Mehrere Vereinbarungen gleichzeitig mit Massenversand senden


Nutzen Sie den Massenversand, indem Sie Empfänger und ihre Details in eine CSV-Datei importieren.

Sie können mit einer CSV-Datei E-Mail-Adressen der Empfänger importieren und benutzerdefinierte Daten in Feldern im Dokument für jeden Empfänger zusammenführen. Sie können außerdem die Nachricht in der E-Mail anpassen, die an jeden Unterzeichner gesendet wird, um diese aufzufordern, das Dokument zu signieren.

.CSV steht für Comma-Separated Value (durch Komma getrennte Werte). Excel-Dateien können in diesem Format gespeichert werden.

Hinweis:

Dieses Video zeigt, wie Sie eine CSV-Datei in einer Massenversand-Transaktion einrichten und verwenden. Es zeigt außerdem, wie Sie den Status aller Dokumente verfolgen, die in der Massenversand-Transaktion gesendet werden.


Einrichten der CSV-Datei

Bevor Sie die CSV-Datei einrichten, müssen Sie die Namen der Felder im Dokument kennen. Dazu gibt es verschiedene Methoden, je nachdem, wie Sie Felder zum Dokument hinzugefügt haben:

  • Wenn das Dokument mit Tags (Text oder PDF) erstellt wurde, verwenden Sie den Feldnamen, den Sie im Tag definiert haben. Beispiel: {{Address1_es_:signer1}} hat den Feldnamen Address1.
  • Wenn Sie die Drag-&-Drop-Umgebung verwendet haben, bearbeiten Sie das Dokument und doppelklicken Sie auf das Feld. Den Name dieses Feldes sehen Sie oben im zugehörigen Eigenschaftsfenster.

Wenn Sie die Namen der Felder im Dokument kennen, öffnen Sie entweder das Beispiel auf der Sendeseite für den Massenversand oder erstellen Sie eine Excel-Datei.

Hinweis:
  • Die CSV-Datei muss mindestens zwei eindeutige E-Mail-Adressen enthalten.
  • Die E-Mail-Adresse des Absenders darf nicht in der CSV-Datei enthalten sein.
  1. Die erste Zeile enthält die Feldnamen und Informations-Tags. Bei benutzerdefinierten Feldern, die Sie hinzugefügt haben, fügen Sie die Feldnamen der Spaltenüberschrift hinzu.

    Die Informations-Tags lauten wie folgt:

    _es_signer_email (obligatorisch) Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners

    _es_signer_name (optional) In der Signatur verwendeter Name des Unterzeichners

    _es_signer_fullname (optional) Der Name des Unterzeichners, der im Dokument angezeigt wird

    _es_signer_company (optional) Unternehmen des Unterzeichners

    _es_signer_title (optional) Anrede des Unterzeichners

    _es_agreement_message (optional) Die Nachricht in der E-Mail, die an den Unterzeichner gesendet wurde.

    Die anderen verwendeten Namen (Telefonnummer und Postleitzahl) sind die benutzerdefinierten Felder, die dem Dokument hinzugefügt wurden.

    Informations-Tags in CSV

  2. Die nächste Zeile enthält die für die Unterzeichner spezifischen Informationen. Hier werden E-Mail-Adressen, vollständiger Name, Firmenname, Anrede, benutzerdefinierte Nachricht und andere Informationen für die benutzerdefinierten Felder festgelegt.

    Unterzeichnerinformationen ausgefüllt

  3. Speichern Sie die Datei schließlich als CSV-Datei (kommagetrennt) (*.csv) im lokalen System.

    • Kunden, die Doppelbyte-Zeichen verwenden, müssen die CSV-Datei im CSV-UTF-8-Format (kommagetrennt) (*.csv) speichern.
    CSV-Datei auf dem lokalen System speichern


Senden mit CSV-Datei

  1. Nachdem Sie die CSV-Datei erstellt haben, klicken Sie auf der Startseite auf Massenversand.

    Mega Sign von der Startseite aus senden

  2. Klicken Sie auf der Sendeseite für den Massenversand auf den Link Empfänger- und Zusammenführen-Felder aus der Datei importieren, um die CSV-Datei zum Senden zu verwenden.

    Empfänger- und Zusammenführen-Felder aus der Datei importieren

  3. Klicken Sie auf Hochladen.

    Hochladen

  4. Suchen Sie die CSV-Datei, die Sie verwenden möchten, und hängen Sie sie an.

  5. Konfigurieren Sie die anderen Optionen wie gewünscht:

    • Identitätsverifizierung: Legen Sie hier fest, dass eine Authentifizierung mit einem zweiten Faktor angewendet wird.
    • Ich muss signieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie (der Absender) die Dokumente gegenzeichnen müssen..
    • Vereinbarungsname: Der Name der Vereinbarung, wie er auf der Seite „Verwalten“ angezeigt wird.
    • Nachricht: Die allgemeine Nachricht, die in der E-Mail „Bitte signieren“ enthalten ist (wenn keine andere Nachricht explizit mit der CSV-Datei importiert wird).
    • Sprache: Welche Sprache sollte in der E-Mail und den Anweisungen auf dem Bildschirm verwendet werden?
    • Ablaufdatum für dieses Dokument festlegen (optional): Legt fest, wie viele Tage die Vereinbarung gültig ist, bevor sie automatisch abläuft.
    • Kennwort zum Öffnen der signierten PDF festlegen (optional): Legt ein Kennwort zum Schutz des signierten Dokuments fest.
    • Vorschau, Signaturen platzieren oder Formularfelder hinzufügen: Ermöglicht es dem Absender, Felder auf der Vorlage zu platzieren.

    Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.

    Optionen auswählen und senden

    Hinweis:

    Eine Massenversand-Vereinbarung im Status Vorausfüllung oder Entwurf läuft automatisch 24 Stunden nach der Erstellung ab.

Automatisches Ablaufdatum zum Dokument hinzufügen

Das automatische Ablaufen von Dokumenten kann auf Konto- und Gruppenebene konfiguriert werden. Für das Ablaufen kann eine Standardzeit ausgewählt werden, mit der optionalen Einstellung, die es dem Absender erlaubt, den Standardwert zu bearbeiten.

Der Dokumentablauf wird in ganzen Tagen (in 24-Stunden-Schritten) gemessen und beginnt mit der Erstellung der Vereinbarung.  Wenn Sie beispielsweise eine Vereinbarung so konfigurieren, dass sie in drei Tagen abläuft, läuft die Vereinbarung genau 72 Stunden nach dem Senden ab (falls sie nicht abgeschlossen wurde).

Jeder Empfänger muss den Unterzeichnungsprozess vor Ablauf der Frist abschließen. Jede einzelne Vereinbarung, die nicht vor Ablauf der Frist abgeschlossen wurde, läuft automatisch ab.

Ablaufdatum festlegen

Hinweis:

Der Konto- oder Gruppenadministrator kann den Ablauf von Dokumenten so konfigurieren, dass die Ablauffrist ignoriert wird, wenn die verbleibenden Empfänger intern sind (Gegenzeichner).

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