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Kurzanleitung: Einrichtung

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Benutzende hinzufügen
    2. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
    3. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
    4. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
    5. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    6. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    7. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    8. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    9. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    10. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    11. Benutzeridentitätstypen und SSO
    12. Wechseln der Benutzeridentität
    13. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    14. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    15. Produktprofile
    16. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Workflows zum Selbstsignieren
      3. Massenversand
      4. Webformulare
      5. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      6. Power Automate-Workflows
      7. Bibliotheksdokumente
      8. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      9. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      10. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      11. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      12. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      13. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      14. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      15. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      16. Signiertes Dokument hochladen
      17. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      18. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      19. Signaturberechtigung
      20. Sendeberechtigung
      21. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      22. Festlegen einer Standardzeitzone
      23. Festlegen eines Standarddatumsformats
      24. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      25. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      26. Empfangende ersetzen
      27. Audit-Bericht
        1. Übersicht
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      28. In Produktbotschaften und Anleitungen
      29. Barrierefreie PDF-Dateien
      30. Neues Authoring-Erlebnis
      31. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    3. Kontoeinrichtung
      1. Logo hinzufügen
      2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
      3. Firmenname hinzufügen
      4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Signieren ablehnen
      8. Stempel-Workflows erlauben
      9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
    5. Digitale Signaturen
      1. Übersicht
      2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Neues Berichtserlebnis
      2. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      4. Zulässige Empfangsrollen
      5. Gruppen empfangender Personen
      6. Erforderliche Felder
      7. Anhängen von Dokumenten
      8. Feldreduzierung
      9. Vereinbarungen bearbeiten
      10. Vereinbarungsname
      11. Sprachen
      12. Private Nachrichten
      13. Erlaubte Signaturarten
      14. Erinnerungen
      15. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      16. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Übersicht
        2. Signierkennwort
        3. Einmalpasswort per E-Mail
        4. Acrobat Sign-Authentifizierung
        5. Telefonauthentifizierung
        6. Cloud-basierte digitale Signatur
        7. Wissensbasierte Authentifizierung
        8. Amtl. Lichtbildausweis
        9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      17. Inhaltsschutz
      18. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      19. Dokumentablauf
      20. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      21. Signierreihenfolge
      22. Liquid Mode
      23. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      24. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      25. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
    11. Nachrichtenvorlagen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Übersicht
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen
      6. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzende schwärzen
      3. Vereinbarungen Benutzender schwärzen
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. Archivieren von Vereinbarungen
    8. Überlegungen der EU/des Vereinigten Königreichs
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Empfangsoptionen
    1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
    2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
      1. Überblick über die E-Signatur-Seite
      2. Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
      3. Signieren einer Vereinbarung ablehnen
      4. Delegieren der Signaturberechtigung
      5. Neustarten der Vereinbarung
      6. Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
      7. Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
      8. Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
      9. Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
      10. Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur 
      11. Navigation der Formularfelder
      12. Löschen der Daten aus den Formularfeldern
      13. Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
      14. Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
      15. Rechtliche Hinweise lesen
      16. Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
  2. Vereinbarungen senden  
    1. Übersicht der Seite „Senden“
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – Manuell eingegebene Empfangende
      3. Massenversand – CSV-Upload
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  3. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Inline-Bilder
        3. Stempelbilder
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder
    5. Authoring-FAQ
  4. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  5. Vereinbarungen verwalten
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Delegieren von Vereinbarungen
    3. Ersetzen von Empfangenden
    4. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    5. Abbrechen einer Vereinbarung
    6. Erstellen von neuen Erinnerungen
    7. Überprüfen von Erinnerungen
    8. Stornieren von Erinnerungen
    9. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  6. Audit-Bericht
  7. Berichte und Datenexporte
    1. Übersicht
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Bearbeiten eines Datenexports
      3. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      4. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    4. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    5. Auslöser für Flows
    6. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    7. Verwalten von Flows
    8. Bearbeiten von Flows
    9. Freigeben von Flows
    10. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    11. Löschen von Flows
    12. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
    1. Acrobat Sign für ServiceNow
    2. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign für Workday
    5. Acrobat Sign für NetSuite
    6. Acrobat Sign für VeevaVault
    7. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
  5. Von Partnern verwaltete Integrationen
  6. Erstellen eines Integrationsschlüssels

Acrobat Sign-Entwickler

  1. REST-APIs 
    1. Methodendokumentation
    2. SDK/Entwicklungshandbuch
    3. Häufige Fragen zu APIs
  2. Webhooks 
    1. Übersicht über Webhooks
    2. Konfigurieren eines neuen Webhooks
    3. Anzeigen oder Bearbeiten eines Webhooks
    4. Deaktivieren oder erneutes Aktivieren eines Webhooks
    5. Löschen eines Webhooks
    6. Zwei-Wege-SSL-Zertifikate
    7. Webhooks in der API

Support und Fehlerbehebung

  1. Kunden-Support-Ressourcen
  2. Ressourcen für den Erfolg von Unternehmenskundschaft 

Willkommen bei der Kurzanleitung für die Einrichtung von Adobe Acrobat Sign!

In diesem Handbuch wird dir gezeigt, wie du dein Adobe Acrobat Sign-Konto konfigurierst, damit du Transaktionen senden kannst.

Nachfolgend siehst du zwei Registerkarten, die eine für Systembenutzer, die andere für Kontoadministratoren. Auf jeder Registerkarte findest du eine Reihe von Funktionen, die konfiguriert werden können, mit einer Angabe der Dienstebene, für die sie gelten.

Es empfiehlt sich immer, zuerst die eigene Benutzer-ID zu konfigurieren und danach, sofern du Kontoadministrator bist, zur Registerkarte „Admin“ zu gehen, um die Kontoeinstellungen vorzunehmen.

Hinweis:

Individuelle Konten sind Einzellizenzkonten. Im Falle dieser Konten ist der Benutzer standardmäßig also auch der Kontoadministrator.

Benutzer

Wenn du dich zum ersten Mal bei Acrobat Sign anmeldest, solltest du kurz deine persönlichen Benutzerinformationen überprüfen. Diese Informationen werden in einigen Vorlagen verwendet und sollten daher unbedingt korrekt sein.

  • Halte den Mauszeiger über deinen Namen oben rechts, um das Menü zu öffnen, und klicke dann auf Mein Profil.
Mein Profil

Bestimmte Angaben auf der Profilseite werden von Acrobat Sign zur Personalisierung deiner Transaktionen verwendet. Besonders wichtig sind:

  • Dein vollständiger Name: wird in E-Mails und für deine Standardsignatur verwendet.
  • Deine Stellenbezeichnung: wird automatisch eingesetzt, wenn ein entsprechendes Feld vorhanden ist.
  • Dein Firmenname: wird automatisch eingesetzt, wenn ein entsprechendes Feld vorhanden ist. Dies sollte der vollständige Firmenname deines Unternehmens sein.
  • Zeitzone: Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden Berichte mit einem Zeit-/Datumsstempel basierend auf deiner Zeitzone versehen.

Klicke zum Ändern von Inhalten auf die Schaltfläche Bearbeiten, nimm die erforderlichen Änderungen vor und speichere deine Änderungen.

In Acrobat Sign kannst du deine Signaturen entsprechend deinen persönlichen oder geschäftlichen Anforderungen in drei Signaturstilen erstellen:

  • Schreibschrift: der Standardwert und derzeit auch das bevorzugte Format. Auf deinen Namen wird eine Schreibschrift angewendet, sodass dein Name wie eine handschriftliche Signatur wirkt.

Wenn du diese Option wählst, ist keine explizite Konfiguration erforderlich..

Deine Signatur eingeben

Benutzerdefinierte Signaturen

Erstelle deine eigene Signatur, indem du zu Persönliche Voreinstellungen > Meine Signatur navigierst.

Klicke auf die Schaltfläche Erstellen, um das Signaturbedienfeld zu öffnen, und wähle die Methode zum Erstellen deiner Signatur aus:

  • Biometrisch: Gib deine Signatur mit einer Maus, einem Eingabestift oder deinem Finger ein.  Das beste Ergebnis erhältst du, wenn du deine Signatur mit dem Finger auf einem Tablet eingibst.
    • Mit der Option Mobil kannst du die Signatur von dem derzeit verwendeten Gerät auf ein Telefon mit Touchscreen übertragen.
  • Signaturbild: Wenn du ein Bild mit deiner Signatur hast, kannst du dieses in das System hochladen. Acrobat Sign wendet dieses Bild dann beim Signieren als deine Signatur an.

Klicke auf Anwenden, wenn du eine geeignete Signatur erstellt hast.

Meine Signatur

Für Power-Benutzer, die wirklich mit ihren Transaktionen in Kontakt bleiben möchten, kannst du Meilensteine festlegen, die eine E-Mail an deinen Posteingang oder eine Benachrichtigung auslösen können, die in einem Bericht ausgegeben werden kann.

Um zu deiner Benachrichtigungsseite zu gelangen, navigieree zu Persönliche Vorgaben > Meine Benachrichtigungen.

Meine Benachrichtigungen

Nachfolgend werden einige Begrifflichkeiten kurz erläutert:

  • Events: Aktionen, die mit einer Transaktion durchgeführt werden (Senden, Anzeigen, Signieren usw.).
  • Benachrichtigungen: werden ausgegeben, wenn erwartete Aktionen nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeführt werden (innerhalb von acht Stunden nicht angezeigt, innerhalb von drei Stunden angezeigt, aber nicht signiert, und so weiter).

Events und Benachrichtigungen können auch beide konfiguriert sein, um auf zwei Arten zu informieren. Durch Auswahl der betreffenden Konfigurationsoptionen kannst du keine, nur eine oder beide dieser Benachrichtigungsmethoden auswählen. Die Optionen lauten wie folgt:

  • E-Mail: Bei Auswahl dieser Option erhältst du bei jedem Auftreten des Events oder der Benachrichtigung eine E-Mail. Je nach Arbeitsvolumen können diese Nachrichten sehr schnell lästig werden, sodass du diese Option nur unter Berücksichtigung deines ohnehin schon vorhandenen E-Mail-Volumens auswählen solltest.
  • Event: Events sind so gekennzeichnet, dass sie auf der Startseite (im Bereich „Events/Benachrichtigungen“) angezeigt werden. Außerdem erscheinen sie in allen Berichten, die du auf der Seite „Events/Benachrichtigungen“ erstellst.

Beachte außerdem, dass es für Events und Benachrichtigungen zwei Registerkarten gibt.

  • Meine Events/Benachr. legt die Optionen für alle Transaktionen fest, deren Absender du bist.
  • Gem. Events/Benachr. zeigt die Einstellungen anderer Benutzer-IDs, die ihr Konto für dich freigegeben haben. Um gemeinsame Events/Benachrichtigungen zu konfigurieren, navigiere zu Persönliche Vorgaben > Gemeinsame Events/Benachrichtigungen.

 

Die Berichterstellung kann auch so konfiguriert werden kann, dass dir am unteren Rand der Seite ganz nach deinem Belieben wöchentlich, an jedem Werktag oder täglich eine Übersicht über die von dir ausgewählten Events angezeigt wird. 

Business- und Enterprise-Dienststufen ermöglichen es Benutzern, eine persönliche Fußzeile zu erstellen, z. B. eine Signaturdatei in einer E-Mail.

Wenn die Option von deinem Kontoadministrator aktiviert wurde, kannst du sie unter Persönliche Voreinstellungen > Meine E-Mail-Fußzeile einstellen.

  • Wenn dir diese Option nicht zur Verfügung steht, kann sie dein Kontoadministrator auf Konto- oder Gruppenebene aktivieren.

Die Fußzeile wird am Ende deiner Transaktions-E-Mails – jedoch noch vor Fußzeilen, die auf Kontoebene festgelegt wurden – eingefügt:

Persönliche Fußzeile konfigurieren

E-Mails lesen und signieren – unter vollständiger Angabe der Marke

Es stehen zwei Standardsprachoptionen zur Verfügung:

  • Meine Sprachvorgaben: Legt die Standardsprache fest, die bei der Zustellung von E-Mails an dich verwendet wird, sowie die Sprache für die Navigation auf dem Bildschirm..
  • Signiersprache: Legt die Standardsprache für E-Mails und Anweisungen auf dem Bildschirm für Empfänger außerhalb deines Acrobat Sign-Kontos fest.
Zu den Spracheinstellungen navigieren

Administratoren

Willkommen, Administratoren!

Wir hoffen, dass du deine persönliche Benutzer-ID erfolgreich konfigurieren konntest und nun bereit für die weitreichenderen, dein Konto betreffenden Entscheidungen bist.

Die nachfolgenden Erläuterungen sind teilweise sehr ausführlich. Durch die ordnungsgemäße Einrichtung deines Kontos stellst du aber sicher, dass deine Absender und Unterzeichner reibungslos mit dem Signaturprozess zurechtkommen und ihn so bereitwillig annehmen. Wenn alles gut funktioniert, reduzierst du auch die Fragen, mit denen deine Benutzer unweigerlich nach einem Umstellungsprozess auf dich zukommen.

Hinweis: Nicht alle dir zur Verfügung stehenden Optionen werden hier beschrieben. Bei Fragen kannst du dich gerne an den Support wenden.

Mit der Funktion Produktinterne Meldungen und Anleitungen kann Acrobat Sign das Produkterlebnis über einen Drittanbieter verbessern, um wichtige Benachrichtigungen in der App anzeigen zu lassen, Feedback und Nutzungsdaten zu sammeln sowie verhaltensbasiert Anleitungen oder Onboarding bereitzustellen.

Der Zugriff auf die Steuerelemente ist über die Registerkarte Globale Einstellungen der Benutzeroberfläche für Administratoren auf Kontoebene möglich.

Steuerelemente für produktinterne Meldungen

Wenn du diese Funktion aktivierst, kann Adobe Benachrichtigungen direkt im Acrobat Sign Interface anzeigen, wenn du dich anmeldest, und du kannst Support-Dokumentation innerhalb der Anwendung aufrufen (indem du auf die unverankerte Blase mit dem Fragezeichen klickst).

Unverankerte Hilfe-Blase


Externes Archiv einrichten

Administrierende können die Adobe Acrobat Sign-Funktion Externes Archiv konfigurieren, um automatisch eine Kopie der E-Mail Signiert und archiviert für jede erfolgreich abgeschlossene Vereinbarung an eine zusätzliche E-Mail-Adresse zu senden. Diese automatische Kopie enthält immer die PDF-Datei mit der signierten Vereinbarung, die PDF-Datei mit dem Audit-Bericht und die CSV-Datei mit den Felddaten (sofern vorhanden), unabhängig von den Konto-/Gruppeneinstellungen, die festlegen, ob diese Dokumente angehängt werden sollen.

Das externe Archiv kann auf Konto- und Gruppenebene konfiguriert werden, wobei die Einstellungen auf Gruppenebene die Kontoeinstellungen überschreiben. Konten mit Nutzenden in mehreren Gruppen können die Konfiguration auf Gruppenebene effektiv verwenden, wenn Gruppen zum Definieren bestimmter Dokumentarbeitsabläufe verwendet werden. (Ein rechtlicher Konzern kann z. B. seine Rechtsabteilung in alle abgeschlossenen Vereinbarungen aufnehmen und alle allgemeinen Archivadressen entfernen, die möglicherweise auf Kontoebene konfiguriert werden.)

Die Konfiguration des Archivs erfordert im Menü des Admins in der Registerkarte Globale Einstellungen lediglich die Eingabe einer gültigen E-Mail-Adresse im Eingabefeld Eine zusätzliche Kopie aller signierten Vereinbarungen senden. Jede E-Mail-Adresse kann verwendet werden, einschließlich Drittanwendungen, die eingehende E-Mails akzeptieren.

Die Registerkarte Externes Archiv enthält Anweisungen zum Suchen nach der eingehenden E-Mail-Adresse für die Anwendungen Box und Evernote, die verwendet werden kann, um die Vereinbarungen in diese Anwendungen zu übertragen.

Hinweis:

Nutzende mit Einzelanwendung-Konten haben keinen Zugriff auf die Menü-Registerkarte Globale Einstellungen. Bei der Dienststufe Einzelanwendung befindet sich das Eingabefeld Eine zusätzliche Kopie aller Vereinbarungen senden auf der Seite Externes Archiv.

E-Mail zur externen Archivschnittstelle hinzufügen

  1. Melden Sie sich als Admin an und navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Eine zusätzliche Kopie aller signierten Vereinbarungen an die folgenden E-Mail-Adressen senden
    .

  2. Wählen Sie die Schaltfläche E-Mail-Adresse hinzufügen aus.

    Navigieren zu den Optionen für das externe Archiv

    Nutzende mit Einzelanwendung-Konten müssen zur Registerkarte Externes Archiv navigieren:

    Navigieren zu den Optionen für das externe Archiv  für Einzelanwendungskonten

  3. Eine Überlagerung wird geöffnet, in der Sie die E-Mail-Adresse für das Archiv akzeptieren können.

    Geben Sie die E-Mail-Adresse zweimal ein (um sicherzustellen, dass sie korrekt eingegeben wurde).

    Speichern Sie die E-Mail-Adresse.

    Sicherheitsfrage annehmen

    Hinweis:

    Wenn die Domäne der Archiv-E-Mail für das Konto neu ist, wird eine Sicherheitsfrage angezeigt, um zu prüfen, ob die Archiv-E-Mail-Adresse richtig ist.

    Stellen Sie sicher, dass die Archiv-E-Mail-Adresse richtig ist. Sie möchten sicherlich nicht, dass automatisch eine Kopie jeder Vereinbarung an die falsche Person gesendet wird.

    Eingabe der Archiv-E-Mail-Adresse  Adresse

  4. Klicken Sie auf Speichern.

  5. Die E-Mail-Adresse wird als separates Objekt im E-Mail-Feld gespeichert.

    • Bei mehreren Adressen können bis zu 15 Adressen gespeichert werden.
    • Wenn Sie das X rechts neben einer E-Mail-Adresse auswählen, wird die E-Mail-Adresse aus dem Feld gelöscht.

    Fügen Sie alle E-Mail-Adressen hinzu, an die Sie die unterzeichnete Vereinbarungsdokumentation automatisch senden möchten.

    Konfigurierte Archiv-E-Mail

  6. Nachdem Sie alle E-Mail-Adressen hinzugefügt haben, wählen Sie rechts unten im Fenster Speichern aus, um die Konfiguration zu speichern.

    Konfiguration speichern

Signaturvorgaben!

Signaturvorgaben beinhalten viele Optionen, lass uns also beginnen!

Navigiere zu Konto > Signaturvorgaben

Signaturvorgaben konfigurieren

Die ersten beiden Einstellungen steuern die automatische Formatierung der Zeile, in der sich die Signatur befindet, und die Signaturdaten, die unterhalb der Zeile eingefügt werden:

  • Gut formatierte Signaturen und Initialen verwenden
    • Wenn du diese Option aktivierst, werden diese Zeile und der Signaturinhalt darunter platziert.
    • Wenn du diese Option deaktivierst, wird lediglich die Signatur angebracht. Hinweise darauf, dass es sich um eine elektronische Signatur handelt, fehlen dann ganz
  • Zeile unter der Signatur und den Initialen dynamisch anpassen 
    • Wenn du diese Option aktivierst, wird die Zeile unterhalb der Signatur dynamisch so angepasst, dass sie einige Pixel länger als die Signatur bzw. die Initialen ist.
    • Wenn du diese Option deaktivierst, wird die komplette Zeile mit der Länge des Signaturfeldes gedruckt.


Empfängern erlauben, zu signieren und ihre Initialen anzugeben, durch

Der folgende Abschnitt steuert, wie deine Empfänger ihre Signaturen vornehmen können. Sofern du nicht einen konkreten geschäftlichen Grund hast, diese Option einzuschränken, empfiehlt es sich im Allgemeinen, dass du deinen Empfängern erlaubst, ihre Signaturen so vorzunehmen, wie diese es bevorzugen.

Diese Seite enthält drei Optionen:

  • Eintippen des Namens und der Initialen – Für die meisten Unterzeichner ist das die einfachste Vorgehensweise, da sie keine weiteren Aktionen erfordert. Der Empfänger gibt seinen Namen ein und eine Schriftart, die wie Schreibschrift aussieht, wird angewendet..
    • Dynamisch Signaturschrift wählen – In Acrobat Sign sind mehrere Schriftarten verfügbar, die wie Schreibschrift aussehen. Diese werden standardmäßig in einer fest vorgegebenen Reihenfolge angewendet.  Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Ausgangspunkt für die verwendete Schriftart zufällig gewählt.
  • Zeichnung einer handschriftlichen Signatur und Initialen auf den Bildschirm mit der Maus, einem Stift oder dem Finger – Wenn diese Option aktiviert wird, haben Empfänger die Möglichkeit, ihre Unterschrift auf dem Bildschirm selbst zu zeichnen..
  • Hochladen von Bild mit Signatur und Initialen – Wenn aktiviert, können Empfänger ein Bild ihrer Signatur von ihrem lokalen System aus hochladen.


Empfängern erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden

Die Optionen in diesem Abschnitt geben vor, ob deine Empfänger eine vorhandene gespeicherte Signatur verwenden können (biometrische und bildbasierte Signaturen werden gespeichert).  Wenn du die Verwendung gespeicherter Signaturen nicht zulassen möchtest, muss der Empfänger jedes Mal seine Signatur eintippen, mit dem Mauscursor zeichnen oder per Bilddatei hochladen (je nachdem, welche Typen von Signaturen du erlaubst).

Folgende Optionen sind verfügbar:

  • Alle Empfänger – Bei Auswahl dieser Option ist es allen Empfängern erlaubt, ihre gespeicherten Signaturen zu verwenden..
  • Interne Empfänger – Diese Option erlaubt die Verwendung gespeicherter Signaturen nur den Empfängern, die auch als Benutzer in deinem Acrobat Sign-Konto vorhanden sind.
  • Niemand – Bei Auswahl dieser Option ist es keinem deiner Empfänger erlaubt, eine gespeicherte Signatur zu verwenden.

 

Dieser Abschnitt enthält noch ein weiteres Kontrollkästchen:

  • Benutzern erlauben, in meinem Konto ein Bild hochzuladen und dieses auf ihrem Profil als ihre Signatur und Initialen zu speichern – Wenn diese Option aktiviert wird, dürfen Benutzer in deinem Acrobat Sign-Konto ein Bild ihrer Signatur in ihren Abschnitt „Persönliche Vorgaben“ hochladen.

Das Hinzufügen deiner Firmenmarke ist eine hervorragende Möglichkeit, Acrobat Sign für die Benutzer in deinem Konto sowie für deine Unterzeichner anzupassen.

Firmenname und URL-Hostname

In diesem Abschnitt legst du den Firmennamen und einen Hostnamen für dein Konto fest. Diese können ganz allgemein lauten, dienen jedoch dazu, dein Konto zu personalisieren. 

Diese beiden Einstellungen gelten kontoweit und können nicht auf Gruppenebene angepasst werden.

Melde dich als Kontoadministrator an und navigiere zu Konto > Kontoeinstellungen > Kontoeinrichtung.

Firmenname

Der Wert, den du in dieses Feld eingibst, wird automatisch in das Feld „Firmenname“ für neue Benutzer übertragen, wenn diese im Konto erstellt werden.

Standardmäßig können Benutzer von Acrobat Sign ihre persönlichen Einstellungen bearbeiten. Dies schließt auch den Wert für den Firmennamen der einzelnen Benutzer ein.

Wenn du den Wert für den Firmennamen im Profil aller Benutzer in deinem Konto aktualisieren möchtest:

  • Aktiviere das Kontrollkästchen neben Lege den Firmennamen für alle Benutzer im Konto fest.
  • Klicke auf Speichern.

Alle Anwenderprofile übernehmen den Wert im Feld Firmenname als Wert für das Unternehmen in ihren Anwenderprofilen..

Hinweis:

Wenn du Firmennamen für alle Benutzer im Konto festlegen aktivierst, wird diese Aktion zum Ersetzen einmal für alle Benutzer in deinem Konto ausgeführt.

Nachdem die Seite gespeichert wurde, werden alle Benutzer aktualisiert und das Häkchen wird gelöscht, damit die Aktion bei Bedarf erneut genutzt werden kann (da die Benutzer weiterhin die Berechtigung haben, ihre Unternehmensnamenwerte zu ändern).

Hostname

Wenn du den Hostnamen für dein Konto festlegst, ändert sich die URL, über die sich deine Benutzer anmelden, sowie die URL, unter der Vereinbarungen für deine Unterzeichner gehostet werden.

Das Ergebnis ist eine angepasste URL mit deinem Hostnamen.

Logo hochladen

Administrierende auf Konto- oder Gruppenebene können ein eigenes Bild hochladen und dieses anstelle des Standardlogos von Adobe Acrobat Sign anzeigen. Dieses Bild wird Nutzenden Ihres Kontos beim Anmelden in der oberen linken Bildschirmecke angezeigt.

Hinweis:

Eine optimale Bilddarstellung erhalten Sie bei Bildern mit einer Höhe von exakt 60 Pixeln und einer Breite von bis zu 200 Pixeln.

Laden Sie die Vorlage unten herunter, um einfacher ein Logo mit der richtigen Größe zu erstellen.

Herunterladen

  1. Navigieren Sie als Konto-Admin zu Kontoeinstellungen > Kontoeinrichtung.

    Navigation zu „Kontoeinrichtung“

  2. Wählen Sie Logo hochladen aus und navigieren Sie zu der Bilddatei, die Sie als Logo verwenden möchten.

  3. Speichern Sie die Konfiguration.

    Wenn die Logodatei hochgeladen wurde, wird eine Erfolgsmeldung angezeigt.

    Schaltfläche zum Hochladen des Logos

    Aktualisieren Sie Ihren Browser.

    Ihr Logo wird nun allen Nutzenden Ihres Kontos angezeigt.

    Aktualisiertes Logo in der Bedienoberfläche

Der Bereich „Globale Einstellungen“ der Registerkarte „Konto“ ist einer der optionsreichsten der Kontoeinstellungen, wobei alle Einstellungen dem jeweiligen Anwendungsfall angepasst werden sollten.

Nachfolgend werden die einzelnen Optionen mit unseren Empfehlungen kurz beschrieben, wobei es durchaus wahrscheinlich ist, dass du in deinem spezifischen Anwendungsfall von den gängigen Einstellungen abweichen musst.

Navigiere zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen.

  • Eine CSV mit Formulardaten den E-Mails mit signierter Vereinbarung anhängen
    Aktiviere dieses Kontrollkästchen, wenn du Formulare verwendest und für jedes signierte Dokument eine CSV-Datei mit den Felddaten exportieren möchtest. Eine gesonderte CSV-Datei für jede Transaktion kann aber verwalterisch schwer zu handhaben sein.

    Wenn du die Daten aufzeichnenoder zurück in dein CRM-System speisen musst, empfiehlt es sich, sich die Zeit für die Entwicklung einer API-Lösung zu nehmen.

  • Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
    Mit dieser Funktion kannst du steuern, welche Transaktionsdateien den einzelnen Unterzeichnern angezeigt werden. Eine optimale Nutzung dieser Funktion setzt genaue Kenntnisse des Signaturablaufs hinsichtlich der gesendeten Dokumente voraus und du solltest genau wissen, wie diese angefügt werden.

    Wenn du eine große, aus mehreren Dateien bestehende Transaktion an mehrere Unterzeichner senden möchtest und Teile dieses Dokuments einzelnen Unterzeichnern verborgen bleiben sollen, dann ist dies die richtige Einstellung für dich! Wenn du noch nicht genau weißt, was du von dieser Option halten sollst, sieh dir dieses Video an.
  • PDF-Kopie des signierten Dokuments anhängen bei E-Mails an
    Nach Abschluss der Transaktion erhält jeder Beteiligte standardmäßig eine Kopie. Mit dieser Einstellung kannst du die Standardeinstellung ändern. In diesem Fall gehen die Kopien nur an interne, externe, alle oder keine Beteiligten.

    Welche Einstellung du hier wählst, richtet sich nach der Art deiner Dokumente. Enthalten diese vertrauliche Informationen, so empfiehlt es sich, keine signierten Kopien per E-Mail zu versenden. Dies ist die sicherste Option, bringt es aber mit sich, dass der eine oder andere Kunde nach einer Kopie des Dokuments fragen wird. In diesem Fall empfiehlt es sich, dass sich der Unterzeichner bei Acrobat Sign registriert und dort ein kostenloses Konto eröffnet, über das er eine Kopie direkt aus Acrobat Sign abrufen kann.

  • Audit-Bericht an fertige Dokumente anhängen
    Wenn du mit der Kopie des signierten Dokuments, das wir dir per E-Mail zurücksenden, Audit-Berichte wünschst, dann solltest du diese Option zumindest für den Absender aktivieren.

  • Mehrere Dokumente nach dem Signieren in ein Dokument zusammenführen
    Wenn du innerhalb einer Transaktion mehrere Dateien hochlädst, verkettet Acrobat Sign diese Dateien zu einem PDF-Dokument, bevor es zum Signieren weitergeleitet wird.

    Diese Einstellung legt fest, ob signierte und archivierte E-Mails eine einzige große PDF-Datei enthalten oder ob dieses Dokument in mehrere Einzeldateien zerlegt wird.
Hinweis:

Diese Einstellung betrifft nur die Kopie, die an die signierte und archivierte E-Mail angehängt wird. Kopien, die später direkt aus Acrobat Sign heruntergeladen werden, enthalten die Dateien immer in einem zusammenhängenden PDF-Dokument.

  • Eine zusätzliche Kopie von jeder signierten Vereinbarung an diese E-Mail-Adressen senden

Bei dieser Einstellung geht es wieder um das externe Archiv. Sie kann aber auf Gruppenebene (für Kunden auf den Dienststufen Business und Enterprise) konfiguriert werden, sodass es dir beispielsweise möglich ist, abgeschlossene Kaufverträge zur Abrechnung weiterzuleiten oder abgeschlossene Vertraulichkeitsvereinbarungen an ein juristisches Team weiterzuleiten.

  • Signiertes Dokument hochladen
    Wenn du den Unterzeichnern erlaubst, das Dokument zu drucken und erst dann zu signieren und an dich zurückzufaxen, solltest du diese Einstellung aktivieren. Eines Tages wird tatsächlich jemand diese Möglichkeit wahrnehmen, und wenn diese Einstellung dann nicht aktiviert ist, kannst du die Transaktion in Acrobat Sign nicht mehr schließen.
  • Twitter-Integration
    Lasse deine Leute ihren Erfolg weitertragen! Diese Option versendet bei jedem Transaktionsabschluss eine Twitter-Benachrichtigung.
  • Delegation für Benutzer in meinem Konto
    Delegation bedeutet in diesem Fall, dass ein anderer Unterzeichner (E-Mail-Adresse) das Dokument an deiner Stelle signieren kann. Der ursprünglich Beteiligte kann nach wie vor auf das Dokument zugreifen. Durch die Delegation wird lediglich einem anderen Benutzer das Recht zum Signieren eingeräumt.

    Im Allgemeinen raten wir, den Signaturprozess so einfach wie möglich zu gestalten, und dies schließt die Möglichkeit der Delegierung ein. In einigen Anwendungsfällen wird es aber notwendig sein, dass nur eine bestimmte Person ein Dokument signiert.
Hinweis:

Beachte, dass sich diese Einstellung nur auf Benutzer in deinem Acrobat Sign-Konto bezieht (nicht für alle Mitarbeiter deines Unternehmens). Es ist durchaus möglich, dass deine Unterzeichner über keine Acrobat Sign-Benutzer-ID in deinem Konto verfügen. In diesem Fall gilt diese Einstellung für diese Benutzer nicht.

  • Signatur-Berechtigung
    Diese Einstellung gibt für die Benutzer deines Acrobat Sign-Kontos den Standardzugriff für die Signatur von Dokumenten vor.
    Im Allgemeinen empfehlen wir, jedem die Signatur standardmäßig zu erlauben. Wenn du Acrobat Sign für Personalzwecke einsetzt, musst du jedem sogar die Möglichkeit der Signatur einräumen.
    Andernfalls, wenn du allen standardmäßig die Berechtigung zum Signieren verweigerst, musst du die Personen, die tatsächlich signieren müssen, explizit aktivieren.
    Tipp:Als Administrator gehörst du offiziell nicht zu den Unterzeichnern. Wenn du also selbst Dokumente signieren musst und du die Möglichkeit der Signatur standardmäßig deaktivierst, solltest du als Nächstes „Benutzer und Gruppen“ aufrufen, dort auf deine E-Mail-Adresse klicken und dir selbst die Berechtigung zum Signieren erteilen.
  • Delegation für Benutzer außerhalb meines Kontos
    Diese Einstellung entspricht der eben beschriebenen Funktion, gilt aber für Benutzer außerhalb deines Acrobat Sign-Kontos.
    Zeitzone wählen, die für die von Benutzern in diesem Konto erstellten Verträge verwendet werden soll
    Damit legst du die Zeitzone für die Zeitdatumsstempel deiner Transaktionen fest.
  • Einstellungen für Gruppenadministratoren
    Kunden mit der Business- oder der Enterprise-Dienststufe können Gruppen einrichten und wenn bei deinen Gruppen eingerichtet sind, möchtest du vermutlich auch Administratoren für deine Gruppen einrichten.
    Mit diesen beiden Einstellungen kannst du deinen Gruppenadministratoren das Hinzufügen neuer Benutzer oder die Änderung der Einstellungen auf Ebene der betreffenden Gruppe erlauben (oder verweigern). Es handelt sich hier im Wesentlichen um die gleichen Einstellungen, die auch im Bereich „Globale Einstellungen“ enthalten sind.
Hinweis:

Acrobat Sign funktioniert auf Grundlage eines Parent-Child-Modells (Übergeordnet/Untergeordnet) und Gruppen sind die untergeordneten Objekte der Konten. Dies bedeutet, dass eine neue Gruppe automatisch die Eigenschaften des übergeordneten Kontos übernimmt. Es bedeutet aber auch, dass Änderungen auf Gruppenebene die Einstellungen auf Kontoebene überschreiben.

Sendeeinstellungen sind die Einstellungen, die deinen sendenden Mitarbeitern über die Registerkarte „Senden“ bereitgestellt werden. In diesem Abschnitt werden alle auf dieser Seite verfügbaren Konfigurationen beschrieben.

Wie auch die globalen Einstellungen sind diese je nach Anwendungsfall spezifisch einzustellen.

Auch dieser Abschnitt ist ein wenig lang geraten, also hole dir am besten noch etwas zu trinken und navigiere dann zu Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen.

  • Neues Sendeerlebnis
    Diese Einstellung aktiviert das neue Sendeerlebnis. Du kannst Benutzern auch die Möglichkeit geben, zwischen dem neuen und dem klassischen Sendeerlebnis umzuschalten.
  • Senden-Seite nach dem Anmelden anzeigen 
    Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden deine Benutzer nach der Anmeldung bei Acrobat Sign statt auf die Startseite auf die „Senden“-Seite geleitet.
    Falls das Laden der Seite nach der erstmaligen Anmeldung ein wenig länger dauert, liegt das vermutlich an den Skripts, die auf der Startseite ausgeführt werden, damit diese coolen Berichtsdiagramme auch die richtigen Daten anzeigen. Möchten deine Benutzer lieber gleich mit dem Senden beginnen, statt sich zuerst die Daten auf der Startseite anzusehen, dann ist dies genau die richtige Funktion für dich!
  • Dokumente zur Genehmigung senden
    Müssen in deinem Arbeitsablauf Dokumente von einer oder mehreren Personen genehmigt, nicht aber signiert werden? Wenn dies der Fall ist, aktivierst du diese Funktion.
Hinweis:

Formulare können so gestaltet sein, dass Feldinformationen zwar von einem Genehmiger eingetragen, nicht aber signiert werden müssen.

  • Anhängen von Dokumenten
    Diese Einstellung ermöglicht dem Benutzer das Anhängen von Dokumenten über sämtliche der hierfür zur Verfügung stehenden Kanäle. Wenn bei dir die Versionskontrolle deiner Dokumente sehr wichtig ist, empfiehlt es sich für dich vermutlich, alles außer der Bibliothek mit den aktuellen Versionen deiner Formulare zu deaktivieren.
  • Dokumentname automatisch ausfüllen
    Das automatische Ausfüllen des Dokumentnamens ist eine nette Zeitersparnis. Denke aber daran, dass das Dokument den Namen der ersten angehängten Datei annimmt. Wenn du diese Option aktivierst, solltest du ernsthaft überlegen, ob du dem Absender die Bearbeitung des Dokumentnamens erlaubst. Nur für alle Fälle.
  • Sprachen
    Diese Einstellung erlaubt es Benutzern, die Signiersprache des externen Unterzeichners auf der Senden-Seite zu bestimmen.
  • Nachrichtvorlagen
    Eine großartige Zeitersparnis für Mitarbeiter mit großem Arbeitsvolumen. Über Nachrichtvorlagen kannst du eine neue Standardnachricht festlegen sowie zahlreiche weitere benutzerdefinierte Nachrichtvorlagen definieren. Die Einrichtung von Vorlagen empfiehlt sich allemal, wenn du die gleichen Dokumente mehrmals am Tag mit der gleichen Nachricht versendest.
  • Private Nachricht an Empfänger senden
    Erlaubt das Senden einer privaten Nachricht an die einzelnen Empfänger.
  • Erlaubte Signaturarten
    Standardmäßig ist nur die elektronische Signatur (e-Signatur) erlaubt. Es gibt aber immer noch recht viele Menschen, die ihre Dokumente ausdrucken und per Fax zurücksenden möchten. Wenn dies auch auf einige deiner Kunden zutrifft, aktivierst du die Faxsignatur.
  • Einstellungen der Absender-Signatur
    Diese Einstellungen sind für Fälle vorgesehen, in denen der Absender auch Gegenzeichner des Dokuments ist. Wenn du deinen Absendern erlaubst, die von ihnen versendeten Dokumente gegenzuzeichnen, empfiehlt es sich, für deinen Arbeitsablauf Standardeinstellungen festzulegen, um die für deine Absender für jede Transaktion anfallenden Anpassungen zu reduzieren.
  • Erinnerungen
    Wenn dein Arbeitsablauf Erinnerungen erfordert, kannst du hier das Intervall und den Text der Erinnerung einrichten. Dadurch erleichterst du deinen Absendern ihre Arbeit ein weiteres Stück.
  • Kennwortschutz für signierte Dokumente
    Wenn aktiviert, muss der Benutzer zum Öffnen bzw. Online-Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort eingeben.
    Dies entschleunigt den Prozess zwar etwas, ist aber eine sinnvolle Sicherheitsvorkehrung.
  • Bestätigung der Unterzeichneridentität für die Unterzeichner in meinem Konto
    Acrobat Sign stellt für Unterzeichner verschiedene Zweit-Faktor-Authentifizierungsmethoden zur Verfügung. Je nach Anwendungsfall empfiehlt es sich, eine oder mehrere dieser Optionen zuzulassen, wobei du die Auswahl der Methode auch deinen Absendern überlassen kannst.
Hinweis:

Du kannst jede beliebige oder auch sämtliche Optionen auswählen. Wenn du aber die Telefonauthentifizierung aktivieren möchtest, musst du zuvor die Option Den Absendern erlauben, die Optionen für die Bestätigung der Unterzeichneridentität pro Empfänger einzustellen aktivieren.

  • Dokumentablauf
    Wenn dein Arbeitsablauf Zeitfenster für Sonderkonditionen zulassen soll, beispielsweise einen Rabatt, der nur innerhalb der nächsten XX Tage gilt, kannst du dieses Zeitfenster festlegen und den Ablauf des Dokuments erzwingen, wenn es nicht innerhalb dieser Zeit signiert wird.
    Wenn du diese Option aktivierst, empfiehlt sich eventuell auch die Aktivierung der Option Modifizierung der Ablaufeinstellungen nach Versand des Dokuments zulassen. Du musst die Frist nicht verlängern, aber sich Optionen offenzuhalten, ist niemals schlecht.
  • Neue Funktionen für Vorschau und Verfassen
    Aktiviert das neue Authoring-Erlebnis. Ermöglicht Benutzern auch den Wechsel zwischen dem neuen und dem klassischen Authoring-Erlebnis.
  • Vorschau anz., Signatur platzieren od. Formularfelder hinzufüg.
    Wenn deinen Dokumenten öfter auf die Schnelle Felder hinzugefügt werden müssen, solltest du das Drag & Drop-Werkzeug zum Hinzufügen von Feldern standardmäßig aktivieren. Bestehen in deinem Unternehmen hingegen strenge Anforderungen bezüglich der Versionskontrolle von Dokumenten, solltest du Benutzern keinesfalls die Möglichkeit der Feldanpassung geben.
  • Signierreihenfolge
    Die meisten Dokumente (mit denen wir zu tun haben) werden der Reihe nach signiert und dies ist auch die Standardeinstellung. Wenn in deinem Arbeitsablauf aber eher die parallele Signatur von Dokumenten üblich ist, jeder also zur selben Zeit zum Signieren aufgefordert wird, kannst du dies hier konfigurieren.

    Wenn der Arbeitsablauf in deinem Unternehmen nicht eindeutig festzulegen ist, kannst du deinen Absendern auch erlauben, den für die jeweilige Transaktion geeigneteren Ablauf selbst auszuwählen.

Bilder in E-Mail-Kopf- und -Fußzeile hochladen

Kundschaft mit Business- und Enterprise-Abovarianten kann Bilder für die E-Mail-Kopf- und -Fußzeile hochladen, um ihr Konto weiter zu personalisieren oder ein Markenbranding hinzuzufügen. Diese Bilder werden in den E-Mails an die empfangenden Parteien angezeigt.

Auf Kontoebene installierte E-Mail-Bilder werden von allen Gruppen im Konto übernommen. Durch das Installieren eines E-Mail-Bildes auf Gruppenebene wird das Bild auf Kontoebene überschrieben.

Hinweis:

Bilder für E-Mail-Kopf- und -Fußzeilen sind nur für Business- und Enterprise-Konten verfügbar.

Wenn die Bilder nicht korrekt angezeigt werden, vergewissern Sie sich, dass das verwendete Bild genau 600 Pixel breit und höchstens 200 Pixel hoch ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass es im JPG-, GIF- oder PNG-Format gespeichert wird.

Laden Sie die Vorlage unten herunter, um einfacher ein Logo mit der richtigen Größe zu erstellen.

Herunterladen

  1. Melden Sie sich als Admin an und navigieren Sie zu: Kontoeinstellungen > E-Mail-Einstellungen.

    Zu E-Mail-Einstellungen navigieren

  2. Wählen Sie Durchsuchen aus, um nach dem Bild zu suchen und es auszuwählen.

    Nach dem Bild suchen

    Wenn Sie das Bild entfernen müssen, wählen Sie die Option Löschen aus.

    Bild löschen

  3. Speichern Sie die hochgeladenen Bilder.

    Bildkonfiguration speichern

Das hochgeladene Kopfzeilenbild wird ganz oben in den E-Mail-Vorlagen angezeigt, die Acrobat Sign an die empfangenden Parteien sendet. Das Fußzeilenbild befindet sich ganz unten.

E-Mails lesen und signieren – unter vollständiger Angabe der Marke

Die Sicherheitseinstellungen von Acrobat Sign entsprechen dem allgemein üblichen Kennwortschutz gängiger Anwendungen – mit zusätzlich einigen nicht ganz so üblichen Dokumenteinstellungen.

Zur Einrichtung deiner Sicherheitseinstellungen navigierst du zu Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.

  • Einstellungen für einmaliges Anmelden
    Authentifizieren sich deine Benutzer über eine Adobe- oder Google-Benutzerdatenbank? In diesem Fall solltest du die entsprechende Einstellung aktivieren und diejenigen deaktivieren, deren Verwendung du nicht erwartest.
  • Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
    Hierüber kannst du das Speichern der Anmeldedaten des Benutzers für einen bestimmten Zeitraum festlegen. Wähle den Zeitraum in der Dropdownliste aus.
  • Richtlinien für Anmeldekennwort
    Diese Einstellung legt fest, wie oft das Kennwort zurückgesetzt werden muss und wie viele ältere Kennwörter sich Acrobat Sign merkt, um die erneute Einrichtung bereits früher verwendeter Kennwörter zu vermeiden.
  • Stärke für Anmeldekennwort
    Die Stärke deiner Anmeldekennwörter ist ausschlaggebend für die Sicherheit deines Kontos. Wir empfehlen dir hier mit deiner Einstellung bis an die Grenzen der Toleranz deiner Benutzer zu gehen.
  • Art der PDF-Verschlüsselung
    Bei der Einstellung der Verschlüsselungsebene für PDF-Dokumente musst du die von deinen Unterzeichnern voraussichtlich verwendete Reader-Version berücksichtigen. Je höher die Verschlüsselungsebene, desto aktueller sollte die Reader-Version sein.
    Wenn deine Zielpersonen auch nur marginal technisch interessiert sind, siehst du mit „128-Bit AES“ schon sehr gut da. Acrobat 7 wurde Anfang 2005 veröffentlicht und die meisten Benutzer haben Acrobat seither aktualisiert.
  • API
    Hierüber kannst du erlauben, dass nicht zertifizierte Partneranwendungen auf Daten von diesem Konto zugreifen. Du kannst auch Benutzern, die keine Kontoadministratoren sind, die Entwicklung von Anwendungen erlauben, die die Acrobat Sign-API nutzen.
  • Zulässige IP-Bereiche
    Wenn du Bedenken hast, dass externe Personen versuchen könnten, auf deine Benutzer zuzugreifen, ist die Einschränkung des IP-Bereichs eine herausragende Abwehrmaßnahme. In diesem Fall darf allerdings keiner deiner internen Mitarbeiter vom Home Office aus oder an einem Mobilgerät außerhalb deiner Unternehmensnetzwerke arbeiten.
  • Kontofreigabe
    Die Kontofreigabe eignet sich herausragend zur Verwaltung der deinen unterstellten Mitarbeiter. Es ist aber durchaus sinnvoll, zu kontrollieren, mit wem sie ihre Konten teilen. Viele Administratoren erstellen Kontofreigaben nur bei der Erstellung neuer Benutzer. Die kontoweite Einstellung ist in diesem Fall deaktiviert.
  • Bestätigung der Unterzeichneridentität
    Hier legst du fest, ob sich deine Benutzer vor dem Signieren eines Dokuments anmelden müssen. Je nach Anwendungsfall kann dies eine gute Sicherheitsvorkehrung sein.
  • Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
    Darüber kannst du eine Kennwortrichtlinie anwenden, wenn das Signieren oder die Anzeige von Dokumenten geschützt ist.
  • Kennwortstärke für das Signieren einer Vereinbarung
    Lege eine Kennwortstärke fest.
  • Wissensbasierte Authentifizierung
    Du kannst festlegen, wie oft Unterzeichner versuchen können, ihre Identität zu bestätigen, bevor die Vereinbarung abgebrochen wird.

Willst du die API verwenden? Diese Option solltest du in Erwägung ziehen, wenn du ein Entwickler bist oder in deinem Unternehmen eigene Programme entwickelt werden und du Acrobat Sign in dein bestehendes CRM-System (oder ein anderes API-fähiges System) integrieren möchtest.

Acrobat Sign unterstützt eine REST API:

Navigiere zu Konto > Acrobat Sign-API.

Die Verwendung von Adobe Document Cloud-APIs für den Zugriff auf Benutzerdaten erfordert OAuth-Token.

Du kannst einen Integrationsschlüssel erstellen, wenn du eine Legacy-Anwendung hast, die OAuth nicht unterstützt.

Wenn der Link für die Erstellung des Integrationsschlüssels nicht angezeigt wird, wende dich an den Support.

Auf dieser Seite findest du außerdem folgende Links:

Darüber hinaus wird nach der Aktivierung der API links ein weiterer Link zum API-Anfrageprotokoll angezeigt. Dieses Protokoll zeichnet die eingehenden XML-Dateien deiner API-Aufrufe auf und kann bei der Fehlerbehebung codebasierter Probleme von unschätzbarem Wert sein.

Die REST API ist über die API-Anwendungsoption verfügbar.

Klicke auf dieser Seite auf den Link Neue Anwendung erstellen, gib deiner Anwendung einen Namen und klicke auf die Schaltfläche Anwendung erstellen.

Eine Anwendungs-ID und Geheimfrage zu deiner neuen Anwendung werden sofort generiert und angezeigt.

Die Aufteilung deiner Benutzer in Funktionsgruppen kann enorm hilfreich sein, insbesondere wenn für die Gruppen unterschiedliche Signaturanforderungen oder Berichtsstrukturen gelten.

Glücklicherweise ist die Erstellung von Gruppen in Acrobat Sign erstaunlich einfach. Navigiere einfach zu
Konto > Benutzer oder Konto > Gruppen.

Klicke rechts oben auf der Seite „Gruppen“ auf die Schaltfläche + und gib den neuen Gruppennamen in das Feld ein.

Es gibt außerdem einen Link zum Konfigurieren der Einstellungen für die Gruppe. Klicke auf die Zeile, damit der Link zu den Gruppeneinstellungen angezeigt wird. Diese Einstellungen sind nahezu identisch mit den globalen Einstellungen, die du auf Kontoebene konfiguriert hast. Da Gruppen aber dem Konto untergeordnet sind, setzen die Gruppeneinstellungen die Kontoeinstellungen für die jeweilige Gruppe außer Kraft.

Beachte auch, dass der Gruppenname geändert werden kann. Falls du die Namen deiner Gruppen ändern musst, ist dies also überhaupt kein Problem.

Hinweis:

Wenn du Acrobat Sign für eine Small Business-Abovariante erworben hast, kannst du Benutzer und Berechtigungen, die mit ihnen verknüpft sind, über die Admin-Konsole verwalten. Du kannst auch mehrere Administratoren zuweisen, die dich bei der Verwaltung deines Teams oder des funktionalen Verhaltens von Acrobat Sign unterstützen

Jetzt ist es an der Zeit, Benutzer hinzuzufügen.

Hierzu stellt Acrobat Sign zwei Methoden bereit:

Einen nach dem anderen

oder

Massenerstellung aus einer CSV-Datei

Ein einzelner Benutzer ist schnell und einfach erstellt. Navigiere einfach zu
Konto > Benutzer und klicke in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „+“, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Das Dialogfeld „Erstellen“ wird angezeigt.

Gib die E-Mail-Adresse sowie den Vor- und den Nachnamen ein und wähle dann die Gruppe aus, der du den Benutzer zuordnen möchtest (sofern erforderlich).

Auf dieser Seite siehst du auch das Kontrollkästchen „Deine Verträge anzeigen“. Mit dieser Option erstellst du eine Kontofreigabe des neuen Benutzers für den Administrator. Dieses Kontrollkästchen solltest du aktivieren, wenn die Transaktionen des neuen Mitarbeiters überwacht werden müssen.

Auch wenn dies nicht erforderlich ist, kannst du eine Freigabe erstellen. In diesem Fall empfiehlt sich aber die Funktion „Kontofreigabe“.

Nach der Erstellung des Benutzers erhält er über die E-Mail-Adresse, die du bereitgestellt hast, eine Aufforderung zur Einrichtung seines Kennworts und sobald dies erledigt ist, wird der Benutzer aktiviert, sodass er sein erstes Dokument senden kann.

Für die Massenerstellung navigierst du zu Konto > Benutzer und klicken dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche +, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Klicke im Dialogfeld „Erstellen“ auf Benutzer massenweise erstellen.

Als Grundlage verwendest du eine CSV-Datei, die mindestens eine Spalte mit der E-Mail-Adresse sowie eine Spalte mit dem Vornamen und eine mit dem Nachnamen enthält. Das genaue Format siehst du in der CSV-Beispieldatei. Klicke hierzu auf den Link CSV-Musterdatei herunterladen. Bereite deine Datei im angegebenen Format vor. Wenn die Datei fertig ist, klicke auf Durchsuchen und wähle die Datei aus.

Der einzige Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass du keine Freigabe der neuen Benutzer für den Administrator erstellen kannst.

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