Der Arbeitsablauf für schriftliche Signaturen ist derzeit auf ALLEN Ebenen des Dienstes verfügbar.

Beschreibung

Manchmal ist es erforderlich, eine „echte“ Unterschrift einzuholen. Dafür kann es juristische Gründe geben oder weil Compliance- oder Richtlinienbestimmungen dies erfordern oder einfach nur, weil eine oder beide Seite sich wohlerfühlen, wenn eine echte, schriftliche Unterschrift vorliegt.

Der Adobe Sign-Arbeitsablauf für handschriftliches Unterschreiben unterstützt das Einholen physischer Unterschriften. Gleichzeitig sorgt der Ablauf dafür, dass eine entsprechende Zugriffskontrolle erfolgt, die Qualität und Klarheit des endgültigen Dokuments nicht verloren gehen und die Vorteile genutzt werden können, die die elektronische Verarbeitung und Prüfung bieten.

Die herkömmliche Faxlösung hat den Nachteil, dass sie von den einzelnen Faxgeräten abhängig ist, die in den Signierungsprozess involviert sind.  Jede weitere Signatur bringt ein zusätzliches Maß an analogem „Rauschen“ mit sich, was beim fertigen Dokument zu beträchtlichen Qualitätseinbußen führt.

Der neue handschriftliche Arbeitsablauf ermöglicht es dem Empfänger, jedes beliebige Feld elektronisch mit Inhalten auszufüllen, zusätzliche Dateien hinzuzufügen und dieses digital präzise Dokument dann auszudrucken, um es unterschreiben zu können.  Der Unterzeichner scannt das unterzeichnete Dokument anschließend ein, sodass es wieder in elektronischer Form vorliegt, und lädt die Datei dann über den gleichen E-Mail-Link hoch, über den er dieses Dokument erhalten hat. Durch Verwendung eines eingescannten oder abfotografierten Dokuments als Upload-Datei wird die Qualität des endgültigen Vertrags beträchtlich verbessert.

Hinweis:

  • Der Arbeitsablauf „Handschriftliche Signatur“ ist nur auf der Sendeseite mit dem neuen Design verfügbar. Benutzer der Sendeseite im klassischen Design verwenden weiterhin den Faxsignatur-Arbeitsablauf.
  • Im neuen Design der Sendeseite ist der Arbeitsablauf „Fax“ nicht verfügbar.
  • Der handschriftliche Arbeitsablauf (digitaler Upload) wird den Faxarbeitsablauf mit Einstellung der klassischen Sendeseite (die für das 4. Quartal 2017 geplant ist) vollständig ersetzen.

Was ändert sich?

Für Absender

Für Absender ändert sich beim Arbeitsablauf oder bei der Dokumentvorlage nichts. Die einzige Änderung besteht darin, dass anstatt der Option „Faxsignatur“ nun die Option „Handschriftlich“ ausgewählt wird.

Von Vorteil ist, dass der Arbeitsablauf „Handschriftliche Signatur“ größere Möglichkeiten bietet, wie zum Beispiel:

  • personalisierte Nachrichten an die Empfänger für jede einzelne Anweisung
  • Verifizierung des Unterzeichners
  • die Möglichkeit, Felder vorab auszufüllen, bevor das Dokument zum Unterschreiben versendet wird
  • aktuellen Unterzeichner ersetzen
  • Änderungen am Vertrag, nachdem dieser absendet wurde (aber bevor er unterschrieben wird)
  • die Möglichkeit, den ersten Unterzeichner aufzufordern, Belegdokumente anzufügen
  • Erinnerungen sind mit dem e-Signatur-Arbeitsablauf konsistent.
  • Berichterstellung zu Felddaten für vorab ausgefüllte Formularfelder und Inhalte, die vom ersten Unterzeichner stammen
  • die Möglichkeit, Felder für den ersten Unterzeichner als obligatorisch festzulegen und zu validieren
  • erweiterte Empfängerliste, die so viele Unterzeichner wie der elektronische Arbeitsablauf enthalten kann
  • vollständige Unterstützung für alle verfügbaren Arten von Empfängern (Genehmiger, Formularausfüller, Annehmende usw.)
    • Als bewährte Vorgehensweise wird empfohlen, dass sich der Absender selbst (oder einen dafür vorgesehenen Mitarbeiter) als letztet Empfänger mit einer Genehmigerrolle platziert.  Dies ermöglicht es, hochgeladene Dokumente auf Plausibilität zu überprüfen.

 

Für Unterzeichner

Für Unterzeichner ähnelt der handschriftliche Signatur-Arbeitsablauf dem elektronischen Arbeitsablauf dahingehend, dass sie das Dokument ausdrucken müssen, um es unterschreiben zu können.

  • Der Empfänger wird mit einer E-Mail benachrichtigt, die einen Link zu dem Dokument enthält.
  • Der Empfänger öffnet das Dokument elektronisch und erhält zuerst eine Zusammenfassung zur weiteren Vorgehensweise angezeigt, die aus drei Schritten besteht:

 

  • Der Empfänger ist in der Lage, alle Formularfelder auszufüllen, die angefordert/obligatorisch sind.
  • Wenn bereit, klickt der Empfänger auf die Schaltfläche „Weiter“, um zu den Download-Anweisungen zu gelangen:

 

  • Der Empfänger klickt auf die Schaltfläche „Herunterladen“, um das Dokument (komplett mit Feldinhalten) herunterzuladen.
  • Ein Fenster wird geöffnet, in dem der Empfänger gefragt wird, ob er die Datei öffnen oder speichern möchte.
  • Öffnen Sie die PDF-Datei und drucken Sie die PDF-Seiten.
  • Unterschreiben Sie das Dokument per Hand.
  • Scannen Sie das Dokument wieder in digitaler Form ein.
    • Adobe Sign akzeptiert die Datei in jedem gängigen Format (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Da Adobe Sign nur eine Datei akzeptiert, müssen Sie, wenn Sie mehrere Bilder haben, diese in einer Datei zusammenfassen.
  • Wenn Sie auf den Link in der ursprünglichen E-Mail mit dem Betreff „Bitte signieren Sie“ klicken, wird die Benutzeroberfläche geöffnet, um die Datei hochzuladen (oder um sie erneut herunterzuladen, falls erforderlich).
 
  • Nach einem Klick auf die Schaltfläche Zum Übermitteln hochladen wird ein Fenster geöffnet, in dem der Unterzeichner zu der gewünschten Datei navigieren kann, die er hochladen möchte.
  • Nachdem die Datei hochgeladen wurde, braucht der Empfänger keine weiteren Aktionen mehr durchzuführen. Der Vertrag wird dann zum nächsten Unterzeichner weitergeleitet oder der Vorgang wird abgeschlossen.

 

Für Integrations-/API-Kunden

Bei Kunden, die die neue Sendeseite in ihrer App aktiviert/eingebettet haben, wird der Arbeitsablauf für handschriftliche Signaturen zum Standardverhalten. 

Kunden, die die API verwenden, um Daten- oder Vertragsdateien abzurufen, brauchen an ihrem bestehenden Code keine Änderungen vorzunehmen. Der Workflow, über den ein Dokument signiert wird, hat keine Auswirkungen darauf, wie Sie auf den fertigen Vertrag zugreifen können.

Da vorab auszufüllende Felder und Felder für Erstunterzeichner elektronisch erfasst werden, können diese Daten importiert werden, wenn Sie eine Datenzuordnung definiert haben.

 

Hinweis:

Kunden, die weiterhin die klassische Sendeseite nutzen, können Dokumente noch bis zum 4. Quartal 2017 (wenn die klassische Sendeseite eingestellt wird) zurückfaxen.

Warum diese Änderung?

Das Zurückfaxen von Verträgen ist zwar sehr praktisch, um juristisch belastbare Unterschriften zu erhalten, bringt aber aufgrund der Arbeitsweise der involvierten Geräte eine Reihe von Problemen mit sich. Zu solchen Problemem gehören zum Beispiel:

  • die schlechte Qualität des endgültigen Dokuments – Wenn ein Dokument viermal hin und her gefaxt wird, ist es kaum noch lesbar.
  • Fehlschläge beim Faxen – Es passiert immer wieder, dass Personen ein Blatt Papier falsch herum faxen. Da bei Adobe Sign dann ein leeres Dokument ankommt, kann es nicht weitergeleitet werden, um an einen zugehörigen Vertrag angefügt zu werden.
  • Schwache Sicherheit – Das Versenden von Dokumenten an ein anderes Faxgerät ist alles andere als sicher und bietet keine Garantie dafür, dass der vorgesehene Empfänger das Dokument auch erhält.
  • Einschränkungen bei der Anzahl von Unterzeichnern – Die Mechanismen, über die die gefaxten Seiten zu dem Vertrag weitergeleitet werden, basieren auf QR-Codes, die sich in den Ecken der Seiten befinden. Da eine Seite nur über vier Ecken verfügt, sind Faxtransaktionen auf vier Unterzeichner beschränkt.
  • Vorabausfüllen von Feldern – Das aktuelle Fax-Back-System ist nur geeignet, um ein Dokument an die vorgesehene Partei zu senden, und bietet nicht die Möglichkeit, im Dokument enthaltene Felder vorab auszufüllen.
  • Datenerfassung – Ein zurückgefaxtes Dokument besitzt keine Felder, die das System auslesen und in Form von Berichten an Sie zurückgeben kann. Daher ist die Datenerfassung ein manuell aufwendiger Vorgang.

Senden an Faxnummern

Das Senden an eine Faxnummer wird beim handschriftlichen Signaturablauf nicht unterstützt. Dafür bietet die neue Lösung den Vorteil, dass die mechanischen Probleme entfallen, die mit dem Druck aus Faxgeräten verbunden waren. Durch den Verzicht auf Faxgeräte können wir:

  • die Dokumentqualität sicherstellen – Nun tritt kein analoges Rauschen mehr auf, das vom Faxgerät selbst stammt.
  • den Übertragungserfolg verbessern und protokollieren – Faxsendeberichte können Ihnen nicht verraten, ob die übermittelte Kopie auch lesbar war und an wen genau sie übermittelt wurde.
  • die Sicherheit erhöhen – Viele Faxgeräte stehen an einer öffentlich zugänglichen Stelle, wo jeder auf die Seiten zugreifen kann, die sie ausdrucken.
  • (mit) Unterzeichner(n) besser verifizieren/kommunizieren – Durch Einsatz des elektronischen Signierungsprozesses ist es möglich, im Vertragsablauf eine Verifizierung des Unterzeichners und private Nachrichten unterzubringen. Auf diese Weise können Sie Unterzeichner per Signierungsprozess explizit nachprüfen und Anweisungen an diese übermitteln.

Aktivieren der Option „Handschriftliche Signatur“

Damit die neue Option „Handschriftliche Signatur“ verfügbar ist, muss Ihr Konto zuvor auf Verwendung der neuen Sendeseite im neuen Design umgestellt werden.

  1. Navigieren Sie dazu zu Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen.
  2. Führen Sie einen Bildlauf nach unten durch, bis Sie zu Erlaubte Signaturarten gelangen.
  3. Aktivieren Sie die Option Absendern erlauben, Dokumente zur handschriftlichen Signatur zu senden.
  4. Klicken Sie auf Speichern, damit die Änderung übernommen werden.

 

Nachdem die Funktion aktiviert wurde, steht die Option auf der Sendeseite zur Verfügung.

Hinweis:

Wenn Sie eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit verwenden (Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen), müssen Sie die Option „Handgeschriebene Signatur“ in diesen Einstellungen explizit aktivieren, damit die Option „Handschriftlich“ auf der Sendeseite angezeigt wird.  

Jeder Vertrag, der unter Verwendung der Option „Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit“ und des handschriftlichen Signatur-Arbeitsablaufs gesendet wird, ignoriert die Einstellungen zur Dokumentsichtbarkeit und präsentiert das gesamte Dokument für den Unterzeichner.

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