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Zuletzt aktualisiert am 9. April 2024

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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Übersicht über die Admin Console
Benutzendenverwaltung
1. Benutzer hinzufügen
2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
  1. Technikkonten – API-gesteuert
  2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
3. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
4. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
5. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
6. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
7. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
8. Benutzeridentitätstypen und SSO
9. Wechseln der Benutzeridentität
10. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
11. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
12. Produktprofile
13. Anmeldung
Konto-/Gruppeneinstellungen
1. Einstellungsübersicht
2. Globale Einstellungen
  1. Kontoebene und ID
  2. Neues Empfangserlebnis
  3. Workflows zum Selbstsignieren
  4. Massenversand
  5. Webformulare
  6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
  7. Power Automate-Workflows
  8. Bibliotheksdokumente
  9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
  10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
  12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
  13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
  14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
  15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
  16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
  17. Einzelne Dokumente herunterladen
  18. Signiertes Dokument hochladen
  19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
  20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
  21. Signaturberechtigung
  22. Sendeberechtigung
  23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
  24. Festlegen einer Standardzeitzone
  25. Festlegen eines Standarddatumsformats
  26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
    1. Upgrade zur Verwendung von UMG
  27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
  28. Empfangende ersetzen
  29. Audit-Bericht
    1. Überblick
    2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
    3. Aufnehmen von Erinnerungen
    4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
    5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
  30. In Produktbotschaften und Anleitungen
  31. Barrierefreie PDF-Dateien
  32. Neues Authoring-Erlebnis
  33. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
3. Kontoeinrichtung
  1. Logo hinzufügen
  2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
  3. Firmenname hinzufügen
  4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
4. Signaturvorgaben
  1. Korrekt formatierte Signaturen
  2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
  3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
  4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
  5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
  6. Empfangende durch Formularfelder leiten
  7. Signieren ablehnen
  8. Stempel-Workflows erlauben
  9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
  10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
  11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
  12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
  13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
  14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
5. Digitale Signaturen
  1. Überblick
  2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
  3. Signieren mit Cloud-Signaturen
  4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
  5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
6. Elektronische Siegel
7. Digital Identity
  1. Digital Identity Gateway
  2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
8. Berichteinstellungen
  1. Neues Berichtserlebnis
  2. Einstellungen für den klassischen Bericht
9. Sicherheitseinstellungen
  1. Einstellungen für Single Sign-on
  2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  3. Richtlinien für Anmeldekennwort
  4. Stärke für Anmeldekennwort
  5. Dauer der Internet-Sitzung
  6. Art der PDF-Verschlüsselung
  7. API
  8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
  9. Erlaubte IP-Bereiche
  10. Kontofreigabe
  11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
  12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
  13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
  14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  15. Dokumentkennwortstärke
  16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
  17. Telefonauthentifizierung
  18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
  19. Zulassen der Seitenextraktion
  20. Ablauf des Dokumentlinks
  21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
  22. Zeitstempel
10. Sendeeinstellungen
  1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
  2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
  3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
  4. Zulässige Empfangsrollen
  5. E-Witnesses zulassen
  6. Gruppen empfangender Personen
  7. Erforderliche Felder
  8. Anhängen von Dokumenten
  9. Feldreduzierung
  10. Vereinbarungen bearbeiten
  11. Vereinbarungsname
  12. Sprachen
  13. Private Nachrichten
  14. Erlaubte Signaturarten
  15. Erinnerungen
  16. Kennwortschutz für signierte Dokumente
  17. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
  18. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
    1. Überblick
    2. Signierkennwort
    3. Einmalpasswort per E-Mail
    4. Acrobat Sign-Authentifizierung
    5. Telefonauthentifizierung
    6. Cloud-basierte digitale Signatur
    7. Wissensbasierte Authentifizierung
    8. Amtl. Lichtbildausweis
    9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
  19. Inhaltsschutz
  20. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
  21. Dokumentablauf
  22. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
  23. Signierreihenfolge
  24. Liquid Mode
  25. Optionen für selbstdefinierte Workflows
  26. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
  27. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
11. Nachrichtenvorlagen
12. Bio-Pharma-Einstellungen
  1. Überblick
  2. Authentifizierung der Identität verlangen
  3. Gründe für das Unterzeichnen
13. Workflow-Integration
14. Beglaubigungs-Einstellungen
15. Zahlungsintegration
16. Nachrichten für Unterzeichnende
17. SAML-Einstellungen
  1. SAML-Konfiguration
  2. Installieren des Active Directory Federation Service
  3. Installieren von Okta
  4. Installieren von OneLogin
  5. Installieren von Oracle Identity Federation
18. Datennutzungsrechte
19. Zeitstempel-Einstellungen
20. Externes Archiv
21. Kontosprachen
22. E-Mail-Einstellungen
  1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
  2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
  3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
  4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
  5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
  6. E-Mail-Vorlagen anpassen
23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
1. Barrierefreiheit
2. HIPAA
3. DSGVO
4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
6. IVES-Unterstützung
7. Archivieren von Vereinbarungen
8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
Anfordern deiner Domäne
Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Empfangsoptionen
1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
Vereinbarungen senden
Erstellen von Feldern in Dokumenten
1. In-App-Authoring-Umgebung
2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
  1. AcroForm-Erstellung
  2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
4. Felder
5. Authoring-FAQ
Signieren von Vereinbarungen
Vereinbarungen verwalten
Audit-Bericht
Berichte und Datenexporte
1. Überblick
2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
3. Berichtsdiagramme
4. Datenexporte
5. Umbenennen eines Berichts/Exports
6. Duplizieren eines Berichts/Exports
7. Planen eines Berichts/Exports
8. Löschen eines Berichts/Exports
9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Webformulare
Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
Power Automate-Workflows
1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
2. Aktivieren der Power Automate-Integration
3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
6. Auslöser für Flows
7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
8. Verwalten von Flows
9. Bearbeiten von Flows
10. Freigeben von Flows
11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
12. Löschen von Flows
13. Nützliche Vorlagen
  1. Nur Administration
  2. Archivierung von Vereinbarungen
    1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
    2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
    4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
    5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
  3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
    1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
    2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
    4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
  4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
    1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
  5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
    1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
    2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
    3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
    4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
  6. Vereinbarungsgenerierung
    1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
    2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
    3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
Selbstdefinierte Sende-Workflows
Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
1. Freigeben von Benutzenden
2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Aktiviere eine Methode zur Authentifizierung von Empfangenden mithilfe von Passwörtern, die von der sendenden Partei festgelegt wurden.

Überblick

Bei der Authentifizierungsmethode Signierpasswort muss ein Empfänger ein Passwort eingeben, das der Absender der Vereinbarung bereitstellt. Passwörter als Sicherheitsmethode werden von Empfangenden, für die komplexere Authentifizierungsmethoden eine Herausforderung darstellen konnten, gut verstanden und leicht akzeptiert.

Die Absendenden definieren das Signierpasswort beim Erstellen der Vereinbarung. Das Passwort muss dann den Empfangenden durch einen bandexternen Prozess (Telefonanruf, E-Mail, Text) mitgeteilt werden.

Verfügbarkeit:

Das Signierpasswort ist für alle Abo-Varianten verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Hinweis:

Das Signierpasswort ist kein gebührenpflichtiger Dienst. Die Verwendung ist unabhängig vom Volumen kostenlos.

Verwendung

Beim Standardauthentifizierungsprozess wird der Empfänger aufgefordert, seine Identität durch Eingabe des Passworts für das Signieren der Vereinbarung in ein Textfeld zu bestätigen.

Der Empfänger erhält einen Link, über den er den Absender kontaktieren kann, wenn er das Passwort braucht:

Sobald die Authentifizierung erfolgt ist, erhält die empfangende Partei Zugriff auf die Vereinbarung, solange die Sitzung zwischen ihrem Computer und Acrobat Sign besteht.

Wenn die empfangende Partei das Vereinbarungsfenster aus irgendeinem Grund schließt oder zulässt, dass ihre Sitzung abläuft, muss sie sich erneut authentifizieren, um fortzufahren.

Konfigurieren der Passwortauthentifizierung beim Erstellen einer neuen Vereinbarung

Wenn die Passwortauthentifizierung aktiviert ist, kann die sendende Partei diese Methode aus der Dropdown-Liste Authentifizierung rechts neben der E-Mail-Adresse der Empfangspartei auswählen.

Nach Auswahl des Passwort-Authentifizierungstyps muss die sendende Partei die Passwortzeichenfolge angeben.

Passwörter dürfen maximal 32 Zeichen lang sein und alphanumerische Zeichen enthalten. Die Sicherheitseinstellungen geben die erforderliche Komplexität der Zeichenfolge vor.

Best Practices und Überlegungen

Passwörter für Hunderte von Vereinbarungen lassen sich nur schwer nachverfolgen. Eine interne Konvention zum Erstellen entschlüsselbarer Passwörter kann hilfreich sein, um sicherzustellen, dass Empfangende nicht aus ihren Vereinbarungen ausgesperrt werden, wenn ein Passwort vergessen wird.
Du kannst Passwörter nur für in Bearbeitung befindliche Vereinbarungen ändern, indem du den Authentifizierungstyp auf der Seite „Verwalten“ des*der Absenders*in bearbeitest.
Passwörter sollten dem Empfänger über eine bandexterne Methode (z. B. Telefon) zugestellt werden. Füge das Passwort nicht in die Vereinbarungsnachricht ein.
Wenn du über die Ressourcen verfügst, konfiguriere den Support-Kontakt, um Kontakte mit der Kundschaft zu optimieren.

Konfigurationsoptionen

Die Authentifizierung mit Signierpasswort bietet zwei Optionsgruppen, die auf Konto- und Gruppenebene konfiguriert werden können:

Sendeeinstellungen steuern den Zugriff der sendenden Partei auf die Passwortoption.
Sicherheitseinstellungen steuern das Nutzungserlebnis der empfangenden Partei.

Du kannst die Option zur Verwendung der Authentifizierung mit Signierpasswort für Absender*innen aktivieren, indem du zu Sendeeinstellungen > Identifikationsoptionen für Unterzeichnende navigierst.

Kontrollkästchen Signierpasswort: Wenn diese Option aktiviert ist, ist Passwort eine verfügbare Option für die Vereinbarungen, die in der Gruppe erstellt werden.
(Optional) Support-Kontakt: Standardmäßig wird auf der Seite mit der Aufforderung an die empfangende Partei, das Passwort einzugeben, die E-Mail-Adresse der sendenden Partei für den Fall angegeben, dass die empfangende Partei jemanden kontaktieren muss. Das optionale Feld Support-Kontakt ersetzt die E-Mail-Adresse der sendenden Partei entweder durch eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse und stellt einen Trichter für eingehende Abfragen an eine Ressource bereit, die sich mit der Lösung von Problemen befasst.
(Optional) Verwende standardmäßig die folgende Methode: Wenn Signierpasswörter zur Verwendung aktiviert sind, ist die Option zum Festlegen des Signierpassworts als Standardmethode zur Authentifizierung verfügbar.

Optionen für die Identitätsauthentifizierung mittels Passwort

Supportkontakt für Passwortfragen konfigurieren

Auf Konto- oder Gruppenebene kann der Acrobat Sign-Administrator eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kontakts konfigurieren, der in die Authentifizierungsseite eingefügt wird, wenn der Empfänger aufgefordert wird, das Passwort einzugeben.

Nach der Konfiguration der Einstellung ist keine Interaktion seitens der Benutzer mehr erforderlich. Die benutzerdefinierte E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer wird automatisch in alle Passwortauthentifizierungsbildschirme integriert, die von der konfigurierten Gruppe/dem konfigurierten Konto generiert werden.

Benutzerdefinierte Authentifizierungsseite

Für die Anpassung des Kontakts muss lediglich ein geeigneter Kontaktwert in das Einstellungsfeld eingegeben werden.

Standardmäßig wird die E-Mail-Adresse des Absenders als Kontaktwert verwendet.
Im Anpassungsfeld kann entweder eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse eingegeben werden.
Die Anpassung des Kontakts für das Signierkennwort kann auf Konto- und Gruppenebene verwaltet werden.
- Die Konfiguration auf Gruppenebene überschreibt die Einstellung auf Kontoebene für Vereinbarungen, die von dieser Gruppe gesendet werden.

Lösche die selbstdefinierte Zeichenfolge aus dem Einstellungsfeld und speichere die Aktualisierung, um die Einstellung auf den Standardwert zurückzusetzen.

Optionen für die Anpassung von Passwortmeldungen

Sicherheitseinstellungen konfigurieren

Das Passwort für das Signieren einer Vereinbarung hat auf der Seite Sicherheitseinstellungen im Abschnitt Passwort für das Signieren einer Vereinbarung zwei Optionen, die Administratoren anpassen können:

Anzahl der Versuche einschränken: Ist standardmäßig aktiviert. Ist die Option deaktiviert, können Empfangende unendlich oft versuchen, das Passwort einzugeben.
- Unterzeichnender Person XX Eingabeversuche des Vereinbarungspassworts erlauben, bevor die Vereinbarung abgebrochen wird: Admins können die Anzahl der Authentifizierungsversuche einer empfangenden Partei beschränken. Wird diese Anzahl überschritten, wird die Vereinbarung automatisch abgebrochen und die sendende Partei wird benachrichtigt.
Dokumentpasswortstärke: Diese Einstellung legt die minimale Komplexität der Passwörter fest, die für folgende Aktionen angefordert werden:
- Empfängerauthentifizierung für Vereinbarungszugriff
- Verschlüsselung der unterzeichneten Vereinbarung (heruntergeladene Vereinbarungs-PDFs)
- Identitätsberichte Unterzeichner (ähnlich wie Berichte für amtlichen Lichtbildausweis)

Die Einstellwerte sind:

► Keine: Das Passwort muss mit mindestens einem Zeichen festgelegt werden, das kein Leerzeichen ist

► Standard: Erfordert mindestens sechs Zeichen

► Mittel: Erfordert mindestens sieben Zeichen

►Stark: Erfordert mindestens acht Zeichen

Hinweis:

Wenn die Sicherheitseinstellungen in deinem Menü nicht angezeigt werden, stelle sicher, dass die Authentifizierungsmethode auf der Seite Sendeeinstellungen aktiviert ist.

Von Einzelanwendungs-Konten ist kein Zugriff auf die Registerkarte Sicherheitseinstellungen möglich. Für diese Konten wird der Standardeinstellungswert angewendet (mindestens sechs Zeichen).

Kundinnen und Kunden in der Acrobat Sign für Behörden-Umgebung haben keine Berechtigung zum Anpassen der Dokumentpasswortstärke. Diese Konten müssen ein Passwort mit mindestens 14 Zeichen verwenden, einschließlich mindestens:

Ein Großbuchstabe
Ein Kleinbuchstabe
Eine Zahl

Audit-Bericht

Im Audit-Bericht wird ausdrücklich vermerkt, dass der Empfänger ein gültiges Passwort eingegeben hat:

Wird die Vereinbarung abgebrochen, weil der Empfänger sich nicht authentifizieren kann, wird der Grund ausdrücklich angegeben:

Automatischer Abbruch der Vereinbarung, wenn Empfangende sich nicht authentifizieren können

Wenn die Einstellungen die Anzahl der Authentifizierungsversuche mittels Passwort einschränken und die Empfangenden sich nicht innerhalb der erlaubten Anzahl der Versuche authentifizieren können, wird die Vereinbarung automatisch abgebrochen.

Die die Vereinbarung erstellende Partei erhält eine E-Mail, in der sie über den Abbruch benachrichtigt wird, mit einem Hinweis auf die Identität der empfangenden Partei, die sich nicht authentifizieren konnte.

Weitere Parteien werden nicht benachrichtigt.