Die Funktion „Ich bin der einzige Unterzeichner“ wird durch das praktischere „Ausfüllen und Unterschreiben“ ersetzt. Der Zugriff auf den Arbeitsablauf „Ausfüllen und Unterschreiben“ ist auf allen Ebenen des Dienstes möglich.

Beschreibung

Ausfüllen und Unterschreiben soll dem Benutzer eine schnelle und einfache Möglichkeit bieten, um ein Dokument hochzuladen, mit allen erforderlichen Inhalten auszufüllen und dann gegebenenfalls mit seiner Unterschrift zu versehen.

Textwird über eine direkte „Klick-und-Tipp“-Oberfläche eingegeben, die das Platzieren ausgefeilter Felder überflüssig macht.

Für Kontrollkästchen und Optionsschalter stehen Häkchen und ausgefüllte Punkte zur Verfügung.

Auch Felder für Unterschrift und Initialen sind je nach Bedarf verfügbar.

Nach Eingabe aller verlangten Inhalte hat der Benutzer die Möglichkeit, eine Kopie des signierten Dokuments an einen oder mehrere Empfänger zu senden.

Alle eingegebenen Inhalte werden erfasst und können über Berichte extrahiert werden und der gesamte Vorgang wird – wie bei jedem anderen Vertrag – in einem Audit-Bericht protokolliert.

Sehen Sie sich hier das Video zu „Ausfüllen und Unterschreiben“ an

Und so funktioniert's

Klicken Sie in Adobe Sign auf der Seite Dashboard auf den Link Ausfüllen und Unterschreiben, der sich unten links im Abschnitt Zusätzliche Funktionen befindet. Dadurch wird die Upload-Seite „Ausfüllen und Unterschreiben“ geöffnet.

Nav to FaS

 

Auf der Upload-Seite Ausfüllen und Unterschreiben sind zwei Felder verfügbar:

○ Der Abschnitt Dateien, in den Sie die Dateien, die Sie unterschreiben möchten, ziehen und ablegen können

◘ Dateien können auch aus der Bibliothek oder einer anderen integrierten Quelle hinzugefügt werden (auf die gleiche Weise, wie Dateien auf der Sendenseite angefügt werden).

○ Das Feld Vereinbarungsname, das dazu dient, einen Namen für den Vertrag anzugeben 

◘ In der Standardeinstellung übernimmt das Feld Vereinbarungsname den Namen der ersten Datei, die im Abschnitt Dateien abgelegt wird. 

◘ Falls gewünscht, kann dieser Wert auch geändert werden.

Hinweis:

Während des Ausfüllens und Unterzeichnens sind keine Formularfelder verfügbar, ganz egal, woher die Dateien stammen oder welcher Typ von Feldern angewendet wird (Authoring, Text-Tag oder Acroforms).

Agreement Name adoption

 

Es können mehrere Dateien hinzugefügt werden.

Während des Eingabevorgangs werden Dateien in der Reihenfolge angezeigt, in der sie im Abschnitt Dateien aufgeführt sind.

Die Reihenfolge der Dateien kann mittels Ziehen und Ablegen geändert werden.

Move Files

 

Wenn die Reihenfolge der Dokumente in der Liste Dateien geändert wird, hat das noch nicht zur Folge, dass sich der Wert im Feld Vereinbarungsname ändert.

Reordered files

 

Erst wenn das Dokument entfernt wird, von dem das Feld Vereinbarungsname den Namen übernommen hat, übernimmt das Feld Vereinbarungsname einen neuen Wert – den Namen der Datei, die an der Spitze der Liste Dateien steht.

Renamed Agreement

Hinweis:

Wird der Vereinbarungsname auf irgendeine Weise bearbeitet, bleibt er dauerhaft im Feld stehen, unabhängig davon, welche Änderungen Sie bei den Dateien noch vornehmen.

Sobald alle Dateien vorliegen und der Vereinbarungsname akzeptabel ist, können Sie auf Weiter klicken.

 

Die Benutzeroberfläche für das Ausfüllen und Unterschreiben wird geladen und zeigt die von Ihnen geladenen Dokumentdateien in der Reihenfolge an, in der sie aufgelistet sind.

Oben auf der Seite „Ausfüllen und Unterschreiben“ werden die Eingabewerkzeuge angezeigt.

Tool Bar

Eingabetypen, von links nach rechts aufgeführt:

A. Texteingabe – Klicken Sie auf diese Option und klicken Sie dann auf eine beliebige Stelle im Dokument, an der Sie Text hinzufügen möchten. Wenn Sie in einen anderen Abschnitt des Dokuments wechseln möchten, müssen Sie extra in den neuen Bereich klicken. Dann können Sie mit der Eingabe beginnen. Da bei der Texteingabe Zeilenumbrüche möglich sind, können Sie auch Eingaben mit mehreren Zeilen vornehmen.

B. Häkchen – Diese Option fügt eine einfache Grafik mit einem Häkchen ein.  Das ist für Kontrollkästchen ideal geeignet.

C. Ausgefüllter Punkt – Ausgefüllte Punkte sind ebenfalls einfache Grafiken, die in der Regel bei Optionsschaltflächen verwendet werden, sich aber auch für Kontrollkästchen eignen.

D. Signaturfeld – Mithilfe des Signaturfelds kann der Benutzer eine Unterschrift platzieren. Wenn Sie in Ihrem Konto eine Unterschrift gespeichert haben, wird diese standardmäßig verwendet. Andernfalls werden Ihnen die normalen Unterschriftsoptionen angezeigt, die laut Ihren Kontoeinstellungen zulässig sind.

E. Initialenfeld – Wie beim Signaturfeld wird für Initialen eine gespeicherte Bilddatei verwendet und die normalen Eingabeoptionen – falls nicht vorhanden – sind zulässig.

 


Ändern der Schriftgröße

Bei allen Eingabetypen kann deren Größe angepasst werden. Und für jeden Eingabetyp ist eine eigene Größeneinstellung möglich.

Es ist möglich, dass es innerhalb eines Vertrags mehrere Größenbeispiele für jeden einzelnen Eingabetyp gibt.

 

Bei Text, Häkchen und ausgefüllten Punkten wird eine schrittweise Größenänderung unterstützt, bei der die Schriftart jeweils auf die nächstgrößere oder -kleinere vordefinierte Größe eingestellt wird.

Am oberen Rand jedes dieser Felder befindet sich eine Schnittstelle, die ein Symbol zum Löschen (den Mülleimer auf der rechten Seite) und zwei Beispiele für den Buchstaben „A“ enthält.

Das linke „A“ ist kleiner und verkleinert die Schriftgröße um eine Größeneinheit.

Das rechte „A“ ist größer und vergrößert die Schriftgröße um eine Größeneinheit.

Stepped Size

Hinweis:

Wenn die Schriftgröße für einen bestimmten Eingabetyp geändert wird, gilt dieser Wert auch für alle nachfolgenden Eingabefelder von diesem Typ. 

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, geben Sie einen kurzen Text in das erste Feld ein und vergrößern oder verkleinern dann schrittweise die Schritftart, bis sie zu der Schriftart des zugrunde liegenden Dokuments passt. Nachdem Sie die passende Größe gefunden haben, sollten Sie die Schriftgröße nicht erneut verändern.

 

Felder für die Eingabe von Häkchen, ausgefüllten Punkten, Unterschriften und Initialen können auch dynamisch neu dimensioniert werden, indem man auf den blauen „Griff“ am Rahmen des Eingabefelds klickt und dann mit gedrückter Maustaste zieht.

Drag Sizing

Auch hierbei gilt, dass eine auf diese Weise vorgenommene Größenänderung so lange bestehen bleibt, bis die Größe für den Eingabetyp (auf eine der beiden Weisen) erneut geändert wird.


Verschieben der Eingabefelder

Alle Eingabefelder können nach dem Platzieren verschoben werden. Je nachdem, wie das Formular aufgebaut ist, kann es möglicherweise einfacher sein, wenn Sie Ihre Eingabe an einer anderen Stelle des Formulars vornehmen und dann an die gewünschte Position verschieben.

So verschieben Sie ein Feld:

    ○ Klicken Sie auf das Feld, um es zu markieren. Das Feld wird nun mit einem Begrenzungsrahmen angezeigt.

    ○ Wenn Sie den Cursor über das Feld bewegen, wird der Mauszeiger als ein in vier Richtungen zeigender Pfeil dargestellt.  Klicken und ziehen Sie das Feld mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.

Move Input


Fertigstellen des Dokuments

Arbeiten Sie sich durch das Dokument und legen Sie die Eingabefelder an den gewünschten Stellen ab.

Ein Signaturfeld ist nicht erforderlich.

Complete form

Wenn Sie das Dokument ausgefüllt haben, klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Fensters auf Fertig.


Die Nachricht „Erfolg!“

Nachdem Sie auf die Schaltfläche Fertig geklickt haben, wird die Seite „Erfolgreich signiert“ angezeigt.

Diese Seite enthält links eine Miniaturansicht des Dokuments, das Sie gerade unterschriebenen haben, und rechts daneben vier nächste Schritte, auf die Sie klicken können:

○ Eine Kopie versenden – Diese Option startet einen neuen Arbeitsablauf, der das signierte Dokument an eine oder mehrere E-Mail-Adressen versendet.

○ Kopie herunterladen – Über diesen Link können Sie eine Kopie der signierten PDF auf Ihr lokales System herunterladen.

○ Dieses Dokument verwalten – Diese Option öffnet die Registerkarte Verwalten.

○ Ein weiteres Dokument signieren – Dieser Link öffnet die Upload-Seite Ausfüllen und Unterschreiben erneut, sodass Sie ein anderes Dokument unterschreiben können.

Pose Send page


Senden einer Kopie

Wenn Sie auf die Option Eine Kopie versenden klicken, wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die E-Mail-Adressen eingeben können, an die das Dokument übermittelt werden soll.

Send a Copy to another

Diese E-Mail-Adressen geben Sie in das Feld Empfänger ein.  Wenn Sie an mehrere E-Mail-Adressen senden möchten, müssen Sie die Adressen durch Kommas getrennt eingeben.

○ Über den Link Mich hinzufügen, der rechts oberhalb des Empfängerfelds angezeigt wird, können Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse in das Feld einfügen.

Im Feld Nachricht können Sie einen beliebigen Text eingeben, der zusammen mit dem Dokument übermittelt werden soll.

 

Der Empfänger erhält eine E-Mail, die einen Link zu dem Dokument sowie den Text Ihrer Nachricht enthält.

Empfängern, die ein aktives Adobe Sign-Konto besitzen, wird das Dokument auch auf ihrer Seite Verwalten im Abschnitt Signiert angezeigt.

 

Wenn Sie mit dem Senden einer Kopie fertig sind, wird eine neue Seite geladen, auf der Angaben zum Erfolg des ganzen Vorgangs angezeigt werden.

Dort sind zwei Optionen verfügbar:

○ Dieses Dokument verwalten

○ Ein weiteres Dokument signieren

Post Share

Hinweis:

Der Absender kann jederzeit eine Kopie dieses Dokuments teilen, und zwar mit jeder beliebigen E-Mail-Empfängeradresse, die auf der Registerkarte Verwalten aufgeführt ist.

Dies funktioniert genau wie mithilfe des Links Eine Kopie versenden auf der Seite „Erfolgreich signiert“. Verwenden Sie dazu einfach das Werkzeug Freigeben auf der Seite Verwalten, um die E-Mail-Adresse für den Empfänger einzugeben.

Ausfüllen und Unterschreiben von Dokumenten auf der Seite „Verwalten“

Dem Ersteller des Dokuments wird sein zum Ausfüllen und Unterschreiben vorgesehenes Dokument auf der Seite „Verwalten“ angezeigt, wie jeder andere Vertrag auch.

Wenn das Ausfüllen und Unterschreiben unterbrochen wird, bevor eine Unterschrift vorgenommen wurde, wird das Dokument im Abschnitt Entwurf abgelegt.

Ausgefüllte und unterschriebene Dokumente, die ordnungsgemäß mit einer Unterschrift versehen wurden, werden im Abschnitt Signiert angezeigt.

Sender - Manage page

 

Wenn keine Unterschrift für das Formular vorgenommen wurde, finden Sie das Dokument im Abschnitt „Ausgefüllt“. 

filled_form_on_themanagetab

 

Empfängern wird das Dokument in ihrem E-Mail-Posteingang zugestellt, aber auch als freigegebenes Dokument mit ihrem Adobe Sign-Konto verknüpft.

Empfängern, die ihr Adobe Sign-Konto aktivieren, wird das Dokument im Abschnitt Signiert angezeigt.

Hellgrauer Text unter dem Wert Namen zeigt an, dass das Dokument von einem anderen Benutzer freigegeben ist.

Sharee Manage


Verlauf/Audit-Bericht

Die Registerkarte „Verlauf“ auf der Seite „Verwalten“ enthält eine Zusammenfassung aller Aktionen, die in Verbindung mit diesem Dokument stattgefunden haben.

Die Position „Dokument weitergegeben an“ verrät, an wen das Dokument gesendet wurde.

Hiostory tab

 

Im Audit-Bericht sind alle gleichen Ereignisse wie ein normaler Vertrag im selben Format dargestellt.

Audit Report


Exportieren der Eingabedaten

Aus ausgefüllten und unterschriebenen Dokumente, die Texteingaben enthalten, kann eine CSV-Datei generiert werden, die alle eingefügten Felddaten enthält.

 

Benutzer

Der ursprüngliche Benutzer, der das auszufüllende und zu unterschreibende Dokument erstellt hat, kann von seiner Registerkarte „Verwalten“ aus die Dokumentdetails sowie die Inhalte der Felder exportieren.

Klicken Sie dazu einfach nur auf den gewünschten Vertrag, um ihn auszuwählen, und klicken Sie dann auf das Symbol „Enthält Formulardaten“.

CSV Icon

Die CSV-Datei wird auf Ihr System heruntergeladen und kann in jeder beliebigen Anwendung geöffnet werden, die mit dem CSV-Format umgehen kann (wobei Excel die gängigste Anwendung ist).

Die CSV-Datei enthält die eingegebenen Daten in einer Reihe von Spalten mit der Kopfzeile „MULTILINEDATA“.

CSV from Manage

 

Administratoren

Administratoren können Verträge, die zum Ausfüllen und Unterschreiben vorgesehen sind, in ihren exportierten Berichten sehen.

Wenn das Konto für den Export von Daten auf Feldebene konfiguriert ist, werden ihnen auch die „MULTILINEDATA“-Kopfzeilen und zugehörigen Feldinhalte angezeigt.

Report Data

Hinweis:

Admins müssen Datenexport für ihr Konto aktiviert haben, damit ihnen im exportierten Bericht auch Daten auf Feldebene angezeigt werden.  Wenn Datenexport für Ihr Konto aktiviert werden soll, wenden Sie sich bitte an den Adobe Sign-Support.

Vorgehensweise zum Aktivieren/Deaktivieren

Die Funktion Ausfüllen und Unterschreiben/Ich bin der einzige Unterzeichner ist standardmäßig für alle Benutzer auf allen Ebenen des Dienstes verfügbar.

Administratoren, die die Funktion Ausfüllen und Unterschreiben/Ich bin der einzige Unterzeichner von der Dashboard-Seite entfernen möchten, können dies beim Adobe Sign-Supportteam anfordern.

Die Funktion kann auf Benutzer-, Gruppen- und Kontoebene aktiviert oder entfernt werden.

 

Konten auf Individual- und Team-Ebene

Bei Konten auf den Dienstebenen „Individual“ und „Team“ ist die Funktion Ausfüllen und Unterschreiben standardmäßig aktiviert. 


Konten auf Business- und Enterprise-Ebene

Die Arbeitsabläufe Ausfüllen und Unterschreiben sowie Ich bin der einzige Unterzeichner sind zwar beide vorhanden, jedoch haben Administratoren die Möglichkeit, einen der beiden Arbeitsabläufe als Standard festzulegen und es den Benutzern zu erlauben, zwischen beiden Abläufen zu wechseln.

Wenn Sie diese Einstellungen ändern möchten, navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Neue Erfahrung „Ausfüllen und Unterschreiben“

Nav to Settings

Es gibt zwei Optionen, die Sie zum Anzeigen der von Ihnen gewünschten Option festlegen können:

○ Standardmäßige Verwendung von „Ausfüllen und Unterschreiben“

◘ Wenn Sie diese Option aktivieren, wird Ausfüllen und Unterschreiben als Standardarbeitsablauf im Dashboard festgelegt.

◘ Wenn dieses Kästchen deaktiviert ist, bleibt Nur ich bin der Unterzeichner weiter der standardmäßige Ablauf im Dashboard.

○ Benutzern das Wechseln erlauben...

◘ Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, wird dem Benutzer ein Link angezeigt, über den er zwischen den beiden Arbeitsabläufen frei wechseln kann.

 

Optionen zur Konfiguration

Administratoren von Business- und Enterprise-Konten können digitale Signaturen als Signaturoption hinzufügen lassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Wenden sich an ihre Success Manager mit der Bitte, die Option zu aktivieren.
  • Stellen Sie sicher, dass digitale Signaturen in Ihrem Konto aktiviert sind.
    • Navigieren Sie zu „Konto “> „Kontoeinstellungen“ > „Signaturvorgaben“ > „Digitale Signatur-Workflows“.
    • Aktivieren Sie mindestens folgende Optionen:
      • Digitale Signatur-Workflows erlauben.
      • Internen Unterzeichnern dieses Kontos die Nutzung cloudbasierter digitaler Signaturen erlauben .
      • Wählen Sie mindestens einen Cloud-Signatur-Anbieter aus.
    • Klicken Sie auf Speichern.
fill_and_sign_options

 

Die Option „Digitale Signatur“ ist die dritte Option im Menü Signieren.

add_digital_signature

Durch das Hinzufügen einer digitalen Signatur wird der digitale Signiervorgang gestartet und der Unterzeichner wird direkt zur Auswahl des Signatur-Anbieters geleitet.

Nachdem die Signatur abgeschlossen ist und Fertig geklickt wurde, wird das Dokument im Abschnitt Signiert auf der Registerkarte „Verwalten“ gespeichert.

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