Termine und Erinnerungen festlegen

Adobe Sign bietet die Möglichkeit, regelmäßige E-Mail-Erinnerungen an die Empfänger zu senden, die derzeit mit Ihren Vereinbarungen interagieren, und/oder eine Vereinbarung so zu konfigurieren, dass sie nach einem bestimmten Zeitraum abläuft.


Termin während des Sendevorgangs festlegen

Das automatische Ablaufen von Dokumenten kann auf Konto- und Gruppenebene konfiguriert werden. Für das Ablaufen kann eine Standardzeit ausgewählt werden, mit der optionalen Einstellung, die es dem Absender erlaubt, den Standardwert zu bearbeiten.

Der Dokumentablauf wird in ganzen Tagen (in 24-Stunden-Schritten) gemessen und beginnt mit der Erstellung der Vereinbarung.  Wenn Sie beispielsweise eine Vereinbarung so konfigurieren, dass sie in drei Tagen abläuft, läuft die Vereinbarung genau 72 Stunden nach dem Senden ab (falls sie nicht abgeschlossen wurde).

Alle Empfänger müssen ihre Signatur vor Ablauf der Frist abgeben. Sollte die Vereinbarung nicht fristgerecht abgeschlossen werden, läuft sie ab.

Hinweis:

Der Konto- oder Gruppenadministrator kann den Ablauf von Dokumenten so konfigurieren, dass die Ablauffrist ignoriert wird, wenn alle verbleibenden Empfänger intern sind.

  1. Aktivieren Sie die Option Ausfülltermin im Abschnitt Optionen.

  2. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die Unterzeichner Zeit zur Unterzeichnung dieses Dokuments haben.

    • Prüfen Sie, ob das angezeigte projizierte Datum korrekt ist.

  3. Fahren Sie nun wie gewohnt mit dem Sendevorgang fort.


Termin hinzufügen, ändern oder löschen

  1. Gehen Sie als Absender der Vereinbarung zur Seite Verwalten.

  2. Klicken Sie auf die Vereinbarung, die Sie ändern möchten.

  3. Klicken Sie auf Ablaufdatum.

    Ablaufdatum

  4. Legen Sie ein neues Ablaufdatum fest oder wählen Sie aus, dass der Ablauf vollständig entfernt wird.

  5. Klicken Sie auf Speichern.


Termine und Erinnerungen aktivieren oder deaktivieren

Alle Dienststufen haben Zugriff auf:

  • Erstellung zyklischer Erinnerungen
    • während des Sendevorgangs,
    • auf der Seite „Verwalten“.
  • Erstellung zyklischer und Ad-hoc-Erinnerungen auf der Seite „Verwalten“

Einzelbenutzer- und Team-Dienststufen haben keine Möglichkeit, die Erinnerungsfunktion zu automatisieren oder zu unterdrücken.

 

Optionen für Enterprise- und Business-Stufen

Enterprise- und Business-Dienststufen können die Optionen Erinnerung und Dokumentablauf während des Sendevorgangs selektiv anzeigen oder die konten- oder gruppenweite Automatisierung aktivieren.

Die beiden Einstellungen können Sie folgendermaßen aktivieren/deaktivieren:

Hinweis:

Durch Aktivieren der standardmäßigen Erinnerungen und des Ablaufdatums wird verhindert, dass diese Elemente auf der Seite Senden konfiguriert werden können, es sei denn, die Option, mit der Absendern das Einstellen oder Ändern erlaubt wird, ist aktiviert.

Erinnerung während des Sendevorgangs einrichten

Benutzer, die standardmäßig keine Erinnerung für ihre Gruppe oder ihr Konto konfiguriert haben, können eine Erinnerung während des Sendevorgangs definieren.

Diese Erinnerungen sind immer zyklisch und betreffen alle Empfänger der Vereinbarung. Der Absender muss nur das Sendeintervall für die Erinnerung festlegen. Hierfür gibt es sechs Optionen:

  • Jeden Tag
  • Jede Woche
  • Jeden Werktag
  • Jeden zweiten Tag
  • Jeden dritten Tag
  • Jeden fünften Tag

Beim ersten Versenden einer Vereinbarung mit einer Erinnerung wird eine E-Mail mit Bitte signieren Sie an den ersten Empfänger versendet. Dieses Event startet den Timer für die erste Erinnerung.

Wenn die Erinnerung so konfiguriert ist, dass sie (zum Beispiel) alle drei Tage versendet wird, wird die erste Erinnerung genau 72 Stunden nach Erhalt der E-Mail mit Bitte signieren Sie gesendet.

Wenn der Empfänger die Aktion mit der Vereinbarung abgeschlossen hat, läuft der Erinnerungs-Timer für diesen Empfänger nicht mehr.

Wenn mehrere Empfänger vorhanden sind, erhält der nächste Empfänger im Fluss eine E-Mail mit Bitte signieren Sie unmittelbar, nachdem der vorherige Empfänger seine Aktion abgeschlossen hat. Der Erinnerungs-Timer für den neuen Empfänger richtet sich nach dem Erhalt seiner E-Mail mit Bitte signieren Sie (nicht nach dem ursprünglichen Zeitstempel).

Dieser Prozess wiederholt sich bei allen Empfängern der Vereinbarung, bis die Vereinbarung vollständig abgeschlossen ist.

Hinweis:

Alle zyklischen Erinnerungen haben einen Lebenszyklus, nachdem sich die Erinnerung selbst deaktiviert.

Erinnerungen, die täglich ausgelöst werden, haben einen Lebenszyklus von zehn Tagen.

Alle anderen Erinnerungen haben einen Lebenszyklus von 60 Tagen.


Erinnerung auf der Seite „Verwalten“ einrichten

Erinnerungen, die nach dem Versandprozess erstellt wurden, werden auf der Seite „Verwalten“ konfiguriert:

  1. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  2. Klicken Sie auf die Vereinbarung, die Sie prüfen möchten.

  3. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

    Erinnerungen

  4. Konfigurieren Sie die Erinnerung für den entsprechenden Benutzer und legen Sie fest, wie oft die Erinnerung wiederholt werden soll.

  5. Klicken Sie auf Erstellen, um die Erinnerung festzulegen.

Die Oberfläche der Seite „Verwalten“ weist einige weitere Optionen auf, die nicht auf der Seite „Senden“ vorhanden sind:

  • Sie können auswählen, welche Empfänger Sie der Erinnerung hinzufügen möchten. Erstellen Sie die Erinnerung für einen, einige oder alle Ihre Empfänger.
  • Sie können einen zyklischen Erinnerungsvorgang wie auf der Seite „Senden“ auswählen.
    • Wenn ein Empfänger zu einer zyklischen Erinnerung hinzugefügt wird, nachdem er seine Aktion mit der Vereinbarung abgeschlossen hat, erhält er keine Erinnerungen.
  • Sie können eine einmalige (Ad-hoc-)Erinnerung erstellen, die entweder „Sofort“ gesendet wird oder für ein „Spezifisches Datum“ vorgesehen ist.
    • Ad-hoc-Erinnerungen können für Teilnehmer konfiguriert werden, die ihre Aktion für die Vereinbarung abgeschlossen haben.
    • Ad-hoc-Erinnerungen können konfiguriert werden, nachdem die Vereinbarung geschlossen und signiert oder archiviert wurde.
  • Sie müssen eine Nachricht hinzufügen. Dies ist ein erforderliches Feld, wenn Sie eine Erinnerung auf der Seite „Verwalten“ erstellen.

 

Wenn andere Erinnerungen bereits für die Vereinbarung konfiguriert wurden, wird die Liste der Vereinbarungen anstatt der Oberfläche Erinnerung erstellen angezeigt.

Sie können eine neue Erinnerung erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Erinnerung hinzufügen klicken.


Vorhandene Erinnerungen überprüfen

Sie können alle Erinnerungen prüfen, die für eine Vereinbarung konfiguriert wurden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  2. Klicken Sie auf die Vereinbarung, die Sie prüfen möchten.

  3. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

    Vorhandene Erinnerung

Hinweis:

Erinnerungen werden basierend auf der nächsten auszulösenden Erinnerung angeordnet.

Alle stornierten/abgelaufenen Erinnerungen werden unter den aktiven Erinnerungen angezeigt.


Erinnerungen stornieren

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Erinnerung zu stornieren:

  1. Melden Sie sich als der Benutzer an, der die Vereinbarung erstellt hat.

  2. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  3. Klicken Sie auf die entsprechende Vereinbarung, um sie auszuwählen.

  4. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

  5. Suchen Sie die Erinnerung, die Sie stornieren möchten, und klicken Sie darauf.

  6. Klicken Sie auf das Löschsymbol (Mülleimer).

Hinweis:

Empfänger sind dazu berechtigt, die Erinnerungen über die Erinnerungs-E-Mail zu beenden. Hierbei handelt es sich um eine erforderliche Funktion, die nicht unterdrückt werden kann.

 

Erinnerungen und die REST-API

Die REST-v6-API ermöglicht den direkten Zugriff auf Erinnerungsobjekte über die folgenden vier Vorgänge:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders: Erstellt eine Erinnerung an die angegebenen Teilnehmer einer Vereinbarung, die durch die agreementId im Pfad identifiziert wird.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders: Ruft die Erinnerungen einer Vereinbarung ab, die durch die agreementId im Pfad identifiziert wird.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Ruft eine bestimmte Erinnerung ab, die mit einer Vereinbarung verknüpft ist.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Aktualisiert eine vorhandene Erinnerung für eine Vereinbarung.

 

Aktivitätsliste/Audit-Bericht

Erinnerungen werden nicht in der Aktivitätsliste erfasst. Dasselbe gilt für den Audit-Bericht der Vereinbarung.

Im Verlauf und im Audit-Bericht werden nur die wichtigsten Zeitpunkte im Dokumentsignaturprozess protokolliert. Dies beinhaltet die erste Benachrichtigung des Empfängers („Bitte signieren Sie“), aber nicht die wiederholten Signaturaufforderungen an denselben Empfänger (Erinnerungen).

Der Erinnerungsverlauf kann über die API abgerufen werden (verfügbar für Enterprise-Kunden).


Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen

Enterprise-Kunden können eine vollkommen benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage für ihre Erinnerungen erstellen. 

Wenn Sie an benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen interessiert sind, lesen Sie bitte dieses Handbuch.


Zu berücksichtigende Punkte

  • Die Lebensdauer von zyklischen Erinnerungen:
    • Tägliche Erinnerungen laufen nach zehn Tagen ab.
    • Alle weiteren zyklischen Erinnerungen laufen nach 60 Tagen ab.
  • Ad-hoc-Erinnerungen
    • werden nur einmal versendet.
    • Sie können diese so konfigurieren, dass die Erinnerung an Teilnehmer gesendet wird, die ihre Aktion für die Vereinbarung bereits abgeschlossen haben.
    • Sie können diese konfigurieren, auch nachdem die Vereinbarung abgeschlossen oder archiviert wurde.
      • Sie können die Erinnerungen nicht für abgebrochene, abgelehnte oder abgelaufene Vereinbarungen konfigurieren.
  • Erinnerungen werden zur gleichen Uhrzeit ausgelöst, zu der die ursprüngliche E-Mail „Bitte signieren Sie“ gesendet wurde.
    • Wenn ein Empfänger in einem Workflow mit mehreren Empfängern eine Aktion abschließt und den nächsten Empfänger in der Reihenfolge auslöst, wird die Uhr auf diese Zeit umgestellt.
    • Durch Austausch des aktuellen Unterzeichners über die Seite „Verwalten“ stellt sich die Erinnerungsuhrzeit nicht um.
  • Empfänger sind berechtigt, die Erinnerung zu stornieren. Es gibt keine Option, um ihnen diese Berechtigung zu entziehen.
  • Ablaufdaten können auf der Seite Verwalten geändert werden, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde.
  • Ablaufdaten können so konfiguriert werden, dass sie für interne Empfänger ignoriert werden.
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