Bibliotheksvorlage erstellen

Eine Bibliotheksvorlage ist ein wiederverwendbares Objekt. Sie können eine Formularfeldebene erstellen, die auf jedes hochgeladene Dokument angewendet werden kann, oder ein wiederverwendbares Dokument, das Sie für die Benutzer Ihres Kontos freigeben können. Als Ersteller von Bibliotheksvorlagen können Sie festlegen, wer Zugriff auf Ihre Vorlagen hat, wobei Sie der einzige sind, der Ihre Vorlagen bearbeiten oder löschen kann.

Hinweis:

Nur der Ersteller einer Vorlage kann die Vorlage bearbeiten und die Berechtigungsstufe für die Vorlage ändern.

Kurzanleitung

  1. Klicken Sie auf der Startseite auf Vorlage zur Bibliothek hinzufügen.
  2. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein.
  3. Wählen Sie das zu verwendende Dokument.
  4. Aktivieren Sie die Option Als wiederverwendbares Dokument erstellen.
  5. Wählen Sie die Berechtigungen.
  6. Klicken Sie auf Felder in der Vorschau anzeigen oder hinzufügen.
  7. Ziehen Sie Felder in das Dokument.
  8. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Zum Erstellen einer Bibliotheksvorlage klicken Sie auf die Registerkarte Dashboard. Klicken Sie dann im Bereich „Zusätzliche Funktionen“ auf Vorlage zur Bibliothek hinzufügen.

  2. Geben Sie den Namen der Vorlage in dieses Feld ein. Wenn Sie nicht explizit einen Namen für die Vorlage eingeben, erhält das Feld den Namen des ersten zugefügten Dokuments.

  3. Verschieben Sie Ihre Dateien per Drag & Drop in den Bereich Dateien oder klicken Sie auf den Link Dateien hinzufügen in der oberen rechten Ecke des Felds Dateien, um Ihr System zu durchsuchen.

  4. Konfigurieren Sie den Vorlagentyp:

    • Wiederverwendbares Dokument: Diese Option speichert das gesamte Dokument, den Inhalt und die Formularfelder.
    • Wiederverwendbare Formularfeldebene: Diese Option speichert lediglich die Formularfeldebene, die für ein anderes Dokument verwendet werden soll (anderer Inhalt mit demselben Layout).
    • Beides: Es stehen beide Vorlagen zur Verfügung.

    Hinweis:

    Sie können den Vorlagentyp jederzeit ändern, indem Sie die Vorlageneigenschaften bearbeiten.

  5. Die Einstellung Wer kann diese Vorlage verwenden? vornehmen

    Diese Einstellung bietet basierend auf dem hochladenden Benutzer Zugriff auf die Vorlage:

    • Nur ich: Mit dieser Option ist die Vorlage nur für den hochladenden Benutzer verfügbar.
    • Alle Benutzer in meiner Gruppe: Die Vorlage auf Gruppenebene freizugeben erstellt eine logische Verknüpfung zwischen der Vorlage und der Gruppe, zu der der hochladende Benutzer aktuell gehört. Alle Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf die Vorlage.
      • Den Benutzer, der die Vorlage hochgeladen hat, in eine andere Gruppe zu verschieben hebt diese Verbindung zwischen Vorlage und Gruppe nicht auf.
    • Alle Benutzer in meiner Firma: Jeder Benutzer im Konto hat Zugriff auf diese Vorlage und kann sie verwenden.

    Hinweis:

    In jedem Fall kann nur der hochladende Benutzer die Vorlage bearbeiten oder löschen.

    Andere Benutzer können die Vorlage bearbeiten, nachdem sie auf einen Vertrag angewendet wurde, indem sie während des Sendevorgangs Vorschau und Unterschrift hinzufügen wählen.  Damit werden die Eigenschaften der Vorschau für den jeweiligen Vertrag geändert, die ursprüngliche Vorlage jedoch nicht.

  6. Klicken Sie auf Vorschau und Unterschrift hinzufügen, um die Vorlage in die Authoring-Umgebung zu senden. 

  7. Die Drag-&-Drop-Entwicklungsumgebung wird geöffnet. Ziehen Sie Felder aus der rechten Navigationsleiste an die gewünschten Stellen im Dokument.

    Hinweis:

    Die platzierten Felder werden standardmäßig dem ersten Empfänger zugewiesen. Sie können ändern, wem die platzierten Felder zugewiesen werden, indem Sie die Dropdown-Liste Empfänger aufrufen und den ausgewählten Empfänger ändern.

  8. Klicken Sie, nachdem Sie die gewünschten Felder hinzugefügt haben, auf Speichern.

Tipps vom Support

  • Speichern Sie Ihre Vorlage regelmäßig, vor allem, wenn sie viele Felder enthält! Durch Speichern kehren Sie zwar wieder zur Verwaltungsseite zurück, aber das ist immer noch besser, als die Arbeit zu verlieren!
  • Geben Sie Ihren Dokumentfeldern aussagekräftige Namen. Sie sparen sich dadurch auf weite Sicht viel Mühe. Falls Sie beabsichtigen, die von den Unterzeichnern eingegebenen Daten zu exportieren, können Sie diese Informationen durch geeignete Feldnamen gut strukturieren und später wieder leichter identifizieren.

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