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Einhaltung der DSGVO-Anforderungen

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Benutzende hinzufügen
    2. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
    3. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
    4. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
    5. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    6. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    7. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    8. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    9. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    10. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    11. Benutzeridentitätstypen und SSO
    12. Wechseln der Benutzeridentität
    13. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    14. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    15. Produktprofile
    16. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Workflows zum Selbstsignieren
      3. Massenversand
      4. Webformulare
      5. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      6. Power Automate-Workflows
      7. Bibliotheksdokumente
      8. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      9. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      10. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      11. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      12. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      13. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      14. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      15. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      16. Signiertes Dokument hochladen
      17. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      18. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      19. Signaturberechtigung
      20. Sendeberechtigung
      21. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      22. Festlegen einer Standardzeitzone
      23. Festlegen eines Standarddatumsformats
      24. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      25. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      26. Empfangende ersetzen
      27. Audit-Bericht
        1. Übersicht
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      28. In Produktbotschaften und Anleitungen
      29. Barrierefreie PDF-Dateien
      30. Neues Authoring-Erlebnis
      31. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    3. Kontoeinrichtung
      1. Logo hinzufügen
      2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
      3. Firmenname hinzufügen
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Signieren ablehnen
      8. Stempel-Workflows erlauben
      9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
    5. Digitale Signaturen
      1. Übersicht
      2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Neues Berichtserlebnis
      2. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      4. Zulässige Empfangsrollen
      5. Gruppen empfangender Personen
      6. Erforderliche Felder
      7. Anhängen von Dokumenten
      8. Feldreduzierung
      9. Vereinbarungen bearbeiten
      10. Vereinbarungsname
      11. Sprachen
      12. Private Nachrichten
      13. Erlaubte Signaturarten
      14. Erinnerungen
      15. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      16. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Übersicht
        2. Signierkennwort
        3. Einmalpasswort per E-Mail
        4. Acrobat Sign-Authentifizierung
        5. Telefonauthentifizierung
        6. Cloud-basierte digitale Signatur
        7. Wissensbasierte Authentifizierung
        8. Amtl. Lichtbildausweis
        9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      17. Inhaltsschutz
      18. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      19. Dokumentablauf
      20. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      21. Signierreihenfolge
      22. Liquid Mode
      23. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      24. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      25. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
    11. Nachrichtenvorlagen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Übersicht
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen
      6. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzende schwärzen
      3. Vereinbarungen Benutzender schwärzen
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. eOriginal-Archivierung für Sicherungsscheine
    8. Überlegungen der EU/des Vereinigten Königreichs
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Empfangsoptionen
    1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
    2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
      1. Überblick über die E-Signatur-Seite
      2. Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
      3. Signieren einer Vereinbarung ablehnen
      4. Delegieren der Signaturberechtigung
      5. Neustarten der Vereinbarung
      6. Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
      7. Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
      8. Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
      9. Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
      10. Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur 
      11. Navigation der Formularfelder
      12. Löschen der Daten aus den Formularfeldern
      13. Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
      14. Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
      15. Rechtliche Hinweise lesen
      16. Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
  2. Vereinbarungen senden  
    1. Übersicht der Seite „Senden“
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – Manuell eingegebene Empfangende
      3. Massenversand – CSV-Upload
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  3. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Inline-Bilder
        3. Stempelbilder
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder
    5. Authoring-FAQ
  4. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  5. Vereinbarungen verwalten
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Delegieren von Vereinbarungen
    3. Ersetzen von Empfangenden
    4. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    5. Abbrechen einer Vereinbarung
    6. Erstellen von neuen Erinnerungen
    7. Überprüfen von Erinnerungen
    8. Stornieren von Erinnerungen
    9. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  6. Audit-Bericht
  7. Berichte und Datenexporte
    1. Übersicht
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Bearbeiten eines Datenexports
      3. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      4. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    4. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    5. Auslöser für Flows
    6. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    7. Verwalten von Flows
    8. Bearbeiten von Flows
    9. Freigeben von Flows
    10. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    11. Löschen von Flows
    12. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
    1. Acrobat Sign für ServiceNow
    2. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign für Workday
    5. Acrobat Sign für NetSuite
    6. Acrobat Sign für VeevaVault
    7. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
  5. Von Partnern verwaltete Integrationen
  6. Erstellen eines Integrationsschlüssels

Acrobat Sign-Entwickler

  1. REST-APIs 
    1. Methodendokumentation
    2. SDK/Entwicklungshandbuch
    3. Häufige Fragen zu APIs
  2. Webhooks 
    1. Übersicht über Webhooks
    2. Konfigurieren eines neuen Webhooks
    3. Anzeigen oder Bearbeiten eines Webhooks
    4. Deaktivieren oder erneutes Aktivieren eines Webhooks
    5. Löschen eines Webhooks
    6. Zwei-Wege-SSL-Zertifikate
    7. Webhooks in der API

Support und Fehlerbehebung

  1. Kunden-Support-Ressourcen
  2. Ressourcen für den Erfolg von Unternehmenskundschaft 
Hinweis:

Gemäß DSGVO-Anforderung, nach der vor dem Speichern von Daten auf dem Gerät des Benutzers die Einwilligung des Benutzers einzuholen ist, werden einige Benutzer möglicherweise einmalig oder mehrere Male aufgefordert, Cookies zu aktivieren:

  • Benutzer, die von Gebietsschemata aus auf Adobe Acrobat Sign zugreifen, in denen die DSGVO Anwendung findet, müssen die Cookies für Kerndienste aktivieren
    • Performance Cookies und Werbe-Cookies können durch Klicken auf die Schaltfläche Anpassen aktiviert oder deaktiviert werden.
    • Du kannst Cookies jederzeit verwalten, indem du auf den Link Cookie Performance klickst, der unten rechts auf allen Acrobat Sign-Webseiten angezeigt wird:

  • Kunden, die ihre Konten auf die Domäne adobesign.com migrieren (von echosign.com), müssen ihre Cookies zweimal konfigurieren, da für jede Domäne eindeutige Cookies platziert werden müssen.
Vorsicht:

AUSSCHLUSSKLAUSEL: Dieser Leitfaden dient als Orientierungshilfe und ist KEINE Rechtsberatung.  Wende dich an den Rechtsbeistand deiner Marke, um dich bezüglich der Anforderungen in den Regionen, in denen du tätig bist, beraten zu lassen.

Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das neue Datenschutzgesetz der Europäischen Union zur Harmonisierung der Datenschutzanforderungen. Obwohl es viele neue oder verbesserte Anforderungen gibt, bleiben die zugrunde liegenden Prinzipien dieselben. Die neuen Regeln umfassen eine breite Definition von personenbezogenen Daten und eine große Tragweite, die sich auf jegliche Unternehmen auswirkt, die persönliche Information von Personen in der EU sammeln.  Laut Teilen der Verordnung haben Einzelpersonen das Recht, nachzuvollziehen, welche persönlichen Daten gesammelt wurden, und diese Daten auf Anfrage ggf. löschen zu lassen.

Im Rahmen dieses Artikels bezieht sich der Begriff „Benutzende Person“ auf ein Mitglied eines Unternehmens, das Verträge zum Signieren versendet.  Der Begriff „Unterzeichnende Person“ verweist auf eine Einzelperson, die die Vereinbarung erhält und entweder signiert oder ablehnt. Ein Datenschutz-Admin ist ein Acrobat Sign-Konto-Admin mit besonderen Optionen zum Entfernen von persönlichen Informationen aus dem Dienst auf Aufforderung einer sendenden oder einer unterzeichnenden Person.

Die Eindeutigkeit der Benutzenden basiert auf der E-Mail-Adresse, die zum Identifizieren der Einzelperson verwendet wird. Eine Person mit mehreren E-Mail-Adressen kann über mehrere separate Benutzenden-IDs im System verfügen. Alle DSGVO-Steuerelemente in Adobe Sign verwenden die E-Mail-Adresse, um nach personenbezogenen Informationen zu suchen und diese zu verwalten. Es gibt keine Verbindung zwischen den eindeutigen E-Mail-Adressen und Administrierende finden nur Daten zu der angegebenen E-Mail-Adresse.

Funktionen mit DSGVO-Unterstützung

Acrobat Sign bietet Funktionen, die dem Kunden bei der Einhaltung der DSGVO helfen. Weitere Informationen dazu, wie Adobe deine Datensphäre schützt, findest du unter www.adobe.com/privacy.

Unter der DSGVO haben Einzelpersonen erweiterte Rechte, um den Zugriff auf und die Korrektur und Löschung von ihren persönlichen Informationen zu fordern.

  • Zugriff: Auf die meisten persönlichen Informationen zu einem Benutzer oder einem Unterzeichner kann die entsprechende Einzelperson direkt über die Acrobat Sign-Benutzeroberfläche zugreifen.  Ein geringer Anteil der Informationen zu Aktivitäten steht derzeit nicht direkt zur Verfügung.  Eine kontoinhabende Person in Form einer Einzelperson muss sich unter „Adobe.com/privacy“ an die Adobe-Datenschutzabteilung wenden, um Zugriff auf diese Informationen anzufragen.  Ein Beispiel des Berichts findest du später in diesem Artikel.
  • Korrektur: Alle persönlichen Informationen, die zu Benutzenden oder Unterzeichnenden gesammelt werden, sind über die Bedienoberfläche verfügbar.  Wenn Änderungen erforderlich sind, können Benutzende oder Unterzeichnende die Änderungen direkt vornehmen, ohne Adobe oder ihre Administrierenden kontaktieren zu müssen.
  • Löschung: Je nach Rolle im Signaturvorgang sind verschiedene Aktionen möglich.  Eine nutzende Person, die Vereinbarungen sendet, muss die Anforderung an das Unternehmen stellen, bei dem sie angestellt ist.  Adobe kann nicht an dieser Interaktion teilnehmen und hat keinen Einfluss auf die Daten, die Arbeitgebende im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit gesammelt haben.  Während des Signiervorgangs wird die minimale Informationsmenge zu einer unterzeichnenden Person gesammelt.  Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse und optional Telefonnummer und OTP-Code.  Diese Informationen werden zusammen mit der Vereinbarung und der Signatur gespeichert und von dem Unternehmen kontrolliert, die die Vereinbarung gesendet hat.  Wenn ein Unterzeichner Informationen bezüglich der persönlichen Information benötigt, die mit dieser Vereinbarung gesammelt wurden, muss er den Absender der Vereinbarung kontaktieren.  Adobe als Datenverarbeiter darf der unterzeichnenden Person keine Informationen zu der Vereinbarung oder dem Unternehmen zur Verfügung stellen, das die Vereinbarung gesendet hat. Da die einzigen Informationen, die zu der unterzeichnenden Person gespeichert werden, in der Vereinbarung enthalten sind, werden beim Löschen der Vereinbarung auch die persönlichen Information der unterzeichnenden Person gelöscht.  Wenn die sendende Partei dem Löschen der Informationen der unterzeichnenden Person zustimmt, können die Vereinbarungen, an denen die unterzeichnende Person teil hatte, im Datenschutzmenü gefunden und gelöscht werden.

Hinsichtlich des Acrobat Sign-Toolsets existieren drei Funktionen:

  • Protokolle auf Benutzerebene: ein Protokoll der verschiedenen Ereignisse (mit persönlichen Information), die in der Acrobat Sign-Umgebung ausgelöst wurden
  • Vereinbarungslöschung: Datenschutzadministrierende sind berechtigt, Vereinbarungen anzuzeigen und zu löschen, die von beliebigen Benutzenden innerhalb deren Konto erstellt wurden.
  • Benutzerlöschung: Datenschutzadministrierende sind berechtigt, beliebige Benutzende aus ihrem Konto zu löschen.

 

Datenschutzadministrator*innen können Informationen zu und Vereinbarungen von Benutzenden verwalten, indem sie sich bei der Admin Console anmelden und das Profil der betreffenden Benutzenden bearbeiten.

Protokolle auf Benutzerebene

Alle Benutzenden können eine Anfrage an das Adobe-Datenschutzcenter stellen, das Protokoll ihrer Aktivitäten im Acrobat Sign-System zur Verfügung zu stellen, das ihre privaten Informationen beinhaltet.

Diese Informationen werden in Form einer CSV-Datei mit folgendem Inhalt zurückgegeben:

  • Datum des Ereignisses
  • Ereignistyp
  • IP-Adresse, von der das Ereignis ausgelöst wurde

Löschen von Vereinbarungen

Gilt nur für Vereinbarungen, die von Benutzern unter der Autorität des Datenschutzadministrators gesendet wurden.

Wenn Unterzeichnende eine Anfrage zum Entfernen ihrer Informationen aus dem Acrobat Sign-System stellen, können Datenschutzadmininstrierende des Kontos anhand der E-Mail-Adresse der Benutzenden danach suchen und alle Vereinbarungen zurückgeben, die zu dieser E-Mail-Adresse gehören und die in der Organisation den Administrierenden erstellt wurden.

Wenn die Datenschutzdministrierenden bestimmen, dass die Vereinbarung nicht mehr benötigt wird, können sie diese vollständig und unwiderruflich aus dem Dienst löschen.

Empfangende, die Acrobat Sign kontaktieren, werden angewiesen, ihre Registerkarte Verwalten zu überprüfen und das Unternehmen zu kontaktieren, das die Transaktion ursprünglich erstellt hat, um die Vereinbarung zu löschen.

Acrobat Sign löscht als Datenverarbeitungsanbieter des Kunden generell keine Vereinbarungen auf Anfrage einer empfangenden Person.

Das Fenster „Datenschutz“, in dem Vereinbarungen angezeigt sind; der Link „Vereinbarung herunterladen“ ist hervorgehoben.

Löschen von Benutzern

Gilt nur für Benutzer, die unter die Autorität des Datenschutzadministrators fallen.

Wenn Mitarbeitende das Löschen ihrer Informationen aus dem System anfordern, löscht dieses Tool alle Informationen der Benutzenden vollständig von den Acrobat Sign-Servern. 

Benutzer müssen diese Anfrage direkt an den Datenschutzadministrator des Kontos stellen.  Nur der Datenschutzadministrator verfügt über die Berechtigung zum Löschen von Benutzern.

Der Acrobat Sign-Support kann Benutzende nicht aus einem Konto löschen. Wenn er dennoch dazu aufgefordert wird, werden die Benutzenden an die Kontoadministrierenden verwiesen.

Die Registerkarte „Benutzende“ mit Optionen für eine inaktive benutzende Person; der Link „Benutzendeninformationen löschen“ ist hervorgehoben

Hinweis:

Konten von Einzelpersonen und kostenlose Konten

Benutzer, die als einzige Person in einem Konto existieren oder nur ein kostenloses Konto haben, können sich nicht selbst löschen. In diesem Fall muss sich der Benutzer an das Adobe-Datenschutzcenter wenden.

Der Benutzer muss seine E-Mail-Adresse und eine explizite Anweisung zum Löschen des zu der E-Mail-Adresse gehörenden Benutzers von den Acrobat Sign-Systemen bereitstellen. Anschließend unternimmt das Adobe-Datenschutzcenter die entsprechenden Schritte, um sicherzustellen, dass der Benutzer gelöscht wird.

Anfordern des Entfernens ihrer Daten aus Acrobat Sign durch Benutzer

Um persönliche Informationen vom Acrobat Sign-System löschen zu lassen, müssen die Elemente der Benutzenden ordnungsgemäß aufgelöst werden.  Dieser Vorgang variiert je nach Typ der beteiligten Benutzenden bzw. des entsprechenden Kontos. Diese können in vier Kategorien zusammengefasst werden:

Unterzeichnende sind insofern einzigartig, als dass all ihre Vereinbarungen von andere Benutzenden erstellt wurden.

Der erste Schritt, um deine Inhalte aus dem Acrobat Sign-System löschen zu lassen, ist die Registrierung deiner E-Mail-Adresse und die Überprüfung der Inhalte, die mit deiner E-Mail-Adresse verknüpft sind.

Hier kannst du deine E-Mail-Adresse registrieren.

 

Nach der Registrierung deiner E-Mail-Adresse:

  • Melde dich an und wähle am oberen Rand des Fensters die Registerkarte Verwalten aus.
  • Durchlaufe die einzelnen Filter in der linken Leiste (Warten auf dich, Abgeschlossen, Abgebrochen und Abgelaufen), um deine Vereinbarungen zu finden.

Wenn kein Inhalt auf dieser Seite vorhanden ist, kontaktiere das Adobe-Datenschutzcenter und fordere das Löschen deines Benutzers (E-Mail-Adresse) aus dem Acrobat Sign-System an.

Absender der Vereinbarung suchen

Um deine Vereinbarungsinhalte löschen zu lassen, musst du den ursprünglichen Absender der Vereinbarung kontaktieren.

Nur das ursprünglich versendende Konto kann die Vereinbarung prüfen und löschen.

Hinweis: Der Datenschutzadministrator des ursprünglichen sendenden Kontos bestimmt, wann ein Vertrag gelöscht werden kann.

 

Bestimmen des ursprünglichen Absenders:

  1. Wähle mit einem einzigen Klick einen Datensatz auf der Registerkarte Verwalten aus (durch Doppelklicken wird die Vereinbarung geöffnet).
    • Die rechte Leiste wird geöffnet, um die Metadaten und Aktionen der Vereinbarung verfügbar zu machen.
  2. Kopiere die E-Mail-Adresse oben rechts im Fenster (neben Von: – in der Abbildung oben hervorgehoben).
  3. Sende eine E-Mail an die E-Mail-Adresse der ursprünglich erstellenden Person und weise darauf hin, dass deine Informationen aus dem Acrobat Sign-Konto entfernt werden sollen.
    • Achte darauf, dass du die E-Mail von derselben Adresse sendest, an die die ursprüngliche Vereinbarung gesendet wurde. Dadurch ist nachvollziehbar, dass du autorisiert bist, diese Anfrage zu stellen.

Wiederhole diese Schritte für alle Vereinbarungen, die auf der Seite Verwalten in den Kategorien Abgeschlossen und In Bearbeitung aufgeführt sind.
Die kontaktierten Unternehmen müssen innerhalb von 30 Tagen reagieren und den Inhalt löschen.

Alle Vereinbarungen im Abschnitt Warten auf dich sollten abgelehnt werden:

  1. Öffne die zu signierende Vereinbarung.
  2. Wähle die Optionen oben links aus.
  3. Wähle Ich werde nicht elektronisch signieren aus.
  4. Gib einen Grund für die Ablehnung an und wähle dann die Schaltfläche Ablehnen aus.
Ablehnen

Sobald alle offenen Vereinbarungen abgelehnt wurden und die Absender der abgeschlossenen Vereinbarungen kontaktiert wurden, wende dich an das Adobe-Datenschutzzentrum und beantrage, dass dein Benutzer (E-Mail-Adresse) aus dem Acrobat Sign-System gelöscht wird.

Bei kostenlosen Abo-Varianten und Einzel-Abos gibt es eine registrierte E-Mail-Adresse. Diese sollten sich bei ihrem Konto anmelden können, um die Inhalte jederzeit zu prüfen.

Wenn du Probleme bei der Anmeldung hast, wähle den Link Ich habe mein Kennwort vergessen direkt unter den Anmeldungsfeldern aus und setze den Wert deines Kennworts zurück.

Die Anmeldeseite von Acrobat Sign, mit hervorgehobenem Link „Ich habe mein Kennwort vergessen“

Wenn du dich bei dem Dienst anmelden kannst:

  1. Navigiere im Adminmenü zur Registerkarte Datenschutz.
    • Dadurch wird die Seite geöffnet, auf der du anhand einer E-Mail-Adresse nach den Inhalten suchen kannst, die du mit diesem E-Mail-Adresswert erstellt hast.
  2. Gib oben deine eigene E-Mail-Adresse ein und wähle die Eingabetaste aus.
    • Daraufhin wird eine Liste aller Vereinbarungen zurückgegeben, die du erstellt hast.
  3. Wähle jede abgeschlossene Vereinbarung aus und lade die PDF-Datei herunter, um sie zu überprüfen.
  4. Lösche alle Vereinbarungen, die nicht mehr gültig sind, indem du das Symbol für den Mülleimer ganz rechts auswählst.
    • Die nutzende Person kann erst gelöscht werden, wenn alle abgeschlossenen Vereinbarungen aus dem Konto gelöscht wurden.
Das Fenster „Datenschutz“, in dem Vereinbarungen angezeigt sind; der Link „Vereinbarung herunterladen“ ist hervorgehoben.

Wähle am oberen Rand des Fensters die Registerkarte Verwalten aus.

Auf dieser Seite werden alle verbleibenden Acrobat Sign-Inhalte angezeigt, in denen deine E-Mail-Adresse enthalten ist.

Seite verwalten von

Wenn du von anderen Benutzern gesendete Vereinbarungen löschen lassen möchtest, musst du den ursprünglichen Absender der Vereinbarung kontaktieren.

Nur das ursprünglich versendende Konto kann die Vereinbarung prüfen und löschen.

Hinweis: Verträge, die noch rechtskräftig sind, müssen laut DSGVO nicht gelöscht werden. Dies wird von den Datenschutzadministrierenden des ursprünglichen Sendekontos festgelegt.

 

Bestimmen des ursprünglichen Absenders:

  • Wähle auf der Seite Verwalten einen Datensatz aus (durch Doppelklicken wird die Vereinbarung geöffnet).
    • Die rechte Leiste wird angezeigt und bietet Zugang zu den Metadaten und Aktionen der Vereinbarung.
  • Kopiere die E-Mail-Adresse oben rechts im Fenster (neben Von: – in der Abbildung oben hervorgehoben).
  • Sende eine E-Mail an die E-Mail-Adresse der ursprünglich erstellenden Person und weise darauf hin, dass deine Informationen aus dem Acrobat Sign-Konto entfernt werden sollen.
    • Achte darauf, dass du die E-Mail von derselben Adresse sendest, an die die ursprüngliche Vereinbarung gesendet wurde. Dadurch ist nachvollziehbar, dass du autorisiert bist, diese Anfrage zu stellen.
  • Unternehmen müssen innerhalb von 30 Tagen reagieren und den Inhalt löschen.

Wiederhole diese Schritte für alle Vereinbarungen, die auf der Seite Verwalten in den Kategorien Abgeschlossen und In Bearbeitung aufgeführt sind.

  • Wenn du die Vereinbarung im Status In Bearbeitung erstellt hast, storniere sie mit Abbrechen.
  • Lehne alle Vereinbarungen ab, die in der Kategorie Warten auf dich aufgeführt sind.

Nachdem alle signierten Vereinbarungen gelöscht wurden, wende dich an das Adobe-Datenschutzzentrum und beantrage, dass dein Benutzer (E-Mail-Adresse) aus dem Acrobat Sign-System gelöscht wird.

Benutzende unter der Autorität von Konto-/Datenschutzadmins müssen sich nur an ihre Administrierenden wenden und diese dazu auffordern, sie aus dem System zu löschen.

Datenschutzadministrierende können deine Inhalte und Benutzende überprüfen und alle entsprechenden Inhalte löschen.

Adobe-Datenschutzzentrum

Handlungsaufforderungen, die nicht von den Tools auf der Bedienoberfläche unterstützt werden, sowie Fragen bezüglich der DSGVO-Konformität müssen an das Adobe-Datenschutzcenter gesendet werden.

Support- und Erfolgsagenten haben keinen Zugriff auf die Tools zum Löschen von Inhalten von den Servern.

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