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Automatische Felderkennung nach dem Hochladen eines Dokuments

 

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Wird ein neues Formular in die Authoring-Umgebung hochgeladen, wertet Adobe Acrobat Sign das Dokument aus und identifiziert Merkmale auf der Seite, die darauf hindeuten, dass an diesen Stellen vermutlich Kandidatenfelder benötigt werden.

Kandidatenfelder, die sich in unmittelbarer Nähe eines Signaturfelds befinden, werden weiter ausgewertet, um zu ermitteln, ob die Feldtypen vorhersehbar sind, und es wird versucht, den logischen Feldtyp zu platzieren (zum Beispiel vollständige Namen, Signaturdaten, Titel, Firmen).

Kandidatenfelder können von Erstellenden als platziert akzeptiert, gelöscht oder in andere Feldtypen umgewandelt werden.

Und so funktioniert's

Die Felderkennung erfolgt automatisch, wenn ein Dokument in die Erstellungsumgebung gesendet wird. Das schließt den Vorgang zum Erstellen einer Vorlage oder eines Webformulars oder während eines einzelnen Sendeereignisses ein.

  • Wenn Kandidatenfelder identifiziert wurden, wird oben in der Mitte des Authoring-Fensters das Popup-Dialogfeld „Alle Felder platzieren“ angezeigt.
  • Wenn die Schaltfläche Alle Felder platzieren ausgewählt wird, werden alle Seiten im Dokument ausgewertet und alle Felder platziert.
  • Wenn du das Dialogfeld mit dem X oben rechts im Popup schließt, werden keine Felder platziert.
    • Wenn Felder manuell an einer Stelle platziert werden, von der die Felderkennung ursprünglich annahm, dass dort ein Feld platziert werden sollte, wird dieses Feld platziert und in den Bereich eingepasst, den die automatische Felderkennung ursprünglich definiert hat. Dieses Feld kann wie gewohnt in der Größe verändert und verschoben werden.
    • Wenn ein Feld gelöscht und dann neu hinzugefügt wird, wird die automatische Skalierung und Anpassung des Felds nicht ausgelöst und das platzierte Feld verwendet seine Standardgröße.
ML-Version der automatischen Felderkennung

  • Wenn das Dialogfeld für die Feldplatzierung geschlossen ist und du es erneut anzeigen lassen möchtest, wähle den Link Felder zurücksetzen in der rechten unteren Ecke des Fensters (über den Schaltflächen Zurück und Senden) aus.
Link „Felder zurücksetzen“

  • Wenn keine Kandidatenfelder erkannt wurden, wird das Dialogfeld Alle Felder platzieren nicht angezeigt.
Hinweis:

Die Felderkennung wird nicht ausgelöst, wenn:

  • Das hochgeladene Dokument bereits Felder eines beliebigen Typs enthält (Text-Tags oder AcroForm-Felder).
  • Das Dokument mehr als 25 Seiten lang ist.
  • Es wird ein Kennwort zum Schutz des signierten Dokuments während der Vereinbarungskonfiguration eingerichtet.

Erstellende sollten jedes Feld auswerten, um sicherzustellen, dass das Feld korrekt platziert ist, und um die Feldeigenschaften festzulegen, insbesondere den Feldnamen, die Feldzuweisung und den Feldtyp. Die Feldzuweisung ist wichtig, wenn mehr als eine Empfangspartei für die Vereinbarung vorhanden ist.

  • Acrobat Sign kann nicht nachvollziehen, wie ein Feld benannt werden sollte. So erhalten alle Felder einen generischen Namen (zum Beispiel „Selbstdefiniertes Feld 1“). 
  • Acrobat Sign kann nicht bestimmen, welcher empfangenden Partei das Feld zugewiesen werden soll. Standardmäßig werden alle Felder der ersten Empfangspartei in der Empfangendenliste zugewiesen.
    .
Empfangenden- und Feldnamen bearbeiten

Hinweis:

Automatisch eingefügte Felder unterstützen alle normalen Feldoptionen wie Feldüberprüfungsregeln, bedingte Anweisungen, Formatierungswerkzeuge für Schriftarten etc.

  1. Lösche alle zusätzlichen Felder, die falsch platziert wurden.

    Häufig gibt es Zeilen oder Felder, die als Feldkandidaten interpretiert werden und die entfernt oder an andere Positionen verschoben werden müssen.

    Alle überflüssigen Felder löschen

    Es gibt drei Möglichkeiten zum Löschen eines Feldes:

    • Wähle das Feld aus und drücke die Taste Löschen auf der Tastatur.
    • Doppelklicke auf das Feld und wähle im Eigenschaftenbedienfeld den Link Feld löschen.
    • Klicke mit der rechten Maustaste auf das Feld und wähle die Option Löschen aus dem Kontextmenü.
    Bedienfeld „Feldeigenschaften“ mit hervorgehobenem Link „Feld löschen“

    Hinweis:

    Du kannst mehrere Felder auswählen, indem du die Umschalttaste gedrückt hältst, anschließend mit der Maus in das Formular klickst und ein Feld aufziehst. Alle Felder, die der beschriebene Bereich berührt, werden ausgewählt.

    Dann kannst du die Gruppe von Feldern verschieben oder löschen.

    Um mehrere Felder nach der Auswahl zu löschen, drücke die Taste Löschen oder klicke mit der rechten Maustaste auf eines der ausgewählten Felder und wähle Ausgewählte Felder löschen.

    Um mehrere Felder nach der Auswahl zu verschieben, klicke auf eines der Felder und ziehe es. Alle ausgewählten Felder werden als eine Einheit verschoben.

  2. Ändere die Größe und verschiebe einzelne Felder, die schlecht platziert sind.

    Nach Bedarf Feldgröße ändern und Felder verschieben

    Um die Größe eines Felds zu ändern, bewege den Mauszeiger über die untere rechte Ecke des Felds und klicke dann auf die Ecke und ziehe sie in die gewünschte Feldform.

    Verschiebe ein Feld, indem du die Mitte eines Felds an die gewünschte Position ziehst.

    Tipp:

    In vielen Fällen ist es am einfachsten,

    1. wenn du die Feldgröße deutlich verkleinerst
    2. und dann das Feld verschiebst, bis die obere linke Ecke an der richtigen Ankerposition platziert ist.
    3. Ändere dann die Größe des Felds erneut, um es an den Feldbereich anzupassen.
  3. Stelle sicher, dass der richtige Feldtyp der Felder erkannt wird.

    Bei den meisten platzierten Kandidatenfeldern handelt es sich um Textfelder. Diese können jedoch einfach in die anderen häufig verwendeten einzeiligen Feldtypen konvertiert werden.

    Prüfe das Formular hinsichtlich der Art des Inhalts, den das Feld erfassen soll. Wenn es sich nicht um einfachen Text handelt, bearbeite den Feldtyp und prüfe, ob der Feldtyp deinen Erwartungen entspricht.

    So überprüfst und bearbeitest du einen Feldtyp:

    1. Doppelklicke auf das Feld, um das Eigenschaftenbedienfeld zu öffnen.
      • Du kannst auch mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken und die Option Bearbeiten aus dem Kontextmenü auswählen.
    2. Erweitere die Dropdown-Liste Feldtyp und wähle einen Typ aus dem Menü der Felder aus.
    3. Klicke auf OK, um die Feldeigenschaften zu speichern.

     

    Feldtyp bearbeiten

  4. Platziere fehlende Felder manuell, indem du ein Feld im rechten Bereich auswählst und es per Drag-and-Drop an die gewünschte Position ziehst.

    Die Größe des Felds kann geändert und die Position nach Bedarf angepasst werden.

    Felder nach Bedarf platzieren

    Hinweis:

    Automatisch platzierte Felder versuchen, sich in Größe und Form an die Zeile oder den Rahmen anzupassen, die/der das Feld enthält.

    Manuell platzierte Felder werden unter Verwendung der Standardfeldgröße platziert und müssen wahrscheinlich skaliert werden.

    Wenn ein automatisch platziertes Feld gelöscht und dann manuell ersetzt wird, wird die Standardgröße verwendet, da davon ausgegangen wird, dass das automatisch platzierte Feld fehlerhaft war.

  5. Weise die Felder nach Bedarf zu.

    Wenn die erste Empfangspartei das gesamte Formular ausfüllen muss, ist der Standardwert für Zugewiesen an genau richtig.

    Wenn die sendende Partei jedoch eines oder mehrere Felder vorab ausfüllen muss oder wenn es mehrere Empfangende gibt, sollte das Feld Zugewiesen an überprüft und nach Bedarf angepasst werden, um sicherzustellen, dass jedes Feld der richtigen Empfangspartei zugeordnet wird.

    So passt du die Empfangspartei an:

    1. Doppelklicke auf das Feld, um das Eigenschaftenbedienfeld zu öffnen.
      • Du kannst auch mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken und die Option Bearbeiten aus dem Kontextmenü auswählen.
    2. Erweitere die Dropdown-Liste Zugewiesen an und wähle aus der Dropdown-Liste die Empfangspartei aus, die das Feld ausfüllen soll.
      • Vorausgefüllte Felder werden von der sendenden Partei ausgefüllt, bevor die Vereinbarung generiert und an die erste Empfangspartei gesendet wird.    
      • Ein Jeder-Feld kann von beliebigen Empfangenden ausgefüllt werden. Sobald das Feld von einer Partei ausgefüllt wurde, wird der Wert im Feld gesperrt und andere Empfangende haben keinen Zugriff mehr darauf.
    3. Wähle OK aus, um die Feldeigenschaften zu speichern.
    Feldempfangende bearbeiten

  6. Verwende einen aussagekräftigen Namen, damit Berichte einfacher zu lesen sind und die Datenzuordnung einfacher durchgeführt werden kann. Wenn du dir jetzt die Zeit nimmst, intuitive Namen anzugeben, verbesserst du dein Erlebnis später, wenn Berichte generiert werden.

    So benennst du ein Feld um:

    1. Doppelklicke auf das Feld, um das Eigenschaftenbedienfeld zu öffnen.
      • Du kannst auch mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken und die Option Bearbeiten aus dem Kontextmenü auswählen.
    2. Um ein Feld umzubenennen, klicke auf das Symbol Bearbeiten neben dem Feldnamen und gib dann den vollständigen Namen des Felds ein. Beachte, dass Feldnamen die Spaltennamen in Berichten definieren. Durch Hinzufügen eines beschreibenden Namens für das Feld lässt sich ein CSV-Bericht (ohne Zugriff auf eine Abbildung des Formulars) leichter lesen.
    3. Wähle OK aus, um die Feldeigenschaften zu speichern.
    Feldnamen bearbeiten

 

Gehe das Dokument durch und aktualisiere bzw. bestätige die Felder dabei.

Wenn sich alle Felder an der richtigen Stelle befinden, klicke auf die Schaltflächen Speichern oder Senden, um den Authoring-Vorgang abzuschließen.

Wenn du eine Vorlage erstellst, sind die Felder über die Seite Verwalten vollständig bearbeitbar.

Wenn du die Authoring-Umgebung verlässt, bevor du speicherst oder sendest, findest du das Dokument auf der Seite Verwalten im Bereich Entwurf. Alle platzierten Felder gehen jedoch verloren.

Aktivierung oder Deaktivierung

Die automatische Felderkennungsfunktion kann ausschließlich vom Support für Acrobat Sign auf Konto- und/oder Gruppenebene aktiviert oder deaktiviert werden.

Einstellungen auf Gruppenebene sind zulässig und überschreiben die Werte auf Kontoebene.

Wissenswertes

Bei Vereinbarungen mit insgesamt über 25 Seiten wird die automatische Felderkennung nicht aktiviert.

Hinweis:

Die Automatische Felderkennung wird in einem von drei Serverclustern verarbeitet, die vom Verarbeitungsort der anderen Acrobat Sign-Daten abweichen können. Durch die Serverumgebung, die zum Hosten des Authorings von Dokumenten verwendet wird, wird bestimmt, welches Servercluster für die Automatische Felderkennung verwendet wird (siehe unten). Bitte wende dich an deinen Rechtsbeistand, um zu prüfen, ob die Automatische Felderkennung für deinen Anwendungsfall geeignet ist.

 Authoring-Umgebung  Servercluster für die automatische Felderkennung
 Na1, NA2, NA3, NA4  Cluster VA6 in Virginia, USA
 EU1, EU2  Cluster IRL1 in Dublin, Irland
 AU1, IN1, JP1, SG1  Cluster JPN3 in Tokio, Japan

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