Adobe Acrobat Sign에서 구성 가능한 보존 정책을 사용하여 계약서와 관련 데이터가 보존되는 기간을 자동으로 관리합니다.
Adobe Acrobat Sign의 데이터 거버넌스를 통해 관리자는 정의된 보존 기간 후 Acrobat Sign 시스템에서 계약서와 관련 데이터를 자동으로 삭제할 수 있습니다. 이를 통해 조직은 저장된 데이터를 줄이고, 규정 준수 요구 사항을 충족하며, 수동 정리 없이 계약서 수명 주기를 관리할 수 있습니다.
데이터 거버넌스는 계약서가 최종 시스템 상태에 도달한 후에만 시작되는 지연된 트리거 역할을 합니다.
보존 정책은 계약서가 완료, 취소 또는 만료와 같은 종료 상태에 도달한 후 적용됩니다. 트리거가 활성화되면 정책은 영구 삭제 전에 계약서와 관련 데이터가 보존되는 기간을 정의합니다.
기본적으로 계약서와 트랜잭션 데이터는 수동으로 삭제되거나 보존 규칙에 의해 관리되지 않는 한 계정이 활성 상태인 동안 Acrobat Sign에 보존됩니다.
데이터 거버넌스 작동 방식
데이터 거버넌스는 트리거 기반 모델을 따릅니다.
- Acrobat Sign이 계약서를 완료됨, 취소됨 또는 만료됨으로 기록할 때 계약서는 종료 상태에 도달합니다.
- Acrobat Sign이 계약서를 종료 상태로 기록할 때 보존 규칙이 적용됩니다.
- 규칙은 삭제 전에 계약서와 관련 데이터가 보존되는 기간을 정의합니다.
- 새로 종료된 계약에는 한 번에 하나의 보존 규칙만 활성화됩니다. 새 규칙이 만들어지면 활성 규칙이 되어 향후 종료 상태에 도달하는 모든 계약에 적용됩니다. 이전에 활성화된 규칙은 이미 할당된 계약에 계속 적용되며 비활성화할 필요가 없습니다.
보존 규칙은 계약이 종료 상태에 도달할 때 발송 사용자가 속한 기본 그룹에서 채택됩니다. 계약이 완료되기 전에 사용자가 기본 그룹을 변경하면 새 그룹의 보존 규칙이 적용됩니다.
보존 기간은 계약이 종료 상태로 레코드된 시점부터 구성된 기간을 기준으로 적용됩니다. 종료 상태 처리가 최대 12시간까지 지연될 수 있으므로 보존 기간의 시작도 지연될 수 있습니다.
종료 상태 타이밍이 데이터 거버넌스에 미치는 영향
데이터 거버넌스 정책은 계약이 완료됨, 취소됨 또는 만료됨과 같은 종료 상태에 도달한 후에만 시작됩니다.
시스템 성능을 최적화하기 위해 Acrobat Sign은 계약을 처리한 서버를 기준으로 사용량이 적은 시간대에 종료 상태 이벤트를 처리합니다. 혼잡하지 않은 시간은 서버의 로컬 시간대에서 오후 7시부터 오전 7시 사이입니다.
사용량이 많은 시간대에 계약이 종료 조건에 도달하면 이벤트가 대기열에 추가되어 다음 사용량이 적은 시간대에 처리됩니다. 이로 인해 최종 상태 업데이트가 최대 12시간까지 지연될 수 있습니다.
이 처리 기간 동안 다음이 수행됩니다.
- 계약은 [관리] 페이지와 API 응답 모두에서 이전 상태인 진행 중으로 유지됩니다.
- 수신자는 더 이상 계약에 서명할 수 없으며 액세스를 시도하면 오류가 발생합니다.
- 만료 보류 중인 계약의 경우, 발신자는 이 기간 동안 만료 일자를 업데이트하여 서명 기간을 연장할 수 있습니다.
- 처리가 완료될 때까지 최종 이벤트는 감사 보고서에 기록되지 않습니다.
데이터 거버넌스 정책은 계약이 최종 상태에 도달한 후에만 트리거되므로, 처리 지연은 보존 기간 시작도 지연시킵니다.
사용되는 방식
조직에서 데이터 거버넌스를 사용하는 목적:
- 정의된 기간 후 완료되거나 비활성 계약을 자동으로 삭제합니다.
- 저장된 계약 데이터의 양을 줄입니다.
- 문서 보존을 내부 규정 준수 정책과 일치시킵니다.
- 수동 개입 없이 데이터 수명 주기를 관리합니다.
계약이 최종 상태에 도달했을 때 보존 규칙이 정의되지 않은 경우, 삭제 일자가 할당되지 않습니다. 계약은 수동으로 삭제되거나 GDPR 도구를 통해 제거될 때까지 시스템에 남아 있습니다.
삭제할 수 있는 항목
보존 규칙은 규칙이 실행될 때 삭제되는 데이터를 정의합니다.
- 계약 문서.
- 감사 보고서
- 트랜잭션 중에 수집된 관련 개인 데이터.
- 서명자 ID 보고서를 생성하는 Adobe Pass 인증 방법을 사용하는 계약의 경우, 해당 보고서는 개인 데이터의 일부로 삭제됩니다.
감사 및 개인 데이터는 최소한 계약만큼 오래 보존되어야 하며, 필요한 경우 더 오래 지속되도록 구성할 수 있습니다.
알아야 할 사항
- 보존 규칙은 계약이 생성될 때가 아니라, 계약이 최종 상태에 도달할 때 적용됩니다.
- 계약이 최종 상태가 될 때 하나의 보존 규칙만 적용됩니다.
- 보존 규칙은 계약이 종료 상태에 도달할 때 발송 사용자가 속한 그룹을 기준으로 합니다.
- 계약이 완료되기 전에 사용자가 그룹을 변경하면 새 그룹의 규칙이 적용됩니다.
- 최종 상태 처리는 피크 시간 동안 최대 12시간 지연될 수 있으며, 이는 보존 정책의 시작을 지연시킵니다.
- 보존 규칙이 정의되지 않은 경우, 계약은 수동으로 삭제되거나 다른 프로세스를 통해 제거될 때까지 보존됩니다.
