Termine und Erinnerungen festlegen

Alle Dienststufen haben Zugriff auf:

• Erstellung zyklischer Erinnerungen
  • während des Sendevorgangs
  • auf der Verwaltungsseite
• Erstellung zyklischer und Ad-hoc-Erinnerungen auf der Verwaltungsseite

Einzelbenutzer- und Team-Dienststufen haben keine Möglichkeit, die Erinnerungsfunktion zu automatisieren oder zu unterdrücken.

Optionen für Enterprise- und Business-Stufen

Enterprise- und Business-Dienststufen können die Optionen Erinnerung und Dokumentablauf während des Sendevorgangs selektiv anzeigen oder die konten- oder gruppenweite Automatisierung aktivieren.

Die beiden Einstellungen können Sie folgendermaßen aktivieren/deaktivieren:

• Anmeldung bei Adobe Sign als Administrator
• Navigieren Sie dazu zu Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen.

Benutzer, die standardmäßig keine Erinnerung für ihre Gruppe oder ihr Konto konfiguriert haben, können eine Erinnerung während des Sendevorgangs definieren.

Diese Erinnerungen sind immer zyklisch und betreffen alle Vertragsempfänger. Der Absender muss nur das Sendeintervall für die Erinnerung festlegen. Hierfür gibt es sechs Optionen:

• Jeden Tag
• Jede Woche
• Jeden Werktag
• Jeden zweiten Tag
• Jeden dritten Tag
• Jeden fünften Tag

Beim ersten Versenden eines Vertrags mit einer Erinnerung wird eine E-Mail mit „Bitte signieren Sie“ an den ersten Empfänger versendet. Dieses Event startet den Timer für die erste Erinnerung.

Wenn die Erinnerung so konfiguriert ist, dass sie (zum Beispiel) alle drei Tage versendet wird, wird die erste Erinnerung genau 72 Stunden nach Erhalt der E-Mail mit „Bitte signieren Sie“ gesendet.

Wenn der Empfänger die Aktion mit dem Vertrag abgeschlossen hat, läuft der Erinnerungs-Timer für diesen Empfänger nicht mehr.

Wenn mehrere Empfänger vorhanden sind, erhält der nächste Empfänger im Fluss eine E-Mail mit „Bitte signieren Sie“ unmittelbar, nachdem der vorherige Empfänger seine Aktion abgeschlossen hat. Der Erinnerungs-Timer für den neuen Empfänger richtet sich nach dem Erhalt seiner E-Mail mit „Bitte signieren Sie“ (nicht nach dem ursprünglichen Zeitstempel).

Dieser Prozess wiederholt sich bei allen Vertragsempfängern, bis der Vertrag vollständig abgeschlossen ist.

Erinnerungen, die nach dem Versandprozess erstellt wurden, werden auf der Seite „Verwalten“ konfiguriert:

Die Oberfläche der Verwaltungsseite weist einige weitere Optionen auf, die nicht auf der Seite „Senden“ vorhanden sind:

• Sie können auswählen, welche Empfänger Sie der Erinnerung hinzufügen möchten. Erstellen Sie die Erinnerung für einen, einige oder alle Ihre Empfänger.
• Sie können einen zyklischen Erinnerungsvorgang wie auf der Seite „Senden“ auswählen.
  • Wenn ein Empfänger zu einer zyklischen Erinnerung hinzugefügt wird, nachdem er seine Aktion im Vertrag abgeschlossen hat, erhält dieser keine Erinnerungen.
• Sie können eine einmalige (Ad-hoc-)Erinnerung erstellen, die entweder „Sofort“ gesendet wird oder für ein „Spezifisches Datum“ vorgesehen ist.
  • Ad-hoc-Erinnerungen können für Teilnehmer konfiguriert werden, die ihre Aktion für den Vertrag abgeschlossen haben.
  • Ad-hoc-Erinnerungen können konfiguriert werden, nachdem der Vertrag geschlossen und signiert oder archiviert wurde.
• Sie müssen eine Nachricht eingeben. Dies ist ein erforderliches Feld, wenn Sie eine Erinnerung auf der Verwaltungsseite erstellen.

Wenn andere Erinnerungen bereits für die Vereinbarung konfiguriert wurden, wird die Liste der Vereinbarungen anstatt der Oberfläche Erinnerung erstellen angezeigt.

Sie können eine neue Erinnerung erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Erinnerung hinzufügen klicken.

Sie können alle Erinnerungen prüfen, die für eine Vereinbarung konfiguriert wurden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Um eine Erinnerung abzubrechen, führen Sie folgende Schritte aus:

Erinnerungen und die REST-API

Die REST-v6-API ermöglicht den direkten Zugriff auf Erinnerungsobjekte über die folgenden vier Vorgänge:

• POST /agreements/{agreementId}/reminders: erstellt eine Erinnerung für die angegebenen und durch „agreementeId“ im Pfad identifizierten Vertragsteilnehmer.
• GET /agreements/{agreementId}/reminders: ruft die durch „agreementId“ im Pfad identifizierten Vertragserinnerungen ab.
• GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: ruft eine spezifische mit einem Vertrag verknüpfte Erinnerung ab.
• PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: aktualisiert eine vorhandene Erinnerung für einen Vertrag.

Aktivitätsliste/Audit-Bericht

Erinnerungen werden nicht in der Aktivitätsliste erfasst. Dasselbe gilt für den Audit-Bericht der Vereinbarung.

Im Verlauf und im Prüfbericht werden nur die wichtigsten Zeitpunkte im Dokumentsignaturprozess protokolliert. Dies beinhaltet die erste Benachrichtigung des Empfängers („Bitte signieren Sie“), aber nicht die wiederholten Signaturaufforderungen an denselben Empfänger (Erinnerungen).

Der Erinnerungsverlauf kann über die API abgerufen werden (verfügbar für Enterprise-Kunden).

Enterprise-Kunden können eine vollkommen benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage für Ihre Erinnerungen erstellen. 

Wenn Sie an benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen interessiert sind, lesen Sie bitte dieses Handbuch.

• Die Lebensdauer von zyklischen Erinnerungen:
  • Tägliche Erinnerungen laufen nach 30 Tagen ab
  • Alle weiteren zyklischen Erinnerungen laufen nach 60 Tagen ab
• Ad-hoc-Erinnerungen
  • werden nur einmal versendet
  • Sie können diese so konfigurieren, dass die Erinnerung an Teilnehmer gesendet wird, die ihre Aktion in dem Vertrag bereits abgeschlossen haben.
  • Sie können diese konfigurieren, auch nachdem der Vertrag abgeschlossen oder archiviert wurde.
    • Sie können die Erinnerungen nicht für abgebrochene, abgelehnte oder abgelaufene Verträge konfigurieren.
• Erinnerungen werden um die gleiche Uhrzeit gesendet, zu der die ursprüngliche E-Mail mit „Bitte signieren Sie“ gesendet wurde.
  • Wenn ein Empfänger in einem Workflow mit mehreren Empfängern eine Aktion abschließt und den nächsten Empfänger in der Reihenfolge auslöst, wird die Uhr auf diese Zeit umgestellt.
  • Durch Austausch des aktuellen Unterzeichners über die Verwaltungsseite stellt sich die Erinnerungsuhrzeit nicht um.
• Empfänger haben die Berechtigung, die Erinnerung abzubrechen. Es gibt keine Option, um ihnen diese Berechtigung zu entziehen.
• Ablaufdaten können auf der Seite Verwalten geändert werden, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde.
• Ablaufdaten können so konfiguriert werden, dass sie für interne Empfänger ignoriert werden.