Benutzerhandbuch Abbrechen

Integration von Notarize in Adobe Acrobat Sign

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Übersicht – Integration von Notarize

Adobe Acrobat Sign und Notarize, Inc. sind eine Zusammenarbeit eingegangen, um Dienste im Bereich der Online-Beglaubigung anzubieten.

Die Integration von Acrobat Sign mit dem Online-Beglaubigungsservice von Notarize Inc. ist nur in den USA für die Business- und Enterprise-Abovarianten verfügbar.

Festlegung der Beglaubigungsanforderungen für einen Teilnehmer bei der Erstellung einer neuen Vereinbarung

Wenn die Notarisierungsfunktion für das Acrobat Sign-Konto aktiviert ist, kann der Absender die Option Beglaubigung erforderlich auswählen, indem er die Auslassungspunkte auf der rechten Seite des Empfängerdatensatzes auswählt.

Die Beglaubigungsoption ist nur für Empfänger mit der Unterzeichner-Rolle verfügbar.

Signaturgeber-Konfiguration bei Notarize

Hinweis:

Es können weiterhin auch andere Authentifizierungsmethoden verwendet werden, um den Benutzungszugriff auf die Vereinbarung vor der Sitzung der Online-Beglaubigung zu überprüfen.

Sobald der Absender auf „Weiter“ klickt, werden zusätzliche Informationen auf der Seite „Einzelheiten zur Beglaubigung“ angefordert:

Detailkonfiguration bei Notarize

Den Notarservice festlegen

Die den Absendern zur Verfügung stehenden Notarservice-Optionen basieren auf den für den Absender aktivierten Notarize-Transaktionen, die vom Administrator in den Sendeeinstellungen definiert wurden. Notarserviceoptionen werden durch erworbene Berechtigungen für Notarize-Angebote bestimmt. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Notarserviceoptionen zu Ihrem Acrobat Sign-Konto erhalten Sie von Ihrem Adobe-Vertriebsmitarbeiter. 

  • On-Demand Notary-Service von Notarize, Inc. – verfügbar für sendende Parteien mit Zugang zum On-Demand Notary-Service. 

Bei Verwendung des On-Demand Notary-Service können sendende Parteien angeben, dass die Zahlung für die Transaktion durch die Unterzeichnenden erfolgen muss. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Unterzeichner durch Notarize aufgefordert, die Zahlung vorzunehmen, bevor das ausgefüllte Dokument zur Verfügung gestellt wird. Die mit dem Absenderkonto verbundene Notarize-Transaktionskontingente für den Notary on Demand-Service werden nicht abgezogen, wenn der Unterzeichner Notarize Inc. für die Transaktion bezahlt.

  • Eine notariell arbeitende Person meines Unternehmens verwenden – verfügbar für sendende Parteien mit Zugriff auf den hausinternen notariellen Service von Notarize Inc. 

Sie können optional die E-Mail-Adresse des hausinternen notariellen Personals bei der Initiierung von notariellen Beglaubigungsanforderungen angeben.

Bestätigen zu beglaubigender Dateien

Ermöglicht Absendern, alle Dokumente oder einen Teil auszuwählen, um sie für eine notarielle Beglaubigung zu markieren.

Weitere Notaroptionen

Ermöglicht es Absendern, optional einen Besprechungszeitplan anzugeben und weitere Anweisungen für den Notar hinzuzufügen.

Der Status von Vereinbarungen kann über die Seite Verwalten von Acrobat Sign verfolgt werden. Sobald die Unterzeichner, für die eine Beglaubigung erforderlich ist, den Überprüfungsschritt vor der Beglaubigung abgeschlossen und die Vereinbarung zur Beglaubigung versendet haben, ändert sich der Vereinbarungsstatus in „Zur Beglaubigung versandt“.

Ablauf beim Empfänger 

  1. Empfänger mit der Rolle Notarieller Unterzeichner, erhalten eine E-Mail, in der sie gebeten werden, den Inhalt der Vereinbarung zu überprüfen und alle für sie platzierten Felder auszufüllen. Wenn eine andere Authentifizierungsmethode eingestellt ist, muss der Empfänger diese Authentifizierungsanforderung erfüllen, bevor das Dokument anzeigt wird.

    Erste E-Mail-Benachrichtigung

    Hinweis:

    Signaturfelder werden bei dieser ersten Überprüfung des Dokuments unterdrückt.

    In allen anderen Feldtypen kann der Empfänger Inhalte bereitstellen.

    Sobald alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, wird der Empfänger aufgefordert, mit der Einleitung des Remote-Online-Beglaubigungsverfahrens mit Notarize, Inc. fortzufahren.

    Die Notarize-Fußzeile für die Ausfüllphase der Felder

    Hinweis:

    Die Schritte 2–12 finden auf der Notarize-Plattform statt. Die Details unten werden von Notarize Inc. bereitgestellt. Weitere Einzelheiten oder Fragen zur Nutzung der Services von Notarize finden Sie in der Dokumentation von Notarize Inc.

  2. Dem Empfänger wird unverzüglich eine zweite E-Mail von Notarize Inc. zugestellt, in der er dazu aufgefordert wird, eine Notarsitzung zu starten.

    Hinweis:

    Notarize-Transaktionen mit mehreren Empfängern erhalten die E-Mail von Notarize Inc., nachdem alle Empfänger die Überprüfung der Vereinbarung abgeschlossen haben.

    Über diesen Link wird eine Sitzung mit dem Notarize-System geöffnet. 

  3. Ein Fenster mit der Notarize-Startseite wird geöffnet.

    Der Empfänger klickt auf die Schaltfläche Beglaubigung anfordern und wird zu einem Eingabebildschirm weitergeleitet, in dem er dazu aufgefordert wird, seinen Namen, wie auf dem Ausweis angegeben, einzugeben.

  4. Dem Empfänger wird ein Bild der Vereinbarung zur Überprüfung angezeigt.

    Durch Klicken auf Überprüfung abgeschlossen wird der Empfänger zum nächsten Schritt weitergeleitet:

  5. Die Audio- und Videoverbindung wird überprüft, und der Empfänger wird, wenn nötig, dazu aufgefordert, den Zugriff zu erlauben.

  6. Nachdem die Verbindung bestätigt wurde, wird der Empfänger zu Folgendem aufgefordert:

    • Überprüfen des vollständigen Namens

    • Angabe des Geburtsdatums

    • Angabe der Sozialversicherungsnummer an (mindestens die letzten vier Ziffern)

    • Angabe der Privatadresse

  7. Der Empfänger wird gebeten, seine Identität durch Beantwortung von fünf Fragen in weniger als zwei Minuten zu bestätigen.

    • Wenn der Empfänger falsch antwortet oder länger als zwei Minuten benötigt, schlägt der Validierungsprozess fehl.
    • Der Empfänger erhält noch eine Möglichkeit, fünf weitere Fragen zu beantworten.  Wenn auch der zweite Versuch fehlschlägt, wird die Sitzung abgebrochen und der Empfänger kann es erst nach 24 Stunden erneut versuchen.
  8. Nach dem Bestehen des Verifizierungsprozesses, bei dem fünf Fragen beantwortet werden müssen, wird der Empfänger gebeten, einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis bereit zu halten.

    Der Empfänger hat die Möglichkeit, Bilder mit einem Mobilgerät aufzunehmen oder den Webbrowser und seine Webkamera zu verwenden:

    Nach der Auswahl einer Methode muss der Empfänger angeben, welche Art von Ausweis er verwendet.

    Der Empfänger wird dann gebeten, Bilder von seinem Dokument aufzunehmen:

  9. Bei der Erfassung der Bilder wird der Empfänger dazu aufgefordert, die Dokumentennummer zusammen mit anderen personenbezogenen Daten einzugeben.

  10. Der Empfänger wird dann mit einem verfügbaren Notar verbunden. Es kann ein bis zwei Minuten dauern, bis der Notar kontaktiert wird und die Sitzung annimmt.

    Wenn der Notar die Sitzung annimmt, wird das Vereinbarungsdokument mit den Unterschriftsfeldern angezeigt.  Das Dokument bleibt solange gesperrt, bis der Notar bereit ist, die Unterschrift zu bezeugen.

    Sowohl der Notar als auch der Empfänger können das Dokument und sich gegenseitig sehen. Die verbale Kommunikation ist während der Sitzung gestattet.

    Der Notar validiert die Unterlagen und gibt dem Empfänger das Dokument für die Unterzeichnung frei.

  11. Der Empfänger wählt ein Signaturformat aus und wendet dieses auf das Dokument an.

  12. Nach Beglaubigung der Unterschrift setzt der Notar den Notarstempel ein. Damit ist diese Sitzung erfolgreich abgeschlossen.

  13. Sie erhalten eine Benachrichtigung von Acrobat Sign, sobald die Transaktion abgeschlossen ist.

    Für Benutzer mit Acrobat Sign-Konto können ausgefüllte Dokumente und das Audit-Protokoll von der Seite Verwalten von Acrobat Sign heruntergeladen werden.

    Hinweis:

    Einzeln notariell beglaubigte Dokumente können aus dem Abschnitt „Dateianhänge“ aus der zusammengeführten PDF-Datei abgerufen werden.

Verbrauch von Notarize-Transaktionen

Hinweis:

Dieser Abschnitt gilt lediglich für Kunden, die über Adobe Kontingente für Notarize-Transaktionen erworben oder ein Abonnement für Notarize haben.

Verfügbares Volumen verfolgen:

So überwachen Sie das Volumen der Notarize-Transaktionen oder das für das Konto verfügbare Abonnement:

  1. Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Aktivieren Sie die folgenden notariellen Transaktionen

  2. Klicken Sie auf den Link Nutzung verfolgen:

Nutzung verfolgen

Eine „Notarize-Transaktion“ findet jedes Mal statt, wenn der Service von Notarize genutzt wird, um eine Sitzung mit einem Notar zu starten, in der er eine notarielle Beglaubigung für mindestens einen Unterzeichner vornimmt. 

Eine Notarize-Transaktion kann einen bis acht Unterzeichner umfassen.  

Audit-Bericht

Eine erfolgreiche notarielle Beglaubigung wird im Audit-Bericht von Acrobat Sign in einem separaten Abschnitt protokolliert, der die von Notarize, Inc. gemeldeten Ereignisse bei der notariellen Beglaubigung enthält.

Audit-Bericht für Notar-Transaktionen

Der angehängte Bericht enthält lediglich die beteiligten Parteien (durch Name und E-Mail-Adresse identifiziert) sowie den Status der Verifizierung („bestanden/nicht bestanden“). Dieser Anhang ist Teil des Audit-Berichts und wird zusammen mit allen anderen Vorgängen, die den Audit-Bericht löschen (DSGVO, Aufbewahrung), aus dem System entfernt.

Das Audit-Protokoll der Notarize-Transaktion kann auch an einzelne notariell beglaubigte Dokumente angehängt werden.

Konfigurationsoptionen

Voraussetzungen

Der notariell arbeitende Service muss auf Kontoebene aktiviert werden, bevor einzelne Notarize-Transaktionen Gruppen zur Verfügung gestellt werden können.

Bevor Sie die Notarize-Integration aktivieren können, benötigen Sie einen Notarize-API-Schlüssel, der von Notarize bereitgestellt wird.

Der Notarize-API-Schlüssel wird überprüft, bevor eine Vereinbarung zur Beglaubigung gesendet wird. Das Senden und Aktualisieren einer Vereinbarung mit aktivierter Beglaubigung wird in den folgenden Fällen (mit einem Fehler) blockiert:

  • Das Konto ist ein Notarize-Testkonto, das abgelaufen ist.
  • Die Zuordnung des Notarize-Kontos zum API-Schlüssel ist deaktiviert.
  • Der Notarize-API-Schlüssel ist ungültig.
  • Der Notarize-API-Schlüssel wurde deaktiviert.

SO ERHALTEN SIE IHREN API-SCHLÜSSEL

Die Schritte zum Abrufen eines API-Schlüssels finden Sie in der Notarize-Dokumentation.

 

Aktivieren der Notareinstellungen für das Konto

Der Zugriff auf den Notarservice ist der Kontoebene zugeordnet. 

Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Notareinstellungen.

Es ist eine konfigurierbare Einstellung verfügbar: Integration mit Notarize aktivieren.

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird die Registerkarte Sendeeinstellungen mit den optionalen Steuerelementen ausgefüllt, die die Notarize-Transaktion für Benutzer verfügbar macht.  

Aktivieren der Notareinstellungen für das Konto

Wenn der Notarservice auf Kontoebene aktiviert ist, wird in allen Gruppen in der Registerkarte Sendeeinstellungen mindestens eine optionale Einstellung vorgenommen. Die angezeigten Einstellungen hängen von den für das Konto verfügbaren Transaktionstypen für die notarielle Beglaubigung ab:

Aktivieren Sie den Benutzerzugriff für die Gruppe

Hinweis:

Wenn Sie die Notarize-Transaktionen auf der Seite Sendeeinstellungen nicht sehen, überprüfen Sie, ob die Einstellungen auf Kontoebene aktiviert sind.

Acrobat Sign-Integrationen, die Notarize-Transaktionen unterstützen

  • Microsoft-Integration
    • Word
    • PowerPoint
    • Teams
    • SharePoint
  • Acrobat Desktop

Einschränkungen/inkompatible Funktionen

Schneller und einfacher Hilfe erhalten

Neuer Benutzer?