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Benutzende mit DSGVO-Tools löschen

 

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Die Informationen Benutzender löschen

Um einen Benutzer auf dem Acrobat Sign-Server zu löschen, benötigst du die Systemberechtigung für diese Benutzer-ID. Wenn der Benutzer nicht zu deinem Konto gehört, hast du keine Berechtigung, ihn zu löschen.

Finde die nutzende Person in deinem System

So stellst du fest, ob du eine Berechtigung für die nutzende Person besitzt:

  1. Melde dich bei Acrobat Sign als Datenschutzadmin an.

  2. Navigiere im Adminmenü zu der Registerkarte Benutzende.

  3. Wähle das Symbol für die Optionen aus (die drei Striche ganz rechts).

  4. Wähle Alle Benutzenden anzeigen aus.

  5. Suche nach der E-Mail-Adresse des Benutzers.

    Die Registerkarte „Benutzende“; das Optionsmenü ist erweitert und der Filter „Alle Benutzenden anzeigen“ ist hervorgehoben.

    Wird die E-Mail-Adresse nicht innerhalb des Kontos gefunden, wird auf dem Bildschirm Keine Benutzer mit aktuellem Filter verfügbar angezeigt.

    Wenn die nutzende Person vorhanden ist, wird nur ein Datensatz angezeigt (da E-Mail-Adressen eindeutig sind).

Benutzerinformationen löschen

Überprüfe, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist und ob du die richtige Benutzer-ID löschst. 

Sobald die Benutzer-ID gelöscht wurde, kann sie nicht wiederhergestellt werden.

  1. Wähle den Benutzendendatensatz aus, um ihn hervorzuheben. Dadurch werden die Aktionslinks direkt über dem Benutzendendatensatz angezeigt.

  2. Wenn sich die nutzende Person in einem anderen Status als Inaktiv befindet, wähle den Link Nutzende Person deaktivieren aus.

    • Nur inaktive Benutzende können gelöscht werden.
    Die Registerkarte „Benutzende“ mit einer aktiven benutzenden Person; die Optionen für die benutzende Person werden angezeigt und die Option „Nutzende Person deaktivieren“ ist hervorgehoben.

  3. Wähle den Link Benutzendeninformationen löschen aus.

    Die Registerkarte „Benutzende“ mit Optionen für eine inaktive benutzende Person; der Link „Benutzendeninformationen löschen“ ist hervorgehoben

    Vorsicht:

    Die Warnmeldung Benutzendeninformationen löschen wird angezeigt, um dich auf die Konsequenzen deiner Aktion hinzuweisen.

    Das Löschen einer nutzenden Person ist mit folgenden Aktionen verbunden:

    • Alle von dieser nutzenden Person initiierten Vereinbarungen, die derzeit ausgeführt werden, werden abgebrochen
    • Alle von dieser nutzenden Person erstellten aktiven Webformulare werden deaktiviert
    • API-Aufrufe durch diesem Benutzer zugeordnete Integrationen verhindern
    • Alle von diesem Benutzer gespeicherten Bibliotheksvorlagen entfernen
    • Alle von dieser nutzenden Person erstellten wiederverwendbaren Empfangsgruppen werden entfernt
    • Alle Verweise auf diese nutzende Person in wiederverwendbaren Empfangsgruppen, die innerhalb des Kontos erstellt wurden, werden entfernt
  4. Direkt unterhalb dieser Warnungen stehen drei Optionen zur Verfügung.

    Wähle die Option aus, die der Situation entspricht, und wähle dann Benutzendeninformationen löschen aus (oder Abbrechen, wenn du den Vorgang abbrechen möchtest):

    • Von dieser nutzenden Person initiierte Vereinbarungen beibehalten, aber Benutzendeninformationen einschließlich der oben genannten Ressourcen entfernen.
      • Wähle diese Option, wenn die nutzende Person Vereinbarungen erstellt hat, die für das Unternehmen weiterhin wertvoll sind.
        • Die Vereinbarungen werden automatisch für das Konto der Administrierenden freigegeben, die die benutzende Person löschen (siehe Hinweis unten).
        • Dies gilt nur für abgeschlossene Vereinbarungen. In Bearbeitung befindliche Vereinbarungen werden abgebrochen und gelöscht.
        • Du kannst diese Vereinbarungen ggf. später löschen.
    • Benutzendeninformationen entfernen, einschließlich der oben genannten Ressourcen und aller von dieser benutzenden Person initiierten Vereinbarungen.
      • Alles wird entfernt.
    • Derzeit keine Benutzendendaten löschen.
      • Die Standardoption
    Das Warnfenster „Benutzendeninformationen löschen“

    Hinweis:

    Wenn die Option Vereinbarungen beibehalten ausgewählt ist:

    • Der gesamte abgeschlossene Inhalt, der mit der Benutzer-ID erstellt wurde, wird für das Administratorkonto freigegeben, das zur Löschung des Benutzers verwendet wird.
    • Die E-Mail-Adresse der gelöschten Benutzer-ID wird beibehalten, sodass sie im Verlauf/s-Audit-Bericht ordnungsgemäß referenziert werden kann.
    • Da die E-Mail-Adresse beibehalten wird, kann kein neuer Benutzer mit demselben E-Mail-Wert im System erstellt werden.
    • Wenn eine neue Benutzer-ID mit der beibehaltenen E-Mail-Adresse erstellt werden muss, muss zuerst der gesamte freigegebene Inhalt gelöscht werden oder der Benutzer kann nicht erstellt werden (aufgrund der doppelten E-Mail-Adresse im System).
  5. Eine letzte Warnmeldung wird angezeigt:

    • Wähle Benutzendeninformationen löschen aus, wenn du dir sicher bist.
      • Falls nicht, wähle Abbrechen aus.
    Zwei letzte Warnungen für das Löschen der nutzenden Person; eine, bei der die Vereinbarungen beibehalten werden, und eine andere, bei der alle Elemente entfernt werden.

    Es wird eine Meldung angezeigt, die bestätigt, dass die ID der nutzenden Person aus der Datenbank gelöscht wird.

    • Wähle anschließend OK aus.

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