Data Governance-Regeln konfigurieren

Überblick über Data Governance/Datenaufbewahrung

Standardmäßig bewahrt Adobe Acrobat Sign alle Kundendokumente im Dienst sicher auf, solange das Konto aktiv ist.

Transaktionsinformationen verbleiben im System, bis der Kunde eine Aktion zum expliziten Löschen der Vereinbarungen ergreift.

• Der Acrobat Sign-Dienst ist mit verschiedenen Branchenstandards hinsichtlich Datensicherheit und Verfügbarkeit konform. Dazu zählen beispielsweise PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Typ II und ISO 27001.

Für Kunden, die ihre Vereinbarungsdatensätze lieber in ihren eigenen Systemen speichern und die Originaldokumente aus den Acrobat Sign-Systemen löschen möchten, kann eine „Aufbewahrungsrichtlinie“ definiert werden, die angibt, wie lange Acrobat Sign die Transaktion aufbewahren soll. Nach diesem Zeitraum wird die Vereinbarung (und optional die unterstützenden Audit-/personenbezogenen Daten) automatisch aus Acrobat Sign gelöscht.

Aufbewahrungsregeln werden von einem Administrator auf Kontoebene im Abschnitt Data Governance des Admin-Menüs definiert.

• Administrierende auf Gruppenebene sind nicht berechtigt, Aufbewahrungsregeln zu erstellen oder zu deaktivieren.
• Einstellungen auf Kontoebene werden von allen Gruppen im Konto als Standardwert übernommen.
  • Wenn Gruppen andere Einstellungen als die Einstellungen auf Kontoebene haben sollen, müssen sie einzeln konfiguriert werden.
  • Einstellungen auf Gruppenebene setzen die Einstellungen auf Kontoebene immer außer Kraft.

Konfiguration

Verfügbarkeit:

• Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht konfigurierbar
• Acrobat Sign Solutions: Unterstützt
• Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt

Konfigurationsumfang:

Admins können diese Funktion auf Konto- und Gruppenebene aktivieren.

Du kannst auf die Oberfläche für diese Funktion zugreifen, indem du im Admin-Menü zu der Registerkarte Data Governance navigierst.

Verwendung

Wenn eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht:

• In Acrobat Sign werden die Aufbewahrungsregeln auf Gruppenebene jener Benutzerin bzw. jenes Benutzers überprüft, die bzw. der die Vereinbarung erstellt hat (die Gruppe, in der sich die Benutzerin oder der Benutzer aktuell befindet, wenn die Vereinbarung den Endstatus erreicht).
  • Wenn auf Gruppenebene aktuell keine Regel angewendet wird, wird die Regel auf Kontoebene verwendet.
  • Ist Kontoebene ebenfalls keine Regel festgelegt, sind keine Aufbewahrungsregeln definiert, d. h. die Vereinbarung erlangt kein Löschdatum.
    • Vereinbarungen, die kein Löschdatum erlangen, wenn sie den Endstatus erreichen, können nach wie vor über die DSGVO-Werkzeuge gelöscht werden.

Wenn eine Aufbewahrungsregel auf die Vereinbarung angewendet wird:

• Die Vereinbarung wird planmäßig basierend auf den Regelparametern gelöscht.
• Die Regel-ID der angewendeten Regel ist mit der Transaktion verknüpft, wodurch sichergestellt wird, dass zum Zeitpunkt des Löschens die richtige Regel angewendet wird.

Die Vereinbarung im Endstatus wartet bis zum angegebenen Löschzeitpunkt.

• Die Anzahl der Tage bis zum Löschen ist strikt auszulegen. 
  • Beispiel: Wenn 14 Tage definiert sind, wird die Löschaktion (bis auf die Sekunde genau) 14 Tage nach Abschließen der Vereinbarung ausgelöst.

Wenn der Löschzeitpunkt eintritt, überprüft Acrobat Sign die Regel-ID, um festzustellen, ob die Regel möglicherweise deaktiviert wurde

• Wenn die Regel deaktiviert wurde, wird keine Aktion ausgeführt.
• Wenn die Regel nicht deaktiviert wurde, wird die Vereinbarung gelöscht.
  • Wenn die Option zum Löschen des Audit-Berichts und der persönlichen Informationen aktiviert ist, gilt derselbe Prozess basierend auf dem für die betreffenden Dokumente definierten Zeitintervall.
    • Bei Konten, die die Authentifizierung mithilfe eines amtlichen Lichtbildausweises verwenden, wird der Identitätsbericht des Unterzeichners (falls erfasst) als Teil der persönlichen Informationen gelöscht.

Konfiguration von Aufbewahrungsregeln auf Kontoebene

Konfiguriere zuerst die Aufbewahrung auf Kontoebene (sofern vorhanden).

Alle Gruppen übernehmen automatisch die Einstellungen der Kontoebene. Wenn du also eine Richtlinie auf alle Gruppen anwenden möchtest, gehe wie folgt vor:

• Navigiere zu Kontoeinstellungen > Data Governance
• Klicke auf das Pluszeichen

Das Overlay Aufbewahrungsregel erstellen enthält Folgendes:

• Lege fest, wie lange eine Vereinbarung (in Tagen) aufbewahrt werden soll, nachdem sie den Endstatus erreicht hat.
  • Der Mindestwert ist 1 Tag.
  • Der Höchstwert ist 5.475 Tage (15 Jahre).
• Lege optional einen Aufbewahrungszeitraum für das Audit-Protokoll der Vereinbarung und zugehörige persönliche Informationen der an der Vereinbarung beteiligten Parteien fest.
  • Das Audit-Protokoll und die persönlichen Informationen müssen mindestens so lange aufbewahrt werden wie die Vereinbarung, möglicherweise länger.
  • Ist diese Option nicht aktiviert, werden der Audit-Bericht und die persönlichen Informationen so lange aufbewahrt, bis sie durch eine andere Methode gelöscht werden (z. B. DSGVO-Löschung).

Die erste Regel (am Anfang der Liste, ohne Enddatum) ist die aktuell angewendete Regel.  Für eine Gruppe kann jeweils nur eine Regel gleichzeitig angewendet werden. 

Wenn eine neue Regel erstellt wird:

• Die neue Regel wird zur aktuell angewendeten Regel.
  • Die neue Regel wird oben in der Liste mit dem Startdatum eingefügt, also dem Erstellungsdatum der Regel, jedoch ohne Enddatum.
• Wenn beim Erstellen der neuen Regel eine bereits vorhandene Regel aktiv angewendet wird: 
  • Die zuvor vorhandene Regel wird nicht mehr auf Vereinbarungen angewendet, die gerade erst den Endstatus erreichen.
  • Die zuvor vorhandene Regel wird in der Liste nach unten verschoben, und zwar direkt unter die neue (aktuelle) Regel.
  • Von der zuvor vorhandenen Regel wird automatisch ein Wert für das Enddatum übernommen. Dieser entspricht dem Startdatum der neuen (aktuellen) Regel.

Konfiguration von Aufbewahrungsregeln auf Gruppenebene

Durch die Konfiguration von Aufbewahrungsregeln auf Gruppenebene überschreibst du die übernommenen Regeln auf Kontoebene für die Benutzer, die derzeit in der Gruppe sind.

Wenn ein Benutzer zwischen Gruppen mit in Bearbeitung befindlichen Vereinbarungen wechselt, gelten die Aufbewahrungsregeln der neuen Gruppe für alle Vereinbarungen, die einen Endstatus erreichen, solange sie sich in dieser Gruppe befinden.

Vereinbarungen im Endstatus, für die eine Aufbewahrungsregel angewendet wurde, bevor der Benutzer, der sie erstellt hat, in eine neue Gruppe gewechselt hat, übernehmen das Löschdatum der angewendeten Regel, sofern die Regel nicht vor dem Löschvorgang deaktiviert wurde.

Vor diesem Hintergrund unterscheidet sich die Konfiguration von Aufbewahrungsregeln auf Gruppenebene lediglich in zweierlei Hinsicht:

Status der Aufbewahrungsregel

Aktiviert: Regeln, die noch für Vereinbarungen gelten, die bei Anwendung der Regel einen Endstatus erreicht haben.

• Die aktuell angewendete Regel steht immer ganz oben in der Liste und enthält kein Enddatum.

Deaktiviert: Deaktivierte Regeln werden nicht mehr angewendet.  Wenn eine Vereinbarung mit einer deaktivierten Regel einen Endstatus erreicht, wird sie am geplanten Löschtag nicht gelöscht.

• Deaktivierte Regeln sind ausgegraut.
• Deaktivierte Regeln können nicht wieder aktiviert werden.

Abgelaufen: Bei abgelaufenen Regeln gibt es keine Vereinbarungen im Endstatus, die noch gelöscht werden sollen.

• Beispiel: Wenn du eine Regel mit einer Haltefrist von 14 Tagen und einem Enddatum vom 10. März hast, läuft die Regel am 24. März um Mitternacht ab, da alle Vereinbarungen, die von der Regel abgedeckt sind, bereits gelöscht wurden.

Legacy: Bei Kunden mit einer durch die Legacy-Backend-Einstellung geregelten Aufbewahrungsrichtlinie wird die betreffende Richtlinie als Legacy-Aufbewahrungsregel abgebildet. 

• Bei Vereinbarungen, für die nach der Legacy-Regel (vor Einführung der neuen Regeln) bereits eine Löschung geplant war, wird der Löschzeitpunkt der Legacy-Regel übernommen.

Filtern der Regeln nach Status

Die Liste der Aufbewahrungsregeln kann gefiltert werden, indem du in der rechten oberen Ecke der Tabelle das „Hamburger“-Symbol auswählst.

Es stehen folgende Filterungsoptionen zur Verfügung:

• Alle Regeln – der Standardwert
• Nur aktivierte Regeln
• Nur deaktivierte Regeln
• Nur abgelaufene Regeln

Du kannst auch auswählen, ob 15, 30 oder 50 Datensätze pro Seite zurückgegeben werden sollen.

Deaktivieren einer Regel

Wenn du eine Regel deaktivierst, wird für alle verbleibenden Vereinbarungen, die der Regel unterliegen, kein Löschdatum mehr berücksichtigt
.

Diese Vereinbarungen müssten dann mithilfe der DSGVO-Werkzeuge gelöscht werden.

So deaktiviere eine Regel:

• Wähle die Regel aus.
• Wähle den Link Deaktivieren aus.

Gelöschte Gruppen

Die Aufbewahrung basiert auf Einstellungen auf Gruppenebene (entweder explizit festgelegt oder von den Einstellungen auf Kontoebene übernommen).

Um angewendete Aufbewahrungsregeln zu einem späteren Zeitpunkt prüfen zu können, muss ein Regelverlauf beibehalten werden.

Aus diesem Grund wird die Gruppen-ID nicht vollständig gelöscht. Stattdessen werden die erforderlichen Einstellungen beibehalten und können durch Zugriff des Kontoebenen-Administrators auf Gruppen überprüft bzw. bearbeitet werden.

Gelöschte Gruppen können auf der Seite Gruppen angezeigt werden, indem du das „Hamburger“-Symbol und anschließend Nur gelöschte Gruppen anzeigen auswählst.

Wähle die Gruppe aus, die bearbeitet werden soll, und wähle dann den Link Gruppeneinstellungen aus.

• Regeln können genauso erstellt und deaktiviert werden wie bei einer aktiven Gruppe.

Wissenswertes

• Wenn Vereinbarungen den Endstatus erreichen, kann nur eine Regel angewendet werden.
  
  • Es können mehrere Regeln aktiviert werden, da die Regel aktiviert bleibt, solange Vereinbarungen mit einem Ziellöschdatum vorhanden sind (gemäß Geltungsbereich der Regel).
• Deaktivierte Regeln können nicht wieder aktiviert werden. Die Deaktivierung gilt dauerhaft.
• Aufbewahrungsregeln werden angewendet, wenn eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht, nicht wenn die Vereinbarung erstellt wird.
• Die angewendete Aufbewahrungsregel basiert auf der Gruppe, in der sich die erstellende Benutzerin bzw. der erstellende Benutzer zu dem Zeitpunkt befindet, an dem die Vereinbarung den Endstatus erreicht.
• Es gibt keine Möglichkeit, die Wartezeit von Aufbewahrungsregeln zu bearbeiten, die auf eine Vereinbarung angewendet wurden, nachdem diese den Endstatus erreicht hat.
  • Du kannst eine Regel deaktivieren, um zu verhindern, dass die Vereinbarung gelöscht wird. Dies würde jedoch die Löschung aller Vereinbarungen verhindern, für die die Regel übernommen wurde und die noch nicht gelöscht wurden.
• Du kannst feststellen, welche Regel für eine Vereinbarung gilt, indem du den Audit-Bericht der Vereinbarung prüfst und das Abschlussdatum der Vereinbarung mit den Datumsbereichen deiner diversen Aufbewahrungsregeln abgleichst.
• Du kannst eine maximale Aufbewahrungsfrist von 5.475 Tagen festlegen.