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Empfangenden erlauben, Vereinbarungen neu zu starten

 

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Überblick

Der Workflow „Vereinbarung neu starten“ ermöglicht es der aktuellen Empfangspartei einer Vereinbarung, die Vereinbarung zurück an die erste Empfangspartei der Vereinbarung zu senden und den Signaturprozess neu zu starten.

Die neu gestartete Vereinbarung behält alle konfigurierten Elemente bei (wie Erinnerungen, Ablaufdatum, Authentifizierungsmethoden und Empfangsgruppen), mit Ausnahme von privaten Nachrichten. Private Nachrichten für alle Empfangenden werden durch eine Nachricht der Empfangspartei ersetzt, die die Vereinbarung neu startet. Diese Nachricht sollte einen Grund für den Neustart der Vereinbarung enthalten.

Zuvor eingegebene Felddaten (mit Ausnahme von Signaturen und Initialenfeldern) werden als Standardwerte beibehalten, um die erneute Signatur zu beschleunigen.

Wenn Erstellende beispielsweise eine Vereinbarung an drei aufeinander folgende Unterzeichnende senden, kann die oder der zweite oder dritte Unterzeichnende die Vereinbarung erneut starten und an die erste unterzeichnende Person senden. Wenn die dritte unterzeichnende Person die Vereinbarung neu startet, wird die Vereinbarung zurück zur ersten unterzeichnenden Person gesendet. Alle ursprünglich eingegebenen Informationen sind nach wie vor vorhanden und können bearbeitet werden.  

Konfiguration

Die Funktion kann nur aktiviert oder deaktiviert werden. Es gibt keine weiteren Konfigurationsoptionen.

Verfügbarkeit:

Die Option, den Neustart einer Vereinbarung zuzulassen, ist nur für die Enterprise-Dienstebene verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Diese Funktion kann sowohl auf Konto- als auch auf Gruppenebene konfiguriert werden.

  • Alle Gruppen übernehmen standardmäßig die Einstellungen auf Kontoebene.
  • Gruppen können so konfiguriert werden, dass die übernommene Kontoeinstellung überschrieben wird.

Um die Option für Empfangende zum Neustart des Vereinbarungs-Workflows zu aktivieren, navigiere zu Kontoeinstellungen > Signaturvorgaben > Vereinbarungs-Workflow neu starten.

Navigiere zu den Optionen für den Neustart der Vereinbarung.

So funktioniert's

Wenn diese Option aktiviert ist, enthält das Menü Optionen die neue Aktion Workflow „Vereinbarung neu starten“.

Option zum E-Signieren, um die Vereinbarung neu zu starten

Hinweis:

Die Option zum Neustarten des Vereinbarungs-Workflows wird derzeit nicht im neuen Empfangserlebnis unterstützt.
Wenn die Option zum Neustarten der Vereinbarung aktiviert ist, wird für Vereinbarungen standardmäßig das klassische E-Signatur-Erlebnis für Empfangende verwendet.

Nach Auswahl der Aktion Workflow „Vereinbarung neu starten“ wird der Empfangspartei ein Dialogfeld angezeigt, in dem sie eine Nachricht für den oder die vorherigen Empfangenden eingeben kann, um anzugeben, warum die Vereinbarung neu gestartet wurde. Diese Nachricht ersetzt die private Nachricht von allen Empfangenden.

Die Empfangspartei kann entweder den Neustart abbrechen oder Neu starten auswählen, um die Vereinbarung an die erste Empfangspartei zurückzugeben.

Eingabetextfeld der Funktion „Vereinbarung neu starten“ für vorherige Empfangende

Wenn die Vereinbarung neu gestartet wird, wird der Empfangspartei eine Meldung angezeigt, die die Aktion bestätigt:

Bestätigung über neu gestartete Vereinbarung

Die Erstellerin oder der Ersteller wird sofort per E-Mail darüber informiert, dass die Vereinbarung neu gestartet wurde:

E-Mail-Benachrichtigung an die Erstellerin oder den Ersteller, dass die Vereinbarung neu gestartet wurde

Darüber hinaus wird der ersten Empfangspartei eine neue E-Mail zugestellt, die sie darüber informiert, dass die Vereinbarung an die Empfangspartei zurückgegeben wurde und wer den Neustart durchgeführt hat. Die private Nachricht, die den Grund für den Neustart enthält, wird gut sichtbar unter der Schaltfläche Überprüfen und signieren angezeigt.

Die Vereinbarung folgt dem normalen Signaturprozess und benachrichtigt nacheinander alle Empfangenden, bis die Vereinbarung abgeschlossen ist.

Aktualisierte E-Mail an die vorherigen Empfangenden, nachdem die Vereinbarung neu gestartet wurde

Hinweis:

Alle Empfangenden der Vereinbarung können den Grund für den Neustart anzeigen, indem sie im Fenster für die elektronische Signatur das Symbol für private Nachrichten auswählen:


Empfangende nach der ersten Empfangspartei erhalten eine etwas andere E-Mail Überprüfen und signieren, wenn sie an der Reihe sind, mit der Vereinbarung zu interagieren:

Aktualisierte E-Mail mit privater Nachricht an nachfolgende Empfangende

Audit-Bericht

Die Aktion zum Neustart der Vereinbarung wird im Audit-Bericht explizit angegeben.

Nach dem Neustart-Ereignis werden die Ereignisse im Audit-Bericht normal erfasst, wobei bei der ersten Empfangspartei begonnen wird und dann die normale Ereignisreihe folgt.

Audit-Bericht mit dem Neustart-Ereignis und dem angegebenen Grund

Wissenswertes

  • Handschriftliche Signaturen werden nicht unterstützt.
  • Die Person, die die Vereinbarung gesendet hat, kann sie nicht neu starten.
  • Die Person, die die Vereinbarung als erstes empfängt, kann sie nicht neu starten.
  • Vereinbarungen, die eine digitale Signatur oder ein elektronisches Siegel enthalten, dürfen nicht neu gestartet werden.
  • Vereinbarungen, die auf notarielle Beglaubigung warten, dürfen nicht neu gestartet werden.
  • Vereinbarungen, für die bereits die Signatur einer Zeugin oder eines Zeugen angewendet wurde, dürfen nicht neu gestartet werden.
  • Vereinbarungen, die ein Zahlungsfeld enthalten, dürfen nicht neu gestartet werden, wenn die Zahlung bereits eingezogen wurde.
  • Die Vereinbarung kann nur an die erste Empfangspartei zurückgegeben werden. Es gibt keine Möglichkeit, die Vereinbarung an eine andere Stelle im Signaturzyklus zurückzugeben.
  • Die ursprüngliche private Nachricht an alle Empfangenden wird beim Neustart der Vereinbarung durch die bereitgestellte Nachricht ersetzt.
  • Nur Empfangende, die die Vereinbarung bereits signiert haben, werden darüber benachrichtigt, dass die Vereinbarung neu gestartet wurde.
  • Vorausgefüllte Felder können nicht bearbeitet werden. Vorausgefüllte Felder werden vor der ersten Empfangspartei eingegeben und nach einem Neustart der Vereinbarung wird der Signiervorgang an die erste Empfangspartei zurückgegeben.
  • Vorausgefüllte Felder sind während des erneuten Signiervorgangs nicht sichtbar.
  • Empfangende haben nur Zugriff auf die Felder, die sie zuvor ausgefüllt haben, sowie auf verfügbare Felder, die über die Option Jeder allen Personen zugewiesen wurden.
  • Die Felder, die zuvor von der Empfangspartei ausgefüllt wurden, werden mit den zuvor als Standardwerte gespeicherten Eingabewerten angezeigt. Die Felder können bearbeitet, aber nicht wie leere Felder hervorgehoben werden.
  • In Feldern, die mit der Option Jeder allen Personen zugewiesen wurden, können die vorherigen Werte gelöscht werden, sodass diese Felder für nachfolgende Empfangende zum Ausfüllen freigegeben werden.

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