Übersicht

Das neue Authoring-Erlebnis in der Anwendung Adobe Acrobat Sign wurde entwickelt, um den Erstellungsprozess von Dokumenten für den Benutzer insgesamt zu verbessern.

• Die Feldplatzierung wurde erheblich verbessert. Es können nun mehrere Felder desselben Typs platziert werden, ohne dass sie einzeln per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle gezogen werden müssen.
  
• Feldeigenschaften (Größe, Farbe und Stil) bleiben nach der Konfiguration erhalten, was den Aufwand für die Konfiguration einzelner Felder erheblich reduziert.
• Das Bearbeiten des Standardfeldwerts wurde verbessert. Sie müssen nun einfach nur in das Feld klicken und den Wert eingeben.
• Die Feldeigenschaften sind in der linken Leiste aufgeführt, damit die Optionen besser zugänglich sind.

Verfügbarkeit

• Neue Acrobat-Webkonten und kostenlose Acrobat-Nutzende aktivieren die Umgebung automatisch.
• Enterprise-Konten in der Acrobat Sign-Lösung können das neue Authoring-Erlebnis unter Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen aktivieren.

Empfänger und Feldzuweisung

Die Empfängerliste befindet sich oben in der linken Leiste. Die farbcodierten Punkte in der Liste entsprechen der dem jeweiligen Empfänger zugewiesenen Feldfarbe. Das Feld um den ausgewählten Empfänger ist farbcodiert, wenn der Empfänger zur Feldplatzierung ausgewählt wird.

Durch die Auswahl eines Empfängers wird das Acrobat Sign-System angewiesen, diesem Empfänger alle platzierten Felder zuzuweisen, sodass alle Felder schnell für einen Empfänger platziert werden können.

Ändern der Feldzuweisung

Die Feldzuweisung kann für jedes platzierte Feld geändert werden, indem Sie auf das zu ändernde Feld doppelklicken (das Menü mit den Feldoptionen wird geöffnet), mit der Maus auf die Option Empfänger ändern zeigen und den neuen Empfänger auswählen.

Die farbcodierte Beziehung ist auch in den Menüoptionen zur Empfängerauswahl sichtbar.

Platzieren von Feldern

Um Felder in der Formularstruktur zu platzieren, wählen Sie in der linken Leiste einen Feldtyp aus und klicken Sie dann im Formular an die Stelle, an der Sie das Feld einfügen möchten.

• Die obere linke Ecke des Felds wird an der Stelle platziert, auf die Sie klicken.
  
• Jedes Mal, wenn Sie in den Formularbereich klicken, wird ein neues Feld platziert..
• Jedes Feld repliziert Feldhöhe und Schriftgröße, -farbe und -stil des vorherigen Felds eines beliebigen Typs, mit Ausnahme von Signaturen, Kontrollkästchen und Optionsfeldern (die ihr eigenes Höhenmerkmal beibehalten). Mit dieser Art der Feldeigenschaftsvererbung können Sie das erste Feld, das Sie platzieren, konfigurieren und dann den Rest des Formulars ausfüllen, ohne dass Sie die einzelnen Felder anpassen müssen.

Verschieben von Feldern

Sie können ein Feld verschieben, indem Sie mit der Maus darauf zeigen und bei gedrückter Maustaste klicken. (Der Cursor ändert sich in einen in vier Richtungen zeigenden Pfeil.) Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie das Feld an eine beliebige Stelle. Wenn Sie die Maustaste loslassen, verbleibt das Feld an der neuen Position.

Anpassen der Feldgröße

Sie können die Feldgröße anpassen, indem Sie das Feld auswählen und mit der Maus über einen beliebigen Feldrand fahren, um den Größenanpassungspfeil anzuzeigen. Klicken Sie auf den Feldrand und ziehen Sie ihn auf die gewünschte Größe. Wenn Sie die Maustaste loslassen, ist die Feldgröße eingestellt.

Klonen und Verknüpfen von Feldern, um sich wiederholende Felder automatisch auszufüllen

Angenommen, Sie haben mehrere Dokumente, in denen mehrmals dieselben Informationen eingegeben werden müssen (z. B. Name, Adresse usw.). In diesem Fall können Sie die Felder klonen und verknüpfen, sodass die Eingaben des Empfängers in einem Feld automatisch im entsprechenden Feld aller anderen verknüpften Klone ausgefüllt werden.

So erstellen Sie geklonte/verknüpfte Felder:

1. Doppelklicken Sie auf das Feld, um das Optionsmenü zu öffnen.
2. Wählen Sie die Auslassungspunkte aus.
3. Wählen Sie Klonen und Verknüpfen von Feldern aus.

Wenn Sie das geklonte Feld aktivieren, wird das Optionsmenü angezeigt, in dem Sie zusätzliche Optionen zur Verwaltung der geklonten Felder finden.

• Klicken Sie auf das Klonen-Symbol (unten hervorgehoben), um einen dritten Klon hinzuzufügen (oder mehr; unten hervorgehoben).
• Durch Klicken auf die Pfeile Zurück oder Weiter gelangen Sie zum vorherigen (bzw. nächsten) geklonten Feld in der Serie.
• Unter den Auslassungspunkten gibt es eine Option zum Löschen aller Instanzen des geklonten Felds (einschließlich des Originals).

Feld auf allen Seiten wiederholen

Es gibt eine Option, mit der Sie ein Feld an den exakten x/y-Koordinaten auf jeder Seite im Dokumentsatz replizieren können.

• Diese Felder werden nicht geklont und verknüpft, sondern haben eindeutige Feldnamen und können eindeutige Werte annehmen.
• Einzelne Felder können gelöscht werden, wenn Sie das Feld nur auf einigen (also nicht auf allen) Seiten benötigen.

Einfügen von Standardwerten

Felder, in denen Text eingegeben werden kann, ermöglichen das Einfügen von Standardwerten.

Um eine Standardzeichenfolge einzufügen, doppelklicken Sie in das Feld. Daraufhin wird das Feld zu einem Eingabefeld.

Geben Sie den gewünschten Standardwert ein und klicken Sie dann auf eine Stelle außerhalb des Felds, um ihn zu speichern.

Festlegen eines Standardwerts als schreibgeschützt

Um ein Feld als ein schreibgeschütztes Feld festzulegen, geben Sie den gewünschten Standardwert in das Feld ein und klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des Felds. Ganz rechts im Feld wird ein Sperrsymbol angezeigt.

Standardmäßig ist das Feld nicht gesperrt, damit der Teilnehmer damit interagieren kann.

Wenn Sie auf das Sperrsymbol klicken, ändert sich das Symbol in ein gesperrtes Schloss. Damit wird angegeben, dass das Feld gesperrt und für die Empfänger schreibgeschützt ist.

Feldoptionen und -eigenschaften

Durch Doppelklicken (oder Rechtsklick) auf ein Feld wird ein Menü mit Feldoptionen für das angeklickte Feld geöffnet.

Dieses Kontextmenü bietet schnellen Zugriff auf die (feldspezifischen) Optionen, die am häufigsten beim Erstellen eines Formulars verwendet werden.

Unten im Menü befindet sich die Option Feld anpassen. Mit dieser Option werden die Feldeigenschaften in der linken Leiste geöffnet.

• Sie können auch dreimal auf das Feld klicken, um die Eigenschaften zu öffnen.
  

Alle Optionen des Optionsmenüs finden sich in der linken Eigenschaftenleiste wieder (mit Ausnahme von Feld anpassen).

Ändern des Feldtyps

Der Feldtyp kann für jedes platzierte Feld geändert werden, indem Sie auf das zu ändernde Feld doppelklicken (das Feldmenü wird geöffnet), mit der Maus auf die Option Feldtyp ändern zeigen und den neuen Typ auswählen.

Verfügbare Felder

Textsuche innerhalb des Dokuments

Sie können den Text der hochgeladenen Dokumente durch Klicken auf STRG + F/CMD + F durchsuchen.

Ein Suchdialogfeld wird geöffnet, in dem Sie eine Textzeichenfolge eingeben können. Der Text in den hochgeladenen Dokumenten wird dann nach dieser Textzeichenfolge durchsucht.

• Es wird nur der Text des hochgeladenen Dokuments durchsucht. Der Feldinhalt kann nicht durchsucht werden.
• Aus Bildern erstellte Dokumente liefern keine durchsuchbaren Ergebnisse.
• Zeichenfolgen, die mit dem Suchwert übereinstimmen, werden hervorgehoben und rechts neben dem Suchfeld wird die Anzahl der Treffer angezeigt.
• Mit dem Nach-rechts- oder Nach-links-Pfeil springen Sie zur nächsten bzw. vorherigen Instanz der gefundenen Werte.
  

So aktivieren/deaktivieren Sie die Funktion für die Gruppe/das Konto

Bei Pro- und Small Business/Teams-Konten ist diese Option standardmäßig aktiviert.

Administratoren auf Enterprise- und Business-Ebene können ihren Benutzern die Umgebung auf Konto- und Gruppenebene zur Verfügung stellen (Einstellungen auf Gruppenebene überschreiben die Kontoeinstellungen).

Um die Funktion zu aktivieren, navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Neues Authoring-Erlebnis.

Wechsel zwischen Umgebungen durch Benutzer

Nutzende können (bei aktivierter Funktion) zwischen dem neuen und dem klassischen Erlebnis wechseln.

• In der klassischen Umgebung befindet sich der Umschalt-Link oben in der rechten Leiste (über der Liste der empfangenden Parteien).
• In der neuen Authoring-Umgebung befindet sich der Umschalt-Schalter unten in der linken Leiste (unter den Schaltflächen „Speichern“/„Zurück“/„Senden“).

Benutzer können zwischen den Umgebungen wechseln, müssen aber ihre Änderungen vorher speichern, da sie ansonsten verloren gehen.

• Wenn Benutzer versuchen, vor dem Speichern zu wechseln, werden sie in einer Warnmeldung aufgefordert, ihre Änderungen zu speichern.
• Der Wechsel vom klassischen Erlebnis wird deaktiviert, wenn dem Formular Feldtypen hinzugefügt wurden, die in der neuen Umgebung nicht unterstützt werden.
  

Einschränkungen

Die Funktion befindet sich derzeit in der Entwicklung. Es wird erwartet, dass die unten aufgeführten Themen gelöst werden, sodass in den nächsten Versionen das neue Erlebnis dem klassischen Erlebnis gleichgestellt wird.

Derzeit unterstützt das neue Authoring-Erlebnis Folgendes nicht:

• Vorlagenerstellung
• Felder, die allen benutzenden Personen zugewiesen werden (Jeder-Felder)
• Gruppen empfangender Personen
• Elektronische Siegel
• Notarielle Workflows
  
• Selbstunterzeichnung
• Webformulare
• Massenversand
• Bibliotheksvorlagen
  
• Text-Tags
• Bedingte Felder
• Berechnete Felder
  
• Validierung regulärer Ausdrücke
• Nur zwei Schriftstile
• Feldtypen:
  • Stempel
  • Titel
  • Firma
  • Bilder
  • Dateianhänge
  • Teilnahmestempel
  • Transaktionsnummern
  • Zahlungsfelder