Die Möglichkeit, dass ein Empfänger eine Vereinbarung ablehnt, kann auf Konto- oder Gruppenebene konfiguriert werden. Wenn diese Option aktiviert ist, stehen Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die Feedbackschleife, warum die Vereinbarung abgelehnt wurde, geschlossen werden kann.
Die Möglichkeit, eine Vereinbarung abzulehnen und dafür einen benutzerdefinierten Grund anzugeben, ist für alle Dienststufen verfügbar.
Die Optionen zur Definition einer eigenen Liste mit Ablehnungsgründen und zur Anzeige der Schaltfläche „Ablehnen“ im Fußzeilenbanner sind nur auf der Enterprise-Dienststufe verfügbar.
Wenn die Gruppe oder das Konto die Funktionsgruppe zum Ablehnen von Vereinbarungen aktiviert, wird die Option Unterzeichnen ablehnen in das Menü Optionen auf der Seite zur elektronischen Unterzeichnung eingefügt:
Wenn ein Empfänger sich entscheidet, eine Aktion abzulehnen, wird ihm eine Liste vordefinierter Gründe und/oder eine Option zur Eingabe eines eigenen benutzerdefinierten Ablehnungsgrunds angezeigt (je nach Konfiguration der Funktionen):
Sobald die Vereinbarung abgelehnt wurde, wird sie abgebrochen und der Ersteller der Vereinbarung wird benachrichtigt.
Die Aktion zur Ablehnung einer Vereinbarung wird im Transaktionsdatensatz an zwei Stellen aufgezeichnet:
Der zur Ablehnung verwendete Kommentar wird nur in der Aktivitätsliste angezeigt, nicht im Audit-Bericht.
Der Grund für die Ablehnung einer Vereinbarung kann entweder in der Vereinbarung im Abschnitt Aktivität (wie oben beschrieben) oder durch das Ausführen eines Berichts, der die Vereinbarung enthält, geprüft werden.
Die Spalte(n) Ablehnungsgrund des Empfängers folgen nach den einzelnen Empfängerdaten:
Einzel-, Business- und Small Business-Kunden können die Option „Ablehnen“ zulassen und verlangen, dass ein benutzerdefinierter Grund angegeben wird.
Bei der Enterprise-Dienststufe umfasst die Funktionsgruppe für die Ablehnungsgründe fünf konfigurierbare Optionen.
Wenn Sie diese Einstellung auf oberster Ebene aktivieren, erhalten die meisten Empfängerrollen die Option, die Vereinbarung abzulehnen und abzubrechen.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird Empfängern mit der Rolle Annehmende die Schaltfläche „Annehmen/Akzeptieren“ in der Fußzeile der Seite für die elektronische Unterzeichnung angezeigt.
Wenn die Option Unterzeichner müssen einen Grund angeben aktiviert ist, wird eine Liste mit Gründen für die Ablehnung angeboten:
Die Ablehnungsgründe werden vom Konto-/Gruppenadministrator konfiguriert. Es muss mindestens ein Grund definiert sein, ansonsten wird ein Fehler generiert:
Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Ablehnungsgrunds auf das Plus-Symbol, um das Überlagerungsfenster Erstellen anzuzeigen:
Für die Definition eines Ablehnungsgrunds sind drei Elemente erforderlich:
Sobald der Grund ordnungsgemäß konfiguriert ist, klicken Sie auf Speichern.
Der Grund ist für alle Unterzeichner sofort verfügbar.
Um einen Grund in der Liste zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie einmal auf den Grund, um ihn auszuwählen.
Die Aktionen „Bearbeiten“ und „Löschen“ werden oben links im Abschnitt angezeigt:
Durch Aktivieren der Funktion Benutzerdefinierter Grund kann der Empfänger seinen eigenen Grund in eigenen Worten manuell eingeben:
Die Option, die Ablehnungsgründe auf Konto- und Gruppenebene zusammenzufassen, ist nur bei der Konfiguration der Optionen auf Gruppenebene verfügbar.
Mit dieser Option können Sie eine Kerngruppe von universellen Gründen für die Ablehnung auf Kontoebene erstellen und dann spezielle Gründe auf Gruppenebene hinzufügen, die explizit auf den von dieser Gruppe generierten Inhalt ausgelegt sind.
Die Rolle Zertifizierter Empfänger wird explizit in den Optionen für den Ablehnungsgrund ausgelassen. Kunden, die es zertifizierten Empfängern erlauben müssen, eine Vereinbarung abzulehnen, müssen ihren Success Manager oder Support-Mitarbeiter kontaktieren, um die Option zu aktivieren.
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