Überblick

Adobe Sign-Text-Tags können in Kombination mit Acrobat-Formularfeldern zum Definieren von spezifischen Eigenschaften eines Felds verwendet werden. Während Text-Tags direkt zu einem Dokument im Einklang mit dem Inhalt hinzugefügt werden, werden PDF-Tags zum Benennen der Felder, zum Definieren der Regeln und Validierungen des physisch platzierten Felds verwendet. Acrobat-Formularfelder kombinieren die Einfachheit der Verwendung der Drag & Drop-Authoring-Umgebung mit der Vielseitigkeit von Text-Tags.

Wenn ein Dokument zur Adobe Sign-Dokumentbibliothek hochgeladen oder zur Signatur gesendet wird, werden die Acrobat-Formularfelder durch das System verarbeitet und in Adobe Sign-Formularfelder umgewandelt. Das System überprüft insbesondere den Namen des Felds und überprüft, ob ein Adobe Sign-Tag definiert wurde. Anschließend erstellt es ein Adobe Sign-Formularfeld mit den von Ihnen definierten Eigenschaften.

Mit Tags können spezifische Eigenschaften für die Felder festgelegt werden. Mit diesen Formularfeld-Platzierungswerkzeugen von Acrobat kann Ihr Dokument vollständige Funktionen und ein professionelles Erscheinungsbild aufweisen.

Text-Tag-Version

In diesem Dokument wird die aktuelle 2.0-Syntax von Adobe Sign-Text-Tags beschrieben. Diese Syntax sollte für alle neuen Dokumente und Revisionen an vorhandenen Dokumenten verwendet werden. In der Text-Tag-Dokumentation finden Sie entsprechende Informationen, wenn Sie mit Text-Tags nicht vertraut sind.

Erstellen von Formularen für Adobe Sign

Mit Acrobat können Sie Formularfelder physisch auf den Seiten eines Dokuments platzieren. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Formularfelder hinzugefügt werden. Zudem werden darin Optionen erläutert, mit denen die Felder in Ihrem Dokument entsprechend angepasst werden können, sodass sie über ein einheitlicheres Erscheinungsbild verfügen.


Vorbereiten des Formulars

  1. Öffnen Sie unter Verwendung von Acrobat die PDF, die Sie in ein Adobe Sign-Formular umwandeln möchten.

  2. Wählen Sie Werkzeuge > Formular vorbereiten aus.

    Klicken Sie auf „Formular vorbereiten“.
  3. Klicken Sie auf Start. Acrobat DC erstellt das Formular und öffnet es im Modus „Formularbearbeitung“. Im rechten Bereich werden Optionen für das Bearbeiten des Formulars angezeigt. Die Werkzeugleiste enthält Formularfeldwerkzeuge für das Hinzufügen zusätzlicher Felder.

    Klicken Sie auf „Start“.

    Acrobat durchsucht das Dokument nach Text (wird durch unterstrichene Leerzeichen oder leere Felder identifiziert), der in Formularfelder umgewandelt werden kann, und versucht, ein entsprechendes Feld an dieser Position zu platzieren. 

    Hinweis:

    Wenn das Dokument nicht bereits Leerzeichen oder Felder aufweist, die umgewandelt werden können, wird ein Dialogfeld angezeigt, das Sie darüber informiert, dass keine Formularfelder ermittelt wurden. Klicken Sie zum Fortfahren auf OK.

  4. Klicken Sie im rechten Bereich auf Mehr und wählen Sie dann In Adobe Sign-Formular umwandeln aus.

  5. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie gewarnt werden, dass Acrobat Formularfelder entfernt, die von Adobe Sign nicht unterstützt werden.

    Konvertierungswarnung
  6. Klicken Sie auf OK, wenn eine nachfolgende Warnung angezeigt wird.

    Feldwarnung

Bereinigen der automatisierten Feldplatzierung

Beim Erstellen von Feldern sucht Acrobat nach Orientierungspunkten wie Unterstrichen, Kästchen und Kreisen, die ggf. Felder, Kontrollkästchen und Optionsfelder angeben. Darüber hinaus wird der umgebende Text evaluiert, um die generierten Felder mit einem sinnvollen Namen zu versehen. Die Nachteile bestehen jedoch darin, dass einige Felder falsch benannt oder platziert werden, wodurch eine manuelle Anpassung erforderlich wird.

Acrobat-Feldplatzierung

 

 Überprüfen Sie Ihr Formular, löschen Sie zusätzliche Felder und verschieben Sie falsch platzierte Felder.

Bereinigte Feldplatzierung

Hinweis:

Alle automatisch platzierten Felder weisen eindeutige Namen auf und einige davon sind ggf. unklar (beispielsweise „fill_3“). 

Es empfiehlt sich, den Feldern aussagekräftige Namen zu geben, falls Sie für das Dokument Berichte erstellen möchten und die Felddaten evaluieren müssen.

Doppelklicken Sie zum Umbenennen des Felds auf das Feld (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Eigenschaften aus dem Menü aus). Der Feldname wird oben im Eigenschaftsfenster angezeigt.

Eigenschaften von Textfeldern


Manuelles Platzieren von Formularfeldern

Wenn mit der automatisierten Feldplatzierung nicht alle Ihre Felder gefunden werden, müssen Sie sie manuell hinzufügen. Hierbei handelt es sich um einen einfachen Klick-Klick-Vorgang unter Verwendung der Werkzeugleiste oben im Acrobat-Fenster.

  1. Klicken Sie zum Hinzufügen eines Felds zum Formular auf das entsprechende Symbol für das Feld, das in der Werkzeugleiste verwendet werden soll.

    Acrobat für Adobe Sign-Werkzeugleiste

    Die Felder von links nach rechts lauten:

    • Objekt auswählen: gibt den Cursor frei, um ein Objekt auf der Seite auszuwählen
    • Textfeld: das generische Textfeld zur Eingabe von Daten. Das am häufigsten verwendete Feld für die meisten Formulare
    • Kontrollkästchen: wird für das Darstellen eines Arrays an Belegposten verwendet, wenn der Benutzer aus mehreren Optionen auswählen kann
    • Optionsfelder: wird für das Darstellen eines Arrays an Belegposten verwendet und der Benutzer kann eine Auswahl daraus treffen
    • Dropdownfeld: eine Auswahlliste von Elementen, aus denen der Benutzer eine Auswahl treffen kann
    • Signaturfeld: eine einzelne Feldsignatur
    • Signaturblock: eine Mehrfeldsignatur, die mindestens die Felder „Signatur“ und „E-Mail“ enthält, jedoch optional in Abhängigkeit der Einstellungen des zum Senden des Dokuments verwendeten Adobe Sign-Kontos auch den Titel des Unterzeichners bzw. das Unternehmen enthalten kann
    • Initialen: ein einzelnes Initialenfeld, das bis zu vier Zeichen aufweisen kann
    • Titel: ein Pflichtfeld, in das der Titel des Empfängers eingegeben werden muss
    • Unternehmen: ein Pflichtfeld, in das der Unternehmensname des Empfängers eingegeben werden muss
    • Vollständiger Name: ein schreibgeschütztes Feld, das eine Typ-Satz-Version des in das Feld „Signatur“ eingegebenen Texts zurückgibt
    • E-Mail: ein schreibgeschütztes Feld, das die E-Mail-Adresse des Empfängers zurückgibt
    • Datum: ein schreibgeschütztes Feld, das den aktuellen Datums-/Uhrzeitstempel zurückgibt, wenn der Empfänger die Vereinbarung öffnet.
    • Werkzeugauswahl beibehalten: Klicken Sie auf dieses Symbol zum Aktivieren/Deaktivieren der Fähigkeit, mehrere Felder zu platzieren. Wenn die Option deaktiviert ist, kehrt der Cursor zum Auswahlpfeil nach dem Platzieren eines Felds zurück. Wenn die Option aktiviert ist, behält der Cursor den Feldabdruck bei, wodurch Sie mehrere Felder platzieren können, ohne das Symbol zunächst erneut auswählen zu müssen.

    Hinweis:

    Die Pflicht- und schreibgeschützten Felder sind empfängerspezifisch, d. h. sie sollten nur Informationen über den Empfänger sammeln, dem sie zugewiesen sind. Verwenden Sie ein Textfeld, wenn Sie Inhalte anfragen müssen, die keine persönlichen Informationen des Empfängers darstellen. Verwenden Sie, um beispielsweise jedes Datum zu erfassen, das nicht das Signaturdatum ist, ein Textfeld und validieren Sie dieses Feld so, dass es ein Datumsformat aufweist.

  2. Der Cursor wird geändert, um den Abdruck des von Ihnen ausgewählten Felds zu zeigen. Klicken Sie, um das Feld an der gewünschten Position zu platzieren. 

    Feldabdruck
  3. Wenn das Feld erstmals auf der Seite platziert wird, wird ein kleines Fenster angezeigt, in dem der Name des Felds geändert und die Teilnehmerrolle definiert werden kann. Das Festlegen eines sinnvollen Namens ist nützlich. Das Festlegen der Teilnehmerrolle sollte jedoch nur erfolgen, wenn Sie über ein fundiertes Verständnis des Signaturvorgangs für das Dokument und hinsichtlich der entsprechenden anzuwendenden Teilnehmerrollen verfügen.

    Eigenschaften platzierter Felder
  4. Klicken Sie auf und ziehen Sie eines der blauen Felder (oder Handles) im Rahmen des Felds, um die Feldgröße zu ändern.

    Ändern der Feldgröße


Ausrichten von Feldern und Abgleichen der Größe

Nachdem das Feld grob im Dokument platziert wurde, können Ihnen die in Acrobat enthaltenen Werkzeuge dabei helfen, eine konsistente Feldgröße und Ausrichtung zu gewährleisten, was dem Formular ein optimiertes und professionelles Erscheinungsbild verleiht.

Hinweis:

Zum Auswählen mehrerer Felder können Sie entweder die Strg-/Cmd-Taste gedrückt halten und einzeln auf die Felder klicken oder in der PDF klicken und den Cursor zum Beschreiben eines Felds ziehen. Es werden alle Felder ausgewählt, die mindestens teilweise im beschriebenen Feld enthalten sind. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der PDF, um die Auswahl der Felder aufzuheben.

  1. Der erste Schritt zum Ausrichten von Feldern besteht im Einrichten eines entsprechend platzierten Felds. Im folgenden Beispiel wurde die Größe des Felds „Adresse“ mithilfe des manuellen Klicken-und-Ziehen-Vorgangs angepasst.

    Grobe Formularfeldplatzierung

    Sie können sehen, dass das Feld „Kontakt“ auf der rechten Seite dieselbe Höhe und die Felder „Telefon“, „Fax“ und „Bestellnummer“ dieselbe Breite aufweisen. 

  2. Wählen Sie die Felder „Adresse“ und „Kontakt“ aus. Sie werden feststellen, dass die Feldränder die Farbe der anderen Felder ändern, was anzeigt, dass sie ausgewählt sind.

    Ausgewählte Felder

    Hinweis:

    • Das Feld „Vorlage“ zeigt die blauen „Handle“-Felder an. Beim Verwenden von Ausrichtungs- oder Größenabgleichswerkzeugen werden alle Felder am Vorlagenfeld ausgerichtet oder mit ihm abgeglichen.
    • Sie können das Vorlagenfeld ändern, sobald alle Felder ausgewählt wurden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken, das eine Vorlage werden soll.
    • Durch das Klicken außerhalb der ausgewählten Felder wird die Auswahl sämtlicher Felder aufgehoben.

  3. Oben rechts im Acrobat-Fenster werden die Ausrichtungswerkzeuge angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol Breite und Höhe abstimmen

    Werkzeug „Breite und Höhe abstimmen“

    Das Feld „Kontakt“ übernimmt die Größe des Felds „Adresse“:

    Felder mit ausgerichteter Breite und Höhe
  4. Klicken Sie auf das Symbol Oben ausrichten, während beide Felder weiterhin ausgewählt sind, um das Feld „Kontakt“ zur richtigen Ausrichtung über die Oberseite der Felder zu bringen.

  5. Klicken Sie auf das Feld „Kontakt“, um genau dieses Feld auszuwählen, und passen Sie dann die Handles auf der linken und rechten Seite des Felds an, um es zu platzieren.

    Manuelles Anpassen der Breite des Felds
  6. Wählen Sie als Nächstes alle Felder in einer Spalte aus. Sicherstellen, dass Ihr Vorlagenfeld richtig ist

    Auswählen sämtlicher Felder in einer Spalte
  7. Klicken Sie auf das Symbol Breite anpassen, um alle Felder auf dieselbe Breite anzupassen.

    Felder mit übereinstimmenden Breiten
  8. Klicken Sie, während alle Felder weiterhin ausgewählt sind, auf das Symbol Linksbündig.

    Linksbündige Felder
  9. Passen Sie die Felder an die richtige Höhe an. Dies kann bei Bedarf für jedes Feld manuell vorgenommen werden. Alternativ können Sie ein Feld manuell anpassen, dann die anderen auswählen und sie auf dieselbe Höhe einstellen.

    An die Feldhöhe angepasste Felder
  10. Feldfeinanpassungen können mithilfe der Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur vorgenommen werden. Wählen Sie mindestens ein Feld aus und verwenden Sie dann die Pfeile zum Verschieben der Felder durch kleine Schritte.

    Alle Felder mit richtiger Größe

    Hinweis:

    Beachten Sie, dass Sie die PDF vergrößern können, um größere Feldobjekte anzuzeigen, die präziser angepasst werden können.

  11. Befolgen Sie dasselbe Prinzip hinsichtlich des Abgleichs der verbleibenden Felder mit den entsprechenden Vorlagen:

    In diesem Beispiel:

    • Wählen Sie die Felder „Kontakt“, „E-Mail“ und „Website“ aus und legen Sie sie auf dieselbe Breite fest.
    • Richten Sie die Felder linksbündig aus.
    • Wählen Sie die Zeilenfelder („Telefon“ und „E-Mail“) aus und legen Sie sie auf dieselbe Höhe fest.
    • Verwenden Sie anschließend das Werkzeug „Oben ausrichten“, um sie zur Ausrichtung zu bringen.
    • Führen Sie für die Zeile „Fax“ und „Website“ der Felder dieselbe Aktion aus.
    Alle Felder mit richtiger Größe und Platzierung

    Sobald die Felder allesamt platziert sind, ist das Dokument minimal bereit, über Adobe Sign zu senden.

    Alle Felder verfügen über einen identifizierenden Namen. Es ist jedoch keiner explizit einem Empfänger zugewiesen und kein Feld verfügt über Inhaltsvalidierungen.

    Wenn Sie Feldeigenschaften wie die Empfängeridentifikation, Inhaltsvalidierung, bedingte Erscheinung oder Berechnungen einbeziehen möchten, müssen Sie den Feldnamen so mit Argumenten anhängen, wie Sie dies mit Text-Tags vornehmen würden.

     

Verwenden von Tags in platzierten Formularfeldern

Beim Hinzufügen von Feldern zum Formular wird eine Auflistung der Feldnamen auf der rechten Leiste der Acrobat-Seite angezeigt. Diese Liste kann verwendet werden, um schnell nach dem Formularfeld im Dokument zu suchen oder darauf zuzugreifen. Sie gibt sogleich an, ob ein Feldname an mehr als einer Position im Formular vorhanden ist, indem ein #1 nach dem Namen angehängt wird.

Hinweis:

Eindeutige Feldnamen können eindeutige Inhalte enthalten. Felder, die denselben Namen aufweisen, enthalten denselben Inhalt. Durch die Eingabe in ein Feld füllen Sie diesen Inhalt automatisch auf jedes andere Feld auf, das über denselben Namen verfügt. Dies ist nützlich, wenn Sie über ein Formular verfügen, in das Sie dieselben Informationen an mehreren Positionen eingeben müssen.

Wenn Sie die automatisch von Acrobat platzierten Felder verwenden, sind die Namen Ihrer Felder einfache beschreibende Zeichenfolgen. (Wenn sie nicht aussagekräftig sind, sollten Sie sie entsprechend anpassen.)

Feldnamen ohne Argumente

 

Über die Werkzeugleiste platzierte Felder weisen möglicherweise einen längeren Namen auf und enthalten Argumente, die mit dem Text-Tag-Format identisch sind. 

Feldnamen mit hinzugefügten Argumenten


Benennen von Formularfeldern

Wenn Sie den Namen eines Formularfelds in ein Adobe Sign-Tag ändern, können Sie alle Feldeigenschaften anwenden, die von Adobe Sign erkannt werden. Dies erfolgt, anders als mit einem Text-Tag, nicht zulasten des Platzes im Dokument.

Doppelklicken Sie zum Zugreifen auf das Eigenschaftenmenü für das Formularfeld auf das Feld oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Eigenschaften“ aus dem Menü aus.

Auf der Registerkarte „Allgemein“ im Fenster „Eigenschaften“ werden Name, QuickInfo, Feldtyp, Rolle des Teilnehmers und

Allgemeine Eigenschaften des Felds angezeigt.

Eigenschaften von Textfeldern
  • Name: Hier wird das Tag für das Formularfeld hinzugefügt.
  • QuickInfo: Informationen, die angezeigt werden, wenn der Mauszeiger über das Feld gehalten wird.
  • Feldtyp: Gibt den Feldtyp an, beispielsweise Text, Signatur, Datum usw.
  • Rolle des Teilnehmers: Legt fest, welcher Unterzeichner mit diesem Feld interagieren sollte, beispielsweise „Absender“, „Unterzeichner“, „Vorausausfüllen“ usw.
  • Schreibgeschützt: Verhindert den Zugriff auf das Feld und legt es so fest, dass es nicht bearbeitet werden kann. Wird im Allgemeinen verwendet, wenn das Feld durch eine Integration oder mithilfe einer CSV-Datei aufgefüllt wird.
  • Erforderlich: Markiert das Feld als erforderlich, sodass der Signiervorgang nicht abgeschlossen werden kann, wenn keine Daten in dieses Feld eingegeben werden.

Obwohl die Drag & Drop-Authoring-Umgebung von Adobe Sign Felder mit mehreren Zeilen nicht unterstützt (oder keine Option dafür aufweist), können Sie auf diese Weise ein Feld in Acrobat einrichten und über Adobe Sign dafür sorgen, dass es funktioniert. Die entsprechende Option lautet „Mehrzeiliges Feld “ und befindet sich unter der Registerkarte „Optionen“.

In der Text-Tag-Dokumentation finden Sie die in den Formularfeldern für Ihr Dokument zu verwendenden Tags.

Hinweis:

Die Text-Tag-Dokumentation zeigt alle Tags mit den sie umgebenden „{{}}“, da sie analysiert werden müssen. Diese geschweiften Klammern sind beim Erstellen von Feldern in Acrobat nicht erforderlich und sollten ausgelassen werden.

Platzieren von anderen Objekten

Abgesehen von den Standardtextfeldern verfügt Acrobat über Kontrollkästchen, Optionsfelder und Dropdownmenüs, die über Adobe Sign funktionieren. Die Optionen für diese Objekte können mithilfe der Argumente im Tag oder über die Objekteigenschaften in Acrobat angewendet werden.

Wenn Sie die Objekteigenschaften in Acrobat auswählen, müssen Sie dennoch ein grundlegendes Tag für den Namen des Objekts eingeben. Wenn Sie beispielsweise über ein Kontrollkästchen verfügen und alle Einstellungen im Fenster „Eigenschaften“ festgelegt wurden, können Sie es beispielsweise einfach „CB1_es_:signer1“ nennen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Objekt einen Namen aufweist und dem gewünschten Empfänger zugewiesen ist.


Kontrollkästchen

Durch das Auswählen von „Kontrollkästchen“ auf der Leiste „Objekt auswählen“ wird der Cursor geändert, wodurch Sie das Kontrollkästchen platzieren können. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelles Platzieren von Formularfeldern.

Doppelklicken Sie zum Zugreifen auf das Eigenschaftenmenü für das Kontrollkästchen auf das Feld oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Eigenschaften“ aus dem Menü aus.

Unter „Optionen“ lauten die verfügbaren Einstellungen Kontrollkästchenstil, Exportwerte und das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert. Das Ändern des „Kontrollkästchenstils“ wirkt sich optisch nicht darauf aus, wie das Kontrollkästchen in Adobe Sign dargestellt wird. Das resultierende PDF-Dokument weist jedoch den ausgewählten Stil auf.

Kontrollkästchenfeldeigenschaften


Optionsfelder

Durch das Auswählen von „Optionsfeld“ auf der Werkzeugleiste „Objekt auswählen“ wird der Cursor geändert, wodurch Sie das Optionsfeld platzieren können. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelles Platzieren von Formularfeldern.

Beim Platzieren des Optionsfelds zeigt das Dialogfeld mit den grundlegenden Eigenschaften eine Warnung an, dass Sie über mindestens zwei Optionsfelder in der Gruppe verfügen müssen, da Optionsfelder eine Entweder-oder-Lösung erfordern.

Es kann ein weiteres Optionsfeld hinzugefügt werden, indem auf den Link „Weitere Schaltfläche hinzufügen“ geklickt oder „Optionsfeld“ erneut auf der Werkzeugleiste „Objekt auswählen“ ausgewählt wird, wobei das Objekt platziert und in denselben Gruppennamen umbenannt wird.

Optionsfeldwarnung

Doppelklicken Sie zum Zugreifen auf das Eigenschaftenmenü für das Optionsfeld auf das Feld oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Eigenschaften“ aus dem Menü aus.

Optionsfeldeigenschaften

Unter „Optionen“ stehen die Einstellungen Schaltfl.-Stil und Optionsfeldauswahl zur Verfügung und die zwei Optionen Schaltfläche ist standardmäßig aktiviert und Schaltflächen mit identischem Namen und gleicher Auswahl werden übereinstimmend ausgewählt, die identisch benannte Schaltflächen verknüpfen. Der Name des Optionsfelds bestimmt, welche Gruppe sich darin befindet. Wenn Sie einen Array an Optionsfeldoptionen erstellen, müssen sie identisch benannt werden, um Bestandteil derselben Gruppe zu sein.


Dropdownmenüs

Durch das Auswählen von „Dropdown“ auf der Werkzeugleiste „Objekt auswählen“ wird der Cursor geändert, wodurch Sie das Dropdownmenü platzieren können. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelles Platzieren von Formularfeldern.

Doppelklicken Sie zum Zugreifen auf das Eigenschaftenmenü für das Dropdown auf das Feld oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Eigenschaften“ aus dem Menü aus.

Dropdownfeldeigenschaften

Unter „Optionen“ lauten die verfügbaren Einstellungen Element, Exportwerte, Listenelement, Elemente sortieren, Benutzerdefinierte Eingabe zulassen, Rechtschreibprüfung und Ausgewählten Wert sofort einsetzen.

Geben Sie den Namen der Option im Feld „Element“ ein. Zusätzlich wird ein Exportwert empfohlen. Wenn das Element beispielsweise „Red“ lautet, kann der Exportwert „R“ lauten. Dieser Wert kann anschließend während des Signaturvorgangs exportiert werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, nachdem Sie die Dropdownauswahl vorgenommen haben. Dadurch werden die Optionen nach unten zum Listenelement verschoben, wo sie sortiert und verwaltet werden können.

Dropdownfeldoptionen


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