Een standaardworkflow met bestandsbeheer

Met de Adobe InCopy LiveEdit Workflow-plug‑ins kunnen schrijvers en editors kopij in InCopy maken terwijl ontwerpers tegelijkertijd in Adobe InDesign de layout maken. Deze workflow bevat containerbestanden, toewijzingen genoemd, voor het samenvoegen van stukken tekst die bij elkaar horen, gereedschappen voor het blokkeren van bestanden en meldingsgereedschappen voor het delen en bijwerken van bestanden in InCopy of InDesign via een gezamenlijk netwerk of in gecomprimeerde pakketten die via e-mail kunnen worden verstuurd.

In een workflow op een gezamenlijk netwerk kunnen InDesign-gebruikers tekst en afbeeldingen naar een gedeelde bestandslocatie op een bestandssysteem exporteren, waar de bestanden beschikbaar zijn voor InCopy-gebruikers die de inhoud willen schrijven en bewerken. Geselecteerde tekstkaders en afbeeldingskaders worden geëxporteerd naar de toewijzing of geëxporteerd als aparte InCopy-bestanden, waar zij onderdeel worden van het beheerde proces en aan het InDesign-document worden gekoppeld. Deze gedeelde bestanden worden ook beheerde bestanden genoemd. Wanneer gebruikers in het toewijzingsbestand of het InDesign-bestand werken dat op een lokale server staat, worden wijzigingen in de gekoppelde layout of inhoud doorgegeven aan alle gebruikers die deel uitmaken van de workflow voor dat document.

Meerdere InCopy- of InDesign-gebruikers kunnen hetzelfde inhoudsbestand gelijktijdig openen en meerdere InCopy-gebruikers kunnen hetzelfde toewijzingsbestand gelijktijdig openen. Slechts één gebruiker kan het InCopy-bestand uitchecken voor bewerken. De overige gebruikers kunnen het bestand alleen lezen. De gebruiker die een beheerd InCopy-bestand uitcheckt, kan zijn of haar werk delen met andere gebruikers door het bestand op een voor ieder toegankelijke server op te slaan of door het bestand terug te sturen naar de InDesign-gebruiker. In het laatste geval kunnen andere gebruikers het bestand alleen bewerken als het opnieuw is ingecheckt. Dankzij dit systeem hebben meerdere gebruikers toegang tot hetzelfde bestand, maar kunnen ze elkaars werk niet overschrijven.

Raadpleeg de InCopy LiveEdit Workflow-handleiding (PDF-bestand) op www.adobe.com/go/learn_liveedit_nl voor meer informatie.

Manieren om met inhoud in InCopy te werken

Inhoud is een tekst die een of meer kaders beslaat, of een geïmporteerde afbeelding. Er zijn vijf manieren waarop met inhoud in InCopy kan worden gewerkt: een toewijzingsbestand openen, een toewijzingspakket openen, een gekoppeld InCopy-bestand openen, een InDesign-bestand openen waaraan InCopy-bestanden zijn gekoppeld, of inhoud volledig in InCopy maken.

Toewijzingsbestanden openen die in InDesign zijn gemaakt

InDesign-gebruikers kunnen een toewijzingsbestand maken en aangeven welke inhoud door andere gebruikers mag worden gebruikt. Met deze methode kan de InDesign-gebruiker samenhangende onderdelen (kop, tekst, illustraties, bijschriften enzovoort) samenvoegen en deze vervolgens aan verschillende InCopy-gebruikers toewijzen om te schrijven of te redigeren. InCopy-gebruikers openen het toewijzingsbestand en kunnen alleen die onderdelen bewerken die aan hen zijn toegewezen. In de live layoutweergave zien ze hoe hun bewerkte kopie zich verhoudt tot de InDesign-layout, zonder dat ze het hele InDesign-document hoeven te openen. Als de layout verandert, moet de InDesign-gebruiker de toewijzingen bijwerken en de InCopy-gebruikers op de hoogte stellen van de wijzigingen. U kunt toewijzingsbestanden via een server of via toewijzingspakketten beschikbaar maken.

Toewijzingspakketten openen

Een workflow met toewijzingspakketten is vooral handig wanneer ontwerpers en schrijvers aan hetzelfde project werken maar geen toegang tot een lokale server hebben. In een dergelijke situatie kan de InDesign-gebruiker een of meerdere pakketten maken en de gecomprimeerde bestanden via e‑mail naar de desbetreffende InCopy-gebruikers sturen. De InCopy-gebruikers kunnen de toewijzingspakketten openen, de inhoud bewerken en vervolgens de pakketten terugsturen naar de InDesign-gebruiker die daarop het document bijwerkt.

Gekoppelde InCopy-bestanden openen die zijn geëxporteerd uit InDesign

In bepaalde workflows kunnen InDesign-gebruikers tekst en afbeeldingen exporteren als afzonderlijke bestanden, in plaats van ze samen in een toewijzingsbestand te plaatsen. Het exporteren van afzonderlijke bestanden is handig als u werkt met afbeeldingen en teksten die niet met elkaar samenhangen. De InCopy-gebruikers kunnen echter niet zien hoe de inhoud er in de InDesign-inhoud komt uit te zien.

InDesign-documenten openen waaraan InCopy-bestanden zijn gekoppeld

Als gebruikers van InCopy alle pagina-onderdelen in de context van een complete layout willen zien, kunnen zij het InDesign-document in InCopy openen en bewerken. Deze benadering kan van pas komen bij het bewerken en passend maken van inhoud als het belangrijk is om de gehele layout te kunnen bekijken of wanneer er veel artikelen in een document moeten worden bewerkt. Nadat de InCopy-gebruiker de artikelen heeft bewerkt, kan de InDesign-gebruiker de koppelingen naar de gewijzigde bestanden bijwerken. Als de InDesign-gebruiker de layout wijzigt, wordt de InCopy-gebruiker daarvan op de hoogte gebracht wanneer het InDesign-document wordt opgeslagen.

Inhoud volledig samenstellen in InCopy

U kunt in InCopy inhoud maken die volledig losstaat van een InDesign-bestand. In deze zelfstandige bestanden kunt u tekst invoeren en tekst verfraaien door lettertypen en stijlen toe te wijzen en afbeeldingen uit andere toepassingen (zoals Adobe Illustrator en Adobe Photoshop) te importeren. U kunt ook labels toewijzen voor gebruik in XML. Dit is een handige optie in een workflow waar eerst de inhoud wordt gemaakt en vervolgens pas wordt opgemaakt. Verder kunt u het tekstgedeelte, het paginaformaat en de afdrukstand instellen en wijzigen voor zelfstandige InCopy-documenten. Als het artikel later wordt gekoppeld aan een InDesign-document, hebben de instellingen in InDesign echter voorrang boven de instellingen in InCopy.

Beheerde bestanden

Om een bestand te kunnen beheren moet het aan een toewijzingsbestand worden toegevoegd, vanuit InDesign als InCopy-inhoud worden geëxporteerd of als InCopy-inhoud in InDesign worden geplaatst. Beheerde bestanden geven beide status en eigendom van inhoud door. Met beheerde bestanden kunt u:

• Artikelen vergrendelen en ontgrendelen om de integriteit van het bestand te behouden.

• De InCopy-gebruikers waarschuwen wanneer de gekoppelde InDesign-layout is verouderd.

• De gebruiker die met een bestand werkt identificeren.

• De gebruikers waarschuwen wanneer een InCopy-inhoudsbestand is verouderd, door iemand anders wordt gebruikt of kan worden bewerkt. Methoden voor het waarschuwen zijn onder andere waarschuwingsberichten, kaderpictogrammen, statuspictogrammen in het deelvenster Koppelingen en statuspictogrammen in het deelvenster Toewijzingen.

Alleen-lezen bestanden

Zodra een inhoudsbestand wordt beheerd, is dat te allen tijde een alleen-lezen bestand voor alle gebruikers in de workflow, met uitzondering van degene die het inhoudsbestand heeft uitgecheckt. Door de software wordt een vergrendelingsbestand (.idlk-bestand) gemaakt wanneer een gebruiker een inhoudsbestand uitcheckt, waardoor alleen die gebruiker het bestand kan bewerken. Alleen-lezen bestanden hebben de volgende kenmerken:

• Een InCopy-gebruiker kan tekst in dergelijke bestanden niet handmatig opmaken. Als er echter teken- of alineastijlen op die tekst zijn toegepast, kan een InDesign-gebruiker de definitie van die stijlen wijzigen waardoor de opmaak van de tekst wordt gewijzigd, ook als het bestand aan iemand anders is uitgecheckt. Deze wijzigingen in de stijldefinitie worden in de tekst zichtbaar wanneer de InDesign-gebruiker het bestand bijwerkt.

• Over het algemeen kan een InCopy- en een InDesign-gebruiker geen objecten, zoals tekst en toegepaste stijlen, in vergrendelde InCopy-inhoud wijzigen. Sommige objecten, zoals teken- en alineastijlen, worden alleen door de inhoud gebruikt. U kunt bijvoorbeeld niet wijzigen hoe een tekenstijl wordt toegepast op objecten in vergrendelde inhoud, maar wel de tekenstijl zelf, waardoor de vormgeving van de tekst verandert.

• Een InDesign-gebruiker kan behalve de marges en kolommen van de tekstinhoud ook de vorm, locatie en het aantal tekstkaders in het artikel wijzigen.

• Een InDesign-gebruiker kan de geometrie en de opmaak van een afbeeldingskader wijzigen zonder dat hiervoor de afbeelding moet worden uitgecheckt. Een InCopy-gebruiker kan geen afbeeldingskader of opmaak van het kader wijzigen. Zowel InDesign- als InCopy-gebruikers moeten echter het afbeeldingskader uitchecken om de afbeelding te kunnen wijzigen (voor bijvoorbeeld roteren of schalen).

Aanbevolen werkwijzen voor het gebruik van beheerde bestanden

Gebruik de volgende werkwijzen om er zeker van te zijn dat u met de meest actuele inhoud werkt en niet het werk van iemand anders overschrijft:

• Sla toewijzingsbestanden op een server op waartoe alle leden van het team toegang hebben. Als er teamleden zijn die geen toegang tot een server hebben, maakt u toewijzingspakketten en stuurt u die pakketten naar de teamleden.

• Wanneer u een toewijzing maakt, wordt er een speciale map voor het toewijzingsbestand en de inhoud gemaakt. Gebruik deze toewijzingsmappen voor het beheren van toewijzings- en inhoudsbestanden. Dit maakt het beheren van gedeelde bestanden in een werkgroep eenvoudiger en zorgt ervoor dat gebruikers de juiste bestanden openen.

• Open in InCopy het toewijzingsbestand in plaats van een afzonderlijk InCopy-artikel. Op die manier kunt u in de drukproefweergave bekijken of de tekst op de pagina past en in de layoutweergave de layout controleren. Als u inhoud zonder behulp van toewijzingsbestanden exporteert, kunt u de copyfit en layout alleen controleren door het InDesign-bestand te openen.

• Als u een toewijzingsbestand opent, een InDesign-document opent of inhoud in InDesign of InCopy uitcheckt, moeten de kaderranden zichtbaar zijn (Weergave > Extra's > Kaderranden tonen), zodat u de kaderpictogrammen ziet wanneer deze verschijnen.

• Als u in InDesign bestanden uit de workflow moet verwijderen (bijvoorbeeld vanwege een productiedeadline), kunt u deze bestanden ontkoppelen of een toewijzingspakket annuleren.

Voorbeelden van een workflow met beheerde bestanden

Wanneer u workflowbeheer instelt tussen InCopy en InDesign, kunnen schrijvers en editors documenten samenstellen, herschrijven, uitbreiden en bewerken op het moment dat ontwerpers de layout voorbereiden. Tot gedeelde workflows behoren het beheren van bestanden op een lokale server, het delen van bestanden via e-mailpakketten of een willekeurige combinatie van beide.

In deze workflow wordt ervan uitgegaan dat u een standaard InDesign-sjabloon met layoutgeometrie, stijlen en plaatsaanduidingstekst hebt. Layoutgeometrie omvat pagina-afmetingen en tekst- en afbeeldingskaders. In InCopy worden deze items gebruikt voor een juiste plaatsing van de gegevens op de pagina.

Workflow met een lokale server

1. Maak in InDesign toewijzingen en voeg er inhoud aan toe.

Hierdoor worden geëxporteerde tekst- en afbeeldingskaders in het beheerde proces samengevoegd, waar InCopy-gebruikers deze kunnen schrijven en bewerken.

2. Maak de toewijzingsbestanden beschikbaar voor InCopy-gebruikers.

Sla de bestanden op een server op die voor alle workflowgebruikers toegankelijk is.

3. Open het toewijzingsbestand in InCopy, check een artikel of afbeelding uit en bewerk het artikel of de afbeelding.

In InCopy worden de bestanden met inhoud die aan u is toegewezen, weergegeven in het deelvenster Toewijzingen. Als u het bestand op een lokale server opslaat, worden de wijzigingen in het bestandssysteem opgeslagen en iedereen die met dat document (de InDesign-layout of een ander bestand met beheerde inhoud in het document) werkt, wordt op de hoogte gesteld van de wijzigingen. Deze gebruikers kunnen de inhoud bijwerken en de laatste wijzigingen bekijken. De inhoud blijft uitgecheckt totdat u deze weer incheckt.

4. Werk in InDesign aan de lay-out.

InDesign-gebruikers kunnen met de documentlayout werken, of de inhoudsbestanden nu wel of niet in InCopy worden bewerkt. Het document hoeft hiervoor niet te worden uitgecheckt. Wanneer de InCopy-gebruiker de uitgecheckte inhoud opslaat, kan de InDesign-gebruiker die inhoud bijwerken in de layout en de laatste revisies bekijken.

5. Ga in InCopy verder met uw werk.

Wanneer u de bewerkingen hebt doorgevoerd, checkt u de inhoud in. Andere gebruikers kunnen de inhoud uitchecken en ermee werken. Als een gebruiker de layout gelijktijdig in InDesign wijzigt, kunt u de layoutgeometrie tijdens uw werkzaamheden bijwerken en bekijken.

6. Controleer in InDesign of alle inhoud is ingecheckt.

Dankzij de beheerde workflow kunt u zien wie een bestand heeft uitgecheckt. Zodra inhoudsbestanden zijn ingecheckt, kunnen InDesign-gebruikers de bestanden uitchecken en de layout waar nodig afwerken.

Workflow voor e-mailpakket

1. Maak in InDesign toewijzingspakketten en verzend deze.

Maak toewijzingspakketten en wijs inhoud toe aan de juiste InCopy-gebruikers, en verzend vervolgens de pakketten naar de InCopy-gebruikers. De pakketbestanden worden automatisch uitgecheckt, zodat conflicten bij het bewerken worden voorkomen.

2. Open het toewijzingsbestand in InCopy, check een artikel of afbeelding uit en bewerk het artikel of de afbeelding.

Wanneer u een toewijzingspakket via e-mail ontvangt, kunt u dubbelklikken op het pakket om dit te openen in InCopy. Wijzigingen die u aanbrengt in het bestand worden alleen lokaal opgeslagen. Andere gebruikers ontvangen geen bericht als u wijzigingen aanbrengt.

3. Werk in InDesign aan de lay-out.

InDesign-gebruikers kunnen met de documentlayout werken, of de inhoudsbestanden nu wel of niet in een pakket zijn opgenomen. Het document hoeft hiervoor niet te worden uitgecheckt. Als u de layout of toewijzingen moet bijwerken, kunt u een bijgewerkt pakket naar de InCopy-gebruikers sturen.

4. Retourneer het bewerkte pakket in InCopy.

Voer de gewenste bewerkingen uit, check de inhoud in en retourneer het gewijzigde pakket. Andere gebruikers kunnen de inhoud vervolgens uitchecken, de laatste wijzigingen bekijken en aan het bestand werken.

5. Controleer in InDesign of alle inhoud is ingecheckt.

Dankzij de beheerde workflow kunt u zien wie een bestand heeft uitgecheckt. Nadat de toewijzingspakketten door de andere gebruikers zijn geretourneerd, worden de artikelen in de toewijzingspakketten ingecheckt. InDesign-gebruikers kunnen de bestanden uitchecken en de layout waar nodig afwerken.

Gebruikersidentificatie invoeren

Alle gebruikers in de workflow moeten een gebruikersnaam hebben. Deze identificatie geeft aan wie een bepaald bestand heeft uitgecheckt. Deze informatie kan door de andere gebruikers worden bekeken en is nodig om een bestand voor bewerken te kunnen uitchecken.

Als u al een gebruikersnaam hebt opgegeven en u wilt deze wijzigen, moet u uitgecheckte inhoud inchecken. Als u een gebruikers-id tijdens het bewerken wijzigt, kunt u uw bevoegdheid voor het bewerken van de uitgecheckte inhoud kwijtraken. De inhoud wordt onder een andere naam uitgecheckt.

De gebruikers-id is specifiek voor een toepassing. Geen enkele gebruiker kan meerdere gebruikers-id's per toepassing hebben.

Als u bent vergeten aan de hand van deze methode een gebruikersnaam op te geven, wordt u gevraagd een gebruikersnaam in te voeren wanneer u uw eerste workflowactie gaat uitvoeren.

Workflowpictogrammen

Pictogrammen kunnen op tekst- en afbeeldingskaders, in het deelvenster Toewijzingen en op de artikelbalk (alleen InCopy) worden weergegeven. De pictogrammen voor Status bewerken staan naast het beheerde bestand in het deelvenster Koppelingen en het deelvenster Toewijzingen en geven de inhoudsstatus door. Pictogrammen kunnen worden weergegeven op kaders die een gekoppeld InCopy-artikel bevatten (in de layoutweergave in zowel InDesign als InCopy). Deze pictogrammen geven de inhoudsstatus door en kunnen worden gebruikt om beheerde en niet-beheerde inhoud van elkaar te onderscheiden. De bijbehorende gereedschapstip geeft de bewerkstatus en het eigendom aan. U kunt de kaderpictogrammen alleen weergeven als kaderranden in InDesign en InCopy zichtbaar zijn (Weergave > Extra's > Kaderranden tonen).