Adobe Sign-Dokumente über eOriginal-Archivierungsdienste archivieren

Dokumente digital verwalten und schützen

Adobe Sign ist eine Partnerschaft mit eOriginal eingegangen, um Unternehmen durch die Archivierung von wichtigen signierten Dokumenten in einem sicheren digitalen Archiv bei der Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen zu unterstützten. Sobald ein Dokument signiert wurde, kann eOriginal es sicher mit der höchsten Sicherheitsstufe und in Übereinstimmung mit gesetzlichen Bestimmungen in einer vollständig digitalen Umgebung archivieren. Unternehmen können wählen, ob Sie alle Dokumente in einem bestimmten Konto, alle Dokumente, die durch eine bestimmte Gruppe (oder Untergruppe von Benutzern) initiiert wurden oder einzelne Dokumente archivieren möchten.

Wenn ein Dokument erstellt wird, wird das zu Adobe Sign hochgeladene Originaldokument als maßgebliche Kopie des Vertrags betrachtet. Die maßgebliche Kopie bleibt während des gesamten Unterzeichnungszyklus auf den Adobe-Servern. Sobald der Unterzeichnungszyklus abgeschlossen ist, wird die maßgebliche Kopie im eOriginal-Archiv archiviert und das Dokument wird zur Urkunde. Eine PDF-Kopie des Dokuments bleibt bei Adobe Sign, erhält aber das Wasserzeichen „Kopie des Originals“, womit darauf hingewiesen wird, dass das von eOriginal archivierte Dokument die einzige authentische Version ist:

Und so funktioniert's

Nach Abschluss des Signaturzyklus löst jede Transaktion, für die die Archivierung aktiviert ist, den eOriginal-Archivierungsdienst aus, der die Übertragung der maßgeblichen Kopie initiiert. Es handelt sich hier um einen asynchronen Frage-und-Antwort-Vorgang, innerhalb dessen der Archivierungsdienst Informationen von Adobe Sign anfordert, nachdem er eine Benachrichtigung erhielt. Daraufhin stellt Adobe Sign den angeforderten Inhalt bereit.

Diese sequenziellen Anforderungen finden nahezu in Echtzeit statt, um sicherzustellen, dass die maßgebliche Kopie zum Zeitpunkt des Abschlusses des Signaturvorgangs vom Archivierungsdienst gespeichert wird.

Nachdem die endgültige Signatur angewendet wurde, werden die folgenden Schritte in der angegebenen Reihenfolge ausgeführt:

  1. Der Auditbericht wird mit dem Ereignis „Dokument für Archivierung bereit“ aktualisiert
    .
    • Da der Auditbericht abgeschlossen sein muss, wenn eine Vereinbarung einen Terminalstatus erreicht, und der Archivierungsvorgang erst nach Abschluss des Signaturprozesses stattfindet, ist es nicht möglich, den Auditbericht zu aktualisieren, um einen abgeschlossenen Archivierungsvorgang anzuzeigen. Der Verlauf der Transaktionsereignisse (auf Adobe Sign-Servern gespeichert) zeigt den Abschluss des Archivierungsvorgangs an.
  2. Das Dokument und alle zugehörigen Bilder sind mit einem Wasserzeichen versehen. 
    • Eine Kopie des endgültigen Dokuments ohne Wasserzeichen wird für den späteren Upload an den eVaulting-Anbieter aufbewahrt.
    • Zu diesem Zeitpunkt kann nur der eVaulting-Anbieter die Version ohne Wasserzeichen mit einem verifizierten Zugriffstoken abrufen.
  3. Der Archivierungsdienst wird per Ping an den Archivierungs-Rückruf benachrichtigt, dass das Dokument für die Archivierung bereit ist. 
    • Adobe Sign sendet eine eindeutige als „Document Capability Key“ bezeichnete ID an den Archivierungsdienst.
  4. Der Archivierungsdienst fordert beim Prüfprotokoll des Dokuments ein Profil für das Dokument an.
  5. Adobe Sign stellt das Prüfprotokoll bereit.
    • Das Prüfprotokoll enthält einen vollständigen Datensatz über alle Vorgänge während des Signaturvorgangs einschließlich der Identität des Unterzeichners, Datum und Uhrzeit jedes Ereignisses, der IP-Adresse und der Standortinformationen (falls verfügbar).
  6. Der Archivierungsdienst fordert das Dokument ohne Wasserzeichen an.
  7. Adobe Sign stellt dem Archivierungsdienst das Dokument ohne Wasserzeichen zur Verfügung.
  8. Der Archivierungsdienst bestätigt den Eingang des Dokuments und benachrichtigt Adobe Sign darüber, dass der Archivierungsvorgang abgeschlossen ist.
  9. Die Kopie des endgültigen Vertrags ohne Wasserzeichen wird aus dem Adobe Sign-System gelöscht.

Hinweis:

Der Archivierungsdienst umfasst nur die endgültige (autorisierende) Kopie des Dokuments und die zugehörigen Bilder.

Die Zwischenversionen des Dokuments (vor der endgültigen Signatur) sind nicht Teil des Archivierungsvorgangs.

Diese inoffiziellen Versionen verbleiben in einem nicht mit Wasserzeichen versehenen Status auf den Adobe Sign-Servern, es sei denn, sie werden durch einen anderen Prozess (z. B. eine Aufbewahrungsrichtlinie oder eine DSGVO-Aktion) gelöscht.

Diagramm des Archivierungsvorgangs

Zu diesem Zeitpunkt speichert Adobe Sign nur eine Kopie des endgültigen Dokuments mit Wasserzeichen. Miniaturbilder (wie in Adobe Sign angezeigt) sind ebenfalls mit einem Wasserzeichen versehen, um sicherzustellen, dass sich nur eine Version ohne Wasserzeichen im Besitz des Archivierungsdienstes befindet.

Sobald das Dokument archiviert wurde, bewahrt Adobe keine Kopien des endgültigen Dokuments ohne Wasserzeichen mehr auf.

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