tussen ontvangers en velden

Elke ontvanger die te maken heeft met een overeenkomst krijgt een indexgetal als ondertekenaar toegewezen. Dit indexgetal is nodig om de ontvanger te associëren met de velden waarin ze inhoud mogen invoeren (zoals een handtekeningenveld).

Het indexgetal is gebaseerd op de plek van de ontvanger in de stapel op de pagina Verzenden. De ontvanger die boven aan de stapel staat is 1, de volgende ontvanger 2, enz. Dit indexgetal wordt getoond wanneer de overeenkomst is geconfigureerd als "Voltooien in volgorde", maar nog steeds aanwezig is bij de workflow "Voltooien in willekeurige volgorde". 

signing_index

 

Bij het bouwen van de ontvangersstroom in Workflow Designer wordt de ondertekenaarsindex toegewezen op basis van de volgende regels:

  • Van boven naar beneden
    • Van links naar rechts

In het onderstaande voorbeeld staan de ondertekenaar en de medeondertekenaar boven aan de stapel.

  • De "ondertekenaar" staat links en krijgt dus index 1 toegewezen
  • De "medeondertekenaar" staat ook bovenaan, maar rechts van de ondertekenaar. Hij of zij krijgt dus index 2 toegewezen

In dit gebruiksgeval maakt het niet uit wie er fysiek als eerste ondertekent, en daarom zijn beide rollen opgenomen in een parallelle ondertekeningsstroom. Toch wordt de handtekeningindex strikt afgedwongen om te verzekeren dat de ondertekenaar zijn of haar inhoud toepast op de juiste "ondertekenaarsvelden" en dat de medeondertekenaar alleen toegang heeft tot de toegewezen "medeondertekenaarsvelden".

four_recipients_-workflowdesignerflow

De "verkoopvertegenwoordiger" ondertekent als derde, nadat zowel de ondertekenaar als de medeondertekenaar klaar zijn.

Als vierde wordt "goedkeuring door management" gevraagd, nadat de controlehandtekening van de verkoopvertegenwoordiger is geplaatst.

Opmerking:

De namen van de ontvanger ("ondertekenaar", "medeondertekenaar", "verkoopvertegenwoordiger", enz.) zijn niet van invloed op de veldtoewijzing. Dit zijn slechts administratieve labels die ter verduidelijking worden gebruikt in de workflowjabloon. 

 

Bij de bovenstaande Designer-workflow voor ontvangers wordt een sjabloon voor de pagina Verzenden gemaakt die er als volgt uitziet.

(Op de pagina Verzenden is de stapelorde duidelijker, alhoewel de indexgetallen niet worden getoond.)

four_recipient_workflowsendscreen

 

Wanneer u een formulier met velden ontwerpt, wordt elk veld toegewezen aan een specifieke ondertekeningsindex (we negeren op dit punt even de velden voor "iedereen").

In de ontwerpomgeving van Adobe Sign, gebeurt dit door een Deelnemer te selecteren en velden voor die deelnemer te plaatsen.

Elke deelnemer heeft een kleurcode, zodat de velden die aan een bepaalde deelnemer zijn toegewezen, gemakkelijk visueel kunnen worden onderscheiden.

authoring_four_recipients

 

Als u tekstmarkeringen gebruikt, biedt de markering zelf een argument (bijvoorbeeld :signer1) waarmee het veld is toegewezen aan de ondertekenaarsindex.

text_tag_four_recipients

 

Schakelbare toegang op gebruikersniveau naar de moderne verzendervaring

Bij gebruikers met de "klassieke" workflowinterface staat nu standaard de koppeling "De moderne ervaring proberen" in de rechterbovenhoek van het scherm.

Opmerking:

Bij accounts waarvoor de nieuwe verzendworkflow voor klanten is ingeschakeld (zie hieronder bij Versie van juni) wordt deze koppeling niet getoond.

classic_experience

 

Door te klikken op deze koppeling schakelt de gebruiker naar de nieuwe interface. Dit geldt slechts voor deze ene transactie.

Rechtsboven in het venster staat ook een koppeling waarmee de gebruiker, indien gewenst, kan teruggaan naar de klassieke interface.

modern_experience

Opmerking:

Deze schakelkoppeling kan op verzoek worden verwijderd. Neem hiervoor contact op met uw succesmanager.

 

Betere foutrapportage voor algemene workflowproblemen

Als gevolg van de verbeterde controle- en veiligheidsfuncties van het workflowproces, zullen sommige elementen van de oudere workflows fouten veroorzaken in de nieuwe interface.  We hebben extra functionaliteit voor het detecteren van fouten opgenomen, zodat fouten die optreden nu duidelijker worden getoond en beter worden uitgelegd.

Als het account is geconfigureerd voor de moderne verzendervaring, en er een workflow is gestart waardoor fouten optreden, krijgt de gebruiker nu een rode banner te zien waarmee op de fout wordt gewezen:

v3_error_message

 

Als het account nog standaard is geconfigureerd voor de klassieke interface, wordt de workflow gewoon uitgevoerd onder de klassieke regels. 

In dat geval wordt wel wel een vraagteken getoond bij de koppeling De moderne ervaring proberen om erop te wijzen dat er een fout is ontdekt. 

Als u op het vraagteken klikt, wordt het foutbericht zichtbaar:

v2_error_message

 

Als er meer dan één probleem is gevonden, worden alle ontdekte fouten getoond.

Om de workflow geldig te maken voor de regels van de nieuwe interface, moet een beheerder de workflow bewerken en de ontdekte problemen corrigeren:

Ongeldige tekenreeksen in e-mails

InvalidEmails

Onder de klassieke regelset kunnen tekenreeksen voor e-mails niet de juiste indeling hebben, of incorrect zijn gescheiden (bijvoorbeeld met spaties in plaats van met (punt)komma's).

Als deze fout optreedt, moet de beheerder de volgende punten controleren:

  • Bevatten de cc-e-mails het juiste scheidingsteken?
    • De moderne interface accepteert komma's of puntkomma's
  • Zijn alle gedefinieerde tekenreeksen voor e-mails naar de ontvangers correct geconstrueerd?
    • (bijvoorbeeld naam@domein.tld)

Dubbele documentnamen

DuplicateDocumentTitles

In de moderne interface zijn unieke waarden vereist voor alle documentnamen op de pagina Documenten van Workflow Designer.

Extra details over deze fout staan hieronder

Ontoegankelijke bibliotheekdocumenten

InAccessibleLibraryDocuments

Tijdens het ontwerpen van een workflow kan een beheerder een documentsjabloon koppelen die een beperkt toegangsbereik heeft.

Wanneer een gebruiker die buiten dit bereik valt, probeert om de workflow te laden, kan het document niet worden gekoppeld en treedt er een veiligheidsschending op.

Zo kan een beheerder een bijvoorbeeld een nieuwe documentsjabloon maken met eigenschappen waardoor alleen de eigenaar toegang heeft tot een document.  De beheerder kan dat document koppelen aan de workflow omdat hij of zij de eigenaar is. 

Elke andere gebruiker van het systeem is niet de eigenaar, en valt dus buiten het toepassingsgebied van het document.

Wanneer deze fout wordt veroorzaakt, moet de beheerder de eigenschappen van de bijgevoegde documentsjabloon aanpassen.

Hieronder wordt beschreven hoe u de sjablooneigenschappen kunt controleren en aanpassen



Release van juni 2018

Met ingang van de juni 2018-release zijn er enkele wijzigingen aangebracht in de Workflow Designer, zodat deze nu meer functioneert zoals het handmatige verzendproces.

De nieuwe functies bevatten de mogelijkheid om:

  • digitale handtekeningen te gebruiken voor een of meer van uw ontvangers
  • ontvangers te configureren voor op telefonie gebaseerde verificatie (via sms)
  • groepen met ontvangers te configureren tijdens het verzendproces
  • tijdens het verzendproces documenten bij te voegen uit alle ingeschakelde bronnen

 

Alle zojuist vermelde functies worden ingeschakeld wanneer u voor het nieuwe proces Aangepaste workflow voor verzenden kiest.

Dit nieuwe verzendproces wordt weergegeven op een nieuwe, aanpasbare pagina die lijkt op de pagina Verzenden en die als volgt kan worden ingeschakeld: Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Aangepaste workflow voor verzenden

ui_controls_for_v3sendpage

Verificatie van de ontvanger

In de Workflow Designer worden alle ingeschakelde verificatiemethoden weergegeven in het ontvangersobject.

De verificatiemethoden worden nu weergegeven als selectievakjes, zodat opties voor de afzender mogelijk zijn in het workflowontwerp. 

Als meerdere opties zijn ingeschakeld in de Designer, staan dezelfde opties tijdens het verzendproces ter beschikking van de afzender.

In deze release is Telefoon (sms) als een optie toegevoegd in de Designer.

workflow_phone_authentication

Groepen met ontvangers

De ontvangersobjecten in de Designer kunnen nu als groepen met ontvangers worden gemarkeerd.  Zo kan de afzender een reeks e-mailadressen configureren die tijdens een bepaaldestap in het ondertekeningsproceskunnen worden ondertekend.

Als bijvoorbeeld een van de vijf managers mede moet ondertekenen, kunt u alle vijf e-mailadressen vermelden, maar hoeft slechts een van de vijf een handtekening toe te passen.

workflow_recipientgrouppair

Opmerking:

De ontvangers kunnen in de Workflow Designer worden aangeduid als een groep met ontvangers, maar ze zijn niet geconfigureerd in het workflowontwerp.

De groep met ontvangers is alleen beschikbaar voor configuratie tijdens het verzendproces.

Bestandsbijlagen

Tijdens het verzendproces kunnen documenten nu uit alle ingeschakelde Adobe Sign-bronnen worden bijgevoegd.

workflow_librarypair

 

De gebruikersinterface van de verzendfunctievoor workflowsheeft nu een modern, aanpasbaar ontwerp, net als de pagina Verzenden.

De instructies die in het verleden rechts van de lijst met ontvangers stonden, staan nu boven aan de pagina in een inklapbaar venster.

new_workflow_sendexperience

Een aangepaste workflow maken

Alleen beheerders kunnen workflows maken. Accountbeheerders kunnen workflows voor hun gehele account maken, of voor specifieke groepen binnen hun account. Groepsbeheerders kunnen alle workflows bekijken, maar alleen de workflows in hun groep bewerken.

U maakt een workflow door de volgende informatie te definiëren:

  • Informatie over workflow: hiermee bepaalt u de workflow zelf: geef de workflow een naam, voer aangepaste instructies in voor de afzenders die de workflow toepassen, en verleen rechten voor het gebruik ervan.
  • Informatie over overeenkomst: definieer de informatie en maak de gegevens op maat die op de pagina Verzenden staan.
  • Ontvangers: maak een routering door ontvangers (ondertekenaars en fiatteurs) toe te voegen aan de vereiste ondertekeningsvolgorde.
  • E-mails: stel de e-mails op die op verschillende stappen van het ondertekeningsproces naar de andere deelnemers worden verzonden.
  • Documenten: geef aan welke documenten in de workflow moeten worden opgenomen
  • Invoervelden voor de afzender: definieer velden waarmee afzenders informatie kunnen invoeren bij het verzenden van de overeenkomst. De verzonden invoergegevens worden samengevoegd met de overeenkomst voordat deze naar de ondertekenaars en fiatteurs wordt verzonden.

De vereiste velden worden aangeduid met een rood sterretje. Sommige veldlabels zijn bewerkbaar zoals wordt aangegeven door het
pictogram Potlood, bijvoorbeeld: Naam overeenkomst

editable label

Klik op het pictogram Potlood om een aangepast label in te voeren. Dit label wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een document te verzenden. Als u het oorspronkelijke label wilt instellen, klikt u op het pictogram voor herstel.

Informatie over workflow

1. Meld u aan als Accountbeheerder en ga naar: Account > Workflows 

2. Nav to Workflow

2. Klik op de knop Nieuwe workflow maken om Workflow Designer te openen. 

Create New

De Workflow Designer wordt geopend en het deelvenster Informatie over workflow wordt weergegeven:

workflow_-_workflowinfo

Op de Workflow Designer-banner wordt de standaardnaam van de workflow weergegeven (bijvoorbeeld Nieuwe workflow).

De stip naast de workflownaam geeft de status van de workflow aan: concept/inactief (grijze stip) of actief
(groene stip).

De volgende besturingselementen vindt u rechts:

  • Sluiten: klik om de workflow te sluiten
  • Opslaan: klik om uw wijzigingen op te slaan
  • Activeren/Deactiveren: klik hierop om de workflow voor de geselecteerde groep te activeren of deactiveren

 

1. Voer de volgende informatie in op de pagina Informatie over workflow:

  • Naam van workflow: geef een naam op voor de workflow. Deze naam wordt weergegeven op de Workflow Designer-banner, in de vervolgkeuzelijst Gebruik een workflow op het dashboard en boven aan de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden. 
  • Instructies voor afzender: voer de gebruiksinstructies in voor de workflow. Deze instructies worden boven aan de pagina Verzenden weergegeven als de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden.

Opmerking:

De instructies kunnen worden toegevoegd met behulp van HTML-tags. De volgende HTML-tags en de daarbij behorende kenmerken kunnen in de sectie met instructies worden gebruikt: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> en <a href="fully qualified path">.

Als u src- of href-paden wilt gebruiken, moeten de paden op een whitelist staan. Verstuur de URL's naar uw Customer Success Manager

  • Activeren voor: geef aan wie de workflow kan gebruiken. De opties zijn Alle groepen of de groepen binnen uw account.

 

Hieronder ziet u een voorbeeld van Informatie over workflow

Workflow Info

Informatie over overeenkomst

1. Klik op Informatie over overeenkomst in het linkerpaneel

workflow_-_agreementinfo

2. In de sectie Informatie over overeenkomst definieert u de overeenkomstinformatie zoals die moet worden weergegeven op de pagina Verzenden voor de afzender:

  • Naam overeenkomst: voer de naam van de overeenkomst in. Deze naam wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden, en ook in de e-mailkop waarin de ontvanger wordt gevraagd om de overeenkomst te ondertekenen of goed te keuren. Dit is een verplicht veld en het label kan worden bewerkt.
  • Bericht: typ een bericht voor de ontvangers. Dit bericht wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden. Dit is een verplicht veld en het label kan worden bewerkt.
  • Cc: typ, indien nodig, de e-mailadressen voor cc-ontvangers. E-mailadressen moeten worden gescheiden door een komma of puntkomma
    • Minimaal: geef het minimale aantal e-mailadressen op dat voor de optie Cc kan worden gebruikt.
    • Maximaal: geef het maximale aantal e-mailadressen op dat voor de optie Cc kan worden gebruikt.
    • Bewerkbaar: schakel deze optie in als u wilt toestaan dat afzenders de Cc-adressen van de workflow op de pagina Verzenden kunnen bewerken.
  • Taal van ontvanger: de afzender kan hiermee de taal voor de ontvanger opgeven.   Deze instelling bepaalt of de taalkiezer wordt weergegeven op de pagina Verzenden en, als dat het geval is, welke standaardtaal moet worden weergegeven.
  • Verzendopties
    • Wachtwoord instellen om gedownloade PDF te openen: schakel deze optie in om toe te staan dat de afzender een wachtwoord opgeeft voor een gedownloade PDF.
      • Als u deze optie instelt, wordt de verificatiemethode voor ondertekenaars ook ingesteld op Wachtwoord, en wordt dezelfde waarde voor het wachtwoord gebruikt.
      • Vereist: schakel deze optie in als u altijd een wachtwoord verplicht wilt stellen voor de gedownloade PDF. Als deze optie is ingesteld, kunnen afzenders deze optie niet uitschakelen op de pagina Verzenden en moeten ze een wachtwoord opgeven.
    • Deadline voor voltooiing: schakel deze optie in als u wilt toestaan dat een voltooiingsdeadline wordt ingevoerd op de pagina Verzenden.
      • dagen om de overeenkomst te voltooien: selecteer het standaardaantal dagen waarin de ontvangers het ondertekeningsproces moeten voltooien. Het aantal opgegeven dagen kan altijd worden bewerkt op de pagina Verzenden.
    • Ontwerpen van documenten voorafgaand aan verzending toestaan: schakel deze optie in om toe te staan dat afzenders de documentvelden in de ontwerpomgeving kunnen wijzigen met de optie Voorvertoning op de pagina Verzenden.
      • Ontwerpen standaard inschakelen: schakel deze optie in om de optie Voorvertoning op de pagina Verzenden automatisch in te schakelen.

 

Hieronder ziet u een voorbeeld van Informatie over overeenkomst:

Agreement Info

Ontvangers

1. Klik op Ontvangers in het linkerpaneel om toegang te krijgen tot de sectie Routing van ontvangers

workflow_-_recipients

2. In de sectie Routing van ontvangers kunt u de ontvangers en de routeringvolgorde opgeven, precies zoals u dat wilt. U kunt zeer complexe workflows maken met seriële, parallelle, hybride of geneste hybride routering.   De volgende instructies beschrijven de functionaliteit die beschikbaar is voor het instellen van de routering voor ontvangers.

  • Een andere ontvanger voor of na een bestaande ontvanger toevoegen:
    • Klik op het pictogram Toevoegen
    • Selecteer de rol die u wilt invoegen (alle voor het account geactiveerde rollen zijn beschikbaar)
recip1

 

  • Als u een parallelle vertakking wilt opgeven, klikt u op het pictogram Toevoegen boven een ontvanger en selecteert u Parallelle takken
Recip2

 

  • Als u een ontvanger wilt verwijderen, plaatst u de cursor over de ballon van de ontvanger en klikt u op het pictogram Verwijderen
Recip4

 

  • Als u een ontvanger wilt aanpassen, plaatst u de cursor over de ballon van de ontvanger en klikt u op het pictogram Bewerken
recipient_properties

Tijdens het bewerken van een ontvanger kunt u de volgende opties instellen:

  • Label van ontvanger: pas het label voor de ontvanger naar wens aan. U kunt het standaardlabel bijvoorbeeld instellen op Koper. 
    • De labels voor ontvangers moeten uniek zijn binnen de workflow.
  • E-mailadres: voer het standaard e-mailadres van de ontvanger in
  • Deze ontvanger is de afzender: als deze optie is ingeschakeld, wordt de afzender ingevoegd als de ontvanger
  • Markeren als ontvangersgroep: als deze optie is ingeschakeld, wordt de ontvanger weergegeven als een lege groep met ontvangers tijdens het verzendproces.  De afzender moet de e-mailadressen voor de groep met ontvangers configureren
  • Functie: de rol van de ontvanger (Ondertekenaar of Fiatteur)
  • Vereist: schakel deze optie in als een handtekening van de ontvanger is vereist
  • Bewerkbaar: schakel deze optie in om toe te staan dat de afzender het e-mailadres voor deze ontvanger op de pagina Verzenden kan bijwerken
  • Identiteitsverificatie: selecteer het vereiste type identiteitsverificatie voor de ondertekenaar
    • Geen, Adobe Sign, Telefoon, KBA, Wachtwoord en Webidentiteit zijn de mogelijke opties
    • Alleen de opties die geschikt zijn voor het Adobe Sign-account zijn zichtbaar

Opmerking:

Als u het wachtwoord inschakelt als identiteitsverificatie, wordt hetzelfde wachtwoord toegevoegd aan de Documentbeveiliging, zodat de PDF alleen kan worden bekeken nadat het wachtwoord is ingevoerd.

Zorg dat u op Opslaan klikt om de configuraties die u hebt ingesteld voor de ontvanger op te slaan.

 

Hieronder ziet u een voorbeeld van Informatie over ontvanger en een routering waarbij de labels voor beide ondertekenaars (Koper en Directeur Verkoop) en voor de fiatteur (Vicepresident Verkoop) zijn aangepast. 

Recip Example

E-mails

1. Klik op E-mails in het linkerpaneel om naar de sectie E-mails te gaan

In de sectie E-mails bepaalt u welke e-mails tijdens het ondertekenings- en goedkeuringsproces worden verzonden op basis van verschillende gebeurtenissen. 

U kunt bijvoorbeeld opgeven dat kennisgevings-e-mails naar ontvangers en Cc's worden verzonden wanneer een overeenkomst wordt geannuleerd. 

2. Schakel de selectievakjes in van de gebeurtenissen waarvoor u een e-mailbericht wilt triggeren

workflows_-_emails

Opmerking:

Sommige e-mailgebeurtenissen kunnen niet worden bewerkt:

  • 'Altijd' betekent dat het e-mailbericht voor de gebeurtenis en de ontvangers altijd zal plaatsvinden
  • '-' betekent dat de combinatie van gebeurtenis en e-mailontvanger ongeldig is, en dat er geen e-mail wordt verzonden

Documenten

1. Klik op Documenten in het linkerpaneel om naar de sectie Documenten te gaan

workflows_-_documents

 

2. In de sectie Documenten kunt u de volgende opties configureren

  • Documenttitel: voer een titel in voor het document. Deze titel wordt weergegeven in het gebied Documenten op de pagina Verzenden wanneer u het document verzendt via de workflow
  • Bestanden: klik op het pictogram Bestand toevoegen om een document uit uw Adobe Sign-bibliotheek toe te voegen. Dit document wordt automatisch toegevoegd als u het via deze workflow verzendt
    • Als er geen bestand is geselecteerd, heeft de afzender de mogelijkheid om een bestand op te geven wanneer de overeenkomst wordt verzonden
    • Als een document is gemarkeerd als Vereist, wordt het automatisch gekoppeld aan de overeenkomst bij het starten van de workflow
    • Bestand verwijderen: als u het verkeerde bestand toevoegt, klikt u op het pictogram Verwijderen (X) naast de naam van het bestand om het bestand te verwijderen.
  • Documentnaam: geef een betekenisvolle naam aan het document, zodat de afzender weet om welk document het gaat. De naam van het geüploade bibliotheekdocument wordt standaard weergegeven, maar dit kan worden overschreven
  • Vereist: hiermee wordt aangegeven of het document al dan niet vereist is
  • Document toevoegen: klik op de knop Document toevoegen om rijen toe te voegen voor extra documenten
    •  Documentnamen moeten uniek zijn
  • Rij verwijderen: klik op het pictogram Rij verwijderen (X) om de volledige rij te verwijderen

Opmerking:

Alleen bestanden die zijn geüpload naar de Adobe Sign-bibliotheek kunnen in de Designer aan workflows worden gekoppeld.

Wanneer u een bestand koppelt aan een workflow, moet u ervoor zorgen dat de sjablooneigenschappen zo zijn ingesteld dat de afzender toegang heeft.

Tijdens het verzenden kunnen de verzenders bestanden bijvoegen vanuit elke willekeurige bron die is ingeschakeld in de Adobe Sign-instellingen.

 

Hieronder ziet u een voorbeeld van de sectie Documenten:

Document Info

Invoervelden voor afzender

1. Klik op Invoervelden voor afzender in het linkerpaneel om de sectie Invoervelden voor afzender te openen.

Deze invoervelden worden toegewezen aan formuliervelden die zijn gedefinieerd in de gekoppelde documenten (ofwel als onderdeel van het workflowontwerp, of als bestand dat door de afzender is geüpload).

Met deze velden kan de afzender inhoud vooraf invullen voordat hij de overeenkomst naar de ontvanger stuurt.

workflow_-_senderinputfield

2. Klik in het deelvenster Invoervelden voor afzender op Veld toevoegen

input firld record

Vervolgens kunt u de onderstaande opties configureren voor elke rij die u toevoegt:

  • Veldtitel: voer een titel voor het veld in. Deze waarde wordt op de pagina Verzenden weergegeven als referentie voor de afzender
  • Documentveldnaam: voer de veldnaam in voor een veld op het toegevoegde bibliotheekdocument
    • De veldnaam die u hier invoert moet overeenkomen met de naam van het formulierveld in het document
  • Standaardwaarde: voer een standaardwaarde in, indien aanwezig.
  • Vereist: schakel deze optie in als een waarde voor dit veld moet worden ingevoerd voordat de overeenkomst kan worden verzonden
  • Bewerkbaar: schakel deze optie in om toe te staan dat de standaardwaarde kan worden gewijzigd door de afzender van de overeenkomst
  • Klik op het pictogram Rij verwijderen (X) om de volledige rij te verwijderen

 

Hieronder ziet u een voorbeeld van Invoervelden voor afzender

Sendere Input fields

Zodra de workflow volledig is geconfigureerd, klikt u boven aan de pagina op Opslaan.

Klik op Activeren als u de workflow direct wilt activeren. De workflow kan op elk gewenst moment worden bewerkt.

Een overeenkomst verzenden met een aangepaste workflow

U kunt een overeenkomst verzenden met behulp van een workflow. Wanneer u een workflow selecteert, wordt de pagina Verzenden getoond. Hierop staan de aangepaste velden die zijn gedefinieerd, inclusief aangepaste instructies, de standaardontvangers, enzovoort.

Het verzendproces

1. Vanaf het Dashboard selecteert u een workflow in de vervolgkeuzelijst Gebruik een workflow. Klik vervolgens op Start

workflow_menu_onthedashboardpage

 

De pagina Verzenden bevat de volgende onderdelen:

whole_workflow_pagebysection

In het bovenstaande voorbeeld van de pagina Verzenden zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd:

A. In de sectie Informatie over workflow:

○ De workflownaam (GlobalCorp Servicecontract <50K) bovenaan

○ Instructies voor afzender (Deze workflow wordt gebruikt voor contracten van minder dan 50.000...)

B. In de sectie Informatie over overeenkomst:

○ Aangepaste overeenkomstnaam (GlobalCorp Servicecontract voor 2018)

○ Het bericht (In de bijlage vind je het servicecontract...)

○ De optie Ondertekend document beveiligen met wachtwoord (toegestaan, maar niet gedefinieerd)

C. In de sectie Ontvangers:

○ De aangepaste labels voor de ontvangers (Ondertekenaar en Medeondertekenaar) en voor de gecertificeerde ontvangers (Juridisch team) worden weergegeven

○ De e-mailadressenzijnverborgen wanneer de afzender een van de ondertekenaars is. In dat geval staat er "Ikzelf"

○ De e-mailadressen voor de groep met ontvangers (Juridisch team) worden ingevoerd door de afzender

D. In de sectie Documenten:

○ De naam van het vooraf toegevoegde contract (Servicecontract) wordt weergegeven in de sectie Documenten

○ De naam van het bestand dat de afzender moet uploaden en het Referentiedocument worden ook weergegeven

E. In de sectie Invoervelden voor afzender:

○ De gedefinieerde velden worden weergegeven in het gebied Velden

○ De standaardwaarde is geïmporteerd, maar kan worden bewerkt

 

2. Vul de velden in die door uw workflow zijn vereist.

In het bovenstaande voorbeeld gaat het om:

  • Het e-mailadres van het Juridische team
  • Alle e-mailadressen voor Cc-ontvangers (optioneel)
  • Upload het bestand Referentiedocument
  • De vereiste veldinformatie (Product en Totale kosten)
  • De velden Ondertekend documentbeveiligenmet wachtwoord en Zie voorbeeld/zet handtekening/voeg formuliervelden toe die beide optioneel zijn voor deze workflow.

3. Klik op Verzenden.

4. In de ontwerpomgeving kunt u wijzigingen aanbrengen in de velden (optioneel). Klik vervolgens op Verzenden

Een workflowovereenkomst ondertekenen en goedkeuren

De workflowovereenkomst wordt in dezelfde volgorde verzonden als aangegeven in de routering. Ondertekenaars en fiatteurs kunnen het document ondertekenen via de koppeling in het e-mailbericht waarin ze worden gevraagd om het document te ondertekenen of goed te keuren. Als ze staan geregistreerd als Adobe Sign-gebruikers, kunnen ze het document ook ondertekenen via de pagina Beheren. Dit werkt op dezelfde manier als het standaardproces voor verzenden.

De historie en het controlerapport voor de workflowovereenkomst zijn toegankelijk op de pagina Beheren. Terwijl de overeenkomst wordt verwerkt, kunt u herinneringen toevoegen en andere taken uitvoeren.

Een aangepaste workflow bewerken

Bestaande workflows bijwerken

1. Meld u aan als Accountbeheerder en ga naar: Account > Workflows

24. Nav to Workflow

2. Klik in de lijst Workflows om een workflow te selecteren

workflows

 

3. Klik in het contextmenu op Openen. De Workflow Designer-weergaven

Zodra Workflow Designer is geopend, is de workflow volledig bewerkbaar. Alle secties kunnen naar wens worden gewijzigd en de wijzigingen worden pas opgeslagen nadat u op de knop Bijwerken hebt geklikt.

 

In Workflow Designer kunt u de volgende wijzigingen aanbrengen:

workflow_header

 

A) Workflow klonen: als u dit pictogram selecteert, moet u een nieuwe workflownaam opgeven. Vervolgens wordt een exacte kopie met die nieuwe naam opgeslagen

B) Workflow verwijderen: u wordt gevraagd om te bevestigen of u de workflow echt wilt verwijderen. Als u hiermee instemt, wordt de workflow permanent verwijderd en kan deze niet meer worden hersteld

C) Sluiten: Workflow Designer wordt afgesloten en de wijzigingen worden niet opgeslagen

D) Bijwerken: klik op deze knop als u de wijzigingen die u hebt doorgevoerd voor de workflow, wilt opslaan

E) Deactiveren: hiermee verandert de status van de workflow van Actief naar Concept. Conceptworkflows zijn niet beschikbaar voor gebruikers.

 

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid