Unterzeichner werden per E-Mail benachrichtigt und aufgefordert, die Vereinbarung durch Klicken auf die Schaltfläche Überprüfen und signieren zu öffnen.
Neue Funktionen
Erste Schritte
- Kurzanleitung für Administrierende
- Kurzanleitung für Benutzende
- Video-Tutorial-Bibliothek
- Häufig gestellte Fragen
Verwaltung
- Übersicht über die Admin Console
-
Benutzendenverwaltung
- Benutzer hinzufügen
- Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
- Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
- Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
- Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
- Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
- Benutzeridentitätstypen und SSO
- Wechseln der Benutzeridentität
- Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
- Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
- Produktprofile
- Anmeldung
-
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
- Barrierefreiheit
- HIPAA
- DSGVO
- 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
- Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
- IVES-Unterstützung
- Archivieren von Vereinbarungen
- Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
- Anfordern deiner Domäne
- Links „Missbrauch melden“
Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen
-
Empfangsoptionen
- Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
-
Optionen auf der E-Signatur-Seite
- Überblick über die E-Signatur-Seite
- Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
- Signieren einer Vereinbarung ablehnen
- Delegieren der Signaturberechtigung
- Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
- Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
- Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
- Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
- Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur
- Navigation der Formularfelder
- Löschen der Daten aus den Formularfeldern
- Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
- Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
- Rechtliche Hinweise lesen
- Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
- Vereinbarungen senden
-
Erstellen von Feldern in Dokumenten
-
In-App-Authoring-Umgebung
- Automatische Felderkennung
- Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
- Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
- Die Rolle „Vorausfüllen“
- Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
- Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
- Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
- Erstellen von Formularen mit Text-Tags
- Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
- Felder
- Authoring-FAQ
-
In-App-Authoring-Umgebung
- Signieren von Vereinbarungen
-
Vereinbarungen verwalten
- Übersicht über die Seite „Verwalten“
- Delegieren von Vereinbarungen
- Ersetzen von Empfangenden
- Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
- Abbrechen einer Vereinbarung
- Erstellen von neuen Erinnerungen
- Überprüfen von Erinnerungen
- Stornieren von Erinnerungen
- Zugriff auf Power Automate-Flows
-
Weitere Aktionen...
- Funktionsweise der Suche
- Anzeigen einer Vereinbarung
- Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
- Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
- Hochladen einer signierten Vereinbarung
- Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
- Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
- Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
- Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
- Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
- Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
- Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
- Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
- Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
- Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
- Audit-Bericht
- Berichte und Datenexporte
Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows
-
Webformulare
- Erstellen eines Webformulars
- Bearbeiten eines Webformulars
- Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
- Ein-/Ausblenden eines Webformulars
- Abrufen der URL oder des Skriptcodes
- Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
- Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
- Ändern der Größe eines Webformulars
-
Wiederverwendbare Vorlagen
- US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
- Erstellen einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
- Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
- Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
- Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
- Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
-
Power Automate-Workflows
- Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
- Aktivieren der Power Automate-Integration
- Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
- Verfolgen der Nutzung von Power Automate
- Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
- Auslöser für Flows
- Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
- Verwalten von Flows
- Bearbeiten von Flows
- Freigeben von Flows
- Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
- Löschen von Flows
-
Nützliche Vorlagen
- Nur Administration
- Archivierung von Vereinbarungen
- Archivierung von Webformularvereinbarungen
- Extraktion von Vereinbarungsdaten
- Vereinbarungsbenachrichtigungen
- Vereinbarungsgenerierung
- Selbstdefinierte Sende-Workflows
- Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
Integration in andere Produkte
- Acrobat Sign für Salesforce
- Acrobat Sign für Microsoft
- Weitere Integrationen
- Von Partnern verwaltete Integrationen
- Erstellen eines Integrationsschlüssels
Acrobat Sign-Entwickler
- REST-APIs
- Webhooks
Support und Fehlerbehebung
Überblick über digitale Signaturen in Adobe Acrobat Sign
Digitale Signaturen sind eine Art elektronischer Signaturen, bei der eine zertifikatbasierte digitale ID verwendet wird, die von einem cloudbasierten vertrauenswürdigen Dienstleister oder dem lokalen System des Unterzeichners stammt.
Eine digitale Signatur identifiziert die Person, die ein Dokument signiert, genau wie eine herkömmliche handschriftliche Signatur. Im Gegensatz zur handschriftlichen Signatur ist eine zertifikatbasierte Signatur fast fälschungssicher, da sie verschlüsselte Informationen enthält, die die Unterzeichnenden eindeutig ausweisen. Sie kann einfach verifiziert werden und lässt die Empfangenden erkennen, ob das Dokument nach dem Signieren verändert wurde.
Adobe Acrobat Sign unterstützt digitale Signaturen durch einfaches Platzieren des Felds für die digitale Signatur auf einem Formular (entweder über Text-Tags, per Drag & Drop in der Authoring-Umgebung von Acrobat Sign oder durch Erstellen in Adobe Acrobat mit Acroforms).
Verfügbarkeit:
Digitale Signaturen sind für die Lizenz-Abos von Acrobat Standard, Acrobat Pro und Acrobat Sign Solutions verfügbar.
Konfigurationsumfang:
Digitale Signaturen können auf Konto- und Gruppenebene aktiviert werden.
Digitale Signaturen können über den Acrobat Sign-Dienst auf zwei Arten angewendet werden:
Zeitstempel für digitale Signatur
Bei der Anwendung von digitalen Signaturen sind Zeitstempel sowohl in den USA als auch in der EU ein zentraler Teil der Signatur-Compliance-Standards.
Der Zeitstempel sichert die Identität des Unterzeichners sowie das Dokument selbst. Die Identität kann auf verschiedene Arten festgelegt werden (Zertifikat, Anmeldung, Ausweis usw.), aber der Zeitstempel muss von einem vertrauenswürdigen und autorisierten Zeitstempelanbieter ausgestellt werden.
Der Zeitstempel garantiert eine langfristige Gültigkeit der signierten Vereinbarung, indem nicht nur das Dokument, sondern auch die Signatur gesichert wird. Er ist also quasi ein Schloss für das Schloss. Das ist sehr wichtig für die Konformität mit den Richtlinien zu digitalen Signaturen, da persönlich signierte Zertifikate ablaufen können, während die langfristige Gültigkeit von Zeitstempeln im Laufe der Zeit erneuert werden kann, ohne die Gültigkeit der Signatur zu ändern. Der langfristig gültige Zeitstempel garantiert, dass das Zertifikat gültig war, als es erstmals angewandt wurde, und verlängert die Gültigkeit der signierten Vereinbarung über die Dauer des eigentlichen Zertifikats des Unterzeichners hinaus.
Der Zeitstempel wird im Erscheinungsbild der digitalen Signatur unter Verwendung der ISO 8601-Schreibweise angezeigt.
Qualifizierter Zeitstempel gemäß der eIDAS-Verordnung in der EU
Bei allen Konten auf der europäischen EU1-Instanz von Acrobat Sign werden standardmäßig eIDAS-konforme qualifizierte Zeitstempel angewandt. (Du musst wissen, auf welcher Instanz sich dein Konto befindet.)
Für Absender
Aus Sicht der sendenden Partei ist die einzige Anforderung an ein Dokument, das zur Signatur gesendet wird, die, dass ihm ein digitales Signaturfeld hinzugefügt wird.
Digitale Signaturen beanspruchen aufgrund des zusätzlichen Inhalts der Signatur mehr Platz auf der Seite. Beachte dies, wenn du Dokumentsignaturfelder planst und erstellst.
Konfiguration
So überprüfst und bearbeitest du die Funktionssteuerungen:
- Melde dich als Admin an und navigieren zum Menü „Kontoeinstellungen“.
- Wähle die Registerkarte Digitale Signaturen aus.
Die konfigurierbaren Optionen sind:
„Grund für die Signatur“ anzeigen
Bei einigen Compliance-Anforderungen ist es erforderlich, dass vom Unterzeichner ein Grund für die Anwendung einer digitalen Signatur angegeben wird. Beispiel: Title 21 CFR Part 11 und Compliance mit SAFE-BioPharma.
Werden digitale Signaturen verwendet, um eine Einhaltungsanforderung zu erfüllen, setze dich mit deiner Rechtsabteilung in Verbindung, um festzustellen, ob du auch einen Signaturgrund als Teil des Signaturvorgangs verlangen solltest.
Klicke für den Zugriff auf die Steuerelemente auf den Link Bio-Pharma-Einstellungen.
RSA-PSS
RSA-PSS ist ein Signaturschema, das auf dem RSA-Kryptosystem basiert und im Vergleich zu dem älteren Schema RSA-PKCS Nr. 1 v.1.5 eine verbesserte Absicherung bietet.
Die Acrobat Sign-Implementierung von RSA-PSS erfordert keine Konfiguration seitens des Kontoadministrators.
- Wenn die „Cloud-Signatur“ ausgewählt ist und die digitale ID des Unterzeichners sowohl RSA-PSS als auch RSA-PKCS Nr. 1 unterstützt, wird standardmäßig das RSA-PSS-Signaturschema verwendet.
- Bei Auswahl der Option „Mit Acrobat signieren“ ist die Verwendung von RSS-PSS oder RSA-PKCS Nr. 1 von den Einstellungen des Unterzeichners in seiner Acrobat-Anwendung abhängig.
- Acrobat Sign bietet vollständige Unterstützung für CRL- und OCSP-Antworten, die mit dem RSA-PSS-Schema signiert werden.
- Die Verwendung des RSA-PSS-Schemas ist erforderlich, um die für Deutschland spezifischen Anforderungen für qualifizierte elektronische Signaturen zu erfüllen.
Formatoptionen der digitalen Signaturen
PKCS#7 ist das Standardformat, das die digitale Signatur für die meisten Acrobat Sign-Konten (außerhalb der EU) hat.
- Konten nach dem europäischen (EU1) PAdES-Format zur gemeinsamen Verwendung (ETSI EN 319142) müssen standardmäßig die eIDAS-Verordnung einhalten.
- Jeder Kontoebenen-Administrator kann über eine Anforderung an das Supportteam für Acrobat Sign darum bitten, dass diese Einstellung von einem Format auf das andere umgestellt wird.
- Diese Funktion kann nur auf der Gruppen- oder Kontoebene aktiviert und konfiguriert werden.
Durch den Arbeitsablauf für digitale Signaturen wird die Vereinbarung zum eindeutigen Vorgang. Aufgrund der speziellen Bearbeitung, die erforderlich ist, um die Signatur hinzufügen zu können, gibt es einige Einschränkungen, die zu beachten sind.
- Jeder Unterzeichnerin bzw. jedem Unterzeichner kann nur ein digitales Signaturfeld zugewiesen werden, wenn das Dokument heruntergeladen und mit Acrobat signiert wird. Cloud-basierte Signaturen können bis zu 10 digitale Signaturfelder pro Empfänger*in unterstützen. (Aadhaar und Singpass werden nicht unterstützt.)
- Webformulare unterstützen keine digitalen Signaturen.
- Massenversand unterstützt keine Signaturen über Mit Acrobat herunterladen und signieren. Cloudbasierte digitale Signaturen funktionieren wie erwartet.
- Digitale Signaturen werden in Microsoft Office Desktop-Anwendungen nicht unterstützt, da sie für die Arbeit innerhalb einer Browserumgebung entwickelt wurden. Alternativ kannst du die Office-Webanwendungen über deinen Browser verwenden.
- Digitale Signaturen setzen die eingeschränkte Sichtbarkeit des Dokuments außer Kraft. Alle Empfänger können alle Seiten sehen.
- Für Unterzeichnende auf Mobilgeräten sind nur cloudbasierte digitale Signaturen möglich.
- Cloudbasierte digitale IDs, die den OAuth-Autorisierungsmodus verwenden, werden in der Funktion „Ausfüllen und signieren“ nicht unterstützt.
- Die Funktion „Ausfüllen und Signieren“ unterstützt das Signieren mit dem Dienstanbieter Aadhaar nicht.
- Benutzende, die ihre Inhalte freigeben, oder Konten, bei denen die erweiterte Freigabe aktiv ist, können keine digitalen Signaturen verwenden.
- eVaulting kann nicht zusammen mit digitalen Signaturen verwendet werden.
- Dateianlagen dürfen nur durch die erste unterzeichnende Partei hinzugefügt werden. Nachfolgende Unterzeichnende, die neue Dateien hinzufügen, machen dadurch alle vorherigen digitalen Signaturen ungültig.
- Wenn der Audit-Bericht an eine digital signierte Vereinbarung angehängt wird, wird aus den beiden Dokumente ein PDF-Portfolio erstellt.
- Vorgangsnummernfelder konvertieren eine digitale Signatur in eine elektronische Signatur.
- Wenn die Option zum Anhängen des Audit-Berichts aktiviert ist, wird ein PDF-Portfolio (mit der Vereinbarung und einem separaten PDF für den Audit-Bericht im Portfolio, das auch als PDF-Umschlag bezeichnet wird) erstellt, da nach der Anwendung einer digitalen Signatur keine Änderungen an der Vereinbarung vorgenommen werden können.