Die Verlaufs- und Berichtsfunktionen von Adobe Sign stehen allen Benutzern des Systems zur Verfügung. Jede mit einem Benutzer verknüpfte Vereinbarung verfügt über einen Verlauf und einen zugehörigen Audit-Bericht.
Hinweis:
Der folgende Artikel enthält Anweisungen für das neue Seitenformat.
Klicken Sie hier, um den gleichen Prozess im klassischen Seitenlayout anzuzeigen.


Übersicht

Jede Vereinbarung in Adobe Sign durchläuft verschiedene sogenannte Meilensteine, die den Fortschritt der Transaktion definieren.

Diese Meilensteine umfassen Ereignisse wie die folgenden:

  • Dokumenterstellung
  • Änderungen an der gesendeten Transaktion
  • An Empfänger gesendete E-Mails
  • Von Empfängern angezeigte E-Mails
  • Delegierung der Empfängerautorität
  • Auf Vereinbarungen angewendete Unterschriften/Genehmigungen
  • Status „Abgeschlossen“, „Abgelehnt“ und „Abgebrochen“

 

Meilensteine werden in zwei Formaten aufgezeichnet, die ähnliche Inhalte aufweisen, aber unterschiedlichen Zwecken dienen:

Die Liste Aktivität bietet auf einen Blick eine Übersicht zum aktuellen Stand der Transaktion im Prozess in der Adobe Sign-Anwendung.

  • Die Aktivitätsliste enthält die nötigsten Informationen und zeigt nur das Ereignis, den Benutzer/Empfänger (identifiziert durch die E-Mail-Adresse), der das Ereignis registriert hat, sowie Zeit-/Datumsstempel des Ereignisses an (angepasst an die Zeitzone des Benutzers basierend auf den lokalen Systemeinstellungen).
  • Jedes Ereignis, das das Dokument ändert (z. B. Änderungen, Empfängeraktionen), enthält einen Link, der das Dokument direkt nach dem entsprechenden Ereignis zeigt.
  • Die Aktivitätsliste umfasst die gesamte Transaktion. Dementsprechend werden möglicherweise Informationen angezeigt, die nicht im Audit-Bericht enthalten sind (diese befassen sich eher mit der Dokumentinteraktion).
    • Wenn die Transaktion noch in Bearbeitung ist, wird unten in der Aktivitätsliste eine Liste der voraussichtlichen Empfänger angezeigt, die im Vereinbarungsarbeitsablauf verbleiben.
    • Aufbewahrungs- und eVaulting-Ereignisse, die nach Abschluss des Dokuments stattfinden.
  • Die Aktivitätsliste ist ein Vereinbarungselement und wird durch explizite Aktionen, die Vereinbarungen entfernen (z. B. DSGVO), vernichtet. Wenn die Vereinbarung aus dem Benutzerkonto gelöscht wird, wird auch der Verlaufsinhalt für das entsprechende Element entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden.
Aktivitätsliste
Audit-Berichte enthalten die gleichen Vereinbarungsmeilensteine wie der Verlaufsbereich, jedoch umfassen sie mehr Informationen, z. B. die folgenden:
  • IP-Adresse des Systems, das das Ereignis aufzeichnet
  • Transaktions-ID des autoritativen Dokuments auf dem Adobe Sign-Server
audit_report

Audit-Berichte sind autoritative Dokumente, die angeben, wie ein Dokument von seiner Erstellung bis zu seinem Abschluss bearbeitet wurde. Sie können als PDF-Dateien gespeichert oder für interne Prozesse ausgedruckt werden.

  • Ein wichtiger Unterschied ist, dass der Audit-Bericht alle Ereignisse in der GMT-Zeitzone anzeigt, während der Verlaufsbereich die lokale Zeit zeigt.  So werden Verwechslungen beim Überprüfen der Transaktionen von Nutzern in verschiedenen Zeitzonen verhindert.
  • Das Format für Zeitstempel ist auf JJJJ-MM-TT festgelegt.
  • Audit-Berichte werden unabhängig vom Vereinbarungsobjekt gespeichert, das auf der Registerkarte „Verwalten“ der Webanwendung angezeigt wird. Wenn Sie also ein Objekt von der Seite „Verwalten“ entfernen, wird der zugehörige Audit-Bericht nicht gelöscht.

 

Der Audit-Bericht bietet zwei Phasen:

  • Zwischenbericht: Während sich die Transaktion in Bearbeitung befindet, wird der Audit-Bericht aus den Ereignissen generiert, die zum Zeitpunkt der Anfrage für die Vereinbarung protokolliert wurden. Dieser Bericht ist also per Definition unvollständig und unterliegt Änderungen, wenn der nächste Empfänger ein protokolliertes Ereignis hinzufügt.

Zwischenberichte sind oben im Bericht deutlich als solche gekennzeichnet, damit sie in gespeicherter/ausgedruckter Form nicht mit finalen Dokumenten verwechselt werden.

interim_report
  • Endgültiger Bericht: Sobald eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht (unterzeichnet, abgebrochen, abgelehnt oder abgelaufen), wird der finale Audit-Bericht erstellt und gespeichert. Es können keine weiteren Ereignisse hinsichtlich der Transaktion (z. B. Aufbewahrung) zum Bericht hinzugefügt werden.  Hierdurch wird ein vollständiger Bericht erstellt – mit sämtlichen Ereignissen, die zum Unterschreiben des Dokuments geführt haben, und sonst nichts.
final_audit_report


Und so funktioniert‘s

Die Aktivitätsliste wird auf der Seite Verwalten angezeigt, indem Sie unten in den Optionen auf der rechten Leiste auf den Link Aktivität klicken:

Aktivität

 

Auf den Audit-Bericht können Sie über die Registerkarte Verwalten zugreifen.

Wählen Sie die Vereinbarung aus und klicken Sie auf Audit-Bericht herunterladen.

Audit-Bericht herunterladen


Aktivierung und Deaktivierung

Verlaufsbereich und Audit-Berichte sind standardmäßig für alle Benutzer aktiviert und können nicht deaktiviert werden.

 


Konfigurationsoptionen

Audit-Berichte verfügen über drei UI-Steuerelemente, die den Zugriff auf den Bericht regeln, sowie eine API-Einstellung:

  • Audit-Bericht an E-Mail Signiert und archiviert anhängen
  • Audit-Bericht nach dem Download von der Verwaltungsseite an Dokumente anhängen
  • Zugang zu Audit-Bericht über Transaktionsbestätigungsseite zulassen
  • Aktuellen Audit-Bericht per API anhängen, wenn „getLatestDocument“ aufgerufen wird


Audit-Bericht an E-Mail „Signiert und archiviert“ anhängen

Das Steuerelement finden Sie auf der Seite Globale Einstellungen (Gruppeneinstellungen bei Änderungen auf Gruppenebene).

Diese Option ist standardmäßig auf „Alle“ festgelegt und kann auf Konto- oder Gruppenebene konfiguriert werden.

Die Frage lautet: „Wer soll den Audit-Bericht sowie die E-Mail „Signiert und archiviert“ erhalten?“

Folgende Optionen sind verfügbar:

  • Nie: Niemand erhält den Audit-Bericht.
  • Nur für Absender: Nur für den Absender der Vereinbarung wird der Audit-Bericht angehängt.
  • Alle (Standard): Alle Teilnehmer erhalten den Audit-Bericht.

Sofern enthalten, wird der Audit-Bericht mit der Vereinbarung in einem PDF-Dokument zusammengeführt.


Audit-Bericht nach dem Download von der Verwaltungsseite an Dokumente anhängen

Diese Option ist standardmäßig deaktiviert und kann auf Konto- oder Gruppenebene (de-)aktiviert werden.

Das Steuerelement finden Sie auf der Seite Globale Einstellungen (Gruppeneinstellungen bei Änderungen auf Gruppenebene).

Wenn aktiviert, enthalten alle Dokumente, die der Benutzer über die Seite „Verwalten“ herunterlädt, den Audit-Bericht als Teil der Vereinbarungs-PDF.

Auf Verwaltungsseite herunterladen


Zugang zu Audit-Bericht über Transaktionsbestätigungsseite zulassen

Diese Option ist standardmäßig deaktiviert und kann auf Konto- oder Gruppenebene (de-)aktiviert werden.

Das Steuerelement finden Sie auf der Seite Globale Einstellungen (Gruppeneinstellungen bei Änderungen auf Gruppenebene).

Wenn aktiviert, kann jeder Benutzer mit der Transaktions-ID der Vereinbarung über die Prüferseite auf den Audit-Bericht zugreifen.

viewable_audit_reportenabled


Aktuellen Audit-Bericht per API anhängen, wenn „getLatestDocument“ aufgerufen wird

Audit-Bericht kann automatisch an jedes Dokument angehängt werden, das über den Aufruf von getLatestDocument abgerufen wird.

Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

Diese Einstellung muss von Ihrem Success Manager aktiviert werden und gilt für alle Instanzen des Aufrufs.

Dokumente, die sich noch in Bearbeitung befinden, erhalten einen Zwischenbericht.

Dieses Werk unterliegt den Bedingungen der Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Twitter™- und Facebook-Beiträge fallen nicht unter die Bedingungen der Creative Commons-Lizenz.

Rechtliche Hinweise   |   Online-Datenschutzrichtlinie