הבנת תהליך עבודה בסיסי של ניהול קבצים

תוספי התוכנה Adobe InCopy LiveEdit Workflow מאפשרים לכתבים ולעורכים לעבוד על עותק ב- InCopy במקביל להכנת הפריסות על-ידי מעצבים גרפיים ב- Adobe InDesign. תהליך עבודה זה כולל מכלים לקבצים, הנקראים משימות ומשמשים לצורך קיבוץ של יחידות תוכן קשורות, וכן כלי נעילת קבצים ומשלוח הודעות לצורך שיתוף ועדכון קבצים ב- InCopy או ב- InDesign ברשת שיתופית או בחבילות דחוסות שניתן להפיץ בדוא"ל.

בתהליך עבודה של רשת שיתופית, משתמשי InDesign מייצאים טקסט וגרפיקה למיקום שיתופי במערכת קבצים. במיקום זה, הקבצים נגישים למשתמשי InCopy שיכתבו ויערכו את התוכן. ניתן לייצא מסגרות טקסט ומסגרות גרפיות שנבחרו לקובץ משימה או לקובצי InCopy נפרדים, שהופכים לחלק מהתהליך המנוהל ומקושרים למסמך InDesign. קבצים שיתופיים אלה נקראים קבצים מנוהלים. בשעת עבודה על קובץ משימה או על קובץ InDesign בשרת מקומי, שינויי פריסה או תוכן מועברים לכל המשתמשים המעורבים בתהליך העבודה על המסמך.

משתמשים אחדים ב- InCopy או InDesign יכולים לפתוח את אותו קובץ תוכן במקביל, ומשתמשים אחדים ב- InCopy יכולים לפתוח את אותו קובץ משימה במקביל. עם זאת, רק משתמש אחד יכול להוציא מאחסון קובץ של InCopy לעריכה ברגע נתון. משתמשים אחרים יוכלו לעיין בקובץ כקובץ לקריאה בלבד. המשתמש המוציא קובץ InCopy מנוהל מאחסון יכול לשתף בעבודתו כל משתמש אחר בעזרת שמירת הקובץ בשרת השיתופי או החזרת הקובץ למשתמש InDesign. עם זאת, משתמשים אחרים אינם יכולים להכניס שינויים בקובץ עד להכנסתו בחזרה לאחסון. המערכת מאפשרת למשתמשים מרובים לגשת לאותו קובץ, אך מונעת ממשתמשים לדרוס זה את עבודתו של זה.

למידע נוסף, ראה המדריך InCopy LiveEdit Workflow ‏(PDF) בכתובת www.adobe.com/go/learn_liveedit_il.

שיטות עבודה עם תוכן ב-InCopy

תוכן הוא גוף טקסט המוזרם במסגרת אחת או יותר או גרפיקה שיובאה. יש חמש דרכים בסיסיות לעבודה על תוכן ב- InCopy: פתיחת קובץ משימה, פתיחת חבילת משימות, פתיחת קובץ מקושר של InCopy, פתיחת קובץ InDesign הכולל קובצי InCopy מקושרים, או כתיבת תוכן ישירות ב- InCopy.

פתיחת קובצי משימות שנוצרו ב- InDesign

משתמשי InDesign יכולים ליצור קובץ משימה ולהקצות תוכן לצורכי שיתוף. שיטה זו מאפשרת למשתמשי InDesign לקשר רכיבים (כותרות, גוף טקסט, גרפיקה, כתוביות וכולי) ולאחר מכן להקצותם למשתמשי InCopy שונים לצורך כתיבה ועריכה. משתמשי InCopy פותחים את קובץ המשימות ועובדים רק על הרכיבים שהוקצו להם. הפריסה החיה מציגה כיצד העותק שעובר עריכה נראה בפריסה של InDesign מבלי לפתוח את כל המסמך ב- InDesign. עם זאת, אם הפריסה משתנה, משתמש InDesign חייב לעדכן את המשימות כדי ליידע את משתמשי InCopy בשינויים. ניתן לשתף בקובץ משימות דרך שרת או דרך חבילות של משימות.

פתיחת חבילת משימות

תהליך העבודה עם חבילת משימות הוא שימושי במיוחד כשמעצבים גרפיים עובדים על אותו פרוייקט אך אין להם גישה לשרת מקומי. במקרים אלה, משתמש InDesign יכול ליצור חבילה אחת או יותר ולשלוח בדוא"ל את הקבצים הדחוסים למשתמשי InCopy מסוימים. משתמשי InCopy יכולים לפתוח את חבילת המשימות, לערוך את תוכנה ולהחזירה למשתמש InDesign, שיכול לעדכן לאחר מכן את המסמך בתוכן החדש.

פתיחת קובצי InCopy מקושרים שיוצאו מ- InDesign

בתהליכי עבודה מסוימים יכולים משתמשי InDesign לייצא טקסט וגרפיקה כקבצים נפרדים, במקום לארוז אותם בקובץ משימות. ייצוא קבצים נפרדים הוא שימושי אם עובדים על גרפיקה או גופי טקסט שאינם קשורים. עם זאת, משתמשי InCopy אינם יכולים לראות כיצד קובץ התוכן מתאים לפריסה ב- InDesign.

פתיחת מסמכי InDesign הכוללים קובצי InCopy מקושרים

כדי לראות את כל פריטי העמוד בהקשר של הפריסה כולה, משתמשי InCopy יכולים לפתוח ולערוך מסמך של InDesign ב- InCopy. גישה זו יכולה להיות שימושית לעריכה ולהתאמת עותק אם ראיית כלל הפריסה היא חשובה, או לעריכה של רוב הכתבות במסמך במקום חלק קטן מהן. לאחר שמשתמש InCopy עורך את הכתבות, משתמש InDesign יכול לעדכן את הקישורים לקבצים שהשתנו. אם משתמש InDesign שינה את הפריסה, משתמש InCopy מקבל הודעה כשמסמך InDesign נשמר.

שמירת תוכן ב- InCopy בלבד

ניתן ליצור ב-InCopy תוכן שאינו מקושר לקובץ InDesign. במסמכים עצמאיים מסוג זה ניתן להקליד טקסט, להקצות גופנים וסגנונות ולייבא גרפיקה מיישומים אחרים (כגון Adobe Illustrator ו-Adobe Photoshop) כדי לשפר את מראה הטקסט. ניתן גם להקצות תגים לצורך שימוש בעתיד כ- XML. גישה זו היא אפשרות מוצלחת בתהליך עבודה של עריכה שבו התוכן קודם לעיצוב. ניתן גם להגדיר ולשנות את אזור הטקסט, את גודל העמוד ואת כיוון העמוד במסמכי InCopy עצמאיים. אם הכתבה מקושרת לאחר מכן למסמך InDesign, ההגדרה ב- InDesign דורסת את ההגדרות ב- InCopy.

קבצים מנוהלים

כדי להפוך קובץ לקובץ מנוהל, יש להוסיף אותו לקובץ משימה, לייצא אותו מ- InDesign כתוכן של InCopy, או למקם אותו ב- InDesign כתוכן של InCopy. קבצים מנוהלים כוללים מידע על מצב התוכן ועל הבעלות עליו. בעזרת קבצים מנוהלים ניתן לבצע את הפעולות הבאות:

• לנעול ולבטל נעילה של כתבות כדי לסייע בשמירה על שלמות הקובץ.

• להציג הודעה למשתמשי InCopy כשפריסת InDesign המשויכת לתוכן התיישנה.

• לזהות את המשתמש שעובד על הקובץ.

• להציג הודעה למשתמשים כשקובץ תוכן של InCopy הוא מיושן, נפתח לעריכה על-ידי משתמש אחר, או זמין לעריכה. שליחת ההודעות מתבצעת באמצעות הודעות התראה, סמלי מסגרת, סמלי מצב בחלונית Links וסמלי מצב בחלונית Assignments.

קבצים לקריאה בלבד

לאחר שקובץ תוכן הופך להיות מנוהל, זהו קובץ לקריאה בלבד לכל המשתמשים בתהליך העבודה בכל עת, להוציא האדם שהוציא את הקובץ מאחסון. התוכנה יוצרת קובץ נעול (סיומת idlk.) כשמשתמש מוציא מאחסון קובץ תוכן, באופן המאפשר למשתמש זה שליטה בלעדית בעריכה. קבצים לקריאה בלבד כוללים את התכונות הבאות:

• משתמש InCopy אינו יכול לעצב ידנית את הטקסט בקובץ לקריאה בלבד. עם זאת, אם הטקסט הקצה סגנונות תו או פסקה, משתמש InDesign יכול לשנות את ההגדרה של סגנונות אלה, וכך לשנות את העיצוב של הטקסט, גם כשהקובץ הוצא מאחסון על-ידי אדם אחר. שינויים אלה בהגדרות הסגנון משתקפים בטקסט לאחר שמשתמש InDesign מעדכן את הקובץ.

• בדרך-כלל, משתמש InCopy או משתמש InDesign אינו יכול לשנות אובייקטים, כגון טקסט וסגנונות שהוחלו, בתוכן נעול של InCopy. בחלק מהאובייקטים, כגון סגנונות תו ופסקה, רק נעשה שימוש בתוכן. לדוגמה, לא ניתן לשנות אופן החלה של סגנון תו על אובייקטים בתוכן נעול, אך ניתן לשנות את סגנון התו עצמו, וכך לשנות את מראה הטקסט.

• משתמש InDesign יכול לשנות את השוליים והטורים של תוכן טקסט, וכן את הצורה, המיקום והמספר של מסגרות הטקסט שנכללות בכתבה.

• משתמש InDesign יכול לשנות את הגיאומטריה והעיצוב של מסגרת גרפית מבלי להוציא את הגרפיקה מאחסון. משתמש InCopy אינו יכול לשנות מסגרות גרפיות או לעצב מסגרות בכל דרך שהיא. עם זאת, משתמשי InDesign ו- InCopy חייבים להוציא מסגרת גרפית מאחסון כדי לשנות את הגרפיקה עצמה (לדוגמה, כדי לסובב או להגדיל אותה).

שיטות מומלצות לעבודה עם קבצים מנוהלים

פעל בשיטות הבאות כדי לוודא שאתה עובד עם התוכן המעודכן ביותר ושאינך דורס את עבודתו של משתמש אחר:

• אחסן קבצים מנוהלים בשרת שלכל חברי הצוות יש גישה אליו. אם לחברי הצוות אין גישה לשרת, ניתן ליצור ולהפיץ חבילות של משימות.

• כשיוצרים משימות, תיקייה מיוחדת נוצרת כדי לאחסן את קובץ המשימות ואת תוכנו. השתמש בתיקיות משימה אלה כדי לתחזק משימות וקובצי תוכן. הדבר יסייע לחברי הצוות לנהל בקלות את הקבצים השיתופיים, ולוודא שהם פותחים את הקבצים הנכונים.

• ב- InCopy, פתח את קובץ המשימה במקום כתבה יחידה של InCopy. כך תוכל לראות את נתוני הפריסה והתאמת העותק בתצוגות Galley ו- Layout. בשעת ייצוא תוכן ללא שימוש בקובצי משימה, ניתן לראות את התאמת העותק ואת נתוני הפריסה רק לאחר פתיחת קובץ InDesign.

• מייד לאחר פתיחת קובץ משימה, פתח את מסמך InDesign או הוצא מאחסון את התוכן ל- InDesign או ל- InCopy. ודא שקצוות המסגרת מוצגים (View‏ > Extras‏ > Show Frame Edges) כדי שתוכל לראות את סמלי המסגרת כשהם יופיעו.

• ב- InDesign, אם עליך להסיר קבצים מתהליך העבודה (לדוגמה, קבצים שהגיע מועד הגשתם), תוכל לנתק את הקישור שלהם או לבטל את חבילת המשימה.

דוגמאות לתהליך עבודה על קובץ מנוהל

בשעת ניהול של תהליך עבודה בין InCopy ו- InDesign, כותבים ועורכים יכולים לחבר, לשכתב, להרחיב ולערוך מסמכים, בזמן שהגרפיקאים מכינים במקביל את עיצוב המסמכים. תהליכי עבודה נפוצים כוללים ניהול קבצים בשרת מקומי, שיתוף קבצים בחבילות בדוא"ל, או שימוש בשילוב של שתי שיטות אלה.

תהליך עבודה זה מניח שיש ברשותך תבנית InDesign בסיסית עם נתוני פריסה גיאומטריים, סגנונות וטקסט עם מצייני מיקום. נתוני הפריסה הגיאומטריים כוללים את מידות העמוד וכן מסגרות טקסט ומסגרות גרפיות. InCopy משתמש בפריטים אלה כדי להציג כהלכה את נתוני ההתאמה של העותקים.

תהליך עבודה בשרת מקומי

1. ב-InDesign, יש ליצור משימות ולהוסיף להן תוכן.

פעולה זו משלבת בתהליך הניהול מסגרות טקסט וגרפיקה שיוצאו, כדי שמשתמשי InCopy יוכלו לכתוב ולערוך אותן.

2. יש להפוך את קובצי המשימה לזמינים למשתמשי InCopy.

יש לשמור את הקבצים בשרת שיש למשתמשים בתהליך עבודה זה גישה אליו.

3. ב-InCopy, יש לפתוח את קובץ המשימה, להוציא מאחסון כתבה או גרפיקה ולערוך אותן.

בחלונית Assignments ב- InCopy מופיעים הקבצים שמכילים תוכן שהוקצה לך. כשתשמור את הקובץ בשרת מקומי, השינויים יישמרו במערכת הקבצים, וכל המשתמשים שעובדים על המסמך (פריסת InDesign או קובץ תוכן מנוהל אחר במסמך) יקבלו הודעה על השינוי. משתמשים אלה יוכלו לעדכן את התוכן ולצפות בשינויים האחרונים שנערכו בו. התוכן יישאר מחוץ לאחסון עד שתכניס אותו שנית לאחסון.

4. יש לעבוד על הפריסה ב-InDesign.

גם אם עורכים קובצי תוכן ב- InCopy, משתמשי InDesign יכולים לעבוד על פריסת המסמך. לשם כך הם אינם צריכים להוציאו מאחסון. כשמשתמש InCopy שומר תוכן שהוצא מאחסון, משתמשי InDesign יכולים לעדכן את התוכן בפריסה ולהציג את השינויים האחרונים.

5. יש להמשיך לעבוד ב-InCopy.

לאחר שתסיים לערוך את המסמך, הכנס את התוכן בחזרה לאחסון. משתמשים אחרים יוכלו כעת להוציא את התוכן מאחסון ולערוך אותו. כשמשתמש משנה את הפריסה ב- InDesign במקביל, ניתן לעדכן את הנתונים הגיאומטריים של הפריסה ולהציג אותה תוך כדי עבודה.

6. ב-‏Indesign, יש לוודא שכל התוכן הוכנס לאחסון.

תהליך העבודה המנוהל מאפשר לדעת מי הוציא קובץ מאחסון. לאחר סיום העבודה על הקובץ והכנסתו לאחסון, משתמשי InDesign יכולים להוציא את הקבצים מאחסון כדי לסיים את העבודה על הפריסה בהתאם לצורך.

תהליך עבודה המבוסס על משלוח חבילות בדוא"ל

1. יש ליצור ולשלוח חבילות משימה ב-InDesign.

צור חבילות משימה והקצה תוכן למשתמשי InCopy, ולאחר מכן שלח את החבילות למשתמשי InCopy. קובצי החבילה מוצאים אוטומטית מאחסון כדי לסייע במניעת התנגשויות בעריכה.

2. יש לפתוח את חבילת המשימה ב-InCopy, להוציא מאחסון כתבה או גרפיקה ולערוך אותן.

אם תקבל חבילת משימה בדוא"ל, לחץ פעמיים על החבילה כדי לפתוח אותה ב- InCopy. שינויים שתכניס בקובץ יישמרו במחשב המקומי בלבד. משתמשים אחרים לא יקבלו הודעה כשתבצע את השינויים.

3. יש לעבוד על הפריסה ב-InDesign.

ללא קשר אם אורזים קובצי תוכן ב- InCopy, משתמשי InDesign יכולים לעבוד על פריסת המסמך. לשם כך הם אינם צריכים להוציאו מאחסון. אם עליך לעדכן את הפריסה או את המשימות, ניתן לשלוח חבילה מעודכנת למשתמשי InCopy.

4. יש להחזיר את החבילה לאחר העריכה ב-InCopy.

בסיום העריכה, הכנס את התוכן בחזרה לאחסון והחזר את החבילה לאחר העריכה. משתמשים אחרים יכולים להוציא מאחסון את התוכן, לצפות במהדורות האחרונות ולעבוד על הקובץ.

5. ב-Indesign, יש לוודא שכל התוכן הוכנס לאחסון.

תהליך העבודה המנוהל מאפשר לדעת מי הוציא קובץ מאחסון. לאחר החזרת חבילות משימה, כתבות בחבילות המשימה יוכנסו לאחסון. משתמשי InDesign יכולים להוציא מאחסון את הקבצים כדי לסיים את העבודה על הפריסה, בהתאם לצורך.

הזנת שם משתמש

לכל משתמש בתהליך העבודה חייב להיות שם משתמש. שם משתמש זה מציג מי הוציא מאחסון קובץ מסוים, והופך מידע זה לזמין ליתר המשתמשים. הוא דרוש גם כדי להוציא מאחסון קובץ לעריכה.

לשינוי שם משתמש לאחר הגדרתו, יש להכניס בחזרה לאחסון כל תוכן שהוצאת מאחסון. אחרת, שינוי שם המשתמש במהלך העריכה לא יאפשר לך לערוך את התוכן שהוצאת מאחסון. התוכן יוצא מאחסון ויישלח אליך תחת שם משתמש אחר.

שם המשתמש הוא ייחודי ליישום. משתמש אחד ביישום אינו יכול ליצור מספר שמות משתמש.

אם תשכח לציין את שם המשתמש בשיטה זו, תתבקש להזין אותו כשתנסה לבצע את הפעולה הראשונה בתהליך העבודה.

סמלי תהליך העבודה

סמלים יכולים להופיע במסגרות טקסט וגרפיקה, בחלונית Assignments ובסרגל הכתבה (InCopy בלבד). סמלי מצב עריכה מופיעים ליד הקובץ המנוהל בחלונית Links ובחלונית Assignments, ומציינים את מצב התוכן. סמלים מוצגים במסגרות הכוללות כתבה מקושרת של InCopy (בתצוגת פריסה ב- InDesign וב- InCopy). סמלים אלה מציינים גם את מצב התוכן ומאפשרים להבחין בין תכנים מנוהלים לבין כאלה שאינם מנוהלים. תיאור הכלי המשויך מציין את מצב העריכה ואת פרטי הבעלות. לתצוגת סמלי המסגרת, ודא שקצוות המסגרת מופיעים ב- InDesign וב- InCopy‎‏ (View‏ > Extras‏ > Show Frame Edges).