IVES를 준수하세요

개요

IVES 규정 준수에 관한 IRS의 핵심 문서는 다음에서 확인할 수 있습니다: https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements

Adobe Acrobat Sign은 ESIGN Act를 완전히 준수하는 솔루션입니다.서비스를 통해 전송되는 모든 계약에 대해 IRS 정의 및 ESIGN 법률 요구 사항이 핵심 솔루션으로 충족됩니다.

IVES에는 4506-T 및 4506T-EZ 양식 사용 시 규정 준수 및 참여를 보장하기 위해 따라야 하는 추가 요구 사항이 있습니다.

아래에서는 IRS 요구 사항 문서에 명시된 요구 사항과 규정 준수를 보장하는 관련 Adobe Acrobat Sign 애플리케이션 구성을 확인할 수 있습니다.

아래 구성 설정에 액세스하려면 Acrobat Sign 비즈니스 또는 기업 레벨 서비스가 필요합니다.

인증

IVES 규정 준수에는 문서 서명 시 이중 인증이 필요합니다.Acrobat Sign은 서명자당 고유한 링크를 이메일로 모든 서명 요청을 전달합니다.고유한 서명 URL과 받은 편지함에 대한 액세스는 1차 인증을 구성합니다.2차 인증 요구 사항을 충족하기 위해 Acrobat Sign 계정을 구성하여 서명자가 문서에 서명하기 전에 2차 인증을 제공하도록 요구할 수 있습니다.Acrobat Sign은 2차 인증에 대해 세 가지 옵션을 지원합니다:

1. 전화 인증(SMS)
2. 지식 기반 인증(KBA)
3. 주민등록증
   

IVES 규정 준수가 필요한 문서를 전송하는 그룹 또는 계정에서는 다음 설정을 구성하는 것이 좋습니다:

1. 인증 방법 식별 – 위에서 확인한 2차 인증 방법 중 하나를 선택하고 이를 기본값으로 설정하십시오.
2. 사람의 실수 가능성을 제한하기 위해 발신자가 기본 확인 방법을 변경하는 옵션을 비활성화할 수 있습니다.
3. IVES 규정을 준수하는 상대방 서명이 필요하지 않은 트랜잭션이 있는 경우 내부 수신자에게 다른 ID 인증 방법을 활성화하십시오.
4. 내부 서명자에게 다른 방법을 활성화하고 기본값을 내부적으로 허용되는 표준으로 설정하십시오.

동의

IVES에서는 서명자가 전자적으로 비즈니스를 수행하는 것에 명시적으로 동의해야 합니다.

• 명시적 동의는 사용 약관 및 소비자 정보 공개의 강제 검토를 통해 구성할 수 있습니다.자세한 내용은 여기를 참조하십시오
• 동의의 세부 정보는 서명 계약의 감사 추적에 기록됩니다.

전자 서명

IVES 문서에서는 전자 서명이 양식의 이름과 대조하여 유효성 검사되어야 합니다.

• Acrobat Sign 시스템에서 적용하는 모든 서명은 완전히 준수하는 ESIGN Act 서명입니다.
• 서명을 양식의 이름과 비교하도록 제안하는 명시적 텍스트는 글꼴 기반 서명이 더 양식화된 서명 유형(예: 생체 인식 또는 한코 스탬프 서명)보다 우수함을 시사합니다. 따라서 서명 유형을 이름과 이니셜 입력으로 제한하는 것을 추천합니다

변조 방지 인장

IVES 문서는 서명이 적용된 후 변조 방지 처리되어야 합니다.

• Acrobat Sign은 완료된 모든 문서에 변조 방지 기능을 적용합니다.
• 변조 방지 인장은 PDF가 Adobe Acrobat 또는 Adobe Reader로 열릴 때 확인할 수 있으며 창 상단에 파란색 막대로 표시됩니다.

부인 방지 / 감사 로그

전체 서명 프로세스의 감사 로그가 문서와 함께 제공되어야 합니다. 감사 로그에는 모든 문서 수명 주기 정보가 포함되어야 합니다.

• Acrobat Sign의 모든 트랜잭션에는 트랜잭션 기록(관리 페이지에서)에서 다운로드할 수 있는 완전히 규정을 준수하는 감사 로그가 있습니다.
• IVES 규정을 준수해야 하는 그룹이나 계정은 다음과 같이 설정을 구성하는 것이 좋습니다:

i. 완료된 문서에 감사 보고서 첨부 → 항상

ii. 서명된 모든 계약서의 추가 사본을 다음 이메일 주소로 보내기 → 내부 보관용 이메일 주소

감사 추적 자체에는 IVES에서 요구하는 모든 요소가 포함되어 있습니다:

A. 작성 날짜 및 시간

B. 서명자의 IP 주소

C. 문서 수명 주기 알림

D. 인증 결과

E. 동의 결과

F. 각 전자 서명의 결과

문서 보존

모든 4506-T 및 4506T-EZ 양식은 감사 보고서를 포함하여 2년 동안 보존해야 합니다.

• Acrobat Sign은 서비스가 제공되는 동안 서명된 모든 문서와 감사 로그를 서버에 보관합니다.고객의 직접적인 행동에 의해서만 문서가 삭제될 수 있으며, 그런 경우에도 감사 로그는 유지됩니다.
• 규정을 준수하려는 그룹이나 계정은 보관용 이메일 주소(예: AcrobatSignContracts@myDomain.dom)로 자동 CC를 설정하는 것이 좋습니다.

품질 검토

전자 서명 솔루션을 사용하는 모든 참가자는 독립적인 제3자를 통해 매년 서명을 감사받아야 합니다.

• 이 요구 사항은 독립적인 제3자가 감사를 수행해야 한다고 명시하고 있어 Acrobat Sign이 제공할 수 있는 범위를 벗어납니다.

사용자 정의 워크플로우

엔터프라이즈급 고객은 워크플로 디자이너를 사용하여 개별 워크플로를 생성할 수 있습니다.

이 옵션을 사용하면 그룹이나 계정 전체 설정을 사용하지 않고도 사용자 확인 방법과 알림 프로세스를 포함한 문서별 워크플로를 설정할 수 있습니다.

IVES 요구 사항이 상당히 엄격하고 사람의 실수를 용납하지 않기 때문에 이 옵션을 강력히 추천합니다.