Archivieren von Adobe Sign-Dokumenten durch die eOriginal-Archivierungsdienste

Dokumente digital verwalten und schützen

Adobe Sign ist eine Partnerschaft mit eOriginal eingegangen, um Unternehmen durch die Archivierung von wichtigen signierten Dokumenten in einem sicheren digitalen Archiv bei der Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen zu unterstützten. Sobald ein Dokument signiert wurde, kann eOriginal es sicher mit der höchsten Sicherheitsstufe und in Übereinstimmung mit gesetzlichen Bestimmungen in einer vollständig digitalen Umgebung archivieren. Unternehmen können wählen, ob Sie alle Dokumente in einem bestimmten Konto, alle Dokumente, die durch eine bestimmte Gruppe (oder Untergruppe von Benutzern) initiiert wurden oder einzelne Dokumente archivieren möchten.

Wenn ein Dokument erstellt wird, wird das zu Adobe Sign hochgeladene Originaldokument als maßgebliche Kopie des Vertrags betrachtet. Die maßgebliche Kopie bleibt während des gesamten Unterzeichnungszyklus auf den Adobe-Servern. Sobald der Unterzeichnungszyklus abgeschlossen ist, wird die maßgebliche Kopie im eOriginal-Archiv archiviert und das Dokument wird zur Urkunde. Eine PDF-Kopie des Dokuments bleibt bei Adobe Sign, erhält aber das Wasserzeichen „Kopie des Originals“, womit darauf hingewiesen wird, dass das von eOriginal archivierte Dokument die einzige authentische Version ist:

So funktioniert es

Nach Abschluss des Signaturzyklus löst jede Transaktion, für die die Archivierung aktiviert ist, den eOriginal-Archivierungsdienst aus, der die Übertragung der maßgeblichen Kopie initiiert. Es handelt sich hier um einen asynchronen Frage-und-Antwort-Vorgang, innerhalb dessen der Archivierungsdienst Informationen von Adobe Sign anfordert, nachdem er eine Benachrichtigung erhielt. Daraufhin stellt Adobe Sign den angeforderten Inhalt bereit.

Diese sequenziellen Anforderungen finden nahezu in Echtzeit statt, um sicherzustellen, dass die maßgebliche Kopie zum Zeitpunkt des Abschlusses des Signaturvorgangs vom Archivierungsdienst gespeichert wird.

Nachdem die letzte Signatur geleistet ist, geschieht Folgendes:

  1. Der eOriginal-Archivierungsdienst wird über Ping darüber benachrichtigt, dass der Signaturvorgang für ein Dokument, für das Archivierung aktiviert ist, abgeschlossen ist. Adobe Sign sendet eine eindeutige als „Document Capability Key“ bezeichnete ID an den Archivierungsdienst.
  2. Der Archivierungsdienst fordert ein Zugriffstoken für das abschließende signierte Dokument an.
  3. Adobe Sign überprüft, ob die Archivierungsanwendung autorisiert ist, ein Zugriffstoken für das Dokument anzufordern. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur die Archivierungsanwendung die maßgebliche Kopie des Dokuments erhält. Adobe Sign stellt ein Zugriffstoken zur einmaligen Verwendung bereit.
  4. Der Archivierungsdienst fordert beim Prüfprotokoll des Dokuments ein Profil für das Dokument an.
  5. Adobe Sign stellt das Prüfprotokoll bereit. Dieses enthält einen vollständigen Datensatz über alle Vorgänge während des Signaturvorgangs einschließlich der Identität des Unterzeichners, Datum und Uhrzeit jedes Ereignisses, der IP-Adresse und der Standortinformationen (falls verfügbar).
  6. Der Archivierungsdienst fordert anschließend die Version des signierten Dokuments ohne Wasserzeichen mithilfe des einmaligen Zugriffstokens an.
  7. Adobe Sign überprüft das einmalige Zugriffstoken und liefert an den Archivierungsdienst ein Dokument ohne Wasserzeichen aus.
  8. Der Archivierungsdienst bestätigt den Eingang des Dokuments und benachrichtigt Adobe Sign darüber, dass der Archivierungsvorgang abgeschlossen ist.
  9. Adobe Sign aktualisiert das Prüfprotokoll, indem es den Status des Dokuments als „archiviert“ einträgt.
  10. Alle während des Signaturvorgangs erstellten Versionen des Dokuments erhalten ein Wasserzeichen und Kopien dieser Dokumente ohne Wasserzeichen werden dauerhaft gelöscht.
Diagramm des Archivierungsvorgangs

Zu diesem Zeitpunkt verfügt Adobe Sign nur über eine mit Wasserzeichen versehene Kopie des Dokuments sowie über die bei jedem Schritt erstellten und im Verlauf des Signaturzyklus gespeicherten PDF-Kopien. Miniaturbilder werden nicht mit einem Wasserzeichen versehen, da es sich bei ihnen ausschließlich um Bilder und nicht um Urkunden handelt.

Dokumente ohne Wasserzeichen können nach Archivierung des Dokuments nur vom Archivierungsdienst bezogen werden.

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