Werken met bestanden en sjablonen

U kunt de prestaties verbeteren en veel problemen voorkomen door een goede workflow voor het gebruik van Adobe InDesign op te zetten.

De computer regelmatig opschonen

Door wijzigingen aan software en hardware kunnen de prestaties van het systeem achteruit gaan en kunnen er zich problemen gaan voordoen. U kunt voorkomen dat applicaties en bestanden beschadigd raken door de vaste schijf te defragmenteren, stuurprogramma's voor apparaten bij te werken, oude versies van software te verwijderen, het geheugen te optimaliseren, een antivirusprogramma te gebruiken en andere onderhoudstaken uit te voeren. Als u deze taken geregeld uitvoert, worden documenten zoals verwacht in InDesign geopend, weergegeven en afgedrukt.

Een projectmap maken

Voordat u met een project begint, bepaalt u eerst welke bestanden u nodig hebt en waar u deze bestanden gaat opslaan. Als u problemen hebt ondervonden met verbroken verbindingen, kunt u overwegen uw gekoppelde bestanden in dezelfde map als uw document op te slaan. De koppelingen naar bestanden die u in het document plaatst, worden bijgehouden. Als een koppeling wordt verbroken, wordt in de map van het document naar het desbetreffende bestand gezocht. Als u een document en de bijbehorende gekoppelde bestanden in dezelfde map opslaat, kunt u ze gemakkelijk naar een andere computer verplaatsen. Het voordeel daarvan is ook dat bij het afdrukken van een document de afbeeldingen altijd worden gevonden. Kan een gekoppelde afbeelding niet worden gevonden, dan worden de wijzigingen die in de originele afbeelding zijn aangebracht, niet in de gekoppelde afbeelding doorgevoerd en wordt de afbeelding niet correct of helemaal niet afgedrukt.

Als uw project uit diverse documenten bestaat (bijvoorbeeld een boek met hoofdstukken), werkt het waarschijnlijk overzichtelijker als u een projectmap maakt met voor elk document en de bijbehorende bestanden een aparte map.

Een sjabloon gebruiken

Gebruik een sjabloon als u vaak projecten maakt die veel op elkaar lijken. Met sjablonen kunt u sneller eenvormige documenten maken zonder dat het oorspronkelijke bestand wordt veranderd. Als u bijvoorbeeld elke maand een nieuwsbrief maakt, kunt u een sjabloon met liniaalhulplijnen, paginanummers, het impressum van de nieuwsbrief en stijlen maken die u bij elke nieuwsbrief kunt gebruiken (Zie Documentsjablonen gebruiken.)

Documenten lokaal openen

Voordat u een document opent dat op een netwerkvolume of een verwisselbaar opslagmedium is opgeslagen, kopieert u dat document en de bijbehorende gekoppelde afbeeldingen eerst naar de vaste schijf van uw computer. Doordat het vaak langer duurt om een document op een netwerkvolume of een verwisselbaar opslagmedium te openen, kunnen gegevens verloren of beschadigd raken waardoor het document kan worden beschadigd. Houd er bovendien rekening mee dat u mogelijk het werk van iemand anders overschrijft als u de lokale bestanden weer naar een netwerkserver kopieert.

Problemen oplossen voordat een bestand wordt omgezet

Beschadigde bestanden van Adobe PageMaker of QuarkXPress® blijven doorgaans beschadigd wanneer u ze in InDesign opent. Als er zich bij het omgezette bestand een fout voordoet of het bestand gedraagt zich anders dan verwacht, moet u het originele bestand in de bronapplicatie openen en daar het probleem oplossen.

Als u problemen ondervindt met het omgezette bestand, exporteert u het naar de IDML-indeling. Open daarna het IDML-bestand en sla het op als een InDesign-document.

Documenten opslaan

Sla documenten vaak op en maak een reservekopie van belangrijke bestanden. U kunt overbodige gegevens uit een document verwijderen door het document met de opdracht Opslaan als op te slaan. Wanneer u de opdracht Opslaan gebruikt, worden de nieuwe gegevens in het document opgeslagen, maar worden verouderde gegevens zoals informatie over een verwijderde afbeelding niet verwijderd. Gebruikt u daarentegen de opdracht Opslaan als, dan wordt het document helemaal opnieuw opgeslagen, met alleen de informatie over objecten en pagina's die op dat moment in het document staan. Een document dat alleen de noodzakelijke gegevens bevat, neemt minder schijfruimte in beslag en wordt sneller geopend en afgedrukt.

Ontwerpen met beleid

• Maak stijlen in een document. Als u stijlen maakt zonder dat er een document is geopend, kunnen stijlen dubbel worden weergegeven wanneer u een nieuw document opent. U deelt stijlen in documenten door de stijlen op te slaan en te laden.

• Gebruik de juiste lettertypen. Wanneer u lettertypen voor een document kiest, moet u zich eerst afvragen hoe u de tekst wilt opmaken en afdrukken. InDesign werkt goed met OpenType-®, Type 1- (ofwel PostScript) en TrueType-lettertypen. Door beschadigde of slecht ontworpen lettertypen kan een document beschadigd raken of niet goed worden afgedrukt. Gebruik dus bij voorkeur alleen lettertypen van de bekende leveranciers van lettertypen. Als u uw documenten door een servicebureau laat afdrukken, moet u van tevoren overleggen welke lettertypen zij gebruiken.

• Wees spaarzaam met tekstkaders. Gebruik zo weinig mogelijk tekstkaders. Hoe kleiner het aantal tekstkaders, des te kleiner is het bestand en des te makkelijker is het om de layout aan te passen.

Het belang van bestandsindelingen voor afbeeldingen

• Gebruik de juiste bestandsindeling voor afbeeldingen. Wanneer u afbeeldingen voor een project maakt, moet u al een idee hebben hoe u het document wilt afdrukken. Als u het document door een servicebureau wilt laten afdrukken, vraagt u van tevoren aan het servicebureau welke bestandsindeling voor afbeeldingen het beste op hun printers wordt afgedrukt. Het servicebureau kan u ook advies geven over de optimale resolutie voor afbeeldingen.

• Sla afbeeldingen extern op. Wanneer u een afbeeldingsbestand importeert, wordt er standaard een koppeling met die afbeelding gemaakt. Gekoppelde afbeeldingen staan niet in het document waardoor het document klein blijft en sneller wordt geopend en verwerkt. Wanneer u een document met gekoppelde afbeeldingen afdrukt, moeten die afbeeldingen wel op de computer staan. Als de originele afbeeldingen niet kunnen worden gevonden, worden ze waarschijnlijk met een lage resolutie of als een leeg, grijs vak afgedrukt.

Koppelingen en lettertypen controleren voordat u gaat afdrukken

Om er zeker van te zijn dat een document goed wordt afgedrukt, controleert u eerst of alle koppelingen intact zijn en of alle lettertypen aanwezig zijn. Een koppeling wordt verbroken als u de originele afbeelding verwijdert, verplaatst of de naam van het afbeeldingsbestand wijzigt. Gebruik de functies Preflight en Pakket voordat u bestanden naar een servicebureau verstuurt.

InDesign-documenten openen

In feite opent u document- en sjabloonbestanden net zoals u dat in andere programma's doet. Als u een InDesign-sjabloon opent, wordt er standaard een nieuw, naamloos document geopend. Documentbestanden krijgen de extensie .indd, sjabloonbestanden krijgen de extensie .indt, fragmentbestanden krijgen de extensie .idms, bibliotheekbestanden krijgen de extensie .indl, interchange-bestanden krijgen de extensie .inx, markupbestanden krijgen de extensie .idml en boekbestanden krijgen de extensie .indb.

U kunt ook de opdracht Bestand > Openen gebruiken om bestanden uit oudere versies van InDesign, InDesign Interchange-bestanden (.inx), InDesign Markup-bestanden (.idml), bestanden uit Adobe PageMaker 6.0 en later, QuarkXPress 3.3- en 4.1-bestanden, en QuarkXPress Passport 4.1-bestanden te openen. Daarnaast bieden andere softwareleveranciers mogelijk plug-ins waarmee u bestanden in andere indelingen kunt openen.

De opdracht Openen gebruiken

Wanneer u een InDesign-document opent, worden mogelijk de volgende berichten weergegeven:

Melding over een nieuwere versie van InDesign

In InDesign CS6 en CC kunt u documenten verzenden naar iedereen die oudere versies gebruikt van InDesign, zonder daarvoor extra handelingen uit te voeren, zoals exporteren naar IDML. Compatibiliteit is ingebouwd, waardoor uw documenten altijd openen zoals u verwacht.

Als u een document opent dat in een nieuwere versie van InDesign is gemaakt, wordt er een melding weergegeven waarin deze versie staat vermeld. Doe het volgende om het document om te zetten naar de huidige versie van InDesign:

Melding waarin wordt aangegeven dat de kleurinstellingen in het document niet overeenkomen met die in de applicatie

Wanneer een waarschuwing wordt weergegeven met de melding dat de kleurinstellingen in het document niet overeenkomen met die in de applicatie, selecteer u een optie en klikt u op OK.

Melding over ontbrekende of gewijzigde koppelingen

Als een waarschuwing wordt weergegeven met de melding dat het document ontbrekende of gewijzigde koppelingen bevat, herstelt u de koppelingen in het deelvenster Koppelingen. Zie Koppelingen bijwerken, herstellen en vervangen.

Melding over ontbrekende lettertypen

Ga als volgt te werk als u een waarschuwing ontvangt met de mededeling dat het document ontbrekende lettertypen bevat:

• Klik op OK. InDesign maakt automatisch de tekst met een vervangend lettertype op.

• Klik op Lettertype zoeken voor een overzicht van de lettertypen die in het document worden gebruikt.

  Zie Lettertypen zoeken en wijzigen voor meer informatie over het zoeken naar ontbrekende lettertypen.

Recent document openen

Als u wilt opgeven hoeveel recente documenten worden weergegeven, kiest u Bewerken > Voorkeuren > Bestandsafhandeling (Windows), of InDesign > Voorkeuren > Bestandsafhandeling en specificeert u vervolgens een aantal voor Aantal recent gebruikte items dat wordt weergegeven. Het maximumaantal dat u kunt opgeven, is 30.

Woordenlijsten kiezen bij het openen van documenten

Tijdens het openen van een document kan er een waarschuwingsbericht verschijnen met de vraag of u de woordenlijst in het document of de lijst met uitzonderingen in het gebruikerswoordenboek wilt gebruiken. Een lijst met uitzonderingen bevat woorden die worden toegevoegd aan het gebruikerswoordenboek terwijl u werkt aan een document. Als u weet welke lijst met uitzonderingswoorden u moet gebruiken, klikt u op de knop van die lijst. Weet u dit niet, klik dan op een van de knoppen of kies Bewerken > Spelling > Woordenboek om de woordenlijsten te doorzoeken en kies, indien nodig, Bewerken > Voorkeuren > Woordenboek (Windows) of InDesign > Voorkeuren > Woordenboek (Mac OS) om de woordenlijst die voor compositie wordt gebruikt, opnieuw in te stellen. Zie Afbrekings- en spellingwoordenboeken.

Adobe Bridge gebruiken met InDesign

Adobe Bridge is een applicatie die op verschillende platforms kan worden gebruikt en die deel uitmaakt van Adobe Creative Cloud. Met Bridge kunt u de assets zoeken, ordenen en bekijken waarmee u materiaal voor drukwerk, het web, video en audio maakt. U kunt Adobe Bridge starten vanuit elke Creative Cloud-applicatie (behalve Adobe Acrobat®) en gebruiken om zowel Adobe- als niet-Adobe-assets te openen.

In Adobe Bridge kunt u de volgende handelingen uitvoeren:

• Afbeeldings-, video- en audiobestanden beheren: u kunt bestanden voorvertonen, zoeken, sorteren en verwerken in Adobe Bridge zonder afzonderlijke applicaties te openen. U kunt eveneens metagegevens voor bestanden bewerken en bestanden in uw documenten, projecten of composities plaatsen.

• De koppelingen in een InDesign-document als miniaturen weergeven terwijl u in Adobe Bridge werkt, zonder dat u het InDesign-document hoeft te openen in InDesign.

• Elementen slepen van Adobe Bridge naar het InDesign-documentvenster of van het documentvenster naar Adobe Bridge om fragmenten te maken. Zie Fragmenten gebruiken.

• Geautomatiseerde taken uitvoeren, zoals batchopdrachten.

• Kleurinstellingen synchroniseren in alle Creative Suite-componenten waarin kleurbeheer wordt toegepast.

• Een webconferentie in real-time starten om uw desktop te delen en documenten te reviewen.

Documentsjablonen gebruiken

Sjablonen zijn handig voor het maken van standaarddocumenten, omdat u de layout, afbeeldingen en tekst vooraf kunt instellen. Als u bijvoorbeeld een maandelijks tijdschrift gaat maken, kunt u een sjabloon met de layout van een typische uitgave maken met liniaalhulplijnen, rasters, stramienpagina's, aangepaste stijlen en stalen, plaatsaanduidingskaders, lagen en standaardafbeeldingen of tekst. Zo hoeft u elke maand alleen maar de sjabloon te openen en de tekst voor het nieuwe nummer van het maandblad te importeren.

U maakt een sjabloon op dezelfde manier als een standaarddocument, alleen wordt een sjabloon anders opgeslagen. Wanneer u een sjabloon voor andere gebruikers maakt, kunt u een laag met sjablooninstructies toevoegen die vóór het afdrukken kan worden verborgen of verwijderd. Zie Lagen.

Een document als sjabloon opslaan

Een nieuw document maken op basis van een sjabloon

Een bestaande sjabloon bewerken

InDesign-documenten bekijken

Adobe biedt diverse methoden voor het evalueren van InDesign-documenten.

Wijzigingen bijhouden

Als Wijzigingen bijhouden is ingeschakeld, markeert InDesign toegevoegde tekst en streept het verwijderde tekst door wanneer u of iemand anders tekstwijzigingen aanbrengt. U gebruikt de Artikeleditor om wijzigingen weer te geven. De eigenaar van het document kan door de wijzigingen gaan en deze accepteren of negeren. Zie Wijzigingen bijhouden en evalueren.

Een PDF-bestand evalueren met Acrobat

U kunt het InDesign-document exporteren naar PDF en Adobe Acrobat gebruiken om een e-mailevaluatie of een gedeelde evaluatie op Acrobat.com of een andere server op te zetten. Revisoren kunnen opmerkingen toevoegen met het gereedschap Notities en andere markeringsmethoden. De eigenaar van het document kan vervolgens de evaluatieopmerkingen in de PDF doornemen en het originele InDesign-document bewerken. Raadpleeg de Help bij Acrobat voor meer informatie.

CS Review gebruiken

CS Review is een online abonnementsservice waarmee u uw ontwerp kunt delen op het web zodat anderen direct feedback kunnen geven. Als u een revisie maakt met het deelvenster CS Review, kunt u een of meer momentopnamen van het bestand uploaden naar de werkruimte van Acrobat.com. Revisoren kunt vervolgens commentaar toevoegen.

Als u een revisie maakt, kunt u het bestand opsplitsen in delen met afzonderlijke gedeelten voor revisieopmerkingen. Een revisie kan bestaan uit onderdelen uit verschillende bestanden en applicaties. Naarmate de revisie vordert, kunt u revisieonderdelen toevoegen en verwijderen. Zo krijgt u een dynamisch revisieproces.

Kalenders en visitekaartjes maken op basis van sjablonen

U kunt sjablonen gebruiken voor het maken van kalenders, visitekaartjes, cv's of andere speciale documenten. Adobe biedt verschillende sjablonen waarmee u deze eenvoudig kunt maken.