E-Vaulting mit eOriginal

Adobe Acrobat Sign-Dokumente über eOriginal-Archivierungsdienste archivieren

Dokumente digital verwalten und schützen

Adobe Acrobat Sign ist eine Partnerschaft mit eOriginal eingegangen, um Unternehmen durch die Archivierung von wichtigen signierten Dokumenten in einem sicheren digitalen Archiv bei der Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen zu unterstützten. Sobald ein Dokument signiert wurde, kann eOriginal es sicher mit der höchsten Sicherheitsstufe und in Übereinstimmung mit gesetzlichen Bestimmungen in einer vollständig digitalen Umgebung archivieren. Unternehmen können wählen, ob sie alle Dokumente in einem bestimmten Konto, alle Dokumente, die durch eine bestimmte Gruppe (oder Untergruppe von Benutzenden) initiiert wurden oder einzelne Dokumente archivieren möchten.

Wenn ein Dokument erstellt wird, wird das in Acrobat Sign hochgeladene Originaldokument als maßgebliche Kopie des Vertrags betrachtet. Die maßgebliche Kopie bleibt während des gesamten Unterzeichnungszyklus auf den Adobe-Servern. Sobald der Unterzeichnungszyklus abgeschlossen ist, wird die maßgebliche Kopie im eOriginal-Archiv archiviert und das Dokument wird zur Urkunde. Eine PDF-Kopie des Dokuments bleibt bei Acrobat Sign, erhält aber das Wasserzeichen „Kopie des Originals“, womit darauf hingewiesen wird, dass das von eOriginal archivierte Dokument die einzige authentische Version ist:

So funktioniert die Archivierung

Nach Abschluss des Signaturzyklus löst jede Transaktion, für die die Archivierung aktiviert ist, den eOriginal-Archivierungsdienst aus, der die Übertragung der maßgeblichen Kopie initiiert. Es handelt sich hier um einen asynchronen Frage-und-Antwort-Vorgang, innerhalb dessen der Archivierungsdienst Informationen von Acrobat Sign anfordert, nachdem er eine Benachrichtigung erhielt. Daraufhin stellt Acrobat Sign den angeforderten Inhalt bereit.

Diese sequenziellen Anforderungen finden nahezu in Echtzeit statt, um zu gewährleisten, dass die maßgebliche Kopie beim Abschluss des Signaturvorgangs durch den Archivierungsdienst gespeichert wurde.

Nachdem die endgültige Signatur angewendet wurde, werden die folgenden Schritte in der angegebenen Reihenfolge ausgeführt:

1. Der Auditbericht wird mit dem Ereignis „Dokument für Archivierung bereit“ aktualisiert.
   
   • Da der Auditbericht abgeschlossen sein muss, wenn eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht, und der Archivierungsvorgang erst nach Abschluss des Signaturprozesses stattfindet, ist es unmöglich, den Auditbericht zu aktualisieren, um einen abgeschlossenen Archivierungsvorgang anzuzeigen. Der Verlauf der Transaktionsereignisse (auf Acrobat Sign-Servern gespeichert) zeigt den Abschluss des Archivierungsvorgangs an.
     
2. Das Dokument und alle zugehörigen Bilder sind mit einem Wasserzeichen versehen. 
   • Eine Kopie des endgültigen Dokuments ohne Wasserzeichen wird für den späteren Upload an den eVaulting-Anbieter aufbewahrt.
     
   • Zu diesem Zeitpunkt kann nur der eVaulting-Anbieter die Version ohne Wasserzeichen mit einem verifizierten Zugriffstoken abrufen.
3. Der Archivierungsdienst wird per Ping an den Archivierungs-Rückruf benachrichtigt, dass das Dokument für die Archivierung bereit ist. 
   • Acrobat Sign sendet eine eindeutige, als „Document Capability Key“ bezeichnete Kennung an den Archivierungsdienst.
     
4. Der Archivierungsdienst fordert beim Prüfprotokoll des Dokuments ein Profil für das Dokument an.
5. Acrobat Sign stellt das Prüfprotokoll bereit.
   
   • Das Prüfprotokoll enthält einen vollständigen Datensatz über alle Vorgänge während des Signaturvorgangs einschließlich der Identität des Unterzeichners, Datum und Uhrzeit jedes Ereignisses, der IP-Adresse und der Standortinformationen (falls verfügbar).
     
6. Der Archivierungsdienst fordert das Dokument ohne Wasserzeichen an.
7. Acrobat Sign stellt dem Archivierungsdienst das Dokument ohne Wasserzeichen zur Verfügung.
   
8. Der Archivierungsdienst bestätigt den Eingang des Dokuments und Acrobat Sign darüber, dass der Archivierungsvorgang abgeschlossen ist.
   
9. Die Kopie des endgültigen Vertrags ohne Wasserzeichen wird aus dem Acrobat Sign-System gelöscht.

Zu diesem Zeitpunkt speichert Acrobat Sign nur eine Kopie des endgültigen Dokuments mit Wasserzeichen. Miniaturbilder (wie in Acrobat Sign angezeigt) sind ebenfalls mit einem Wasserzeichen versehen, um sicherzustellen, dass sich nur eine Version ohne Wasserzeichen im Besitz des Archivierungsdienstes befindet.

Sobald das Dokument archiviert wurde, bewahrt Adobe keine Kopien des endgültigen Dokuments ohne Wasserzeichen mehr auf.

So konfigurieren Benutzende eine Vereinbarung, die archiviert werden soll

Die Option, eine zu archivierende Vereinbarung zu konfigurieren, ist erst dann für Benutzende sichtbar, wenn die Konfiguration des Dienstes innerhalb des Kontos abgeschlossen ist.

Benutzende können steuern, ob eine Vereinbarung archiviert werden soll, indem sie in der Konfigurationsoberfläche für die Vereinbarung im Abschnitt Vereinbarungseinstellungen (in der klassischen Oberfläche Optionen genannt) die Option Diese Vereinbarung archivieren aktivieren bzw. deaktivieren.

Der Standardwert für die Option Diese Vereinbarung archivieren wird in der Konfiguration des Dienstes definiert. Das Acrobat Sign-Supportteam kann bei Bedarf helfen, den Wert zu ändern.