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Berichte und Datenexporte

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Benutzende hinzufügen
    2. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
    3. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
    4. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
    5. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    6. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    7. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    8. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    9. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    10. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    11. Benutzeridentitätstypen und SSO
    12. Wechseln der Benutzeridentität
    13. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    14. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    15. Produktprofile
    16. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Workflows zum Selbstsignieren
      3. Massenversand
      4. Webformulare
      5. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      6. Power Automate-Workflows
      7. Bibliotheksdokumente
      8. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      9. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      10. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      11. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      12. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      13. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      14. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      15. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      16. Signiertes Dokument hochladen
      17. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      18. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      19. Signaturberechtigung
      20. Sendeberechtigung
      21. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      22. Festlegen einer Standardzeitzone
      23. Festlegen eines Standarddatumsformats
      24. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      25. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      26. Empfangende ersetzen
      27. Audit-Bericht
        1. Übersicht
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      28. In Produktbotschaften und Anleitungen
      29. Barrierefreie PDF-Dateien
      30. Neues Authoring-Erlebnis
      31. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    3. Kontoeinrichtung
      1. Logo hinzufügen
      2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
      3. Firmenname hinzufügen
      4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Signieren ablehnen
      8. Stempel-Workflows erlauben
      9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
    5. Digitale Signaturen
      1. Übersicht
      2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Neues Berichtserlebnis
      2. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      4. Zulässige Empfangsrollen
      5. Gruppen empfangender Personen
      6. Erforderliche Felder
      7. Anhängen von Dokumenten
      8. Feldreduzierung
      9. Vereinbarungen bearbeiten
      10. Vereinbarungsname
      11. Sprachen
      12. Private Nachrichten
      13. Erlaubte Signaturarten
      14. Erinnerungen
      15. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      16. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Übersicht
        2. Signierkennwort
        3. Einmalpasswort per E-Mail
        4. Acrobat Sign-Authentifizierung
        5. Telefonauthentifizierung
        6. Cloud-basierte digitale Signatur
        7. Wissensbasierte Authentifizierung
        8. Amtl. Lichtbildausweis
        9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      17. Inhaltsschutz
      18. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      19. Dokumentablauf
      20. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      21. Signierreihenfolge
      22. Liquid Mode
      23. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      24. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      25. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
    11. Nachrichtenvorlagen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Übersicht
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
      6. E-Mail-Vorlagen anpassen
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzende schwärzen
      3. Vereinbarungen Benutzender schwärzen
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. Archivieren von Vereinbarungen
    8. Überlegungen der EU/des Vereinigten Königreichs
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 
  7. Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Empfangsoptionen
    1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
    2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
      1. Überblick über die E-Signatur-Seite
      2. Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
      3. Signieren einer Vereinbarung ablehnen
      4. Delegieren der Signaturberechtigung
      5. Neustarten der Vereinbarung
      6. Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
      7. Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
      8. Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
      9. Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
      10. Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur 
      11. Navigation der Formularfelder
      12. Löschen der Daten aus den Formularfeldern
      13. Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
      14. Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
      15. Rechtliche Hinweise lesen
      16. Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
  2. Vereinbarungen senden  
    1. Übersicht der Seite „Senden“
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – Manuell eingegebene Empfangende
      3. Massenversand – CSV-Upload
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  3. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Inline-Bilder
        3. Stempelbilder
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder
    5. Authoring-FAQ
  4. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  5. Vereinbarungen verwalten
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Delegieren von Vereinbarungen
    3. Ersetzen von Empfangenden
    4. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    5. Abbrechen einer Vereinbarung
    6. Erstellen von neuen Erinnerungen
    7. Überprüfen von Erinnerungen
    8. Stornieren von Erinnerungen
    9. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  6. Audit-Bericht
  7. Berichte und Datenexporte
    1. Übersicht
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Bearbeiten eines Datenexports
      3. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      4. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    4. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    5. Auslöser für Flows
    6. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    7. Verwalten von Flows
    8. Bearbeiten von Flows
    9. Freigeben von Flows
    10. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    11. Löschen von Flows
    12. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
    1. Acrobat Sign für ServiceNow
    2. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign für Workday
    5. Acrobat Sign für NetSuite
    6. Acrobat Sign für VeevaVault
    7. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
  5. Von Partnern verwaltete Integrationen
  6. Erstellen eines Integrationsschlüssels

Acrobat Sign-Entwickler

  1. REST-APIs 
    1. Methodendokumentation
    2. SDK/Entwicklungshandbuch
    3. Häufige Fragen zu APIs
  2. Webhooks 
    1. Übersicht über Webhooks
    2. Konfigurieren eines neuen Webhooks
    3. Anzeigen oder Bearbeiten eines Webhooks
    4. Deaktivieren oder erneutes Aktivieren eines Webhooks
    5. Löschen eines Webhooks
    6. Zwei-Wege-SSL-Zertifikate
    7. Webhooks in der API

Support und Fehlerbehebung

  1. Kunden-Support-Ressourcen
  2. Ressourcen für den Erfolg von Unternehmenskundschaft 

Übersicht über Datenexporte und Berichtsdiagramme

In der neuen Berichtsumgebung können Benutzer mit den Servicestufen Enterprise und Business eigene benutzerdefinierte Berichte und Datenexporte in einer personalisierten Ansicht erstellen, speichern und verwalten.

Berichte sind Vorlagen, die einen oder mehrere Diagramme mit einer Zusammenfassung der von den Benutzern definierten Vereinbarungsdaten zurückgeben. Die Anzahl und der Typ der Berichte, die Benutzern zur Verfügung stehen, werden durch die Berechtigungsstufe der Benutzer im System und den Berechtigungsbereich bestimmt, der für ihre jeweilige Benutzer-ID gilt.

Datenexporte bieten Benutzern die Möglichkeit, bestimmte Felddaten aus den Vereinbarungen innerhalb ihres Berechtigungsbereichs zu extrahieren. Benutzer können Filter anwenden, um die Konzentration im zurückgegebenen Datensatz auf Benutzer, Gruppe, Workflow oder Vereinbarungsname zu legen.

Innerhalb des gefilterten Vereinbarungssatzes können Benutzer die einzelnen Felder definieren, die in eine CSV-Datei exportiert werden sollen, um den Export von all denjenigen Transaktionsdaten zu befreien, die nicht benötigt werden.

Beispieldatenexport

Zu den Berichtstypen gehören:

  • Vereinbarungen (alle Benutzenden): Vereinbarungsberichte geben die Metriken für Vereinbarungsaktivitäten wie Abschlussraten, Zeit bis Abschluss, Workflow-Nutzung, Volumentrends und Absendenden-/Gruppentrends zurück. Es gibt elf Vereinbarungsdiagramme.
  • Transaktionsverbrauch (alle Benutzenden): Gibt das Volumen der Transaktionen über das System nach Benutzer*in, Gruppe, Workflow oder Gesamtvolumentrend gruppiert wieder. Es gibt vier Transaktionsverbrauchsdiagramme.
  • Benutzende (in Entwicklung): Benutzendenberichte konzentrieren sich auf Benutzendenmetriken, z. B. erstellte Benutzende/Gruppen, Wachstumstrends bei Benutzenden/Gruppen und Aktivität der Benutzenden. Es gibt sechs Benutzendendiagramme.
  • Einstellungsaktivitäten-Audit (nur Administrierende): Administrierende haben Zugriff auf die Ausführung eines speziellen Berichts, der die Aktivität auf Einstellungsebene für ihre Benutzenden, Gruppen oder das gesamte Konto zurückgibt, je nach Berechtigungsebene der für die Administration zuständigen Person.
Hinweis:

Der Berichtstyp Benutzende ist in dieser Dokumentation aus Transparenzgründen enthalten, befindet sich jedoch derzeit in der Entwicklung und ist in der aktuellen Version nicht verfügbar.

Nachdem du dich angemeldet hast, wähle im oberen Menü des Startbildschirms die Option „Berichte“.

Standard-Dashboard (Übersicht)

Wenn die neue Umgebung Berichte zum ersten Mal geöffnet wird, wird das Standard-Dashboard geladen.

Das Dashboard lädt automatisch eine Übersicht über den Vereinbarungsverkehr der letzten sieben Tage mit einer Zusammenfassung oben im Dashboard und drei Diagrammen, die den Prozentsatz der abgeschlossenen Vereinbarungen, den Trend des gesamten Vereinbarungsvolumens und die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss einer Vereinbarung anzeigen.

Standard-Landingpage      mit den vier nummerierten Interessenbereichen

Zwei Schaltflächen stehen dem Benutzer zur Erstellung neuer Berichte bzw. Exportinhalte zur Verfügung:

Schaltflächen zum Erstellen neuer Berichte oder Datenexporte

  • Neuer Export: Mit einer neuen Exportanforderung können Benutzer einen Bereich von Vereinbarungen definieren und dann Werte auf Feldebene aus diesen Vereinbarungen exportieren.
    • Beispiel: Ein Rückmeldeformular, das einer Veranstaltungseinladung beigefügt ist und auf dem die Antwortenden ein Menü auswählen und Sonderwünsche angeben können.
    • Der Ersteller des Webformulars kann dann die Vereinbarungen auswählen (gefiltert nach dem Webformularnamen) und die Felder aus dem Formular (Name, Essenswünsche, Anmerkungen usw.) in eine CSV-Datei extrahieren.
  • Neuer Bericht: Mit einem neuen Bericht können Benutzer ein Dashboard mit Vereinbarungsdaten erstellen, das einen oder mehrere Diagramme enthält. Je nach Kontext werden verschiedene Diagrammtypen verwendet:
    • Abgeschlossene Vereinbarungen ist ein Skalendiagramm.
    • Trend bei Zeit bis Abschluss ist ein Liniendiagramm.
    • Vereinbarungen nach Absender oder Gruppe ist ein Balkendiagramm.
    • Vereinbarungsabschluss nach Absender ist ein Streudiagramm.

Sowohl bei Exporten als auch bei Berichten können Benutzer die Vorlage zur zukünftigen Verwendung in ihrer persönlichen Export- und Berichtsliste speichern.

Nur bei Exporten können Benutzer eine CSV-Datei der angeforderten Daten herunterladen.

Die linke Bildschirmleiste enthält Links zum Anzeigen des Inhalts der Berichte und Datenexporte des Benutzers. Die Leiste enthält bis zu fünf anklickbare Links:

Die Übersichtsliste aller für Benutzende verfügbaren Berichte nach Berichtstyp

Übersicht: Ruft für den Benutzer eine Ansicht der Vereinbarungsdaten der letzten sieben Kalendertage auf. Lädt im Wesentlichen das Standard-Dashboard auf der Landingpage neu.

Berichtstypen: Die drei Berichtstypen (Vereinbarungen, Transaktionsverbrauch und Benutzer) verfügen jeweils über einen eigenen anklickbaren Link, über den die vollständige Liste der Berichte für den jeweiligen Berichtstyp geöffnet werden kann. Beachte, dass Berichte immer die aktuellen Daten der Filtereinstellungen erfassen (z. B. letzte 30 Tage), wenn sie zur Ansicht geöffnet werden.

  • Die Zahl nach dem Berichtstyp gibt die Gesamtzahl der für diesen Berichtstyp verfügbaren Berichte an.
  • Der zuletzt geänderte Bericht wird oben in der Berichtsliste angezeigt.
  • Jeder Berichtstyp verfügt über zwei Standardberichte, die immer am Anfang der Liste stehen und nicht gelöscht werden können:
    • {Type} für die Woche: Zeigt eine Zusammenstellung aller verfügbaren typspezifischen Diagramme für die letzten sieben Tage an.
    • {Type} für den Monat: Zeigt eine Zusammenstellung aller verfügbaren typspezifischen Diagramme für die letzten 30 Tage an.

Jede Berichtstypliste hat dasselbe Seitenformat mit jeweils vier Spalten:

  • Berichtsname: Gibt den vom Ersteller des Berichts angegebenen Namen an.
  • Aktive Symbole: Wenn für den Bericht ein Zeitplan konfiguriert wurde, wird ein blaues Kalendersymbol angezeigt.
  • Erstellungsdatum: Uhrzeit-/Datumsstempel, an dem der Bericht erstellt wurde. Die Zeitzonenverschiebung basiert auf der für die primäre Gruppe des Benutzers eingestellten Zeitzone.
  • Zuletzt angezeigt: Gibt den Uhrzeit-/Datumsstempel an, an dem der Bericht das letzte Mal angezeigt wurde.
Hinweis: Wenn du mit dem Mauszeiger über einen Berichtsdatensatz fährst, wird die Schaltfläche Öffnen angezeigt, die als Schnellaktion zum Anzeigen des Berichts verwendet werden kann.
Darüber hinaus gibt es mehrere Optionen zum Verwalten des Berichts, auf die du durch Auswählen der Auslassungspunkte ganz rechts im Datensatz zugreifen kannst. Diese Optionen sind:
  • Duplizieren: Erstellt eine Kopie des Berichts, die dann bearbeitet und (bei Bedarf) unter einem neuen Namen gespeichert werden kann.
  • Umbenennen: Öffnet ein Bearbeitungsfeld, in dem du den Namen des Berichts ändern kannst.
  • Löschen: Löscht den Bericht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
  • Öffnen: Öffnet den Bericht zur Anzeige.
    • Diese Option hat dieselbe Funktion wie die Schnellaktions-Schaltfläche Öffnen.
    • Du kannst auch die Konfiguration eines geöffneten Berichts bearbeiten und unter dem vorhandenen Namen speichern.
      • Wenn ein neuer Name gewünscht wird, sollte der Bericht zuerst dupliziert werden.
  • Zeitplan (bearbeiten): Öffnet die Oberfläche zum Erstellen eines neuen Zeitplans oder zum Bearbeiten eines vorhandenen Zeitplans.
  • Jetzt senden: Öffnet die Oberfläche, um sofort eine Kopie des Berichts per E-Mail zu versenden.
Die Berichtsliste, ein Datensatz ist hervorgehoben und die Schnellaktions-Schaltfläche „Öffnen“ wird angezeigt

Exporte (N): Enthält eine Liste aller Datenexporte, die vom Benutzer erstellt und gespeichert wurden. Beachte, dass es sich bei einem Datenexport um einen statischen Bericht handelt, der generiert wurde und zum Aktualisieren der Daten explizit aktualisiert werden muss.

Das Layout der Exportseite umfasst sechs Spalten:

  • Exportname: Gibt den Exportnamen an, der vom Benutzer bei der Erstellung festgelegt wurde.
  • Aktive Symbole: Es können zwei Symbole angezeigt werden:
    • Zeitplan bearbeiten: Wenn für den Export ein Zeitplan konfiguriert ist, wird ein blaues Kalendersymbol angezeigt.
    • Herunterladen: Wenn für einen Datenexport ein Export bereit ist, wird ein Download-Symbol angezeigt.
  • Status: Gibt den aktuellen Status des Exports an. Wenn ein Export zum ersten Mal erstellt wird, kann die Kompilierung der Daten einige Zeit in Anspruch nehmen.
    • Bereit: Wenn der Export vollständig erstellt wurde, wird der StatusBereitangezeigt. Exporte können nur heruntergeladen werden, wenn sie den Status Bereit haben.
    • Wenn gerade ein Export erstellt wird, wird eine Verarbeitungsleiste angezeigt, bis der Export den Status Bereit aufweist.
  • Datentyp: Gibt den Typ der Daten an, die der Export enthält (Vereinbarung, Transaktionsverbrauch oder Benutzer)
    .
  • Erstellungsdatum: Gibt den Uhrzeit-/Datumsstempel an, an dem der Bericht erstellt wurde. Die Zeitzonenverschiebung basiert auf der für die primäre Gruppe des Benutzers eingestellten Zeitzone.
  • Zuletzt angezeigt: Gibt den Uhrzeit-/Datumsstempel an, an dem der Bericht zuletzt geöffnet wurde. Dieser Zeitstempel erfordert nicht, dass der Export geändert und zur Aktualisierung neu gespeichert werden muss.

Wenn du den Mauszeiger über einen Exportdatensatz bewegst, wird die Schnellaktions-Schaltfläche Öffnen angezeigt. 

Darüber hinaus gibt es mehrere Optionen zum Verwalten des Berichts, auf die du durch Auswählen der Auslassungspunkte ganz rechts im Datensatz zugreifen kannst. Diese Optionen sind:

  • Aktualisieren: Aktualisiert den Inhalt des Exports auf die aktuellsten Daten. Wenn der Bericht nicht aktualisiert wird, werden die vorherigen Daten angezeigt.
  • Duplizieren: Erstellt eine Kopie des Berichts, die dann bearbeitet und bei Bedarf gespeichert werden kann.
  • Umbenennen: Öffnet ein Bearbeitungsfeld, in dem du den Namen des Berichts ändern kannst.
  • Löschen: Löscht die Exportdaten. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
  • Öffnen: Öffnet den Export zur Neukonfiguration der Feldwerte, die in die CSV-Datei aufgenommen werden sollen.
    • Diese Option hat dieselbe Funktion wie die Schnellaktions-Schaltfläche Öffnen.
  • Zeitplan (bearbeiten): Öffnet die Oberfläche zum Erstellen eines neuen Zeitplans oder zum Bearbeiten eines vorhandenen Zeitplans.
  • Herunterladen: Lädt eine CSV-Datei mit dem Exportinhalt herunter. Der Benutzer wird aufgefordert, vor dem Download einen Dateinamen anzugeben.
    • Diese Option hat dieselbe Funktion wie die Schnellaktions-Schaltfläche Herunterladen.
  • Jetzt senden: Öffnet die Oberfläche, um sofort eine Kopie des Berichts per E-Mail zu versenden.
Exportdatensatz mit geöffnetem Optionsmenü und hervorgehobener Schaltfläche „Öffnen“

Die Anzeigephase enthält die Berichtszusammenfassung und das bzw. die Diagramme:

Anzeigephase

Unten auf der Seite befindet sich eine Liste, in der du durch die zuletzt verwendeten bzw. erstellten Berichte blättern kannst. Der neueste Bericht wird dabei ziemlich weit oben angezeigt.  

Ganz oben in der Liste werden die beiden Standardberichte (pro Berichtstyp) Liste aufgeführt. Diese können nicht bearbeitet, umbenannt oder gelöscht werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:

  • {Report Type} für den Monat: Erstellt eine vollständige Dashboard-Ansicht der Vereinbarungsdaten des angemeldeten Benutzers für die letzten 30 Kalendertage.
  • {Report Type} für die Woche: Ist identisch mit dem obigen Bericht, nur dass die Zeitspanne nur die letzten sieben Kalendertage abdeckt.
Der Abschnitt „Aktuelle Berichte“, das Optionsmenü wird angezeigt und die Schnellaktions-Symbole sind hervorgehoben

Wenn du mit dem Mauszeiger über einen Bericht oder einen Exportdatensatz fährst, werden die Schaltflächen für die Schnellaktionen angezeigt:

  • Öffnen: Die Funktion ist abhängig vom Datensatztyp (Bericht oder Export):
    • Bei Berichten wird eine Ansicht des Berichts geöffnet. Du kannst das Berichtsdiagramm und die Filter ändern und den Bericht mit der neuen Konfiguration speichern.
    • Bei Exporten wird die Feldkonfiguration für den Export geöffnet, so dass du den Export neu konfigurieren und speichern kannst.
  • Herunterladen (nur Exporte): Stellt eine herunterladbare CSV-Datei in die Warteschlange.

Darüber hinaus gibt es mehrere allgemeine Optionen zur Verwaltung der aktuellen Exporte/Berichte, die durch Klicken auf die Auslassungspunkte ganz rechts im Datensatz aufgerufen werden können. Diese Optionen sind:

  • Aktualisieren (nur Exporte): Aktualisiert den Inhalt des Exports auf die aktuellsten Daten. Wenn der Bericht nicht aktualisiert wird, werden die vorherigen Daten angezeigt.
  • Duplizieren: Erstellt eine Kopie des Berichts, die dann bearbeitet und bei Bedarf gespeichert werden kann.
  • Umbenennen: Öffnet ein Bearbeitungsfeld, in dem du den Namen des Berichts ändern kannst.
  • Löschen: Löscht die Exportdaten. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
  • Herunterladen (nur Exporte): Lädt eine CSV-Datei mit dem Exportinhalt herunter. Der Benutzer wird aufgefordert, vor dem Download einen Dateinamen anzugeben.
    • Diese Option hat dieselbe Funktion wie die Schnellaktions-Schaltfläche Herunterladen.
  • Öffnen: Die Funktion entspricht der der Schaltflächen für die Schnellaktionen. Je nach Datensatztyp (Bericht oder Export):
    • Bei Berichten wird eine bearbeitbare Ansicht des Berichts geöffnet.
    • Bei Exporten wird die bearbeitbare Feldkonfiguration für den Export geöffnet.

Filtern nach Exporten und Berichten

Die meisten Konten generieren ein so hohes Volumen, dass der Vereinbarungsdatensatz begrenzt werden muss, sodass nur die Werte für einen ausgewählten Zeitrahmen, ein Ereignis oder einen Arbeitsablauf zurückgegeben werden.

Für Exporte und Berichte wird dasselbe primäre Filtersystem verwendet, um die Anzahl der Vereinbarungen zu begrenzen, die in den zurückgegebenen Datensatz aufgenommen werden.

Du kannst Datensätze folgendermaßen begrenzen:

  • Datumsbereich: Begrenzt den zurückgegebenen Datensatz auf ein Zeitfeld, das auf dem Erstellungsdatum der Vereinbarung basiert.
  • Arbeitsablauffilter: Begrenzt den zurückgegebenen Datensatz basierend auf bekannten Arbeitsablaufwerten in Bezug auf die Vereinbarung.
    • Wenn kein Filter ausgewählt ist, werden alle Vereinbarungen innerhalb des Datenbereichs zurückgegeben.
    • Arbeitsablauffilter sind additiv. Alle Vereinbarungen, die einem (oder mehreren) der Filter entsprechen, werden in den zurückgegebenen Datensatz aufgenommen.
    • Die Filterkategorien sind:
      • Absender: Die Filterung basiert auf den sendenden Benutzern in deinem Konto.
      • Workflow: Die Filterung basiert auf dem Workflow, der zum Senden der Vereinbarung verwendet wird.
      • Vereinbarungsname: Die Filterung basiert auf den Namen der Vereinbarungen. Dieser Filter eignet sich gut für Vereinbarungen aus Webformularen und anderen Quellen, die einen gemeinsamen Vereinbarungsnamen verwenden.
      • Gruppe: Vereinbarungen werden basierend auf der bzw. den Gruppen gefiltert, von der bzw. denen sie gesendet wurden.
Eine Datenexportkonfiguration, die erweiterten Datums- und Arbeitsablauffilter werden anzeigt

Wenn du Arbeitsablauffilter ausgewählt hast, wird ein Unterfilter angezeigt, damit Benutzer (über eine Dropdown-Liste mit Mehrfachauswahl) explizit Werte innerhalb dieses Filtertyps auswählen können, die den Benutzern bekannt sind.

Die Benutzer können eine Zeichenfolge in das Feld eingeben, um eine Liste mit übereinstimmenden Werten zu erstellen.

Es können mehrere Werte ausgewählt werden.

Objektunterfilter

Datenexporte

Datenexporte stehen allen Benutzenden zur Verfügung und ermöglichen den Export von Vereinbarungsdaten auf Feldebene.

Bei jedem Export handelt es sich um einen statischen Download der Daten, die zum Zeitpunkt der Erstellung des Exports verfügbar sind. Damit die Daten in einem Export aktuell sind, müssen sie zuerst aktualisiert werden.

Exporte können erstellt werden, um Daten im Kontext von Vereinbarungen, Transaktionsverbrauch und Benutzenden abzurufen.

Die exportierten Felddaten werden bei der Erstellung des Exports explizit ausgewählt und können jederzeit bearbeitet werden.

Berichtsdiagramme

Die Verfügbarkeit von Berichtsdiagrammen hängt von der Berechtigungsstufe der Benutzenden im Acrobat Sign-System ab.

Derzeit verfügbare Diagramme:

  • Elf Vereinbarungsdiagramme
  • Ein Einstellungsaktivitäten-Audit (nur für Administrierende verfügbar)
  • Vier Transaktionsverbrauchsdiagramme
In Entwicklung:
  • Sechs Benutzerdiagramme
Berichtstyp Diagramm
Benutzende Gruppenadministrierende Kontoadministrierende
Vereinbarung Abgeschlossene Vereinbarungen Ja Ja Ja
Vereinbarung Durchschnittliche Zeit bis Abschluss Ja Ja Ja
Vereinbarung Vereinbarungen nach Workflow Ja Ja Ja
Vereinbarung Vereinbarungsabschluss nach Workflow Ja Ja Ja
Vereinbarung Zeit bis zum Trendabschluss Ja Ja Ja
Vereinbarung Mengentrend bei Vereinbarungen Ja Ja Ja
Vereinbarung Zeit bis zum Abschluss der Vereinbarung Ja Ja Ja
Vereinbarung Vereinbarungen nach sendender Partei Nein* Ja Ja
Vereinbarung Vereinbarungsabschluss nach sendender Partei Nein* Ja Ja
Vereinbarung Vereinbarungen nach Gruppe Nein** Nein** Ja
Vereinbarung Vereinbarungsabschluss nach Gruppe Nein** Nein** Ja
Einstellungsaktivitäten-Audits Protokoll für Einstellungsaktivitäten-Audit
Nein Ja Ja
Transaktionsverbrauch Trend bei Transaktionsvolumen Nein** Nein** Ja
Transaktionsverbrauch Transaktionen nach sendender Partei Nein** Nein** Ja
Transaktionsverbrauch Transaktionen nach Gruppe Nein** Nein** Ja
Transaktionsverbrauch Transaktionen nach Workflow Nein** Nein** Ja

*Diese Berichte sind aktiviert, wenn Benutzenden Zugriff auf die Daten aus Gruppen gewährt wird, in denen sie Mitglied sind.

** Diese Berichte sind aktiviert, wenn Benutzenden Zugriff auf die Daten für das gesamte Konto gewährt wird.

Diagrammformat

Die Diagramme Vereinbarung und Transaktion haben dasselbe Layout und dieselbe Funktionalität:

  1. Der Name des gespeicherten Diagramms wird oben angezeigt.
  2. Die Filter, die aktuell auf die Generierung des Diagramms angewendet werden, werden angezeigt. Alle Filter können bearbeitet werden:
    • Alle Diagramme: Legt fest, welche Diagramme angezeigt werden. Du kannst ein oder mehrere Diagramme hinzufügen und das ursprüngliche Diagramm entfernen.
    • Datumsbereich: Der Datumsbereich für die Vereinbarungen, die zur Generierung des Diagramms verwendet wurden, kann aktualisiert werden.
    • Filter: Du kannst den Filter für Workflow, Sendende, Vereinbarungsname oder Gruppe hinzufügen oder ändern.
  3. Numerische Übersicht über die Vereinbarungen auf Basis des Status.
  4. Grafische Darstellung.
  5. Tabellendaten ermöglichen den Zugriff auf:
    • Ansicht der Diagrammdetails: eine größere Ansicht nur des Diagramms
    • Ansicht der Datentabelle: eine tabellenbasierte Darstellung des Diagramms
    • Ansicht der Rohdaten: eine Tabelle mit den einzelnen Vereinbarungen, die für die Diagrammerstellung verwendet werden
Hinweis:

Wenn du einen vorhandenen Bericht bearbeitest und speicherst, kann der Bericht mit der neuen Konfiguration nicht umbenannt werden.

Wenn du eine neue Variante eines Berichts erstellen möchtest, dupliziere zuerst den Bericht und benenne das Duplikat dann entsprechend dem Typ des neuen Berichts um.

Diagrammlayout

Wenn du in einem Balken-, Linien- und Streudiagramm den Mauszeiger über ein Diagrammdatenelement bewegst, werden Details angezeigt.

Diagrammdatenelemente

Beispiele für Vereinbarungsdiagramme

Bericht: Abgeschlossene Vereinbarungen

Bericht: Durchschnittliche Zeit bis Abschluss

Bericht: Vereinbarungen nach Workflow

Bericht: Vereinbarungsabschluss nach Workflow

Bericht: Trend bei Zeit bis Abschluss

Bericht: Mengentrend bei Vereinbarungen

Bericht: Vereinbarungsabschlusszeit

Bericht: Vereinbarungen nach Absender

Bericht: Vereinbarungsabschluss nach Absender

Bericht: Vereinbarungen nach Gruppe

Bericht: Vereinbarungsabschluss nach Gruppe

Beispiele für Transaktionsverbrauchsdiagramme

Bericht: Trend bei Transaktionsvolumen

Bericht: Transaktionen nach Absender

Bericht: Transaktionen nach Gruppe

Bericht: Transaktionen nach Workflow

Einstellungsaktivitäten-Audits

Der Bericht Einstellungsaktivitäten-Audit ist ein besonderer Berichtstyp, mit dem Administrierende alle vorgenommenen Einstellungsänderungen für Benutzende, eine Gruppe oder das Konto als Ganzes anzeigen und überprüfen können.

  • Benutzende haben keinen Zugriff auf den Bericht.
  • Administrierende auf Gruppenebene können Berichte für alle Gruppen generieren, für die sie Administrationsrechte haben, sowie für alle Benutzenden, für die sie die primäre Gruppe steuern.
  • Administrierende auf Kontoebene können die Einstellungen auf Kontoebene zusätzlich zu allen Einstellungen auf Gruppen- und Benutzendenebene im Konto überprüfen.

Es ist nur ein Berichtstyp verfügbar, nämlich der Bericht Protokoll für Einstellungsaktivitäten-Audit, der folgende Informationen bereitstellt:

  • Das Datum, an dem die Änderung vorgenommen wurde
  • Die geänderte Einstellung
  • Der alte Wert der Einstellung
  • Der neue Wert der Einstellung
  • Das Ziel der Änderung (Benutzende, Gruppe, Konto)
  • Der Zielname; die Ziel-E-Mail-Adresse wird unter dem Namen aufgeführt
  • Die/der Akteur/in, die/der die Änderung ausgeführt hat
  • Die IP-Adresse, die die/der Akteur/in beim Ausführen der Änderung verwendet hat.
Hinweis:

Der Bericht Einstellungsaktivitäten-Audit kann nur die protokollierbaren Änderungen nach dem 19. Juli 2023 zurückgeben. Dies ist das Datum, an dem die Berichtserfassung gestartet wurde; vor diesem Datum vorhandene Änderungen werden nicht gemeldet.

Protokoll für Einstellungsaktivitäten-Audit mit mehreren angezeigten Einträgen

Alle Aktualisierungen der Systemeinstellungen auf Konto- und Gruppenebene werden gemeldet.

Aktualisierungen an Benutzenden werden teilweise gemeldet:

Gemeldete Ereignisse

Nicht gemeldete Ereignisse

Hinzufügen oder Entfernen der Befugnis zum Senden von Vereinbarungen

Heraufstufen oder Herabstufen von Admins auf Konto- oder Gruppenebene

Hinzufügen oder Entfernen der Befugnis zum Signieren von Vereinbarungen

Hinzufügen oder Entfernen einer Gruppenmitgliedschaft

Hinzufügen oder Entfernen der Befugnis zur Verwendung elektronischer Siegel

Verschieben Benutzender in eine oder aus einer Gruppe

Konfigurieren automatisch delegierter Unterzeichnender

Markieren Benutzender als inaktiv

Aktualisieren Benutzender, um die Datenschutzadmin-Berechtigung hinzuzufügen oder zu entfernen

Löschen Benutzender mit DSGVO-Tools

Hinzufügen einer API-Anwendung

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