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Formulare mit Drag-&-Drop-Werkzeugen erstellen

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Benutzende hinzufügen
    2. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
    3. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
    4. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
    5. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    6. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    7. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    8. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    9. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    10. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    11. Benutzeridentitätstypen und SSO
    12. Wechseln der Benutzeridentität
    13. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    14. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    15. Produktprofile
    16. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Workflows zum Selbstsignieren
      3. Massenversand
      4. Webformulare
      5. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      6. Power Automate-Workflows
      7. Bibliotheksdokumente
      8. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      9. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      10. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      11. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      12. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      13. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      14. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      15. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      16. Signiertes Dokument hochladen
      17. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      18. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      19. Signaturberechtigung
      20. Sendeberechtigung
      21. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      22. Festlegen einer Standardzeitzone
      23. Festlegen eines Standarddatumsformats
      24. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      25. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      26. Empfangende ersetzen
      27. Audit-Bericht
        1. Übersicht
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      28. In Produktbotschaften und Anleitungen
      29. Barrierefreie PDF-Dateien
      30. Neues Authoring-Erlebnis
      31. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    3. Kontoeinrichtung
      1. Logo hinzufügen
      2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
      3. Firmenname hinzufügen
      4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Signieren ablehnen
      8. Stempel-Workflows erlauben
      9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
    5. Digitale Signaturen
      1. Übersicht
      2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Neues Berichtserlebnis
      2. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      4. Zulässige Empfangsrollen
      5. Gruppen empfangender Personen
      6. Erforderliche Felder
      7. Anhängen von Dokumenten
      8. Feldreduzierung
      9. Vereinbarungen bearbeiten
      10. Vereinbarungsname
      11. Sprachen
      12. Private Nachrichten
      13. Erlaubte Signaturarten
      14. Erinnerungen
      15. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      16. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Übersicht
        2. Signierkennwort
        3. Einmalpasswort per E-Mail
        4. Acrobat Sign-Authentifizierung
        5. Telefonauthentifizierung
        6. Cloud-basierte digitale Signatur
        7. Wissensbasierte Authentifizierung
        8. Amtl. Lichtbildausweis
        9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      17. Inhaltsschutz
      18. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      19. Dokumentablauf
      20. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      21. Signierreihenfolge
      22. Liquid Mode
      23. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      24. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      25. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
    11. Nachrichtenvorlagen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Übersicht
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
      6. E-Mail-Vorlagen anpassen
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzende schwärzen
      3. Vereinbarungen Benutzender schwärzen
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. Archivieren von Vereinbarungen
    8. Überlegungen der EU/des Vereinigten Königreichs
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 
  7. Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Empfangsoptionen
    1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
    2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
      1. Überblick über die E-Signatur-Seite
      2. Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
      3. Signieren einer Vereinbarung ablehnen
      4. Delegieren der Signaturberechtigung
      5. Neustarten der Vereinbarung
      6. Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
      7. Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
      8. Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
      9. Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
      10. Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur 
      11. Navigation der Formularfelder
      12. Löschen der Daten aus den Formularfeldern
      13. Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
      14. Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
      15. Rechtliche Hinweise lesen
      16. Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
  2. Vereinbarungen senden  
    1. Übersicht der Seite „Senden“
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – Manuell eingegebene Empfangende
      3. Massenversand – CSV-Upload
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  3. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Inline-Bilder
        3. Stempelbilder
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder
    5. Authoring-FAQ
  4. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  5. Vereinbarungen verwalten
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Delegieren von Vereinbarungen
    3. Ersetzen von Empfangenden
    4. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    5. Abbrechen einer Vereinbarung
    6. Erstellen von neuen Erinnerungen
    7. Überprüfen von Erinnerungen
    8. Stornieren von Erinnerungen
    9. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  6. Audit-Bericht
  7. Berichte und Datenexporte
    1. Übersicht
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Bearbeiten eines Datenexports
      3. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      4. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    4. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    5. Auslöser für Flows
    6. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    7. Verwalten von Flows
    8. Bearbeiten von Flows
    9. Freigeben von Flows
    10. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    11. Löschen von Flows
    12. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
    1. Acrobat Sign für ServiceNow
    2. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign für Workday
    5. Acrobat Sign für NetSuite
    6. Acrobat Sign für VeevaVault
    7. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
  5. Von Partnern verwaltete Integrationen
  6. Erstellen eines Integrationsschlüssels

Acrobat Sign-Entwickler

  1. REST-APIs 
    1. Methodendokumentation
    2. SDK/Entwicklungshandbuch
    3. Häufige Fragen zu APIs
  2. Webhooks 
    1. Übersicht über Webhooks
    2. Konfigurieren eines neuen Webhooks
    3. Anzeigen oder Bearbeiten eines Webhooks
    4. Deaktivieren oder erneutes Aktivieren eines Webhooks
    5. Löschen eines Webhooks
    6. Zwei-Wege-SSL-Zertifikate
    7. Webhooks in der API

Support und Fehlerbehebung

  1. Kunden-Support-Ressourcen
  2. Ressourcen für den Erfolg von Unternehmenskundschaft 

Die anwendungsinterne Authoring-Umgebung mit Drag-&-Drop ist für alle Dienststufen verfügbar.

Formulare mit den Entwicklungswerkzeugen der Anwendung erstellen

Eines der wichtigsten Features von Adobe Acrobat Sign ist die Möglichkeit der Erstellung wiederverwendbarer Formulare und Formularüberlagerungen, die die vom Unterzeichner auszufüllenden Felder vorgeben.

Nehmen Sie sich ruhig ein wenig Zeit, den Signaturprozess zu überdenken, und gestalten Sie Ihre Formulare sorgfältig. Nicht nur Sie sparen sich dadurch im Endeffekt Zeit, sondern auch Ihre Unterzeichner, denn diese werden Ihre Formulare besser aufnehmen und die Signatur der Dokumente schneller abschließen.

Ein Formular wird im Wesentlichen in den vier nachfolgend beschriebenen Schritten erstellt:


Wiederverwendbare Dokumente oder Feldüberlagerungen

Wiederverwendbare Dokumente oder Feldüberlagerungen … Was eignet sich besser?

Diese Entscheidung hängt letztendlich von der Art Ihrer Formulare sowie davon ab, wie Sie Ihre Dokumentationen erstellen.

Wenn Sie ein Dokument aus Textbausteinen erstellen, deren Inhalt sich nicht ändert, sollten Sie ein wiederverwendbares Dokument erstellen.

Hierzu zählen beispielsweise Kreditkartenabrechnungen, Steuerformulare, Anträge und dergleichen mehr.

Diese Art von Dokumenten enthalten für den Unterzeichner keinen individuellen Inhalt mit Ausnahme der Informationen, die der Unterzeichner in die Felder eingibt.

Eine Formularfeldüberlagerung ist dagegen eine Schicht aus Feldern, die über ein hochgeladenes Formular bzw. eine Datei gelegt wird. Diese empfiehlt sich für Formulare mit variablen Inhalten. Ein Beispiel wäre hier ein Mietvertrag, in dem der Dokumentinhalt selbst benutzerdefinierte Informationen enthält, Inhalt und Position der Kundenfelder aber gleich bleiben.

In diesem Fall würden Sie ein neues Dokument erstellen, das Sie hochladen, und die Feldüberlagerung dann über das Dokument legen.

Hinweis:

Auf eine Datei können auch mehrere gespeicherte Feldüberlagerungen angewendet werden. Von Fall zu Fall ist also durchaus auch ein modularer Überlagerungsaufbau denkbar.


Rollen: Teilnehmer und deren korrekte Identifizierung

Rollen bestimmen die Interaktionsmöglichkeiten der Beteiligten (Unterzeichner, Absender usw.) mit dem Dokument bzw. der Transaktion. In Hinsicht auf Formulare (insbesondere Formulare für mehrere Unterzeichner) müssen Sie wissen, wie Rollen in einer Vereinbarung bestimmen, welche Felder welchen Unterzeichnern bereitgestellt werden. 

Jedem Feld ist eine Rolle zugewiesen.  Nur Unterzeichner mit der zugehören Rolle können auf die betreffenden Felder zugreifen. 

Das Konzept als solches ist nicht besonders kompliziert, jedoch steckt dahinter Computerlogik. Sie müssen sich z. B. von einigen Ihnen bekannten Begrifflichkeiten der menschlichen Sprache trennen, um das Konzept besser verstehen zu können. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu Rollen abzurufen.

Im Wesentlichen müssen Sie nur drei Rollen kennen:

Vorausfüllen (durch Absender): Diese Rolle definiert Felder, die der Absender vor dem ersten Unterzeichner ausfüllen muss.  Diese Felder sind zum Beispiel besonders praktisch, wenn Sie kurzerhand Preisangaben oder -nachlässe im Dokument einfügen möchten.

Vom Absender vorausgefüllte Felder können vom Absender nur beim Senden des Dokuments ausgefüllt werden. Sind diese Felder zudem obligatorisch, so kann das Dokument nicht abgesendet werden, solange die Felder nicht ausgefüllt sind.

Vorausgefüllte Felder können nach der Vorausfüllungsphase nicht mehr bearbeitet werden. Kein nachfolgender Unterzeichner hat die Möglichkeit, diese Felder zu ändern. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zum Vorausfüllen abzurufen.

Teilnehmer n (wobei „n“ eine aufsteigende Zahl ab 1 ist): Ab hier wird es ein wenig komplexer …

Teilnehmer 1 ist die erste Person (E-Mail-Adresse), an die Sie das Dokument zur Unterzeichnung oder Genehmigung senden. 

Teilnehmer 2 ist die zweite Person, die das Dokument genehmigen oder unterzeichnen soll.

Sie brauchen sich lediglich zu merken, dass die Rollen der Unterzeichner durch die Reihenfolge bestimmt wird, in der Sie die Unterzeichner im Feld „An:“ der Registerkarte „Senden“ eingeben.

Die erste E-Mail-Adresse im Feld „An:“ ist Teilnehmer 1. Die zweite ist Teilnehmer 2 und so weiter.

So einfach ist das!

Nachdem Sie sich mit dem Sendeprozess vertraut gemacht haben, werden Sie auch das optionale Kontrollkästchen auf der Registerkarte „Senden“ mit dem Inhalt Ich muss signieren bemerken. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der Absender in den Signaturablauf eingeschlossen. 

In der Standardeinstellung ist der Absender der letzte Unterzeichner.

Bei zwei Kunden, die zuerst unterzeichnen müssen, sind dies also Teilnehmer 1 und 2, und der Absender ist Teilnehmer 3.

Ändern Sie diese Einstellung, so dass der Absender zuerst unterzeichnen muss. Dann wäre dieser Teilnehmer 1 und die beiden Kunden wären Teilnehmer 2 und 3.

 

Nun ein leicht abgewandeltes Szenario: Das Dokument soll von drei Unterzeichnern signiert werden, allerdings soll es dazu jeweils in einem parallelen Signaturworkflow gesendet werden.  Alle Beteiligten werden gleichzeitig benachrichtigt und es gibt keine Vorgabe zur Reihenfolge der Unterzeichnung.  Wer ist nun Teilnehmer 1?

Ganz einfach: Vermutlich die erste E-Mail-Adresse im Feld „An:“.

Genauer gesagt: Die erste E-Mail-Adresse im Feld „An:“, sofern nicht das Kontrollkästchen Ich muss signieren aktiviert ist und der Absender als erster Unterzeichner festgelegt wurde.

 

Jeder: Wenn einem Feld diese Rolle zugewiesen ist, kann jeder Unterzeichner auf das Feld zugreifen (auch die Person, die das Feld vorab ausfüllt).

Der Trick dabei ist, dass das Feld für jeden zugänglich ist, so lange es noch nicht ausgefüllt ist.  Sobald es aber ausgefüllt ist, wird sein Inhalt gesperrt, so dass es von keinem nachfolgenden Unterzeichner mehr bearbeitet werden kann.

Hinweis:

Wenn ein Feld mit der Rolle „Jeder“ obligatorisch ist, muss die erste Person, die Zugriff darauf hat, dieses auch ausfüllen. Bei einem voraus ausgefüllten Feld ist dies immer die Person, die das Feld vorab ausfüllt. Andernfalls ist es Teilnehmer 1.


Feldtypen

Es gibt verschiedene Feldtypen. Viele davon, wie das Signaturfeld, sind für spezielle Funktionen, einige, wie das Textfeld, aber auch für ganz allgemeine Aufgaben.

Diese Felder sind auf den folgenden fünf Registerkarten untergebracht:

Signaturfelder: Dies sind die Felder, in denen die Unterzeichnung, der Hauptzweck des eSigning, tatsächlich stattfindet!

Signaturfelder erfassen lediglich den Signaturwert des Unterzeichners. Enthält ein Dokument für einen Unterzeichner mehrere Signaturfelder, so muss er lediglich das erste ausfüllen und braucht die anderen Felder danach nur noch anzuklicken, damit der Wert auch dort übernommen wird.

Auch Initialenfelder müssen wie Signaturfelder nur einmal ausgefüllt werden. Die übrigen Felder müssen zum Ausfüllen dann nur noch angeklickt werden.

Signaturblöcke sind im eigentlichen Sinne Containerobjekte mit allen Feldern, die Ihr Konto für den Abschluss einer Signatur anfordert.  Standardmäßig enthält ein Signaturblock nur das Signaturfeld und ein Feld für die E-Mail-Adresse.  Optional kann der Kontoadministrator in den Signaturvorgaben auch die Angabe des Titels und der Firma vorgeben. In diesem Fall enthält auch der Signaturblock die entsprechenden Felder.

Informationsfelder für Unterzeichner: Diese Felder erfassen Informationen zum Unterzeichner bzw. der Signatur.

Diese Felder sollen dem Unterzeichner weitere Signaturen erleichtern.

Vermutlich haben Sie Ihre persönliche Voreinstellungsseite bereits gesehen, auf der Ihr Name, Ihr Titel und Ihre Firma angegeben sind.

In diesen Feldern werden diese Informationen aus Ihrem Unterzeichnerprofil eingetragen.

Hinweis: Das Feld „Firma“ ist kein generisches Eingabefeld zum Abrufen des Firmennamens.  Das Feld muss einer Rolle zugewiesen sein, und der in dieses Feld eingegebene Inhalt wird als Firmenangabe für die Teilnehmerrolle gespeichert, mit der das Feld verknüpft ist.

Wenn Sie ein Titel- und/oder ein Firmenfeld für einen Teilnehmer einfügen, speichert der Dienst dessen Inhalt als Titel- bzw. Firmeninformation für den Unterzeichner und füllt diese Felder bei der nächsten Aufforderung, mit diesen Feldern zu signieren, automatisch aus.

Im Feld „Unterzeichnername“ wird eine Schriftsatzversion des Inhalts angezeigt, den der Unterzeichner in sein Signaturfeld eingibt. Das Feld ist zunächst leer und wird erst ausgefüllt, wenn das Dokument unterzeichnet ist.

Es handelt sich hier im Prinzip um nichts anderes als die in vielen Formularen übliche Zeile, in der der Name unter der Unterschrift in Druckbuchstaben angegeben werden muss.

In das Feld für die E-Mail-Adresse wird automatisch die E-Mail-Adresse des Unterzeichners eingetragen. Die E-Mail-Adresse ist ein bekannter Wert, der hier problemlos eingefügt werden kann.

Hinweis: Wie schon beim Namens- und Firmenfeld sollten Sie dieses Feld nicht zur Informationserfassung, in diesem Fall der E-Mail-Adresse, verwenden.  Wenn Sie eine E-Mail-Adresse erfassen müssen, sollten Sie ein Textfeld verwenden (siehe unten).

Datum: Dieses Feld gibt das Datum an, an dem der Teilnehmer das Dokument unterzeichnet.  Es handelt sich hier um kein generisches Eingabefeld für das Datum.  Wenn Sie ein Eingabefeld benötigen, verwenden Sie ein Textfeld.

Datenfelder: In Datenfeldern können über die reine Identifizierung des Unterzeichners hinausgehende Informationen zum Dokument erfasst werden. In diesen Feldern, die bei Weitem der am häufigsten verwendete Feldtyp sind, erfassen Sie Daten zu Ihren Kunden.

Textfelder sind generische Eingabefelder für Inhalte, die Sie vom Unterzeichner benötigen, beispielsweise Kreditkartendaten, Adressen, Telefonnummern, Hinweise oder Beschreibungen - eben alles, was Sie zum Abschluss des Vertrags benötigen.

Dropdown-Felder eignen sich als Optionsauswahl für den Kunden.

Kontrollkästchen verwenden Sie, wenn der Kunde aus mehreren Optionen alle zutreffenden auswählen soll..

Aus einer Reihe von Optionsschaltern kann hingegen jeweils immer nur eine Option ausgewählt werden.

Mehr Felder: Diese Registerkarte enthält nicht wirklich Datenfelder, jedoch die Möglichkeit, dem Dokument Dateianhänge oder einen Hyperlinkbereich hinzuzufügen.

Stempel: Diese Feldtypen werden durch Acrobat Sign mit Transaktionsdaten ausgefüllt, die normalerweise nicht im Dokument enthalten sind..

Der Teilnahmestempel zeigt Name, Uhrzeit und E-Mail-Adresse des Teilnehmers (bzw. der Rolle), dem (der) das Feld zugewiesen ist.

Die Vorgangsnummer zeigt die Nummer der Transaktion (diese brauchen Sie evtl., wenn Sie den Support zur Nachverfolgung von Problemen benötigen).

Hinweis:

Felder haben viele Eigenschaften, die Sie konfigurieren können, und wenn Sie wirklich ganz tief in die Welt der Optionen einsteigen möchten, können Sie gleich hier weiterlesen, um mehr über die erweiterten Möglichkeiten zu erfahren.


Layout-/Ausrichtungswerkzeuge

Den letzten Schliff geben Sie Ihrem Formular nach der Platzierung der Felder, indem Sie diese korrekt ausrichten, damit das Formular ordentlich und professionell aussieht.

Ganz links im Menüband des Felds wird ein Symbol mit der Form eines Lineals angezeigt.  Klicken Sie auf dieses Symbol, um das Popup-Menü mit den Ausrichtungswerkzeugen zu öffnen.

Wählen Sie ein Feld mit der Maus aus (das Feld, das als „Ausrichtungsbasis“ dienen soll), drücken und halten Sie die STRG-Taste (bzw. die Befehlstaste) und wählen Sie dann ein weiteres Feld aus.  Sobald die Symbole leuchten, können Sie auf jedes der Symbole klicken, um die Felder so auszurichten, wie die Linie im Symbol zeigt.  Beispielsweise befindet sich die Linie im ersten Symbol über den beiden Feldern. Die Felder werden also an der oberen Kante des zuerst ausgewählten Felds ausgerichtet.

Mit den Größenoptionen passen Sie die Größen mehrerer Felder einander an. Dazu wählen Sie die Felder und dann die gewünschte Option aus.

Das erste Symbol passt die Höhe, das zweite die Breite und das dritte beide Dimensionen der Felder an. Als Ausgangsbasis dient immer das zuerst ausgewählte Feld, d. h., die Felder werden der Größe des ersten Felds angepasst.

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