전자적으로 서명한 증서에 대한 HMLR 요건 충족

• 모든 당사자는 증서와 관련하여 전자 서명 및 전자 서명 플랫폼(플랫폼) 사용에 동의합니다.
• 모든 당사자는 자신을 대리하는 부동산 거래 담당자를 두고 있습니다(제한적 예외 적용).
• 부동산 거래 담당자는 플랫폼을 통해 서명 절차를 설정하고 관리할 책임이 있습니다.

실무 안내서 8의 섹션 13에 명시된 서명 및 날짜 기입 절차는 다음과 같습니다:

HMLR에 신청서를 제출하는 양도인은 전자적 수단(보통 HMLR 포털을 통해)으로 제출하며, 신청서와 함께 완성된 증서의 PDF를 포함합니다.그러나 첫 등록 신청의 경우, 완성된 증서의 진본 사본으로 인증된 PDF 인쇄본을 제출할 수 있습니다.

신청서를 제출하는 양도인(첫 등록 신청 포함)은 다음 인증서를 제공합니다: "본인은 지식과 믿음에 따라, 전자 서명을 사용한 증서 실행에 대한 실무 가이드 8에 명시된 요구사항이 충족되었음을 인증합니다."

Acrobat Sign 계정을 보유한 모든 양도인이 모든 당사자를 위해 이 프로세스를 개시할 수 있습니다.서명자와 증인이 자체 Acrobat Sign 계정을 보유할 필요가 없습니다.

양도인의 Acrobat Sign 관리자는 Acrobat Sign의 설정을 변경하여 위의 HMLR 워크플로 개요 섹션에서 1-6단계를 충족하는 워크플로를 활성화할 수 있습니다.이러한 설정은 아래 Acrobat Sign 계정 구성하기 섹션에서 제시됩니다.

서명을 위한 증서 준비 섹션에서는 다음 사항에 대한 중요한 안내를 제공합니다:

• 서명 프로세스를 시작하기 전에 서명을 위한 증서 준비하기;
• 증서에 규정된 실행 및 증명 조항 포함하기; 그리고
• Acrobat Sign의 "제한된 문서 가시성"이라는 고유한 기능을 사용하여 기밀성 보호하기

Acrobat Sign을 사용하면 계정 관리자가 설정을 변경하여 워크플로가 실무 가이드 8의 섹션 13.3 요구사항에 부합하도록 할 수 있습니다.Acrobat Sign을 사용하여 전자 실행을 위해 증서를 발송하기 전에 다음과 같은 변경을 권장합니다:

• Acrobat Sign 사용에 대한 명시적 동의 요구.계정 관리자는 사용 약관 및 소비자 공개 설정을 구성하여 Acrobat Sign 사용에 대한 명시적 동의(확인란을 통해)를 요구할 수 있습니다.이는 증서 보기 전 또는 증서 서명 전에 요구될 수 있습니다.
  • 관리 메뉴의 그룹 섹션으로 이동하세요.
  • 구성할 그룹을 클릭합니다(목록 상위에 사용 가능한 작업이 표시됨).
  • 그룹 설정
    을 클릭합니다

• 서명 환경 설정 탭을 선택하십시오
• 이 페이지의 계정 설정 재정의
  옵션을 선택하십시오
• 사용 약관 섹션으로 스크롤하여 서명자
  링크를 클릭하십시오
• 기본값이 아닌 다른 옵션을 선택하여 명시적 동의를 활성화하십시오
• 변경 사항을 저장합니다

• 제한된 문서 가시성 켜기: 제한된 문서 가시성(LDV)을 사용하면 증인이 실행 또는 서명 페이지만 볼 수 있고(전체 증서는 불가) 서명 처리와 관련된 감사 추적 사본만 받을 수 있도록 하여 양도인이 기밀성을 보호할 수 있습니다. 증인은 서명된 증서 자체의 사본을 받지 않습니다. 계정 관리자는 다음과 같이 LDV 설정을 활성화할 수 있습니다:
  • 관리 메뉴의 그룹 섹션으로 이동하십시오
  • 구성할 그룹을 클릭하십시오(목록 상위에 사용 가능한 작업이 표시됨)
  • 그룹 설정 작업을 클릭하십시오
    
  • 그룹 메뉴에서 그룹 설정 옵션을 클릭하십시오
  • 이 페이지의 계정 설정 재정의
    옵션을 선택하십시오
  • 제한된 문서 가시성 섹션으로 스크롤하십시오
    
  • 활성화:
    • 서명자는 자신에게 할당된 서명, 이니셜 또는 데이터 입력 필드가 포함된 파일만 볼 수 있습니다
    • 내 계정의 서명자 및 참조인이 모든 파일을 확인합니다.
  • 변경 사항을 저장하십시오
    

• 메시지 템플릿 만들기(선택 사항): 서명을 위해 문서를 보낼 때 시간을 절약할 수 있도록 메시지 템플릿을 만들 수 있습니다.템플릿은 표준 메시지와 제목 줄로 이메일 본문을 자동으로 채울 수 있습니다.
  • 관리 메뉴의 그룹 섹션으로 이동하십시오
  • 구성할 그룹을 클릭하십시오(목록 상위에 사용 가능한 작업이 표시됨)
  • 그룹 설정 작업
    을 클릭하십시오
  • 그룹 메뉴에서 메시지 템플릿 옵션을 클릭하십시오
  • + 을 클릭하여 새 메시지를 만들고 지침에 따라 새 템플릿을 만드십시오

양도증서의 최종 버전은 당사자들이 실무 안내서 8의 섹션 13에 명시된 규정 절차에 따라 서명할 수 있도록 양도 담당 변호사가 Adobe Acrobat Sign에 업로드해야 합니다.

제13조는 서명자가 증인의 직접 입회 하에 서명하고, 해당 증인이 그 서명을 증명하는 것을 규정하고 있습니다.각 서명의 시간과 날짜는 Acrobat Sign 디지털 감사 추적에 기록됩니다.서명 과정이 완료되면 양도인은 Acrobat Sign 플랫폼 내에서 문서가 효력을 발생하는 날짜로 양도증서에 날짜를 기입해야 합니다.양도증서의 날짜 기입은 당사자들에 의한 양도증서로서의 문서 전달을 구성합니다.

서명 과정을 관리하는 양도인에게는 세 가지 중요한 고려 사항이 있습니다:

• LDV 설정을 활용하려면 양도증서의 최종 버전과 실행 페이지를 별도 파일로 준비하여 Acrobat Sign에 함께 업로드해야 합니다.Acrobat Sign은 서명 과정 중에 여러 파일을 자동으로 단일 문서로 결합합니다.LDV 설정을 통해 양도업자는 서명 과정 중에 서명자와 증인에게 문서의 다른 부분을 제시할 수 있습니다.
• 실무 가이드 8의 섹션 2.2는 개인의 양도증서 수동 실행을 위한 실행 및 증명 조항의 형식을 규정합니다.이러한 조항들은 증서가 전자적으로 실행될 때도 채택되어야 합니다.서명자가 서명할 때 증인이 물리적으로 존재했다는 보증을 제공하기 위해, 양도인은 양도증서 자체의 증인 세부사항 바로 아래에 증인의 다음 진술을 포함해야 합니다: "서명자가 이 양도증서에 서명을 적용할 때 나는 증인으로서 물리적으로 존재했습니다".
• 실무 가이드 8의 섹션 13은 또한 양도인이 HLMR 요구사항이 적절히 충족되었음을 증명하도록 의무화합니다.양도인의 증명서는 증서 등록을 위한 HMLR 신청서와 함께 제출됩니다.실무 가이드 8의 섹션 16에서 HMLR은 다음 인증서가 '적절할' 것이라고 표시했습니다:

"나는 전자 서명을 사용한 양도증서 실행에 대한 실무 가이드 8에 명시된 요구사항이 충족되었다고 나의 최선의 지식과 믿음으로 증명합니다."

아래 설명된 서명 과정을 따르고 Adobe Acrobat Sign 디지털 감사 추적에 의존함으로써 양도인은 HMLR에 인증서를 제공하는 데 확신을 가질 수 있습니다.

서명 과정 조율하기

서명 행사는 모든 당사자가 같은 사무실에 있거나 서명자와 증인이 원격 장소에 있는 상태에서 진행될 수 있습니다. 감사 보고서에 대한 아래 섹션에서는 Acrobat Sign이 서명자가 증서에 서명할 때 증인이 물리적으로 현장에 있었음을 어떻게 검증할 수 있는지 자세히 설명합니다.

서명자와 증인이 원격 장소에 있을 때(즉, 양도증서 작성자와 함께 있지 않을 때), Acrobat Sign은 서명 프로세스가 실무 가이드 8의 요구사항을 준수한다는 확신을 양도증서 작성자에게 제공하도록 구성됩니다.

이메일 열기
첫 번째 서명자가 받은 편지함에서 이메일을 받습니다.

• 서명자가 검토 및 서명 버튼을 클릭합니다

• 양도증서 작성자가 증서 준비 단계에서 전화 인증을 선택한 경우, 검토 및 서명 버튼을 클릭하면 일회용 패스코드 인증 프로세스가 시작됩니다
• 서명자가 코드 보내기를 클릭합니다

Acrobat Sign이 증서 준비 과정에서 양도인이 지정한 휴대폰 번호로 6자리 OTP를 보냅니다.

• 서명자가 코드를 입력하고 확인을 클릭합니다

• 서명자가 문서에서 할당된 필드를 모두 완성한 다음, Acrobat Sign에서 제공하는 옵션 중 하나를 사용하여 전자 서명을 첨부합니다:
  
  • 이름 입력
    
  • 사용 중인 디바이스의 터치스크린에 그리기
  • 서명 이미지 업로드
    
• 서명 후 적용 버튼을 클릭합니다

• 명시적 동의 정책이 적용된 경우, 서명자에게 양도인이 맞춤 설정할 수 있는 사용 약관 수락 프롬프트가 표시됩니다.

• 서명자는 서명이 적용되었음을 알리고 다음에 서명할 사람을 표시하는 새 웹페이지로 리디렉션됩니다.

• 증인을 지정할 서명자가 증인에게 서명 필드를 위임하도록 안내하는 두 번째 이메일을 받습니다
  
  • 검토하고 서명을 위해 위임 버튼을 클릭하여 위임 프로세스를 시작합니다.

• 위임하는 서명자는 다음을 제공합니다:
  • 증인을 위한 이메일
    
  • 증인을 위한 전화번호
  • 증인을 위한 선택적 메시지
• 위임이 구성되면 위임
  을 클릭합니다

• 증인은 서명자가 제공한 이메일 주소로 Acrobat Sign에서 온 이메일을 받게 되며, 이 이메일은 증서를 검토하고 서명하도록 초대합니다.

• 증인은 서명자가 입력한 번호로 전송된 6자리 OTP를 사용하여 본인 확인을 하도록 요청받습니다

• 증서는 실행 페이지에서 바로 열리며, 증서의 나머지 부분은 증인에게 보이지 않습니다.

• 마지막으로, 증서는 부동산 중개사에게 전달되어 효력 발생 날짜를 해당 필드에 추가합니다.
• 모든 당사자가 서명 프로세스를 완료하면, 최종 전자적으로 서명된 증서와 관련 디지털 감사 추적의 사본을 다운로드하도록 초대하는 이메일을 받습니다.
• 반면, 증인은 실행 페이지와 실행 페이지와 관련된 감사 추적만 다운로드할 수 있습니다.

감사 보고서는 서명 프로세스와 관련된 모든 이벤트의 완전한 기록입니다. 이는 특히 서명자와 증인의 신원, 실행 시간, 이메일 및 IP 주소와 관련하여 부동산 중개사를 위한 중요한 증거를 보유합니다.

다음을 보여줍니다:

• 문서(증서)를 누구에게 이메일로 보냈는지, 그리고 언제 이메일로 보냈는지에 대한 정보입니다.
• 누가 문서를 보았는지, 그리고 언제 보았는지에 대한 정보입니다.
• "제한된 가시성" 모드가 활성화되었다는 사실입니다.
• 서명자(및 증인)가 모바일 폰 인증을 통해 문서에 액세스했다는 사실입니다(GDPR 준수를 위해 전화번호가 부분적으로 가려져 있음).
• 서명자가 사용 약관에 동의했다는 사실입니다.
• 문서에 서명할 때 사용된 시간과 IP 주소입니다.
• 증인의 이메일 주소 및 모바일 폰 인증 사용 내역입니다.
• 최종 문서(증서)를 각 당사자에게 이메일로 보낸 시간입니다.

변호사는 서명자가 모바일 연결을 사용하고 증인이 Wi-Fi 네트워크를 사용하는 경우와 같이, IP 주소가 항상 서명 순간에 개인들이 동일한 위치에 있었다는 결정적인 증거로 받아들여질 수는 없다는 점을 염두에 두어야 합니다.

따라서 단일 디바이스에서 서명 프로세스를 조율하거나, 모든 디바이스가 동일한 Wi-Fi 네트워크에 연결되고 VPN 기능이 사용되지 않도록 요구하는 것이 바람직할 수 있습니다.