Gegevenssamenvoeging

Met behulp van het deelvenster Gegevenssamenvoeging in InDesign kunt u eenvoudig meerdere variaties van uw illustraties maken door een gegevensbronbestand (CSV- of XML-bestand) met een Illustrator-document samen te voegen. U kunt de functie voor gegevenssamenvoeging bijvoorbeeld gebruiken om snel en nauwkeurig honderden varianten van brieven, enveloppen, adresetiketten te maken. Gegevenssamenvoeging wordt ook wel afdruk samenvoegen genoemd.

Vereisten

U hebt alleen maar een gegevensbronbestand en een doeldocument nodig om een gegevens samen te voegen. 

• Het gegevensbronbestand bevat de informatie die varieert per versie van het doeldocument, zoals de namen en adressen van de ontvangers van een standaardbrief. Een gegevensbronbestand bestaat uit velden en records. Velden zijn groepen met specifieke gegevens zoals bedrijfsnamen of postcodes. Met records worden rijen met volledige gegevenssets bedoeld, zoals de naam, het adres en de postcode van een bedrijf. Een gegevensbronbestand kan een door komma's (.csv), tabs (.txt) of puntkomma's gescheiden bestand zijn, dat wil zeggen een gegevensindeling waarin elk deel met gegevens wordt afgesloten door respectievelijk een komma, tab of puntkomma.

• Het doeldocument is een InDesign-document dat de plaatsaanduidingen voor de gegevensvelden bevat, plus alle vaste gegevens, tekst en andere elementen die in elke versie van het samengevoegde document onveranderd blijven.

Het samengevoegde document is het resulterende InDesign-document met de vaste gegevens uit het doeldocument, die zo vaak als nodig is, worden herhaald voor elke record uit de gegevensbron.

Deelvenster Gegevenssamenvoeging

Het deelvenster Gegevenssamenvoeging is toegankelijk vanuit Venster > Hulpmiddelen. De naam en het type van elk gegevensveld wordt weergegeven in het deelvenster. Als u de gegevensvelden in uw document hebt ingevoegd, worden de bijbehorende paginanummers ook weergegeven.

Basisstappen voor het samenvoegen van gegevens

1. Bepaal welke gegevensvelden u wilt gebruiken in uw bron- en doeldocumenten.

Bepaal hoe het uiteindelijke document eruit moet zien, zodat u weet welke velden nodig zijn om de gegevens samen te voegen. Als u bijvoorbeeld een brief schrijft die u aan klanten wilt sturen, kunt u de volgende gegevensvelden gebruiken:

<<Bedrijfsnaam>><<Adres>><<Postcode>><<Plaats>>, <<Provincie>>

Uw spreadsheet of database zou er als volgt uit kunnen zien:

2. Sla het gegevensbronbestand (meestal een spreadsheet of databasebestand) op als een door komma's, (.csv), tabs (.txt) of puntkomma's gescheiden bestand.

Controleer of uw gegevensbronbestand zodanig is gestructureerd, dat u de desbetreffende velden in uw doeldocument kunt opnemen. De bovenste rij van een spreadsheet kan worden gereserveerd voor de veldnamen die u in het doeldocument gaat gebruiken, dus bijvoorbeeld 'Bedrijf' en 'Adres'.

Zie Over gegevensbronbestanden voor meer informatie.

3. Maak een doeldocument met de tekst en de andere elementen die in elke versie van het doeldocument gelijk blijven.

Zie Over doeldocumenten voor meer informatie.

4. Selecteer de gegevensbron in het deelvenster Gegevenssamenvoeging.

Zie Een gegevensbron selecteren voor meer informatie.

5. Gebruik het deelvenster Gegevenssamenvoeging om velden in het doeldocument in te voegen.

U kunt gegevensvelden toevoegen aan zowel documentpagina's als stramienpagina's. Als u gegevensvelden toevoegt aan een stramienpagina, hebt u nog andere mogelijkheden.

Zie Gegevensvelden invoegen en Plaatsaanduidingen voor gegevensvelden toevoegen aan stramienpagina's voor meer informatie.

6. Open een voorvertoning van de records, zodat u zeker weet dat het doeldocument er goed uitziet.

Zie Een voorvertoning openen van de records in het doeldocument voor meer informatie.

7. Voeg het doeldocument samen met het gegevensbronbestand of exporteer het naar PDF.

Zie Records samenvoegen voor meer informatie.

Over gegevensbronbestanden

Meestal is de gegevensbron afkomstig uit een spreadsheet- of een databasetoepassing, maar u kunt uw eigen gegevensbronbestand maken in InDesign of in een tekstverwerker. Gegevensbronbestanden moeten een door komma's (.csv), tabs (.txt) of puntkomma's gescheiden tekstbestand zijn. Raadpleeg de gebruikershandleiding bij uw brontoepassing voor meer informatie over exporteren naar dergelijke indelingen.

In een door komma's, tabs of puntkomma's tekstbestand worden records van elkaar gescheiden door alinea-einden en velden door komma's, tabs of puntkomma's. Het gegevensbronbestand kan ook tekst of paden bevatten die naar afbeeldingen op een schijf verwijzen.

Voorbeeld van een door komma's gescheiden gegevensbronbestand

U kunt geen regeleinde invoegen in een veld in een gegevensbronbestand. Als het nodig is om een veld in meerdere regels te splitsen, kunt u twee verschillende velden maken, bijv. <<Adres1>> en <<Adres2>>.

Wanneer u het document samenvoegt, kunt u Witregels voor lege velden verwijderen selecteren om lege regels te voorkomen. Als de regel echter tekens (waaronder spaties) bevat, wordt de regel niet verwijderd.

Afbeeldingsvelden opnemen in het gegevensbronbestand

Door afbeeldingsvelden toe te voegen aan het gegevensbronbestand kunt u ervoor zorgen dat in elke samengevoegde record een andere afbeelding wordt weergegeven. Als u bijvoorbeeld documenten samenvoegt die informatie over verschillende bedrijven bevatten, kunt u als onderdeel van de samenvoeging een afbeelding opnemen van het logo van elk bedrijf.

Voorbeeld van afbeeldingsreferenties in gegevensbronbestand:

Over doeldocumenten

Nadat u het gegevensbronbestand hebt gemaakt, moet u het doeldocument instellen en de velden uit het gegevensbronbestand invoegen. Het doeldocument bevat plaatsaanduidingstekst en ‑afbeeldingen voor de gegevensvelden, bijvoorbeeld voor het ontwerp dat in elke brief moet staan. Deze velden kunnen worden toegevoegd nadat u een gegevensbron hebt geselecteerd.

Als u gegevens samenvoegt, maakt InDesign een nieuw document waarmee u de velden vervangt door de gegevens die u in het gegevensbronbestand hebt toegewezen. U kunt gegevensvelden toevoegen aan zowel stramienpagina's als documentpagina's.

Een gegevensbron selecteren

Selecteer een gegevensbron in het deelvenster Gegevenssamenvoeging voordat u velden invoegt in uw doeldocument. Er kan slechts één gegevensbronbestand per doeldocument worden geselecteerd.

Als de gegevensbron is geselecteerd en de velden zijn geladen in het deelvenster Gegevenssamenvoeging, worden wijzigingen in de gegevensbron pas in het doeldocument doorgevoerd als u de gegevensbron bijwerkt.

Gegevensvelden invoegen

Als u de gegevensbron selecteert, verschijnt er een lijst met namen van gegevensvelden in het deelvenster Gegevenssamenvoeging. Deze namen zijn precies gelijk aan de kolomkoppen uit het gegevensbronbestand. Pictogrammen geven aan of het een tekst- of een afbeeldingsveld is. Als gegevensvelden worden toegevoegd aan uw document, worden het plaatsaanduidingen voor velden, zoals <<Bedrijf>>. U kunt deze plaatsaanduidingen op precies dezelfde manieren als andere tekst of afbeeldingen selecteren en opmaken.

U kunt een afbeeldingsveld toewijzen aan een bestaand kader om een zwevende afbeelding te maken. Ook kan, als de invoegpositie zich in een tekstkader bevindt of als tekst is geselecteerd wanneer u een afbeeldingsveld invoegt, een kleine plaatsaanduiding worden ingevoegd als inline-kader. U kunt de grootte van de samengevoegde afbeeldingen bepalen door het formaat van de plaatsaanduiding voor de afbeelding te wijzigen.

Als u een gegevensveld hebt ingevoegd, onthoudt InDesign de gegevensbron van dit veld. Eventuele fouten in de lijst met velden, zoals spelfouten, lege velden en niet gewenste veldtypen moeten in de brontoepassing worden gecorrigeerd en vervolgens worden bijgewerkt via het deelvenster Gegevenssamenvoeging.

Een tekstgegevensveld invoegen in het doeldocument

Plaatsaanduidingen voor tekstvelden worden in de doeltoepassing weergegeven met dubbele punthaakjes (bijvoorbeeld <<Naam>>) en met de huidige opmaakkenmerken (zoals lettertype en tekengrootte).

Een afbeeldingsgegevensveld invoegen in het doeldocument

• Om een nieuwe plaatsaanduiding voor een inline-afbeelding in te voegen, sleept u een afbeeldingsbestand naar een tekstkader of plaatst u de invoegpositie in een tekstkader en klikt u op het afbeeldingsveld.
• Om een nieuwe zwevende afbeelding in te voegen, sleept u een afbeeldingsveld naar een leeg kader of naar een bestaand afbeeldingskader. Als u een afbeeldingsveld naar een leeg kader sleept, wordt het lege kader een afbeeldingskader.
• Om een veld in gegroepeerde items, tabelcellen of geneste items in te voegen, sleept u het afbeeldingsveld naar het doel.

  Plaatsaanduidingen voor afbeeldingsvelden worden als kaders met een veldnaam weergegeven.

QR-code toevoegen

U kunt een QR-code in het samengevoegde document integreren. De volgende typen QR-codevelden kunnen worden toegevoegd via een workflow voor gegevenssamenvoeging:

• Onbewerkte tekst
• Hyperlink
• Tekstbericht
• E-mail
• Visitekaartje

Voor het genereren van de QR-codes hebben de gegevensitems in de TXT- of CSV-bestanden die als gegevensbron worden gebruikt, de volgende indeling met een #-teken in hun kolomnaam:

• Normale tekst: voer in de kolom QR-code normale tekst in.
• Hyperlink: URL:<url> (bijvoorbeeld 'URL:http://www.google.nl')
• Sms: SMSTO:<telefoonnummer>:<bericht> (bijvoorbeeld: 'SMSTO:9818143551:Hallo')
• E-mail: MATMSG:\nTo:<e-mailadres> (bijvoorbeeld: 'MATMSG:\nTO:jansmit@adobe.nl\nSUB:Hallo;\nBODY:;;')
• Visitekaartje: 'BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD'

De gegevensitems kunnen bestaan uit een combinatie van e-mail, sms, hyperlink of normale tekst. U kunt als volgt QR-codes genereren:

Plaatsaanduidingen voor gegevensvelden toevoegen aan stramienpagina's

Als u plaatsaanduidingen voor gegevensvelden invoegt op stramienpagina's, zijn er mogelijkheden die niet beschikbaar zijn als u plaatsaanduidingen op documentpagina's invoegt:

• De oorspronkelijke plaatsaanduidingen staan op de stramienpagina's van het resulterende samengevoegde document, waarbij de samengevoegde resultaten als overschreven stramienpagina-items worden weergegeven op documentpagina's.

• Het samengevoegde document behoudt een verbinding met de gegevensbron, zodat u bij wijziging van records in de gegevensbron de inhoud van het samengevoegde document kunt bijwerken door Inhoud in gegevensvelden bijwerken te kiezen. Deze optie is met name handig als u de opmaak in het samengevoegde document wijzigt en vervolgens nieuwe gegevens moet toevoegen vanuit de gegevensbron.

• De instellingen in het dialoogvenster Samengevoegd document maken zijn gelijk aan de instellingen die worden gebruikt in het doeldocument. Hierdoor kunt u snel het huidige document opnieuw maken met dezelfde opmaak. U kunt deze gedeelde instellingen ook gebruiken om een identiek document te maken met een andere gegevensbron of om een nieuw document te maken met een enigszins gewijzigde opmaak.

U kunt gegevensvelden niet op zowel stramienpagina's als documentpagina's plaatsen. Om gegevens op de juiste manier samen te voegen, moet u een stramienpagina met gegevensvelden toepassen op de eerste pagina van het document.

Gegevensbronbestanden bijwerken, verwijderen of vervangen

• Als u gegevensbronbestanden wilt bijwerken, bewerkt u het bronbestand, slaat u dat bestand als een door komma's, tabs of puntkomma's gescheiden bestand en kiest u vervolgens Gegevensbron bijwerken in het deelvenster Gegevenssamenvoeging.

  De wijzigingen worden weergegeven in het deelvenster Gegevenssamenvoeging. Als de wijzigingen na het bijwerken niet in het document zijn doorgevoerd, schakelt u Voorvertoning eerst uit en daarna weer in.

• Als u de verbinding met het gegevensbronbestand wilt verbreken, kiest u Gegevensbron verwijderen in het menu van het deelvenster Gegevenssamenvoeging.
• Om over te schakelen naar een nieuw gegevensbronbestand, kiest u Gegevensbron selecteren in het menu van het deelvenster Gegevenssamenvoeging en geeft u vervolgens het nieuwe gegevensbronbestand op. Sommige velden worden mogelijk niet herkend in InDesign. In dergelijke gevallen kunt u de desbetreffende plaatsaanduidingsvelden het beste verwijderen en opnieuw invoegen.

Een voorvertoning openen van de records in het doeldocument

Voordat u het doeldocument en het gegevensbronbestand gaat samenvoegen, is het verstandig een voorvertoning van de records te bekijken om er zeker van te zijn dat de veldgegevens op de juiste wijze worden weergegeven wanneer de gegevens worden samengevoegd. Als u een voorvertoning van records bekijkt, worden in het deelvenster Gegevenssamenvoeging niet de plaatsaanduidingen voor de velden maar de feitelijke gegevens uit het gegevensbronbestand weergegeven. In plaats van <<Bedrijf>> staat er dan dus bijvoorbeeld Adobe . Met de navigatieknoppen in het deelvenster Gegevenssamenvoeging kunt u door de records bladeren.

Als er problemen optreden met een van de records, zoals typfouten of te veel spaties, kunt u het bronbestand het beste in de oorspronkelijke toepassing bewerken. (Zie Over gegevensbronbestanden.)

De voorvertoning in- of uitschakelen

Er kunnen problemen ontstaan als u van de ene voorvertoningsmodus naar een andere overschakelt, maar die problemen kunnen ook uit zichzelf worden opgelost. Denk hierbij aan het volgende:

• Plaatsaanduidingen vervangen de voorvertoningsinhoud als de optie Voorvertoning record niet is geselecteerd. Als u zowel een afbeelding als het kader van deze afbeelding of een hele reeks tekst verwijdert en de optie Voorvertoning record uitschakelt, worden de plaatsaanduidingen niet weergegeven, omdat deze ook zijn verwijderd.

• De wijzigingen worden pas doorgevoerd in het dialoogvenster Opties voor plaatsing van inhoud als u op OK klikt. Als de optie Voorvertoning record is geselecteerd, weerspiegelen de gegevens de bijgewerkte plaatsingsinstellingen pas als u deze optie hebt uitgeschakeld en opnieuw hebt geselecteerd.

• Wanneer u het document probeert op te slaan in de modus Voorvertoning, ontvangt u een waarschuwing waarin u wordt gevraagd de modus Voorvertoning uit te schakelen voordat u uw document opslaat.

Plaatsaanduidingen voor gegevensvelden bewerken

Als u een tekstgegevensveld toevoegt aan een document, wordt de plaatsaanduidingstekst voor het veld ingevoerd met behulp van de opmaakkenmerken (zoals lettertype en formaat) die gelden bij de invoegpositie. U kunt de kenmerken van de plaatsaanduidingstekst dan bewerken en zo de vormgeving van de feitelijke gegevens bepalen.

Opties voor plaatsing van inhoud instellen

Gebruik het dialoogvenster Opties voor plaatsing van inhoud om de standaardinstellingen op te geven voor het huidige document of voor alle toekomstige projecten voor het samenvoegen van gegevens. U kunt opgeven hoe de afbeelding wordt geplaatst, of afbeeldingen worden gekoppeld of ingesloten en of witregels voor lege velden worden verwijderd. Bovendien kunt u het maximale aantal records voor elk samengevoegd document opgeven.

Records samenvoegen

Na het opmaken van het doeldocument en het invoegen van velden uit het gegevensbronbestand kunt u de gegevens uit de gegevensbron samenvoegen met het doeldocument. U kunt de records samenvoegen naar een ander InDesign-document of direct naar een PDF. Tijdens het samenvoegen wordt in InDesign op basis van het doeldocument een nieuw document of PDF-bestand gemaakt en worden de velden in het doeldocument vervangen door de bijbehorende gegevens uit het gegevensbronbestand.

Als u een document samenvoegt waar op de stramienpagina's plaatsaanduidingen voor gegevensvelden staan, worden deze stramienpagina-items gekopieerd naar de stramienpagina's in het nieuwe document.

Een of meer records samenvoegen

Als het gegevensbronbestand verwijst naar niet-ondersteunde bestandsindelingen of naar afbeeldingen die niet beschikbaar zijn, dient u het gegevensbronbestand wellicht te corrigeren zodat het naar een ondersteund bestand verwijst, de padnaam naar een ontbrekend bestand te corrigeren of het bestand gewoon naar de juiste map te verplaatsen, zodat InDesign het kan vinden en plaatsen.

Beperkingen voor het samenvoegen van meerdere records

Kies Meerdere records als u meerdere records per pagina wilt maken. Als u bijvoorbeeld adresetiketten afdrukt, zult u meerdere etiketten op een pagina willen afdrukken. De manier waarop de records in de samengevoegde publicatie worden weergegeven, hangt voornamelijk af van de lay-outopties. Hieronder staan de beperkingen waarmee u kunt worden geconfronteerd wanneer u de optie Meerdere records gebruikt:

• Het is niet mogelijk meerdere records samen te voegen als de gegevensvelden worden weergegeven op een documentpagina in een document met meerdere pagina's of als er gegevensvelden op meerdere stramienpagina's staan.

• Bij gegevenssamenvoeging kunnen plaatsaanduidingen maar in één grootte worden gebruikt.

• Als u een record uit een gepubliceerde publicatie verwijdert, wordt de lege plaats niet door een andere record opgevuld.

Samenvoegen tot een PDF-bestand

Wanneer u naar een PDF-bestand samenvoegt, blijven alle opties hetzelfde als wanneer u een samengevoegd InDesign-document maakt. De resulterende PDF gebruikt PDF XObjects voor statische onderdelen van de pagina, waardoor het PDF-bestand minder groot wordt.

Gegevensvelden bijwerken

Nadat een document is samengevoegd met plaatsaanduidingen voor gegevens op stramienpagina's, kunt u de opmaak van het samengevoegde document wijzigen en nog steeds de waarden van gegevensvelden in de gegevensbron bijwerken. Gebruik Gegevensvelden bijwerken om de gegevensvelden bij te werken zonder de opmaak van het document te wijzigen. Deze optie is alleen beschikbaar in een samengevoegd document waarbij plaatsaanduidingen voor gegevens op stramienpagina's staan.

De wijzigingen die zijn aangebracht door het bijwerken van de gegevensvelden worden weergegeven in een logbestand.

Rapporten voor overlopende tekst

De instelling Rapport overlopende tekst wordt weergegeven als de optie Rapport overlopende tekst genereren is geselecteerd in het dialoogvenster Samengevoegd document maken en als een of meer velden na het samenvoegen van de gegevens overlopende tekst bevatten.

In het rapport worden alle gevallen van overlopende tekst in een genummerde lijst weergegeven, waarin u het paginanummer van de tekst ziet, het aantal woorden/tekens dat overloopt en een fragment van de overlopende tekst.

Als het rapport verschijnt wanneer u een samengevoegd document maakt, gebruik dan het rapport om de overlopende staat te corrigeren. U wilt misschien het tekstkader groter maken, de tekengrootte kleiner maken of de tekst bewerken.

Opties voor plaatsing van inhoud

De volgende opties komen voor in het dialoogvenster Opties voor plaatsing van inhoud:

Behoudt de verhoudingen van de afbeelding maar schaalt de afbeelding, zodat deze binnen het kader past (standaard).

Schaalt de afbeeldingen zodanig dat de verhoudingen gelijk zijn aan de verhoudingen van het kader.

Handhaaft het formaat van de afbeelding en past het formaat van het kader daaraan aan.

Plaatst de afbeelding in het oorspronkelijke formaat en uitgelijnd op de linkerbovenhoek van het kader. De afbeelding wordt bijgesneden als deze te groot is voor het kader.

Plaatst de afbeelding zodanig, dat het kader in hoogte en breedte wordt gevuld. De rest van de afbeelding wordt vervolgens bijgesneden.

Maakt een afbeelding automatisch passend voor een kader op basis van de afbeeldingsinhoud en kadergrootte.

Past de bestaande optie voor afzonderlijke kaderaanpassing toe voor afbeeldingskaders. Deze optie is handig wanneer u een bestaande aanpassing voor het doelkader wilt kiezen.

Lijnt het midden van de afbeelding uit op het midden van het kader. Deze optie is uitgeschakeld als u de optie Passend maken met behoud van inhoud hebt geselecteerd.

Maakt een koppeling of een bestandspad naar het originele afbeeldingsbestand. Als deze optie niet is geselecteerd, worden alle afbeeldingsgegevens ingesloten in het InDesign-document.

Verwijdert alinea-einden die zijn ingevoegd voor lege velden. Dit is met name handig voor mailings waarbij een optioneel adresveld beschikbaar is. Bij deze optie worden zachte returns genegeerd. Als de regel tekens (waaronder spaties) bevat, wordt de regel niet verwijderd.

Geeft het maximum aantal records voor elk samengevoegd document op. Wanneer deze drempelwaarde is bereikt, wordt er een nieuw document gemaakt. Dit document bevat het aantal pagina's dat nodig is voor het resterende aantal records dat nog moet worden samengevoegd (tot aan de limiet per record). Deze optie is alleen beschikbaar als de optie Enkel record is geselecteerd.

Geeft het maximum aantal pagina's voor elk samengevoegd document op. Als de drempelwaarde is bereikt, wordt er een nieuw document gemaakt met het aantal pagina's dat nodig is voor het aantal records dat nog moet worden samengevoegd (tot aan de limiet per pagina). Deze optie is alleen beschikbaar als tijdens het samenvoegen de optie Meerdere records is geselecteerd in het menu Records per documentpagina.

Verwante informatie

• Exporteren naar Adobe PDF

Hebt u een vraag of idee?