Microsoft Dynamics On-Premises용 Adobe Sign: 사용 안내서

개요

Dynamics에 대한 Adobe Sign 통합은 필요한 양식/계약 서류에 대한 서명을 얻기 위한 플러그 앤 플레이 솔루션을 제공합니다. 이 통합은 다음과 같은 이점을 제공합니다.

• Adobe Sign은 연락처, 계정, 리드, 기회, 주문, 송장, 견적, 계약 및 관리자가 개발한 모든 사용자 정의 CRM 엔티티와 같은 CRM 기록에 내장됩니다.
• 한 번의 클릭으로 Dynamics에서 계약서나 판매 문서와 같은 합의서를 보냄으로써 견적에서 결제까지의 프로세스 진행 시간을 단축합니다.
• 계정이나 연락처와 같은 Dynamics 엔티티의 데이터를 계약서에 병합하고 서명 프로세스 중에 서명자에게서 수집된 데이터를 다시 Dynamics에 푸시하는, 관리자가 구성 가능한 데이터 매핑입니다.
• 고객 지원 허브를 통해 모바일 디바이스에서 사용 가능 (Dynamics 365 9.x 이후 버전에서 제공)
• 어디에서나, 언제든지, 어떤 장치에서든 수신자가 쉽게 서명할 수 있도록 합니다.
• Dynamics 내에서 서명을 위해 전송된 문서를 추적할 수 있도록 합니다.
• 전체 프로세스에서 수동 단계를 제거합니다.

이 문서는 Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 On-Premises 및 이후 버전을 위한 것입니다.                                            

Adobe Acrobat Sign 액세스

Adobe Sign은 Dynamics 관리자가 설치하며 액세스 권한은 보안 역할을 통해 부여됩니다.  액세스 권한이 필요한데 기본 페이지에 Adobe Sign 옵션이 표시되지 않는다면, Dynamics 관리자에게 연락하여 사용자 액세스 권한을 요청하십시오.

서명 요청

고객 서비스 허브에서 새 계약서를 만들 수 있습니다

고객 서비스 허브에서 새 계약서 만들기:

• 새 레코드 버튼(회색 더하기 기호)을 클릭하고 계약서를 선택
• 계약서 메뉴 옵션으로 이동한 후 상위 작업 리본에서 새 계약서 버튼을 클릭:

서명 요청 옵션은 추가 … 메뉴에서 사용할 수 있습니다.

서명 요청 옵션을 사용하여 Dynamics 엔터티 또는 계약서 페이지에서 서명을 위한 계약서를 보낼 수 있습니다.

엔티티에서 계약서를 보내려면 다음을 수행하십시오.

• CRM 내에서 엔티티 기록(예: 기회, 계정)으로 이동하고 클릭하여 엽니다.
• 기타 명령(...) 메뉴를 클릭합니다.
• 메뉴에서 서명 요청을 선택
  • 사용 가능한 템플릿 목록이 메뉴를 대체합니다.
  • 템플릿 목록의 하단에는 템플릿을 기반으로 하지 않는 계약을 위한 새 계약이 있습니다

새 계약 페이지가 열리고 계약 템플릿에 정의된 필드 값이 자동으로 채워집니다.

계약을 정의하고 보내려면 다음 몇 가지 사항이 필요합니다.

• 수신자 - 문서를 서명 또는 승인해야 하는 개인 또는 개인 목록
• 계약 이름 - 계약이 서명자 전자 메일과 내부 보고의 제목 줄에 강조 표시되는 방식
• 서명해야 하는 문서 - 하나 이상의 양식, 계약서 또는 법적 서명이 필요한 기타 문서입니다.

받는 사람 섹션

수신자 섹션에서 한 명 이상의 서명자를 정의해야 합니다.  수신자를 문서에 서명할 순서로 입력하십시오. 실수한 경우 받는 사람 목록 왼쪽의 서명 순서 필드를 편집할 수 있습니다.

수신자를 정의하려면 다음을 수행하십시오.

• 받는 사람 패널의 오른쪽 상단에서 받는 사람 추가를 클릭:

이렇게 하면 서명자/승인자 유형을 선택할 수 있는 오버레이가 내려옵니다.

1. 수신자 유형 선택 목록에서 적절한 값을 선택하세요

• 새로 만들기 - 수신자가 Dynamics에서 알려진 값이 아닐 때
• 연락처 - Dynamics에서 연락처 엔티티로 정의된 수신자의 경우
• 리드 - Dynamics에서 리드로 정의된 수신자의 경우
• 사용자 - Dynamics 환경의 내부 사용자를 설명합니다.

2(a). 새로 만들기를 선택하면 [성명] 및 [전자 메일 주소]를 입력할 수 있도록 오버레이가 변경됩니다.

새 연락처/리드는 이 작업으로 Dynamics에 저장되지 않으며, 이름과 전자 메일은 이 트랜잭션의 목적으로만 사용됩니다.

2(b). 연락처, 리드 또는 사용자를 선택하면 선택한 특정 엔티티를 검색하도록 오버레이가 변경됩니다. 이름(또는 이름의 일부)을 입력한 다음, 검색 아이콘을 클릭하여 포함할 수신자를 선택하십시오.

Dynamics는 이러한 유형의 엔티티를 이해하므로 데이터베이스에서 전자 메일 주소를 가져옵니다.

3. 각 수신자에 대해 수신자 역할을 정의해야 합니다.  역할은 다음과 같습니다.

• 서명자(기본값) - 서명자는 하나 이상의 서명을 계약서에 적용해야 합니다.
• 승인자 - 승인자는 계약서에 서명할 필요가 없지만(승인자를 위한 서명 필드가 있는 경우에는 서명할 수 있음), 계약을 적극적으로 "승인"해야 하며, 이것은 기록되는 이벤트입니다.
• 참조 - 참조(CC)되는 측은 계약의 알림 프로세스에 포함되지만 계약 또는 서명 주기와의 상호 작용은 없습니다.

4. 각 수신자에 대해 본인 확인을 정의해야 합니다.사용할 수 있는 옵션은 관리자가 활성화한 인증에 따라 결정됩니다.

• 이메일은 기본값이며 수신자가 이메일 링크를 통해 계약에 액세스하기만 하면 됩니다.
• Adobe Sign 확인은 수신자가 Adobe ID 시스템에 인증해야 합니다.
  
  • 발신자만 서명하는 모든 계약은 본인 확인을 Adobe Sign으로 설정해야 합니다.
  • 외부 수신자가 이미 인증할 Adobe 계정을 가지고 있다고 확신하지 않는 한 Adobe Sign을 외부 수신자의 확인 방법으로 사용하는 것은 권장되지 않습니다.
• 전화 확인은 수신자에게 입력해야 하는 코드가 포함된 메시지를 보냅니다.
  • 발신자는 수신자를 구성할 때 수신자의 전화번호를 제공해야 합니다
    
• 암호 확인은 발신자가 수신자에게 (대역 외로) 암호에 대해 알려서 본인 확인을 할 수 있도록 해야 합니다
  
• 기술 자료 기반 인증은 수신자의 공개 정보(그리고 선택적으로 미국 사회보장번호)를 사용하여 일련의 질문을 진행합니다. 
  
  • 기술 자료 확인은 미국 기반 수신자에게만 유용합니다
    

5.수신자가 정의되면 저장을 클릭하십시오

6. 모든 서명자/승인자에 대해 1-5를 반복하십시오

서명 순서

서명 순서에는 순차적 워크플로와 병렬 워크플로 두 가지가 있습니다.이 옵션은 수신자 패널 하단의 서명 순서 확인란에 의해 제어됩니다.

순서대로 서명이 체크되면 수신자는 수신자 섹션에 나열된 순서대로 계약을 받게 됩니다.첫 번째 수신자에게 계약이 통지되고, 첫 번째 수신자가 작업을 완료할 때까지 다른 당사자에게는 통지되지 않습니다.그런 다음 두 번째 수신자에게 통지되고, 계약이 완료될 때까지 이런 식으로 계속됩니다.

순서대로 로그인이 체크 해제되면 계약이 병렬 서명으로 전송되므로 모든 수신자에게 즉시 통지되고, 모든 수신자가 작업을 완료하면 계약이 완료됩니다.

수신자 순서 변경

수신자 이름의 왼쪽에 있는 숫자를 한 번 클릭하십시오. 숫자 값이 편집할 수 있도록 변경됩니다. 이 값을 서명 프로세스에서의 수신자 순서 번호로 변경하십시오. 다른 수신자가 그에 따라 조정됩니다.

수신자 값 편집

필드를 한 번 클릭하여 잠겨있지 않은(잠금 아이콘으로 표시됨) 모든 수신자 값을 편집할 수 있습니다.

이렇게 하여 편집할 필드를 열거나 새 선택 목록 값을 선택합니다.

변경 작업이 수행되면 수신자 패널에서 저장 아이콘을 클릭하십시오.

파일 섹션

계약에 문서를 추가하려면 파일 섹션의 오른쪽 상단에 있는 파일 추가 버튼을 클릭하세요.

파일 추가를 클릭하면 팝업 창에서 파일을 업로드할 두 가지 소스 옵션을 선택할 수 있습니다:

• 내 컴퓨터 – 로컬 시스템이나 네트워크 드라이브(예: SharePoint)에서 파일을 검색하고 업로드할 수 있습니다.
  
• 템플릿 – 템플릿 옵션을 통해 Adobe Sign 계정에 업로드된 템플릿에 액세스할 수 있습니다.
  • Adobe Sign 라이브러리에서 파일 첨부 옵션은 새 계약 문서를 만들 때에만 제공되며 템플릿을 작성할 때는 사용할 수 없습니다.
    
  • 관리자만 라이브러리에 문서를 추가할 수 있습니다.

메시지 섹션

메시지 섹션에는 계약 제목(계약 이름으로도 사용)과 수신자에게 보내는 전체 메시지가 포함됩니다.

• 제목 – 제목은 알림 과정에서 중요한 역할을 하며, 이메일 제목 줄에 표시되고 이메일 본문에서는 굵은 글꼴로, 상용구 설명 전체에서는 작은 글꼴로 표시됩니다(아래 노란색 강조 표시 참조).
• 메시지 – 메시지 필드는 서명자에게 전달할 메시지나 지시사항을 입력할 수 있는 일반 텍스트 필드입니다(아래 녹색 강조 표시 참조).

옵션 섹션

옵션 섹션에는 이 트랜잭션에만 적용되는 여러 구성 옵션이 포함됩니다:

• 보내기 전에 서명 미리 보기 및 위치 지정 - 선택하면 전송자가 양식 필드를 배치할 수 있도록 계약서가 자동으로 작성 환경을 엽니다.
• 완료 기한 – 선택하면 계약이 만료되는 종료 날짜를 정의합니다.
• 계약 만료까지의 일수 – 계약 만료 기능이 활성화되었을 때 계약이 서명 가능한 상태로 유지되는 일수를 정의합니다.
• 직접 서명 필수 - 전자 메일의 개입 없이 서명자가 전송자의 로컬 시스템이나 태블릿에서 서명하도록 해야 할 경우, 전송자는 이 옵션을 사용하여 서명을 호스팅할 수 있습니다.
• 서명 후 랜딩 페이지 추가 - 활성화된 경우, 수신자가 계약서와의 상호 작용을 완료한 후에 수신자에게 경로가 지정되는 URL을 지정할 수 있습니다.
• 서명 후 랜딩 페이지 - 이 필드에는 서명 후 랜딩 페이지 추가가 활성화되면 수신자에게 표시할 페이지의 URL이 있습니다.
• 리디렉션을 위해 지연(초) - 서명 후 랜딩 페이지이 정의되어 있으면 필수입니다. 이 설정은 서명이 적용된 후 수신자가 지정된 랜딩 페이지로 리디렉션되기 전에 관찰되어야 하는 지연 시간을 나타냅니다
• 수신자 알림 – 트랜잭션에 대한 알림 주기를 정의합니다.미리 알림은 현재 수신자에게 일일 또는 주간 주기로 전송되도록 구성할 수 있습니다
  
• 서명 유형 - 계약서에 필요한 서명 유형을 지정합니다:
  
  • 전자 서명 - 수신자에게 전자 서명 적용을 요청합니다.
    
    • 이 옵션은 관리자가 활성화한 경우 수신자가 워크플로를 수기 서명으로 변경할 수 있도록 허용합니다.
      
  • 수기 서명 - 수신자가 문서를 다운로드하고, 물리적으로 서명한 후, 서명된 문서의 스캔 이미지를 업로드해야 합니다.
    
    • 수기 서명은 전자 서명으로 전환할 수 없습니다.
      
• 수신자 언어 - 이 옵션은 수신자의 이메일 및 웹 인터페이스에서 사용되는 언어를 지정합니다
  
• 암호 보호 - 인증되지 않은 액세스를 방지하기 위해 최종 문서에 암호를 적용하려면 이 옵션을 활성화하십시오

수신자가 정의되고 파일이 첨부되며 기타 필드 조작이 완료되면 상단 메뉴 항목에서 계약 전송을 클릭하십시오:

템플릿을 사용하여 모든 개체로부터 서명 요청

Dynamics 관리자는 계약을 사전 구성할 Dynamics 엔티티(연락처, 기회, 계정)용의 템플릿을 하나 이상 만들어 전송자에 대한 수동 구성을 줄일 수 있습니다.

템플릿은 리본 메뉴의 기타 명령(…) 아이콘을 통해 액세스합니다.

새로 만들기(+) 메뉴에서 빠른 계약서 만들기

템플릿이 빌드된 엔티티 유형을 알고 있는 경우 [새로 만들기] 메뉴에서 새 계약서를 시작할 수 있습니다.

• 맨 위 리본의 [새로 만들기] (+) 아이콘을 클릭합니다.
• 기록 섹션에 있는 옵션에서 계약을 선택합니다.
  • 빠른 만들기: 계약 패널이 열립니다.

• 사용할 템플릿과 연결된 엔티티를 선택합니다.
  • 선택하면 두 개의 검색 기능이 표시되어 계약서를 연결할 특정 개체와 사용할 템플릿을 선택할 수 있습니다 수 계약과 연결할 대상 및 사용하려는 템플릿:

• [{엔티티} 선택] 필드를 클릭하면 적절한 엔티티 유형에 있는 개체 목록이 표시됩니다. 개체를 선택하십시오.
  • 엔티티 이름의 일부를 입력하면 메뉴가 문자열과 일치하는 개체로 제한됩니다.
• 템플릿 선택 필드를 클릭하면 선택한 엔티티와 연결된 템플릿들이 있는 작은 메뉴가 생성됩니다.  템플릿을 선택하십시오.
• 저장을 클릭합니다.

저장 단추를 클릭하면 템플릿 값을 기반으로 계약서가 만들어집니다.

• 템플릿에 수신자나 첨부된 파일이 없으면, 초안 상태 계약서가 만들어집니다.
• 템플릿에 수신자나 첨부된 파일이 있지만 템플릿에 한 번 클릭 보내기가 활성화되어 있지 않으면 초안 상태 계약서가 만들어집니다.
• 템플릿에 수신자나 첨부된 파일이 있고 템플릿에 한 번 클릭 보내기가 활성화되어 있으면 계약서가 서명을 받기 위해 자동으로 전송됩니다.

계약 상태 확인

계약 상태는 현재 법적 상태를 나타내며 Dynamics에서 일반 폴링 간격으로 업데이트됩니다. 상태 값은 다음과 같습니다.

• 초안 - 만들어졌지만 아직 전송되지 않은 계약서입니다.
• 서명을 위해 전송됨 - 서명되는 프로세스에 있음
• 서명됨/승인됨 - 모든 당사자가 완전히 완료됨
• 취소됨 - 모든 서명을 얻기 전에 서명 프로세스가 취소됨
• 만료됨 - 구성된 만료 날짜 이전에 완료되지 않은 계약
  

계약을 찾는 가장 좋은 방법은 계약을 작성하는 데 사용한 기본 엔티티와 관련된 엔티티를 확인하는 것입니다.

예를 들어 연락처를 사용하여 계약을 만든 경우 연락처로 이동한 다음 관련 탭을 클릭하고 메뉴에서 계약을 선택하여 관련된 엔티티를 확인할 수 있습니다.

관계 창을 열면 계약 개체가 표시되고 해당 옵션을 클릭하면 엔티티와 연결된 계약의 전체 목록이 열립니다.

계약 상태를 보는 또 다른 방법은 전체 계약 목록을 검토하는 것입니다.

• Adobe Sign > 계약으로 이동하십시오.

엔티티에 관계없이 모든 계약서는 [계약] 페이지의 계약 목록에 나열됩니다.

• 서명된 계약은 이름, 계약 상태 및 계약 날짜를 표시합니다
• 거절됨, 서명 대기 중, 및 초안 계약에는 완료되지 않았기 때문에 서명일 날짜가 포함되지 않습니다
  • 서명일 값은 계약이 완료되어 법적으로 서명된 시점을 반영합니다.서명 처리 중 단계별 서명은 반영되지 않습니다
    

상태 업데이트, 알림 메시지 보내기 및 계약 취소

서명되지 않은 계약서에는 다음과 같이 적용할 수 있는 세 가지 작업이 있습니다.

• 업데이트 – Adobe Sign 서버를 적극적으로 폴링하여 현재 상태를 가져옵니다
• 미리 알림 전송 - 계약의 현재 서명자에게 전자 메일 알림 메시지를 즉시 보냅니다.
• 계약 취소 - 시스템에서 계약을 종료하고 서명자에게 취소 통지를 보냅니다.

이 작업들은 각각 맨 위의 단추들을 사용하여 계약서 내에서 시작할 수 있습니다.

Customer Service Hub에서의 Adobe Sign

회사에서 Adobe Sign for Dynamics 버전 9.2 이상을 배포한 경우 Dynamics 고객 서비스 허브에서 Adobe Sign 기능에 액세스할 수 있습니다.

Customer Service Hub는 개선된 서식과 함께 동일한 기능을 제공하여 전화, 태블릿 및 기타 모바일 장치에 대한 직접 액세스를 허용합니다.

참고 자료

• Dynamics용 Adobe Sign 설치 안내서
• Dynamics 릴리스 노트를 위한 Adobe Sign