Structuur geven aan PDF-bestanden

Wanneer u naar Adobe PDF exporteert en de optie Gelabelde PDF maken is geselecteerd in het gedeelte Algemeen van het dialoogvenster Adobe PDF exporteren, worden de geëxporteerde pagina's automatisch gelabeld met structuurlabels, die de inhoud beschrijven en pagina-items zoals koppen, artikelen en illustraties aangeven. Voordat u gaat exporteren, kunt u via het deelvenster Labels in InDesign extra labels toevoegen en reeds geplaatste labels verder instellen. De wijzigingen worden weergegeven in het deelvenster Structuur, dat u opent via Weergave > Structuur > Structuur tonen.

U kunt de toegankelijkheid en het hergebruik van Adobe PDF-documenten verbeteren door labels aan het InDesign-document toe te voegen voordat u het document gaat exporteren. Als er geen labels in uw PDF-documenten staan, probeert Adobe Reader of Acrobat automatisch het document te labelen wanneer het wordt gelezen of opnieuw wordt geplaatst. Het resultaat kan echter teleurstellend zijn. Als het geëxporteerde PDF-bestand niet de gewenste resultaten oplevert, kunt u met de tools in Acrobat 6.0 Professional en hoger de structuur van gelabelde PDF-documenten bewerken. De meest geavanceerde tools vindt u in Acrobat 9 Professional.

Wanneer u labels toepast op een document voor PDF-export, controleren de labels niet welke inhoud er wordt geëxporteerd naar PDF, zoals bij de XML-export. In plaats daarvan geven de labels Acrobat meer informatie over de structurele inhoud van het document.

Voordelen van het gebruik van labels

Door vóór het exporteren labels op een document toe te passen kunt u een van de volgende handelingen uitvoeren:

• InDesign-alineastijlnamen aan gelabelde Adobe PDF-alineastijlen van Acrobat toewijzen om herplaatsbare PDF-bestanden te maken voor weergave op handheldapparaten en andere media.

• Afdrukartefacten, tekst en afbeeldingen markeren en verbergen, zodat deze niet worden weergegeven wanneer ze opnieuw in Acrobat worden geplaatst. Als u een pagina-item bijvoorbeeld als Artefact labelt, wordt dit pagina-item niet weergegeven wanneer u de inhoud van een gelabeld Adobe PDF-document opnieuw plaatst op een handheldapparaat, een klein scherm of sterk vergroot op een computerbeeldscherm.

• Alternatieve tekst toevoegen aan figuren, zodat de tekst voor slechtzienden door een schermleesprogramma kan worden voorgelezen.

• Grafische letters, zoals sierinitialen, vervangen door leesbare letters.

• Een titel opgeven voor een set artikelen of voor een groep artikelen en figuren in artikelen.

• Artikelen en figuren rangschikken in de gewenste leesvolgorde.

• Tabellen, opgemaakte lijsten en inhoudsopgaven herkennen. Herkennen welke inhoudsblokken bij de diverse artikelen horen.

• Gegevens over tekstopmaak opnemen, zoals Unicode-waarden van tekens, spatiëring tussen woorden en de herkenning van zachte of vaste afbreekstreepjes.

De invloed van labels op hergebruik en toegankelijkheid

De inhoud van een Adobe PDF-document kan voor andere doeleinden worden gebruikt. U kunt bijvoorbeeld een Adobe PDF-bestand maken van een rapport met tekst, tabellen en afbeeldingen en dat bestand in diverse indelingen verdelen: voor afdrukken of weergave op een grote monitor, voor weergave op een handheldapparaat, voor laten voorlezen door een schermlezer of voor weergave als HTML-pagina in een webbrowser. Het hangt van de onderliggende logische structuur van het document af of de inhoud van het document op gemakkelijke en betrouwbaare wijze opnieuw kan worden gebruikt.

Om ervoor te zorgen dat uw Adobe PDF-documenten opnieuw kunnen worden gebruikt en zonder probleem kunnen worden geopend, moet u er labels aan toevoegen. Door documenten te labelen wordt er een onderliggende organisatiestructuur, of logische structuur, aan toegevoegd. De logische structuur verwijst naar de organisatie van de inhoud van het document, zoals titelpagina, hoofdstukken, secties en subsecties. De structuur kan de exacte leesvolgorde aangeven en de navigatie verbeteren, vooral bij lange, complexe documenten, zonder dat de weergave van het PDF-document daardoor verandert.

Gebruikers die de zichtbare vorm van documenten niet kunnen zien of decoderen, kunnen met behulp van de logische structuur en ondersteunende hulpmiddelen de inhoud van het document op de juiste manier openen. De meeste ondersteunende hulpmiddelen gebruiken deze structuur om de inhoud en afbeeldingen naar een ander formaat om te zetten, bijvoorbeeld naar geluid. Een niet-gelabeld document heeft een dergelijke structuur niet. Acrobat moet in dat geval een structuur afleiden op basis van de ingestelde leesvolgordeopties in de voorkeuren. Deze methode is onbetrouwbaar en vaak staan de pagina-items dan in de verkeerde volgorde of kunnen helemaal niet worden gelezen.

De labels staan op het tabblad Code in Acrobat 6.0 en hoger, waar ze zijn genest volgens de relatiedefinities voor de gelabelde elementen. In Acrobat Standard kunnen geen labels worden bewerkt. Als u met labels moet werken, kunt u het beste upgraden naar Adobe Acrobat 9 Professional. Raadpleeg de Help bij Acrobat voor meer informatie.

Opnieuw plaatsen begrijpen en optimaliseren

U kunt een PDF-document opnieuw plaatsen zodat het kan worden gelezen op handheldapparaten, kleinere schermen of sterk vergroot op standaardmonitoren, zonder dat het document horizontaal hoeft te worden opgeschoven om elke regel te kunnen lezen.

Wanneer u een Adobe PDF-document opnieuw plaatst, wordt niet altijd de volledige inhoud geplaatst. Doorgaans wordt alleen leesbare tekst opnieuw in het opnieuw te plaatsen document geplaatst. Artikelen, alinea's, tabellen, afbeeldingen en opgemaakte lijsten zijn leesbare tekst. Tekstelementen die niet opnieuw kunnen worden geplaatst, zijn formulieren, opmerkingen, velden voor digitale handtekeningen en pagina-artefacten, zoals paginanummers en kop- en voetteksten. Pagina's die zowel leesbare tekst als formuliervelden en velden voor digitale handtekeningen bevatten, worden niet opnieuw geplaatst. Verticale tekst wordt bij het opnieuw plaatsen horizontaal geplaatst.

Als auteur kunt u uw PDF-documenten beter voorbereiden op opnieuw plaatsen door ze te labelen. Met labelen zorgt u ervoor dat tekstblokken correct opnieuw worden geplaatst en dat de inhoud in de juiste volgorde blijft staan, zodat een artikel van verscheidene pagina's en kolommen groot kan worden gelezen zonder dat andere artikelen erdoor heen lopen. De leesvolgorde wordt bepaald door de structuur die kan worden gewijzigd in het deelvenster Structuur.

Pagina-items labelen

U kunt tekstkaders automatisch of handmatig labelen. Nadat u pagina-items hebt gelabeld, kunt u met het deelvenster Structuur de volgorde van de pagina wijzigen door elementen naar een andere locatie in de hiërarchie te slepen. Als u in het deelvenster Structuur de volgorde van de elementen wijzigt, worden deze wijzigingen ook doorgevoerd in het Adobe PDF-bestand. De volgorde van de elementen wordt belangrijk wanneer het PDF-bestand in Acrobat als een HTML- of XML-bestand wordt opgeslagen. De volgorde is ook nuttig bij het exporteren van een InDesign-document in de indeling voor Dreamweaver (XHTML) of Digital Editions (EPUB).

Pagina-items automatisch labelen

Wanneer u de opdracht Niet-gelabelde items toevoegen kiest, worden er door InDesign labels aan het deelvenster Labels toegevoegd en worden de labels Artikel en Figuur op bepaalde ongelabelde pagina-items toegepast. Het label Artikel wordt toegepast op elk ongelabeld tekstkader en het label Figuur wordt toegepast op elke ongelabelde afbeelding. Vervolgens kunt u zelf andere labels aan tekstgedeelten toewijzen. Het automatisch labelen van pagina-items wilt echter niet zeggen, dat de items op de juiste manier in het geëxporteerde PDF-bestand worden gestructureerd.

Pagina-items handmatig labelen

Afbeeldingen labelen voor gebruik bij schermlezers

Als u schermlezers de grafische elementen wilt laten beschrijven die belangrijke concepten in het document illustreren, moet u de gewenste beschrijving opgeven. Figuren en multimedia worden niet herkend en niet gelezen door een schermlezer, tenzij u alternatieve tekst aan de labeleigenschappen toevoegt.

Met het kenmerk Alt-tekst kunt u alternatieve tekst maken die kan worden gelezen in plaats van een afbeelding die kan worden bekeken. ActualText is vergelijkbaar met Alt-tekst omdat deze een afbeelding vervangt. Met het kenmerk ActualText kunt u een afbeelding vervangen dat deel is van een woord, zoals een mooie afbeelding die als initiaal wordt gebruikt. In dit voorbeeld kunt u met het kenmerk ActualText de initiaal als deel van het woord lezen.

Wanneer u naar Adobe PDF exporteert, worden de kenmerken Alt-tekst en ActualText in het PDF-bestand opgeslagen. Deze kenmerken kunnen worden weergegeven in Acrobat 6.0 en hoger. De gegevens van deze alternatieve tekst kunnen worden gebruikt wanneer het PDF-bestand vanuit Acrobat als HTML- of XML-bestand wordt opgeslagen. Zie de documentatie van Adobe Acrobat voor meer informatie.

Pagina-items in een artikelelement groeperen

Gebruik het deelvenster Structuur om pagina-items logisch in een artikelelement te groeperen. Als bijvoorbeeld een aantal artikelen meerdere pagina's lang is, kunt u een overkoepelend element maken waarin deze artikelen als één groep staan. Deze elementen worden structuurelementen genoemd. U kunt de gegroepeerde artikelen ook benoemen.

• U groepeert pagina-items door Nieuw element in het menu van het deelvenster Structuur en het element Artikel in het deelvenster Labels te selecteren en vervolgens de paginaelementen onder het artikelelement in het deelvenster Structuur te slepen.
• U benoemt gegroepeerde items door met de rechtermuisknop op het element Artikel in het deelvenster Structuur te klikken en Nieuw kenmerk te kiezen. Voer Titel in bij Naam. Typ bij Waarde de naam van het artikel dat u wilt gebruiken.