Handledda PDF-granskningar
I en handledd granskning använder du en guide för att göra inställningar för granskningen, ange dokumentets plats och bjuda in deltagare. Du behöver inte importera kommentarer, aktivera kommentarer för Reader-användare eller spåra granskningssvar manuellt.
Du måste ha installerat Acrobat Pro för att kunna aktivera kommentering för Acrobat Reader-användare i hanterade granskningar. Du kan inte aktivera kommentering för Acrobat Reader-användare om du använder Acrobat Standard.
Acrobat innehåller två typer av handledda granskningar: delade och e-postbaserade granskningar. Varje typ av granskning har en guide som hjälper dig att distribuera en PDF-fil med specialverktyg och instruktioner till granskarna.
Spåraren spårar alla handledda granskningar. Spåraren ger åtkomst till PDF-filen och information om granskningen och dess deltagare. Granskningsinitierare kan ändra granskningsdeadlines, lägga till granskare och avsluta granskningar från spåraren. Spåraren låter deltagarna veta när nya kommentarer är tillgängliga, när deadlines ändras och när granskare läggs till, även när Acrobat har stängts. Den ger även information om status för serverfel.
Handledda granskningar kan inte göras för PDF-portföljer.
Delade granskningar
Delade granskningar passar allra bäst när ni vill samarbeta i granskningen, eftersom deltagarna kan läsa och svara på varandras kommentarer. Deltagarnas kommentarer lagras i en databas på en intern server. Acrobat synkroniserar kommentarerna med regelbundna intervall och hämtar de senaste ändringarna. Granskarna meddelas om nya kommentarer när de läggs till, så att alla granskare kan se och svara på kommentarer när de görs.
För delade granskningar måste användarna ha Acrobat 8 eller senare, eller Reader 8 eller senare, för att kunna se andra granskares kommentarer. Granskare som använder tidigare versioner av Acrobat måste skicka sina kommentarer via e-post.
E-postbaserad granskning
E-postbaserad granskning kan rekommenderas när granskarna antingen inte har tillgång till någon gemensam server eller inte har behov av en kollaborativ metod när de granskar dokument.
I en e-postbaserad granskning skickar initieraren en PDF-fil till granskarna som en e-postbilaga. Granskarna lägger till sina kommentarer och returnerar dokumentet genom att använda knappen Skicka kommentarer i dokumentets meddelandefält. När initieraren får dessa kommentarer kan han sammanfoga dem i sin kopia av PDF-dokumentet.
Den huvudsakliga begränsningen vid e-postbaserad granskning är att deltagarna inte kan visa varandras kommentarer under granskningen. Initierare kan bara visa kommentarer när de väl har fått dem.
Deltagare i en e-postbaserad granskning måste ha Acrobat 6.0 eller senare eller Reader 7.0 eller senare.
Välja ett distributionsalternativ för granskningar och formulär
Acrobat tillhandahåller flera distributionsalternativ i guiderna Skicka för delad granskning och Distribuera formulär. När du väljer ett alternativ bör du fundera över den distribuerade filens säkerhetsbehov, vilka servrar eller webbplatser dina mottagare ska kunna använda för att hämta filen, och hur du vill kunna ta emot kommentarer eller formulärdata.
Intern server
Du kan använda platsen för din egna interna server om dina mottagare arbetar bakom en brandvägg och har tillgång till en gemensam server. Servern kan vara en nätverksmapp, en Microsoft SharePoint-arbetsyta (enbart Windows) eller en webbservermapp. Du kan inkludera en länk till ditt distribuerade PDF-formulär eller skicka den som en bifogad fil till ett e-postmeddelande. När det gäller granskningar överför Acrobat publicerade kommentarer till servern. När det gäller formulär lagrar Acrobat svaren på din hårddisk i takt med att de returneras.
Webbservermappar är inte tillgängliga för formulärdistribution.
När du specificerar din egen server uppmanas du att spara en profil med serverplatsen och de distributionsalternativ som du väljer. Nästa gång du distribuerar en PDF-fil är den sparade profilen tillgänglig som ett alternativ i guiden.
E-post
Guiden för att skicka formulär har ett alternativ för att skicka ett formulär som en e-postbilaga. Du kan skicka formuläret med ditt eget e-postprogram eller via webbpost. Du kan också använda guiden för att skapa ett e-postmeddelande i vilket formulärfilen bifogas. När mottagarna fyller i och skickar tillbaka formuläret hamnar svaren i din brevlåda. Varje portfölj kopieras till en PDF-portföljsvarsfil, som du kan ordna och exportera till ett kalkylblad.
Med guiden Skicka för delad granskning kan du antingen skicka länken till PDF-filen eller bifoga den i ett e-postmeddelande.
Aktivera kommentarer för Reader-användare (Acrobat Pro)
Du kan aktivera kommentarbehörighet i ett PDF-dokument så att användare av Reader 8 och senare kan delta i granskningen av det aktuella PDF-dokumentet. När ett PDF-dokument med kommentarbehörighet öppnas i Reader, innehåller det ett meddelandefält för dokument och ett kommenteringsverktyg – funktioner som i vanliga fall inte är tillgängliga.
När du initierar en handledd granskning aktiveras kommentarsbehörigheten automatiskt. Om du inte använder en hanterad granskning (t.ex. om du skickar en PDF direkt via e-post) kan du fortfarande aktivera kommentarbehörigheter.
- Öppna PDF-filen och välj Arkiv > Spara som annan > Reader-utökad PDF > Aktivera för kommentering och mätning.
Om du aktiverar kommentarer för Reader i ett digitalt signerat dokument blir signaturen ogiltig.
Välja ett e-postprogram för granskningar
Du behöver ett e-postprogram och uppkoppling till en e-postserver eller ett webbpostkonto för e-postbaserad granskning och för att skicka kommentarer. Acrobat kan hantera de flesta e-postprogram. Om du har installerat mer än ett e-postprogram kan du specificera vilket program som ska startas när du skickar en PDF med Acrobat. Gör något av följande:
(Windows) Dubbelklicka på Internet-alternativ på Kontrollpanelen. Välj fliken Program i dialogrutan Egenskaper för Internet och välj sedan det e-postprogram som du föredrar. Aktivera ändringarna genom att starta om Acrobat.
(Windows) Ändra MAPI-inställningarna i e-postprogrammet. Gränssnittet MAPI (Messaging Application Program Interface) används i Acrobat och Reader för att kommunicera med e-postprogrammet. De flesta e-postprogram levereras med MAPI-inställningar för att hantera den här kommunikationen. Mer information om hur du konfigurerar e-postprogrammet finns i hjälpen i e-postprogrammet.
(Mac OS) I Mail väljer du E-post > Inställningar och sedan Allmänt. Välj sedan det e-postprogram som du föredrar i listan över standardläsare. Aktivera ändringarna genom att starta om Acrobat. Om ditt e-postprogram inte finns med i listan väljer du Välj på menyn och letar upp det. Om du väljer ett program som inte finns med i listan över standardläsare är det risk för att Acrobat inte stöder det.
Ange en server
Om du distribuerar en PDF-fil genom att använda din egen serverplats, kan du ange en nätverksmapp, en Windows-server som kör Microsoft SharePoint Services eller en webbservermapp. Deltagarna måste ha behörighet att läsa och skriva på den kommentarserver som du väljer. Be nätverksadministratören ordna en passande serverplats där kommentarerna kan sparas. Inga ytterligare program krävs för att ställa in en server.
Webbservermappar är inte tillgängliga för formulärdistribution.
Nätverksmappar
Om alla mottagare finns i ett lokalt nätverk är det lämpligast att välja nätverksmappar och SharePoint-servrar som kommentarserver. Nätverksmappar är vanligtvis billigast och mest pålitliga.
SharePoint-webbplatser
Om dina mottagare arbetar bakom en brandvägg med tillgång till en gemensam server, kan du använda platsen för din egen interna server, t.ex. en Microsoft SharePoint-webbplats. Mer information finns i Organisera delade granskningar på SharePoint.
WebDAV-servrar
WebDAV-servrar (webbservrar som använder protokollet WebDAV) bör endast användas om granskarna befinner sig utanför brandväggen eller det lokala nätverket. Mer information om hur du konfigurerar Acrobat att använda en WebDAV-tjänst finns Hosting a Shared Review: An Alternative to Acrobat.com.
