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Optionen für die Signaturreihenfolge

 

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Überblick

Die Signierreihenfolge gibt den standardmäßigen Signatur-Workflow für die Vereinbarung sowie den Umfang vor, in dem Absendende sie ändern können.

Einer von zwei Standardwerten muss ausgewählt werden:

  • Empfangende signieren in der Reihenfolge, in der sie eingegeben wurden: Sequenzielle Signaturen, bei denen die Empfangenden die Vereinbarung in der Reihenfolge erhalten, in der sie auf der Seite „Senden“ aufgeführt sind. Die erste empfangende Partei erhält Zugriff auf die Vereinbarung, und sobald sie ihren Teil abgeschlossen hat, wird die nächste empfangende Partei benachrichtigt. Alle Empfangenden erhalten nacheinander Zugriff, bis die Vereinbarung vollständig ist.
  • Empfangende signieren in beliebiger Reihenfolge: Parallele Signaturen, bei denen alle Empfangenden gleichzeitig benachrichtigt werden und ihre Aktivitäten hinsichtlich der Vereinbarung in ihrer eigenen Zeit durchführen können. Die Vereinbarung ist vollständig, sobald alle Empfangenden ihren Teil erledigt haben.

Darüber hinaus gibt es zwei optionale Steuerelemente:

  • Absendenden die Auswahl der Signierreihenfolge ermöglichen: Durch diese Option wird ein Umschalter auf der Registerkarte Senden verfügbar, sodass die absendende Partei zwischen dem sequenziellen und dem parallelen Signatur-Workflow wechseln kann. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird der Standard-Workflow angewendet.
  • Absendenden erlauben, die hybride Routingreihenfolge anzugeben: Wenn diese Option aktiviert ist, können Absendende einen gemischten Workflow erstellen, der sequenzielles und paralleles Routing für die Vereinbarung enthält. Zum Beispiel wird eine Umfrage in einem parallelen Workflow an eine Gruppe von Mitarbeitenden und dann an das genehmigende Management gesendet, sobald alle Gruppenmitglieder ihre Aktionen abgeschlossen haben (sequenziell, nachdem der Gruppenprozess abgeschlossen ist).

Verwendung

Der Standard-Workflow wird automatisch angewendet. Wenn keine der optionalen Einstellungen aktiviert ist, kann nur der Standard-Workflow verwendet werden. Absendende sind nicht berechtigt, den Standard-Workflow außer Kraft zu setzen, wenn sie von der Seite Senden senden.

Wenn Absendende die Signierreihenfolge ändern dürfen, wird auf der Seite Senden oben in der Empfangsliste ein Umschalter angezeigt. Absendende können frei zwischen Workflows wechseln.

Damit auf der Seite „Senden“ hybride Workflows konfiguriert werden können, muss der Standard-Workflow sequenziell sein. Wenn hybride Workflows aktiviert sind, können Absendende hybride Workflows frei erstellen. Es ist kein weiterer Zugang erforderlich.

Best Practices

Accounts, die nur eine Gruppe enthalten oder bei denen Benutzende in mehreren Gruppen (UMG) nicht aktiviert ist, möchten eventuell die Möglichkeit haben, zwischen Workflows zu wechseln, die verfügbar gemacht werden, um Absendenden einen gewissen Spielraum zu geben, ihren Signaturfluss für Vereinbarungen bestmöglich zu steuern.

Accounts, bei denen UMG (Users in Multiple Groups) aktiviert ist, sollten die Erstellung von Gruppen in Betracht ziehen. Darin werden die Standard-Workflows für Vereinbarungen, die von der Gruppe gesendet werden, fest definiert. Außerdem sollte die Option zum Ändern des Workflows entfernt werden. Dadurch entfallen auf der Seite Senden Optionen der Benutzungsoberfläche und es wird gewährleistet, dass Vereinbarungen immer mit dem richtigen Workflow gesendet werden.

Hybride Workflows sind in bestimmten Anwendungsfällen hilfreich, erfordern jedoch, dass die Absendenden den Dokumentenfluss jedes Mal korrekt konfigurieren. Bei Unternehmenskundschaft kann dies mit selbstdefinierten Sende-Workflows besser gelingen. Dadurch entfällt der Konfigurationsaufwand für Absendende, denn die Workflow-Vorlage wird eingebettet.

Accounts, die wahrscheinlich nie einen parallelen Signatur-Workflow verwenden werden, sollten den sequenziellen Workflow auswählen und sowohl die Option zum Wechseln als auch die Hybridoption deaktivieren.

Konfiguration

Verfügbarkeit:

Die Signierreihenfolge steht füEnterprise-Lizenz-Abos zur Verfügung.

Bei Team- und Einzellizenz-Abos ist

  • der Standard-Workflow auf sequenzielle Signaturen eingestellt
  • die Option zum Wechseln zwischen Workflows aktiviert
  • die Option für hybride Workflows deaktiviert 

Konfigurationsumfang:

Die Steuerelemente für die Signierreihenfolge können auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Sie können auf die Steuerelemente für diese Funktion zugreifen, indem Sie zu Sendeeinstellungen > Signierreihenfolge navigieren.

Einstellungen

Verwandte Einstellungen

In einer Empfangsgruppe ist eine Liste von Benutzenden definiert, die alle parallel auf die Vereinbarung zugreifen können, doch nur ein Gruppenmitglied kann im Namen der gesamten Gruppe die Aktionen des Empfangenden ausführen. Das Konzept ähnelt der Verwendung einer Verteilerliste als E-Mail-Adresse für eine empfangende Partei.

Gruppen von Empfangenden sind nur für Accounts mit Enterprise-Lizenz verfügbar.

Sie können auf das Steuerelement zum Aktivieren von Gruppen von Empfangenden zugreifen, indem Sie zu Sendeeinstellungen > Empfangsgruppen navigieren.

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