Saiba como exportar um documento, um livro ou documentos selecionados em um livro como um único arquivo PDF.

Sobre o Adobe PDF

PDF (Portable Document Format) é um formato de arquivo universal que preserva as fontes, as imagens e o layout de documentos de origem criados em diversos aplicativos e plataformas. O Adobe PDF é o padrão para a distribuição e o intercâmbio seguros e confiáveis de formulários e documentos eletrônicos em todo o mundo. Os arquivos Adobe PDF são compactos e completos. Qualquer pessoa que possua o software Adobe Reader® gratuito pode compartilhá-los, exibi-los e imprimi-los.

O Adobe PDF é muito eficiente em processos de editoração de impressão. Um composto da sua arte salvo em Adobe PDF transforma-se em um arquivo compacto e confiável que você ou seu prestador de serviços pode exibir, editar, organizar e usar para gerar uma prova. Em seguida, no momento certo do processo de produção, o prestador de serviços poderá imprimir diretamente o arquivo PDF ou processá-lo usando ferramentas de várias origens para tarefas de pós-processamento, como verificações de comprovação, trapping, imposição e separação de cores.

Ao salvar um arquivo no Adobe PDF, você pode optar por criar um arquivo compatível com PDF/X. O PDF/X (Portable Document Format Exchange) é um subconjunto do Adobe PDF que elimina muitas das variáveis de cor, fonte e interrupção que causam problemas de impressão. O PDF/X pode ser usado onde quer que PDFs sejam trocados como páginas-mestre digitais para produção de impressão—na criação ou saída de um estágio do processo de produção, desde que os aplicativos e dispositivos suportem PDF/X.

Os Adobe PDFs podem solucionar os seguintes problemas associados a documentos eletrônicos:

Problema comum

Solução do Adobe PDF

Os destinatários não podem abrir arquivos porque não têm os aplicativos usados para criar esses arquivos.

Qualquer pessoa pode abrir um PDF em qualquer local. Basta ter o software Adobe Reader gratuito.

A combinação de arquivos eletrônicos e cópias impressas é difícil de pesquisar, ocupa muito espaço e exige o aplicativo no qual o documento foi criado.

Os PDFs são compactos, totalmente passíveis de pesquisa e podem ser acessados sempre que desejado por meio do Reader. Vínculos tornam os PDFs fáceis de navegar.

Os documentos são exibidos de forma incorreta em dispositivos portáteis.

PDFs marcados refletem o texto que deve fluir para exibição em Plataformas móveis, tais como Palm OS®, Symbian™ e Pocket PC®.

Os documentos com formatação complexa não são acessíveis a leitores com deficiência visual.

PDFs marcados contêm informações sobre conteúdo e estrutura, que os tornam leitores de tela acessíveis.

Exportar como PDF para impressão

A exportação de um documento ou livro para Adobe PDF é tão simples quanto usar as configurações padrão de impressão de alta qualidade, ou tão personalizada quanto o necessário para atender à sua tarefa. As configurações de exportação para PDF especificadas são salvas com o aplicativo e se aplicam a todos os novos documentos ou livros do InDesign exportados para PDF, até serem alteradas novamente. Para aplicar rapidamente configurações personalizadas a arquivos PDF, é possível usar predefinições.

Você pode exportar um documento, um livro ou documentos selecionados em um livro como um único arquivo PDF. Você também pode copiar o conteúdo do layout do InDesign para a Área de transferência e, desse conteúdo, criar automaticamente um arquivo PDF. (Isso é útil para colar um arquivo PDF em outro aplicativo, como o Adobe Illustrator.)

Ao exportar para PDF um arquivo do InDesign, você pode preservar elementos de navegação (como entradas de sumários e de índice) e recursos interativos (como hiperlinks, marcadores, clipes de mídia e botões). Tem a opção também de exportar para PDF camadas não imprimíveis, camadas ocultas e objetos não imprimíveis. Se você estiver exportando um livro, poderá mesclar camadas com nomes idênticos utilizando o painel Livro.

Para mais informações sobre como criar documentos PDF acessíveis, consulte Acessibilidade Adobe InDesign.

Exportar um documento aberto para PDF para impressão

  1. Escolha Arquivo > Exportar.

  2. Especifique um nome e um local para o arquivo.

  3. Selecione Usar o nome do documento do InDesign como nome do arquivo de saída, se deseja que o PDF exportado tenha o mesmo nome do documento na próxima exportação.

  4. Para Salvar Como Tipo (Windows) ou Formato (Mac OS), escolha Adobe PDF (Imprimir) e clique em Salvar.

    Quando a opção Adobe PDF (impressão) é selecionada, não é possível incluir elementos interativos no PDF. Para exportar um documento interativo para PDF, consulte Documentos PDF dinâmicos.

  5. Siga um destes procedimentos:
    • Para usar um conjunto predefinido de opções de trabalhos de impressão, escolha uma predefinição no menu Predefinições do Adobe PDF.
    • Para criar um arquivo PDF/X file, escolha uma predefinição PDF/X no menu Predefinições do Adobe PDF, ou escolha um formato predefinido PDF/X no menu Padrões.
    • Para personalizar opções, selecione uma categoria na lista à esquerda e defina as opções.
  6. Como Compatibilidade, escolha a versão de PDF mínima necessária para abrir os arquivos criados.
  7. Especifique as seguintes Opções de acessibilidade na guia Avançado, se necessário:

    Exibir título

    Escolha o que será exibido na barra de título do Acrobat quando abrir o PDF. As opções disponíveis são Título do documento e Nome de arquivo.

    Idioma

    Escolha o idioma do documento para o PDF. Isso determina o idioma padrão do PDF exportado.  Se o idioma necessário não estiver na lista, você também pode digitar o código ISO de linguagem padrão.

  8. Clique em Exportar (Windows) ou Salvar (Mac OS).

Observação:

Para redefinir as opções para o padrão, na caixa de diálogo Exportar Adobe PDF, mantenha pressionada a tecla Alt (Windows) ou Option (Mac OS) e clique em Redefinir. O botão Cancelar alterna para Redefinir.

Preparar as camadas antes de exportar um livro para PDF

Ao exportar um livro para PDF, você pode mostrar e ocultar camadas do InDesign no documento PDF. Para evitar a duplicação de nomes de camadas no PDF, é possível mesclar as camadas na exportação.

Se a opção Mesclar camadas com nomes idênticos na exportação estiver selecionada, os nomes de camadas aparecerão com o mesmo nome de livro no Acrobat ou no Reader. Caso essa opção não seja selecionada, os nomes de camadas aparecerão separadamente com cada nome de documento.

  1. Se você não deseja que certas camadas sejam mescladas, atribua-lhes nomes exclusivos em cada documento do livro.

    Como os nomes de camadas fazem distinção entre maiúsculas e minúsculas, as camadas Arte e arte não são mescladas.

  2. No menu do painel Livro, selecione Mesclar camadas com nomes idênticos na exportação.

    Observação:

    Ao exportar o livro para PDF, verifique se a opção Criar camadas do Acrobat está selecionada. Para selecioná-la, use o Acrobat 6 (PDF 1.5) ou posterior para a opção Compatibilidade.

Exportar um livro para PDF

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para criar um PDF de todo o livro, clique em uma área em branco do painel Livro para desmarcar documentos selecionados e selecione Exportar livro para PDF no menu do painel Livro.
    • Para criar um PDF com os documentos de um livro, selecione os documentos no painel Livro e selecione a opção Exportar para PDF os documentos selecionados no menu do painel Livro.
  2. Especifique um nome e local para o arquivo PDF e clique em Salvar.
  3. Escolha uma predefinição no menu Predefinições de Adobe PDF ou selecione uma categoria na lista à esquerda da caixa de diálogo Exportar Adobe PDF e personalize as opções.
  4. Clique em Exportar (Windows) ou Salvar (Mac OS).

Reduzir o tamanho dos PDFs

Se desejar, reduza o tamanho dos arquivos PDF que devam ser distribuídos somente para exibição ao exportar do InDesign. Estão descritas a seguir algumas técnicas de redução de tamanho que você pode usar na caixa de diálogo Exportar Adobe PDF.

  • Selecione [Smallest File Size] (menor tamanho de arquivo) no menu Predefinição do Adobe PDF.

  • Na área Compactação, diminua a resolução de imagens para 72 pixels por polegada, escolha compactação automática e selecione qualidade baixa ou média para imagens coloridas ou em escala de cinza. Quando trabalhar com imagens fotográficas, use compressão automática (JPEG); quando trabalhar com imagens predominantemente constituídas de cores sólidas, use compressão ZIP.

  • Na área Saída, use o Gerenciador de tintas para converter cores especiais em cores de escala.

Observação:

Para reduzir o tamanho de PDFs, abra o PDF no Acrobat 8.0 ou posterior, escolha Documento > Reduzir tamanho do arquivo e, em seguida, especifique o nível de compatibilidade. Para obter um maior controle, escolha Avançado > Otimizador de PDF.

Para obter informações sobre como reduzir o tamanho dos arquivos PDF, consulte a Ajuda do Acrobat e o site da Adobe.

Predefinições do Adobe PDF

Predefinição de PDF é um grupo de configurações que afetam o processo de criação de PDFs. Essas configurações são atribuídas de forma a equilibrar o tamanho e a qualidade do arquivo, dependendo de como o PDF será usado. A maioria das predefinições determinadas com antecipação é compartilhada entre componentes do Adobe Creative Suite, incluindo o InDesign, o Illustrator, o Photoshop e o Acrobat. Também é possível criar e compartilhar predefinições personalizadas para requisitos exclusivos de saída.

Algumas das predefinições relacionadas a seguir não estarão disponíveis até serem movidas, conforme necessário, da pasta Extras (onde são instaladas por padrão) para a pasta Configurações. Normalmente, as pastas Extras e Configurações estão localizadas em (Windows Vista e Windows7) ProgramData\Adobe\AdobePDF, (Windows XP) Documents and Settings\All Users\Application Data\Adobe\Adobe PDF, ou (Mac OS) Library/Application Support/Adobe PDF. Algumas predefinições não estão disponíveis em alguns componentes do Creative Suite.

As configurações personalizadas são encontradas em (Windows XP) Documents and Settings/[nome do usuário]/Application Data/Adobe/Adobe PDF/Settings, (Windows Vista e Windows 7) Users/[nome do usuário]/AppData/Roaming/Adobe/Adobe PDF/Settings, ou (Mac OS) Users/[nome do usuário]/Library/Application Support/Adobe/Adobe PDF/Settings.

Observação:

Verifique as configurações de PDF regularmente. As configurações não são revertidas automaticamente em configurações padrão. Aplicativos e utilitários que criam PDFs utilizam o último conjunto de configurações de PDFs definido ou selecionado.

Impressão de alta qualidade

Cria PDFs para impressão de qualidade em impressoras de mesa e dispositivos de prova. Essa predefinição usa o PDF 1.4, reduz a resolução de imagens coloridas e em tons de cinza a 300 ppi e imagens monocromáticas a 1200 ppi, incorpora subconjuntos de todas as fontes, não altera cores e não nivela a transparência (para tipos de arquivo compatíveis com a transparência). Esses PDFs podem ser abertos no Acrobat 5.0 e no Acrobat Reader 5.0 ou posterior. No InDesign, essa predefinição também cria PDFs marcados.

Illustrator Padrão (somente no Illustrator)

Cria PDFs nos quais todos os dados do Illustrator são preservados. Os PDFs criados com essa predefinição podem ser abertos novamente no Illustrator sem a perda de dados.

Páginas excessivamente grandes (somente no Acrobat)

Cria PDFs adequados para exibição e impressão de desenhos de engenharia maiores que 200 x 200 polegadas. Esses PDFs podem ser abertos no Acrobat e no Reader 7.0 ou posterior.

PDF/A-1b: 2005 (CMYK e RGB) (somente no Acrobat)

Usado para preservação a longo prazo (arquivamento) de documentos eletrônicos. O PDF/A-1b usa o PDF 1.4 e converte todas as cores em CMYK ou RGB, dependendo do padrão escolhido. Esses PDFs podem ser abertos em versões do Acrobat e do Reader 5.0 ou posterior.

PDF/X-1a (2001 e 2003)

O PDF/X-1a requer a incorporação de todas as fontes, a especificação das máscaras e sangrias apropriadas e a exibição das cores no modo CMYK, cores especiais ou ambos. Arquivos compatíveis devem conter informações que descrevam a condição de impressão para a qual foram preparados. Arquivos PDF criados para compatibilidade com o PDF/X-1a podem ser abertos no Acrobat 4.0 e no Acrobat Reader 4.0 ou posterior.

O PDF/X-1a usa o PDF 1.3, reduz a resolução de imagens coloridas e em tons de cinza a 300 ppi e imagens monocromáticas a 1200 ppi, incorpora subconjuntos de todas as fontes, cria PDFs sem marcas e nivela a transparência por meio da configuração Alta resolução.

Observação: as predefinições de PDF/X-1a:2003 e PDF/X-3 (2003) são colocadas no computador durante a instalação, mas não estarão disponíveis até serem movidas da pasta Extras para a pasta Configurações.

PDF/X-3

Essa predefinição cria um PDF baseado no padrão ISO PDF/X-3:2002. Os arquivos PDF criados nessa configuração podem ser abertos no Acrobat 4.0, no Acrobat Reader 4.0 ou posterior.

PDF/X-4 (2008)

Esses arquivos de criação predefinidos ISO PDF/X-4:2008 oferecem suporte para transparências vivas(a transparência não está nivelada) e gerenciamento de cores ICC. Arquivos PDF exportados com esta predefinição estão no formato PDF 1.4 para CS5 e no formato PDF 1.6 para CS5.5 e posterior. Imagens têm a resolução diminuída, são comprimidas, e as fontes são inseridas da mesma maneira que nas configurações PDF/X-1a e PDF/X-3. É possível criar arquivos compatíveis com PDF/X-4:2008 diretamente nos componentes do Creative Suite 4 e 5 (Illustrator, InDesign e Photoshop). O Adobe Acrobat 9 Pro fornece facilidades para validar e comprovar arquivos PDF em conformidade com PDF/X-4:2008 e também para converter outros arquivos não PDF para PDF/X-4:2008, se possível.

A Adobe recomenda PDF/X-4:2008 como o melhor formato de arquivo PDF para trabalhos de editoração de impressão.

Qualidade tipográfica

Cria arquivos PDF para produção de impressão de alta qualidade (por exemplo, impressão digital ou separações para uma fotocompositora ou um fixador de chapas), mas não cria arquivos compatíveis com o PDF/X. Nesse caso, a qualidade do conteúdo é a maior preocupação. O objetivo é preservar todas as informações no arquivo PDF necessárias para que a gráfica ou o prestador de serviços imprima o documento corretamente. Este conjunto de opções usa o PDF 1.4, converte cores em CMYK, reduz a resolução de imagens coloridas ou em tons de cinza a 300 ppi e imagens monocromáticas a 1200 ppi, incorpora subconjuntos de todas as fontes e preserva a transparência (para tipos de arquivo compatíveis com a transparência).

Esses arquivos PDF podem ser abertos no Acrobat 5.0 e no Acrobat Reader 5.0 ou posterior.

Observação: antes de criar um arquivo Adobe PDF a ser enviado a uma gráfica ou a um prestador de serviços de impressão, determine qual deverá ser a resolução da saída e outras configurações, ou solicite um arquivo .joboptions com as configurações recomendadas. Talvez você precise personalizar as configurações do Adobe PDF para um prestador específico e fornecer seu próprio arquivo .joboptions.

Menor tamanho do arquivo

Cria arquivos PDF para exibição na web, em uma intranet ou para distribuição por e-mail. Esse conjunto de opções usa recursos de compactação, de redução de resolução e uma resolução de imagem relativamente baixa. Ele converte todas as cores para sRGB e incorpora fontes. Também otimiza arquivos para tráfego de bytes. Para melhores resultados, evite utilizar essa predefinição se pretende imprimir o arquivo PDF.

Esses arquivos PDF podem ser abertos no Acrobat 5.0 e no Acrobat Reader 5.0 ou posterior.

Anúncios de revista 2006 (Japão)

Esta predefinição cria um PDF baseado nas regras de criação projetadas pelo comitê de Entrega de Dados Digitais.

Padrão (somente no Acrobat)

Cria arquivos PDF impressos em impressoras de mesa ou em copiadoras digitais, publicados em CDs ou enviados a clientes como prova de editoração. Este conjunto de opções usa a compactação e a redução de resolução para manter o tamanho do arquivo pequeno, mas também incorpora subconjuntos de todas as fontes (aceitas) usadas no arquivo, converte todas as cores em sRGB e imprime em uma resolução média. Observe que os subconjuntos de fontes do Windows não são incorporados por padrão. Arquivos PDF criados com esse arquivo de configuração podem ser abertos no Acrobat 6.0, no Acrobat Reader 6.0 ou posterior.

Personalizar predefinições do Adobe PDF

Embora as predefinições de PDF padrão sejam baseadas nas melhores dicas, você pode descobrir que o seu processo de produção ou o da sua impressora precisa de configurações de PDF especializadas que não estão disponíveis nas predefinições internas. Nesse caso, você ou o prestador de serviços pode criar predefinições personalizadas. As predefinições de Adobe PDF são salvas como arquivos .joboptions.

  1. Escolha Arquivo > Predefinições do Adobe PDF > Definir.
  2. Siga um destes procedimentos:
    • Para criar uma nova predefinição, clique em Novo. Se você quiser basear a nova predefinição em uma predefinição existente, selecione-a primeiro. Defina as opções de PDF e clique em OK. (Consulte Predefinições do Adobe PDF.)
    • Para editar uma predefinição personalizada existente, selecione-a e clique em Editar. Não é possível editar as predefinições padrão. Defina as opções de PDF e clique em OK.
    • Para excluir uma predefinição, selecione-a e clique em Excluir.
    • Para salvar uma predefinição em um local diferente da pasta padrão Configurações na pasta Adobe PDF, selecione-a e clique em Salvar como. Especifique um local e clique em Salvar.

Como alternativa, você pode criar uma predefinição personalizada ao salvar um arquivo PDF clicando em Salvar predefinição na parte inferior da caixa de diálogo Exportar Adobe PDF. Digite um nome para a predefinição e clique em OK.

Carregar predefinições do Adobe PDF

As novas predefinições de PDF (arquivos .joboptions) que você cria ficam armazenadas na pasta Configurações em:

Windows XP

Documents and Settings\[nome do usuário]\Application Data\Adobe\Adobe PDF

Windows Vista e Windows 7

Users\[nome do usuário]\AppData\Roaming\Adobe\Adobe PDF

Mac OS

User/[nome do usuário]/Library/Application Support/Adobe/Adobe PDF

Estas predefinições aparecem automaticamente no menu Predefinições do Adobe PDF.

As predefinições suplementares de PDF do InDesign estão instaladas na pasta Adobe PDF\Extras do sistema. Use o utilitário de pesquisa do sistema para localizar os arquivos .joboptions adicionais. Você também pode receber predefinições de PDF personalizadas de prestadores de serviços ou de outros profissionais. Para que sejam listadas no menu Predefinições do Adobe PDF, essas predefinições precisam ser movidas para a pasta Configurações manualmente ou por meio do comando Carregar.

Carregar predefinições de PDF

O comando Carregar é útil se você quiser carregar predefinições de PDF do InDesign CS2 ou enviadas para você.

  1. Escolha Arquivo > Predefinições do Adobe PDF > Definir.
  2. Clique em Carregar e selecione o arquivo .joboptions que deve ser carregado.

O arquivo .joboptions será copiado para a pasta Configurações onde as novas predefinições de PDF estão armazenadas.

Observação:

Para disponibilizar um arquivo .joboptions no menu Predefinições do Adobe PDF, também é possível arrastá-lo para a pasta Configurações onde as suas predefinições de PDF estão armazenadas.

Converter predefinições de PDF do InDesign CS

O InDesign CS e versões anteriores exportam predefinições de PDF com extensões .pdfs; já o InDesign CS2 e versões posteriores exportam predefinições de PDF com extensões .joboptions. Quando importado, um arquivo PDFS é convertido em um arquivo .joboptions e substitui as configurações como necessário. Por exemplo, se a opção RGB do monitor estiver selecionada como perfil de destino na área Saída no InDesign CS, ela será alterada automaticamente para RGB do documento no InDesign CS4.

  1. Escolha Arquivo > Predefinições do Adobe PDF > Definir.
  2. Clique em Carregar.
  3. Escolha Arquivos de configuração PDF de versão anterior (.pdfs) no menu Arquivos do tipo (Windows) ou Todos os arquivos no menu Ativar (Macintosh).
  4. Clique duas vezes no arquivo que deve ser convertido.

O arquivo aparece selecionado na lista de predefinições do Adobe PDF.

Painel Tarefas em segundo plano

Com a capacidade de exportar arquivos PDF em segundo plano, você pode continuar a trabalhar no seu documento em vez de esperar que o InDesign conclua a exportação. Você também pode enfileirar várias exportações de PDF em segundo plano. Use o painel Tarefas em segundo plano para exibir o progresso dos processos de exportação.

  1. Exporte um ou mais documentos para Adobe PDF.

  2. Para ver o progresso, selecione Janela > Utilitários > Tarefas em segundo plano.

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