Ablehnungsoptionen für Empfänger konfigurieren

Überblick

Die Möglichkeit, dass ein Empfänger eine Vereinbarung ablehnt, kann auf Konto- oder Gruppenebene konfiguriert werden. Wenn diese Option aktiviert ist, stehen Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die Feedbackschleife, warum die Vereinbarung abgelehnt wurde, geschlossen werden kann.

Die Möglichkeit, eine Vereinbarung abzulehnen und dafür einen benutzerdefinierten Grund anzugeben, ist für alle Dienststufen verfügbar.

Die Optionen zur Definition einer eigenen Liste mit Ablehnungsgründen und zur Anzeige der Schaltfläche „Ablehnen“ im Fußzeilenbanner sind nur auf der Enterprise-Dienststufe verfügbar.


Und so funktioniert’s

Wenn die Gruppe oder das Konto die Funktionsgruppe zum Ablehnen von Vereinbarungen aktiviert, wird die Option Unterzeichnen ablehnen in das Menü Optionen auf der Seite zur elektronischen Unterzeichnung eingefügt:

Ablehnen-Option im Menü

Wenn ein Empfänger sich entscheidet, eine Aktion abzulehnen, wird ihm eine Liste vordefinierter Gründe und/oder eine Option zur Eingabe eines eigenen benutzerdefinierten Ablehnungsgrunds angezeigt (je nach Konfiguration der Funktionen):

Ablehnungsgründe.

Sobald die Vereinbarung abgelehnt wurde, wird sie abgebrochen und der Ersteller der Vereinbarung wird benachrichtigt.


Einträge in Aktivitäts- und Audit-Berichten

Die Aktion zur Ablehnung einer Vereinbarung wird im Transaktionsdatensatz an zwei Stellen aufgezeichnet:

  • Im Aktivitätsdatensatz der Vereinbarung
  • In dem sich aus der Transaktion ergebenden Audit-Bericht
Ablehnen - Aktivitätsbericht
Aktivitätsbericht

Ablehnungsoptionen
Audit-Bericht

Hinweis:

Der zur Ablehnung verwendete Kommentar wird nur in der Aktivitätsliste angezeigt, nicht im Audit-Bericht.


Ablehnungsgründe wiederherstellen

Der Grund für die Ablehnung einer Vereinbarung kann entweder in der Vereinbarung im Abschnitt Aktivität (wie oben beschrieben) oder durch das Ausführen eines Berichts, der die Vereinbarung enthält, geprüft werden.

Die Spalte(n) Ablehnungsgrund des Empfängers folgen nach den einzelnen Empfängerdaten:

Ablehnen – Berichterstattung


Konfigurationsoptionen

Einzel-, Business- und Small Business-Kunden können die Option „Ablehnen“ zulassen und verlangen, dass ein benutzerdefinierter Grund angegeben wird.

  • Da für diese Dienststufen keine Liste mit Gründen verfügbar ist, wird ein benutzerdefinierter Grund erfasst.
Ablehnungsoptionen – Business-Dienststufe

Bei der Enterprise-Dienststufe umfasst die Funktionsgruppe für die Ablehnungsgründe fünf konfigurierbare Optionen.

  • Ablehnung durch Unterzeichner erlauben ist der primäre Aktivierungsumschalter und muss aktiviert sein, um auf die vier anderen Optionen zuzugreifen.
Ablehnungsoptionen


Ablehnung durch Unterzeichner erlauben

Wenn Sie diese Einstellung auf oberster Ebene aktivieren, erhalten die meisten Empfängerrollen die Option, die Vereinbarung abzulehnen und abzubrechen.

  • Empfänger, denen die Rolle Zertifizierter Empfänger zugewiesen ist, sind ausdrücklich ausgeschlossen. Ihnen muss die Option, die ihnen die Ablehnung erlaubt, von einem Success Manager oder Support-Mitarbeiter separat konfiguriert werden.
Ablehnungsoptionen


Annehmende: Schaltfläche „Ablehnen“ aktivieren

Wenn diese Option aktiviert ist, wird Empfängern mit der Rolle Annehmende die Schaltfläche „Annehmen/Akzeptieren“ in der Fußzeile der Seite für die elektronische Unterzeichnung angezeigt.

  • Die Option Unterzeichnen ablehnen ist weiterhin im Menü Optionen enthalten.
Schaltfläche „Ablehnen“ in der Fußzeile


Unterzeichner müssen einen Grund angeben

Wenn die Option Unterzeichner müssen einen Grund angeben aktiviert ist, wird eine Liste mit Gründen für die Ablehnung angeboten:

Ablehnen mit einem vorgegebenem Grund

Die Ablehnungsgründe werden vom Konto-/Gruppenadministrator konfiguriert. Es muss mindestens ein Grund definiert sein, ansonsten wird ein Fehler generiert:

Fehler, wenn keine Gründe definiert wurden

Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Ablehnungsgrunds auf das Plus-Symbol, um das Überlagerungsfenster Erstellen anzuzeigen:

Grund hinzufügen

Für die Definition eines Ablehnungsgrunds sind drei Elemente erforderlich:

  • Name des Grunds für die Ablehnung der Unterschrift: Der Name des Datensatzes für den Ablehnungsgrund.
    • Wird angegeben, um das Sortieren von Gründen zu erleichtern, die in verschiedenen Sprachen angegeben sein können.
  • Text des Grunds für die Ablehnung der Unterschrift: Dies ist der eigentliche Text, der in den Aktivitätsdatensatz und in das Berichtsfeld eingefügt wird.
    • Der Text für den Grund ist auf maximal 255 Zeichen begrenzt.
    • Der Empfänger sieht den vollständigen Text im Auswahlfenster.
  • Sprache: Nur Gründe, mit einem übereinstimmenden Sprachwert für die Umgebung des Unterzeichners werden als Optionen angezeigt.  Wenn Sie Vereinbarungen unter Verwendung des französischen Gebietsschemas senden, können nur die entsprechend gekennzeichneten Gründe für die französische Sprache ausgewählt werden.
    • Wenn der Unterzeichner ein Gebietsschema verwendet, für das kein übereinstimmender vordefinierter Grund vorhanden ist, wird ein benutzerdefinierter Grund akzeptiert.

Sobald der Grund ordnungsgemäß konfiguriert ist, klicken Sie auf Speichern.

Der Grund ist für alle Unterzeichner sofort verfügbar.

Um einen Grund in der Liste zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie einmal auf den Grund, um ihn auszuwählen.

Die Aktionen „Bearbeiten“ und „Löschen“ werden oben links im Abschnitt angezeigt:

Grund bearbeiten oder löschen


Unterzeichner können einen benutzerdefinierten Grund angeben

Durch Aktivieren der Funktion Benutzerdefinierter Grund kann der Empfänger seinen eigenen Grund in eigenen Worten manuell eingeben:

Ablehnen mit einem benutzerdefinierten Grund


Eine zusammengefasste Liste der Ablehnungsgründe aus Konto- und Gruppenebene anzeigen

Die Option, die Ablehnungsgründe auf Konto- und Gruppenebene zusammenzufassen, ist nur bei der Konfiguration der Optionen auf Gruppenebene verfügbar.

Mit dieser Option können Sie eine Kerngruppe von universellen Gründen für die Ablehnung auf Kontoebene erstellen und dann spezielle Gründe auf Gruppenebene hinzufügen, die explizit auf den von dieser Gruppe generierten Inhalt ausgelegt sind.


Wissenswertes

Die Rolle Zertifizierter Empfänger wird explizit in den Optionen für den Ablehnungsgrund ausgelassen. Kunden, die es zertifizierten Empfängern erlauben müssen, eine Vereinbarung abzulehnen, müssen ihren Success Manager oder Support-Mitarbeiter kontaktieren, um die Option zu aktivieren.

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