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Zuletzt aktualisiert am 6. April 2022

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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Übersicht über die Admin Console
Benutzendenverwaltung
1. Benutzer hinzufügen
2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
  1. Technikkonten – API-gesteuert
  2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
3. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
4. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
5. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
6. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
7. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
8. Benutzeridentitätstypen und SSO
9. Wechseln der Benutzeridentität
10. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
11. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
12. Produktprofile
13. Anmeldung
Konto-/Gruppeneinstellungen
1. Einstellungsübersicht
2. Globale Einstellungen
  1. Kontoebene und ID
  2. Neues Empfangserlebnis
  3. Workflows zum Selbstsignieren
  4. Massenversand
  5. Webformulare
  6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
  7. Power Automate-Workflows
  8. Bibliotheksdokumente
  9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
  10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
  12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
  13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
  14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
  15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
  16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
  17. Einzelne Dokumente herunterladen
  18. Signiertes Dokument hochladen
  19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
  20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
  21. Signaturberechtigung
  22. Sendeberechtigung
  23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
  24. Festlegen einer Standardzeitzone
  25. Festlegen eines Standarddatumsformats
  26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
    1. Upgrade zur Verwendung von UMG
  27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
  28. Empfangende ersetzen
  29. Audit-Bericht
    1. Überblick
    2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
    3. Aufnehmen von Erinnerungen
    4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
    5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
  30. In Produktbotschaften und Anleitungen
  31. Barrierefreie PDF-Dateien
  32. Neues Authoring-Erlebnis
  33. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
3. Kontoeinrichtung
  1. Logo hinzufügen
  2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
  3. Firmenname hinzufügen
  4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
4. Signaturvorgaben
  1. Korrekt formatierte Signaturen
  2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
  3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
  4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
  5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
  6. Empfangende durch Formularfelder leiten
  7. Signieren ablehnen
  8. Stempel-Workflows erlauben
  9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
  10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
  11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
  12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
  13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
  14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
5. Digitale Signaturen
  1. Überblick
  2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
  3. Signieren mit Cloud-Signaturen
  4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
  5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
6. Elektronische Siegel
7. Digital Identity
  1. Digital Identity Gateway
  2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
8. Berichteinstellungen
  1. Neues Berichtserlebnis
  2. Einstellungen für den klassischen Bericht
9. Sicherheitseinstellungen
  1. Einstellungen für Single Sign-on
  2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  3. Richtlinien für Anmeldekennwort
  4. Stärke für Anmeldekennwort
  5. Dauer der Internet-Sitzung
  6. Art der PDF-Verschlüsselung
  7. API
  8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
  9. Erlaubte IP-Bereiche
  10. Kontofreigabe
  11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
  12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
  13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
  14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  15. Dokumentkennwortstärke
  16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
  17. Telefonauthentifizierung
  18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
  19. Zulassen der Seitenextraktion
  20. Ablauf des Dokumentlinks
  21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
  22. Zeitstempel
10. Sendeeinstellungen
  1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
  2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
  3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
  4. Zulässige Empfangsrollen
  5. E-Witnesses zulassen
  6. Gruppen empfangender Personen
  7. Erforderliche Felder
  8. Anhängen von Dokumenten
  9. Feldreduzierung
  10. Vereinbarungen bearbeiten
  11. Vereinbarungsname
  12. Sprachen
  13. Private Nachrichten
  14. Erlaubte Signaturarten
  15. Erinnerungen
  16. Kennwortschutz für signierte Dokumente
  17. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
  18. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
    1. Überblick
    2. Signierkennwort
    3. Einmalpasswort per E-Mail
    4. Acrobat Sign-Authentifizierung
    5. Telefonauthentifizierung
    6. Cloud-basierte digitale Signatur
    7. Wissensbasierte Authentifizierung
    8. Amtl. Lichtbildausweis
    9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
  19. Inhaltsschutz
  20. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
  21. Dokumentablauf
  22. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
  23. Signierreihenfolge
  24. Liquid Mode
  25. Optionen für selbstdefinierte Workflows
  26. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
  27. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
11. Nachrichtenvorlagen
12. Bio-Pharma-Einstellungen
  1. Überblick
  2. Authentifizierung der Identität verlangen
  3. Gründe für das Unterzeichnen
13. Workflow-Integration
14. Beglaubigungs-Einstellungen
15. Zahlungsintegration
16. Nachrichten für Unterzeichnende
17. SAML-Einstellungen
  1. SAML-Konfiguration
  2. Installieren des Active Directory Federation Service
  3. Installieren von Okta
  4. Installieren von OneLogin
  5. Installieren von Oracle Identity Federation
18. Datennutzungsrechte
19. Zeitstempel-Einstellungen
20. Externes Archiv
21. Kontosprachen
22. E-Mail-Einstellungen
  1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
  2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
  3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
  4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
  5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
  6. E-Mail-Vorlagen anpassen
23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
1. Barrierefreiheit
2. HIPAA
3. DSGVO
4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
6. IVES-Unterstützung
7. Archivieren von Vereinbarungen
8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
Anfordern deiner Domäne
Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Empfangsoptionen
1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
Vereinbarungen senden
Erstellen von Feldern in Dokumenten
1. In-App-Authoring-Umgebung
2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
  1. AcroForm-Erstellung
  2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
4. Felder
5. Authoring-FAQ
Signieren von Vereinbarungen
Vereinbarungen verwalten
Audit-Bericht
Berichte und Datenexporte
1. Überblick
2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
3. Berichtsdiagramme
4. Datenexporte
5. Umbenennen eines Berichts/Exports
6. Duplizieren eines Berichts/Exports
7. Planen eines Berichts/Exports
8. Löschen eines Berichts/Exports
9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Webformulare
Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
Power Automate-Workflows
1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
2. Aktivieren der Power Automate-Integration
3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
6. Auslöser für Flows
7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
8. Verwalten von Flows
9. Bearbeiten von Flows
10. Freigeben von Flows
11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
12. Löschen von Flows
13. Nützliche Vorlagen
  1. Nur Administration
  2. Archivierung von Vereinbarungen
    1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
    2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
    4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
    5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
  3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
    1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
    2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
    4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
  4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
    1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
  5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
    1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
    2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
    3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
    4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
  6. Vereinbarungsgenerierung
    1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
    2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
    3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
Selbstdefinierte Sende-Workflows
Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
1. Freigeben von Benutzenden
2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Die Adobe Acrobat Sign-Vorlagenbibliothek enthält drei US-Steuerdokumente als Beispiele dafür, wie Formulare erstellt werden können. Sie sind komplett gültig und funktionsfähig, können aber nicht von Benutzern bearbeitet werden, da sie für alle Konten freigegeben sind. Der folgende Artikel beschreibt den Vorgang zum Speichern einer Acrobat Sign-Vorlage in Ihrer eigenen Bibliothek, damit Sie die Felder bei Bedarf bearbeiten und dieses Dokument dann in Ihrem lokalen Konto verteilen können. Dieser Vorgang beruht auf Formfeldschablonen und kann somit nur in den Abo-Varianten für Teams, Business und Enterprise verwendet werden.

Überblick

Das Erstellen einer Kopie einer Bibliotheksvorlage dauert ungefähr 2–3 Minuten und bietet Ihnen eine Version des Dokuments, über die Sie die vollständige Kontrolle haben.

Bevor Sie den untenstehenden Prozess starten, sollten Sie eine PDF-Version des IRS-Formulars, das Sie replizieren möchten, von der IRS.gov-Website abrufen. Die Behörde ändert diese Formulare regelmäßig. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version verwenden.

Sobald Sie eine PDF-Datei des Formulars haben, besteht der Vorgang aus zwei schnellen Schritten:

Die Vorlage durch Senden einer Vereinbarung kopieren
Die Vorlageneigenschaften kopieren, um das Dokument anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen (optional)

Zusätzlich sind am Ende dieses Artikels Schritte zum Hochladen einer neuen Version des Basisformulars und zum Anwenden der Feldüberlagerung auf diese Version enthalten.

Vorsicht:

Bei der API, die die Konten verwendet, muss bedacht werden, dass jede Vorlage eine andere documentID hat. Wenn Sie eine Vorlage replizieren, die Sie in der Acrobat Sign-Bibliothek verwenden, müssen Sie die documentID in Ihren API-Aufrufen so aktualisieren, dass die neue Kopie verwendet wird.

Die Vorlage kopieren

Wenn Sie die Vorlage kopieren möchten, müssen Sie eine Vereinbarung senden, indem Sie die vorhandenen Acrobat Sign-Vorlage in der Authoring-Umgebung verwenden und während dieses Vorgangs eine Kopie speichern.

Navigieren Sie zur Seite Senden von Acrobat Sign und starten Sie eine Vereinbarung
Konfigurieren Sie die Vereinbarung für zwei Empfänger.
- Die Empfänger müssen nicht gültig sein, da die Vereinbarung nicht unterzeichnet, sondern nur kopiert werden muss.
- Die Vereinbarung wird gesendet, daher ist die Verwendung einer als „schwarzes Loch“ bekannten E-Mail-Adresse eine gute Idee
  
  z. B.: keineantwort@meinedoemain.de
Hinweis:

Es werden zwei Empfänger definiert, da die Vorlage, die Sie kopieren, Felder für zwei Empfänger identifiziert. Wenn Sie die Vereinbarung nur für einen Empfänger konfigurieren, importieren Sie nur die Felder für den ersten Empfänger.
Hängen Sie die Acrobat Sign-Vorlage an, die Sie kopieren möchten.
- Verwenden Sie jeweils nur eine Vorlage.
- Im folgenden Beispiel wird I-9 verwendet, aber alle Vorlagen funktionieren genauso.
Aktivieren Sie das Kästchen für Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“ und klicken Sie dann auf Weiter.
- Die Authoring-Umgebung wird geöffnet und das Formular wird angezeigt.
Bei geöffneter Authoring-Umgebung:
- Aktivieren Sie das Kästchen In Dokumentenbibliothek speichern.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
Es wird ein Layover angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, die neue Vorlage zu benennen, die Sie in Ihrer persönlichen Dokumentenbibliothek speichern.
- Sie können den Namen beibehalten oder sie bei Bedarf umzubenennen.
- Nachdem Sie den Namen der Vorlage festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und senden.
Nachdem Sie auf die Schaltfläche Speichern und senden geklickt haben, wird das Dokument in Ihrer persönlichen Bibliothek als Dokument gespeichert.
- Die Vereinbarung wird auch zum Unterzeichnen gesendet, was keine Auswirkungen haben sollte, wenn Sie „sichere“ E-Mail-Adressen definiert haben.

Die Vorlageneigenschaften aktualisieren

Eine Kopie des Formulars ist jetzt in Ihrer persönlichen Bibliothek vorhanden, aber wenn sie von anderen Personen verwendet werden muss, müssen Sie den Zugriffsbereich erweitern.

Klicken Sie oben im Fenster auf den Link Verwalten, um die Seite Verwalten zu öffnen.

Auf der Seite „Verwalten“ sind zwei neue Einträge vorhanden:
- Die Scheinvereinbarung, die im Abschnitt Zur Signatur versandt gesendet wurde.
- Die Dokumentvorlage im Abschnitt Bibliotheksvorlagen.
Hinweis:

An dieser Stelle empfiehlt es sich, die Scheinvereinbarung, die Sie zum Kopieren der Vorlage verwendet haben, abzubrechen und zu löschen.
Klicken Sie in der Dokumentvorlage auf den Link Bearbeiten.
- Dadurch wird die Authoring-Umgebung gestartet.
Sobald die Authoring-Umgebung geöffnet wurde, erweitern Sie oben rechts im Fenster den Abschnitt Vorlageneigenschaften.

Hier stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
- Die Vorlage umbenennen
- Den VORLAGENTYP ändern (die Auswahl von Beide wird empfohlen)
- Den Zugriffsbereich (ZULÄSSIGE BENUTZER) für Ihre Gruppe oder das gesamte Unternehmen bei Bedarf ändern
Klicken Sie Speichern, um die angepassten Vorlageneigenschaften zu speichern.
- Es wird eine Seite „Erfolg“ geöffnet, die angibt, dass die Vorlage ordnungsgemäß gespeichert wurde.

Herzlichen Glückwunsch! Die Acrobat Sign-Vorlage wurde erfolgreich in Ihr persönliches Konto kopiert!

Eine andere Dokumentversion mithilfe der vorhandenen Feldüberlagerung erstellen

Für Kunden, die eine neue Version eines Formulars hochladen möchten (da sie es regelmäßig ändern), können Sie schnell eine neue Dokumentvorlage erstellen und die Feldüberlagerung aus Ihrer vorhandenen Vorlage anwenden.

Zwei Schritte sind erforderlich:

Das neue Formular hochladen
Die Feldüberlagerung anwenden

Hierfür benötigen Sie eine Kopie der Dokumentversion, auf die Sie die Feldüberlagerung anwenden möchten. Im Falle der IRS-Dokumente können Sie diese auf der IRS.gov-Website abrufen.

Sie müssen außerdem Eigentümer der Vorlage sein, die Sie als Feldüberlagerung für das neue Formular verwenden möchten.

Das Formular hochladen

Navigieren Sie in Acrobat Sign zur Startseite
Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederverwendbare Vorlage erstellen.
- Dadurch wird die Seite Bibliotheksvorlage erstellen geöffnet.
Bei geöffneter Seite Bibliotheksvorlage erstellen:
- Geben Sie einen Vorlagennamen für die neue Vorlage ein.
  
  Im Idealfall etwas, das die Vorlage eindeutig identifiziert. Der Name kann später geändert werden.
- Laden Sie die neue Datei hoch, auf der die neue Dokumentvorlage basieren soll.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau anzeigen und Felder hinzufügen.
  
  Dadurch wird die Authoring-Umgebung gestartet.

Die Feldüberlagerung anwenden

Sobald die Authoring-Umgebung geöffnet ist:
- Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf das Dropdown-Menü Feldvorlagen.
- Wählen Sie die Vorlage aus, die angewendet werden soll.
Wenn Sie die Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden.

Das Dokument wird für kurze Zeit verarbeitet, während die Feldüberlagerung angewendet wird.

Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Formular aktualisiert und die angewendeten Felder werden angezeigt.
Wenn die Struktur der Seite sehr ähnlich war (was bei IRS-Formularen im Allgemeinen der Fall ist), sollte die Feldplatzierung sehr ähnlich ausgerichtet sein.

Es lohnt sich jedoch, sich die Vorlage ein paar Minuten anzusehen und sicherzustellen, dass die Felder wie gewünscht ausgerichtet sind.

Dies der ideale Zeitpunkt, die Felder und ihre Eigenschaften bei Bedarf Ihren Erwartungen entsprechend anzupassen.

Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Speichern, um die Dokumentvorlage zu speichern.

Sobald das Dokument gespeichert wurde, finden Sie die neue Vorlage auf der Seite Verwalten im Abschnitt Vorlagen.
Testen Sie das Dokument intern, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.

Wenn Sie sicher sind, dass das Formular richtig ist:
- Bearbeiten Sie die neue Vorlage auf der Seite Verwalten.
- Legen Sie unter Vorlagenname den endgültigen Namen fest, der angezeigt werden soll.
- Ändern Sie die Vorlageneigenschaften, um Zugriff auf Ihre Gruppe/Ihr Unternehmen zu gewähren.
Hinweis:

Ändern Sie optional die Vorlageneigenschaften der älteren Formularversion in den Zugriffsbereich Nur ich, um sie zu sichern, falls Sie zu der alten Vorlage zurückkehren müssen.