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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

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Erstelle einen Power Automate-Ablauf, bei dem automatisch eine Kopie aller deiner vervollständigten Webformulare in einem zugehörigen SharePoint-Ordner gespeichert wird.

Übersicht

Durch diese Vorlage wird die Speicherung signierter Vereinbarungen aus dem Adobe Acrobat Sign-Dienst in einer SharePoint-Datei deiner Wahl automatisiert. Sobald der Signaturzyklus für eine Vereinbarung in Acrobat Sign abgeschlossen ist, wird die PDF des signierten Dokuments vom Ablauf abgerufen, in SharePoint wird eine neue Datei erstellt und die PDF wird am angegebenen Speicherort auf SharePoint gespeichert.

Eine Vereinbarung gilt als vollständig, wenn alle in der Vereinbarung festgelegten empfangenden Parteien ihre zugeordneten Aktivitäten (Signieren, Genehmigen, Ausfüllen des Formulars usw.) für die Vereinbarung abschließen.

Anwendungsbeispiele

  • Erstelle Einverständniserklärungen für Patienten bezüglich Impfinformationen, chirurgischen Eingriffen, Allergieinformationen und versicherungstechnischen Ermächtigungen, speichere Rechnungen für medizinische Dienstleistungen usw.
  • Erstelle Immatrikulationsformulare für Schulkinder und Studierende, Anmeldeformulare für Kursteilnehmende, Vertragserweiterungen für Arbeiten auf dem Campus oder in Clubs und Anmeldeformulare für Forschungsteilnehmende.
  • Erstelle Versand-, Liefer- und Empfangsbestätigungen, verfolge Lagerbestände nach und erstelle Bestätigungen für Qualitätskontrollen.

Voraussetzungen

  • Der Ablauf muss von Kontoadmins im Acrobat Sign-Konto erstellt werden.
  • Hierfür ist ein gültiges SharePoint-Online-Konto erforderlich.
  • Vor Ausführung des Ablaufs muss auf SharePoint der Zielordner für die signierten PDF-Dateien eingerichtet werden.

Ablauf aktivieren

  1. Navigiere zu Workflows > Power Automate > Workflow erstellen.

    Navigationsschritte zu der Seite „Power Automate – Workflow erstellen“.

  2. Gib auf der Seite Was möchtest du heute automatisieren? SharePoint in die Suchleiste ein.

  3. Wähle den Workflow, den du aktivieren möchtest, aus.

    Seite „Workflow erstellen“ mit Suchergebnissen und der hervorgehobenen Schaltfläche „Start“

  4. Die Seite Ablauf erstellen wird geladen und Folgendes wird angezeigt:

    • Der bearbeitbare Name des Ablaufs. Dabei handelt es sich um den Namen der ursprünglichen Vorlage, der bearbeitet werden kann.
    • Die Connectoren, die für die Vervollständigung des Ablaufs erforderlich sind.
      • Ein Connector ist ein Wrapper um den API-Code, der eine benutzungsfreundliche Schnittstelle für die Erfassung der Informationen bereitstellt, welche für die Authentifizierung der einzelnen erforderlichen Dienste benötigt werden und mit denen der Ablauf für die Bedürfnisse einer bestimmten nutzenden Person personalisiert wird. Du musst zuerst die authentifizierte Verbindung herstellen. In einem der folgenden Schritte wirst du aufgefordert, alle für den Connector benötigten Informationen anzugeben.
      • Wähle zur Authentifizierung eines Connectors die drei Punkte neben dem Connector aus. Es wird ein Authentifizierungsfenster für den Dienst (Anwendung) angezeigt, in das die Anmeldedaten der Benutzenden eingegeben werden können.
        Nach erfolgreicher Authentifizierung wird eine dauerhafte Verbindung zwischen dem Dienst und Power Automate hergestellt.
        Mit einem grünen Häkchen neben den drei Punkten wird angezeigt, dass eine authentifizierte Verbindung besteht.

    Authentifiziere die einzelnen Connectoren im Abschnitt Anmelden.

  5. Wähle Weiter aus, sobald alle Connectoren authentifiziert wurden.

    Power Automate zwischen Acrobat Sign und SharePoint mit geöffnetem Authentifizierungsfenster

  6. Die Seite wird aktualisiert, um die Pflichtfelder der Connectoren anzuzeigen.

    Für diesen Ablauf ist Folgendes erforderlich:

    • Adresse der SharePoint-Site: Beispiel: https://example.com/sites/sitename
    • Zielordner: Zielordner für die signierten PDF-Dateien. Beispiel: /Ereignisse/Anhänge
    • Dateiname: Dem Feld „Dateiname“ können Elemente der Vereinbarung hinzugefügt werden, mit denen dann bei der Speicherung in SharePoint der Dateiname erstellt wird. Zum Beispiel können die Werte Vereinbarungsname und Ereignisdatum (Erstellungsdatum der PDF) hinzugefügt werden, um einen eindeutigen Dateinamen mit diesen Werten zu generieren. Wenn der Vereinbarungsname beispielsweise „Test“ lautet und das Ereignisdatum 2023-06-12 (im Format JJJ-MM-TT), wird die Datei in SharePoint unter dem Namen „Test_2023-06-12.pdf“ gespeichert. 
    Seite „Ablauf erstellen“ mit den Pflichtfeldern für die Konfiguration der Connectoren

    Durch die Auswahl von Im erweiterten Modus bearbeiten werden die Detailansicht der Connectoren und alle verfügbaren Felder geöffnet, die zur Feinabstimmung des Ablaufs verwendet werden können.

    Nur Benutzende mit einem umfassenden Verständnis von Power Automate sollten eine erweiterte Bearbeitung versuchen.

    Erweiterte Bearbeitungsansicht mit drei Connectoren

  7. Wähle nach Eingabe aller erforderlichen Feldwerte Ablauf erstellen aus.

    Die Erstellung des Ablaufs kann einige Sekunden dauern.  Anschließend wird die Verwaltungsseite des Ablaufs angezeigt. 

    Seite „Ablaufverwaltung“

    Hinweis:

    Abläufe werden mit dem Status „aktiviert“ erstellt. Wenn dein Ablauf nicht aktiv sein soll, wähle in der oberen Aktionsleiste die Option Deaktivieren aus.

Vorlage verwenden

Diese Vorlage wird durch ein Ereignis ausgelöst (wenn ein Vereinbarungsstatus auf „abgeschlossen“ aktualisiert wird).

Bei ordnungsgemäßer Konfiguration und Aktivierung wird der Ablauf automatisch ausgeführt, wenn das Auslöserereignis eintritt. Es ist keine Interaktion von Benutzenden erforderlich.

Der Ablauf wird bis zur Deaktivierung ausgeführt, sofern das Power Automate-Konto der Kundschaft über Transaktionen verfügt (entweder durch die in der Integration enthaltenen Berechtigungen oder durch direkt bei Microsoft erworbenes Volumen).

Vorlage testen

Sobald du die erforderlichen Einzelheiten in die Ablaufvorlage eingetragen hast, musst du die Schaltfläche Ablauf erstellen auswählen, um den Ablauf für die Verwendung zu aktivieren. Sobald der Ablauf aktiviert wurde, kannst du einen Test durchführen.

  1. Überprüfe deinen SharePoint-Ordner, um zu überprüfen, ob die signierte Vereinbarung hinzugefügt wurde.

Behebung häufig auftretender Fehler

  • Manchmal wird der Ablauf nach dem Abschluss des Vereinbarungs-Workflows nicht ausgelöst.

    Suche in solchen Fällen auf der Detailseite nach Auslösefehlern (mit Meldungen) und behebe diese.

  • Connector-Konfiguration: Wenn mehrere SharePoint-Konten vorhanden sind, kann es vorkommen, dass die aktuelle Sitzung unter einem anderen Konto angemeldet ist. Dies hat zur Folge, dass die Datei nicht im richtigen Konto verfügbar ist.

    Vergewissere dich in solchen Fällen, dass du bei dem richtigen Konto angemeldet bist.

  • Die Angabe eines falschen Ordnerpfads kann zu Ablauffehlern führen. Beispielsweise würde /Apps/TestFiles/ zu einem Fehler führen, wenn TestFiles oder Apps nicht vorhanden ist.

    Es ist immer sicherer, über den im Dropdown-Menü angezeigten Pfad zu navigieren bzw. diesen zu wählen.

  • Berechtigungen: Achte darauf, dass Adobe Acrobat Sign über die richtigen Berechtigungen für den Zugriff auf den SharePoint-Ordner verfügt. Andernfalls kann das Dokument nicht am angegebenen Speicherort gespeichert werden.

    Normalerweise ist ein grünes Häkchen rechts neben dem Connector ein gutes Indiz dafür, dass der Connector wie erwartet konfiguriert ist. Etwaige Fehler werden mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Klicke darauf, um weitere Informationen zu erhalten.

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