Signaturvorgaben!

Signaturvorgaben beinhalten viele Optionen, lass uns also beginnen!

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Die ersten beiden Einstellungen steuern die automatische Formatierung der Zeile, in der sich die Signatur befindet, und die Signaturdaten, die unterhalb der Zeile eingefügt werden:

• Gut formatierte Signaturen und Initialen verwenden
  • Wenn du diese Option aktivierst, werden diese Zeile und der Signaturinhalt darunter platziert.
  • Wenn du diese Option deaktivierst, wird lediglich die Signatur angebracht. Hinweise darauf, dass es sich um eine elektronische Signatur handelt, fehlen dann ganz
• Zeile unter der Signatur und den Initialen dynamisch anpassen 
  • Wenn du diese Option aktivierst, wird die Zeile unterhalb der Signatur dynamisch so angepasst, dass sie einige Pixel länger als die Signatur bzw. die Initialen ist.
  • Wenn du diese Option deaktivierst, wird die komplette Zeile mit der Länge des Signaturfeldes gedruckt.

Empfängern erlauben, zu signieren und ihre Initialen anzugeben, durch

Der folgende Abschnitt steuert, wie deine Empfänger ihre Signaturen vornehmen können. Sofern du nicht einen konkreten geschäftlichen Grund hast, diese Option einzuschränken, empfiehlt es sich im Allgemeinen, dass du deinen Empfängern erlaubst, ihre Signaturen so vorzunehmen, wie diese es bevorzugen.

Diese Seite enthält drei Optionen:

• Eintippen des Namens und der Initialen – Für die meisten Unterzeichner ist das die einfachste Vorgehensweise, da sie keine weiteren Aktionen erfordert. Der Empfänger gibt seinen Namen ein und eine Schriftart, die wie Schreibschrift aussieht, wird angewendet..
  • Dynamisch Signaturschrift wählen – In Acrobat Sign sind mehrere Schriftarten verfügbar, die wie Schreibschrift aussehen. Diese werden standardmäßig in einer fest vorgegebenen Reihenfolge angewendet.  Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Ausgangspunkt für die verwendete Schriftart zufällig gewählt.
• Zeichnung einer handschriftlichen Signatur und Initialen auf den Bildschirm mit der Maus, einem Stift oder dem Finger – Wenn diese Option aktiviert wird, haben Empfänger die Möglichkeit, ihre Unterschrift auf dem Bildschirm selbst zu zeichnen..
• Hochladen von Bild mit Signatur und Initialen – Wenn aktiviert, können Empfänger ein Bild ihrer Signatur von ihrem lokalen System aus hochladen.

Empfängern erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden

Die Optionen in diesem Abschnitt geben vor, ob deine Empfänger eine vorhandene gespeicherte Signatur verwenden können (biometrische und bildbasierte Signaturen werden gespeichert).  Wenn du die Verwendung gespeicherter Signaturen nicht zulassen möchtest, muss der Empfänger jedes Mal seine Signatur eintippen, mit dem Mauscursor zeichnen oder per Bilddatei hochladen (je nachdem, welche Typen von Signaturen du erlaubst).

Folgende Optionen sind verfügbar:

• Alle Empfänger – Bei Auswahl dieser Option ist es allen Empfängern erlaubt, ihre gespeicherten Signaturen zu verwenden..
• Interne Empfänger – Diese Option erlaubt die Verwendung gespeicherter Signaturen nur den Empfängern, die auch als Benutzer in deinem Acrobat Sign-Konto vorhanden sind.
• Niemand – Bei Auswahl dieser Option ist es keinem deiner Empfänger erlaubt, eine gespeicherte Signatur zu verwenden.

Dieser Abschnitt enthält noch ein weiteres Kontrollkästchen:

• Benutzern erlauben, in meinem Konto ein Bild hochzuladen und dieses auf ihrem Profil als ihre Signatur und Initialen zu speichern – Wenn diese Option aktiviert wird, dürfen Benutzer in deinem Acrobat Sign-Konto ein Bild ihrer Signatur in ihren Abschnitt „Persönliche Vorgaben“ hochladen.

Das Hinzufügen deiner Firmenmarke ist eine hervorragende Möglichkeit, Acrobat Sign für die Benutzer in deinem Konto sowie für deine Unterzeichner anzupassen.

Firmenname und URL-Hostname

In diesem Abschnitt legst du den Firmennamen und einen Hostnamen für dein Konto fest. Diese können ganz allgemein lauten, dienen jedoch dazu, dein Konto zu personalisieren. 

Diese beiden Einstellungen gelten kontoweit und können nicht auf Gruppenebene angepasst werden.

Melde dich als Kontoadministrator an und navigiere zu Konto > Kontoeinstellungen > Kontoeinrichtung.

Firmenname

Der Wert, den du in dieses Feld eingibst, wird automatisch in das Feld „Firmenname“ für neue Benutzer übertragen, wenn diese im Konto erstellt werden.

Standardmäßig können Benutzer von Acrobat Sign ihre persönlichen Einstellungen bearbeiten. Dies schließt auch den Wert für den Firmennamen der einzelnen Benutzer ein.

Wenn du den Wert für den Firmennamen im Profil aller Benutzer in deinem Konto aktualisieren möchtest:

• Aktiviere das Kontrollkästchen neben Lege den Firmennamen für alle Benutzer im Konto fest.
• Klicke auf Speichern.

Alle Anwenderprofile übernehmen den Wert im Feld Firmenname als Wert für das Unternehmen in ihren Anwenderprofilen..

Hostname

Wenn du den Hostnamen für dein Konto festlegst, ändert sich die URL, über die sich deine Benutzer anmelden, sowie die URL, unter der Vereinbarungen für deine Unterzeichner gehostet werden.

Das Ergebnis ist eine angepasste URL mit deinem Hostnamen.

Der Bereich „Globale Einstellungen“ der Registerkarte „Konto“ ist einer der optionsreichsten der Kontoeinstellungen, wobei alle Einstellungen dem jeweiligen Anwendungsfall angepasst werden sollten.

Nachfolgend werden die einzelnen Optionen mit unseren Empfehlungen kurz beschrieben, wobei es durchaus wahrscheinlich ist, dass du in deinem spezifischen Anwendungsfall von den gängigen Einstellungen abweichen musst.

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• Eine CSV mit Formulardaten den E-Mails mit signierter Vereinbarung anhängen
  Aktiviere dieses Kontrollkästchen, wenn du Formulare verwendest und für jedes signierte Dokument eine CSV-Datei mit den Felddaten exportieren möchtest. Eine gesonderte CSV-Datei für jede Transaktion kann aber verwalterisch schwer zu handhaben sein.
  
  Wenn du die Daten aufzeichnenoder zurück in dein CRM-System speisen musst, empfiehlt es sich, sich die Zeit für die Entwicklung einer API-Lösung zu nehmen.
  


• Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  Mit dieser Funktion kannst du steuern, welche Transaktionsdateien den einzelnen Unterzeichnern angezeigt werden. Eine optimale Nutzung dieser Funktion setzt genaue Kenntnisse des Signaturablaufs hinsichtlich der gesendeten Dokumente voraus und du solltest genau wissen, wie diese angefügt werden.
  
  Wenn du eine große, aus mehreren Dateien bestehende Transaktion an mehrere Unterzeichner senden möchtest und Teile dieses Dokuments einzelnen Unterzeichnern verborgen bleiben sollen, dann ist dies die richtige Einstellung für dich! Wenn du noch nicht genau weißt, was du von dieser Option halten sollst, sieh dir dieses Video an.

• PDF-Kopie des signierten Dokuments anhängen bei E-Mails an
  Nach Abschluss der Transaktion erhält jeder Beteiligte standardmäßig eine Kopie. Mit dieser Einstellung kannst du die Standardeinstellung ändern. In diesem Fall gehen die Kopien nur an interne, externe, alle oder keine Beteiligten.
  
  Welche Einstellung du hier wählst, richtet sich nach der Art deiner Dokumente. Enthalten diese vertrauliche Informationen, so empfiehlt es sich, keine signierten Kopien per E-Mail zu versenden. Dies ist die sicherste Option, bringt es aber mit sich, dass der eine oder andere Kunde nach einer Kopie des Dokuments fragen wird. In diesem Fall empfiehlt es sich, dass sich der Unterzeichner bei Acrobat Sign registriert und dort ein kostenloses Konto eröffnet, über das er eine Kopie direkt aus Acrobat Sign abrufen kann.
  


• Audit-Bericht an fertige Dokumente anhängen
  Wenn du mit der Kopie des signierten Dokuments, das wir dir per E-Mail zurücksenden, Audit-Berichte wünschst, dann solltest du diese Option zumindest für den Absender aktivieren.
  


• Mehrere Dokumente nach dem Signieren in ein Dokument zusammenführen
  Wenn du innerhalb einer Transaktion mehrere Dateien hochlädst, verkettet Acrobat Sign diese Dateien zu einem PDF-Dokument, bevor es zum Signieren weitergeleitet wird.
  
  Diese Einstellung legt fest, ob signierte und archivierte E-Mails eine einzige große PDF-Datei enthalten oder ob dieses Dokument in mehrere Einzeldateien zerlegt wird.
  

• Eine zusätzliche Kopie von jeder signierten Vereinbarung an diese E-Mail-Adressen senden

Bei dieser Einstellung geht es wieder um das externe Archiv. Sie kann aber auf Gruppenebene (für Kunden auf den Dienststufen Business und Enterprise) konfiguriert werden, sodass es dir beispielsweise möglich ist, abgeschlossene Kaufverträge zur Abrechnung weiterzuleiten oder abgeschlossene Vertraulichkeitsvereinbarungen an ein juristisches Team weiterzuleiten.

• Signiertes Dokument hochladen
  Wenn du den Unterzeichnern erlaubst, das Dokument zu drucken und erst dann zu signieren und an dich zurückzufaxen, solltest du diese Einstellung aktivieren. Eines Tages wird tatsächlich jemand diese Möglichkeit wahrnehmen, und wenn diese Einstellung dann nicht aktiviert ist, kannst du die Transaktion in Acrobat Sign nicht mehr schließen.
  
• Twitter-Integration
  Lasse deine Leute ihren Erfolg weitertragen! Diese Option versendet bei jedem Transaktionsabschluss eine Twitter-Benachrichtigung.
  
• Delegation für Benutzer in meinem Konto
  Delegation bedeutet in diesem Fall, dass ein anderer Unterzeichner (E-Mail-Adresse) das Dokument an deiner Stelle signieren kann. Der ursprünglich Beteiligte kann nach wie vor auf das Dokument zugreifen. Durch die Delegation wird lediglich einem anderen Benutzer das Recht zum Signieren eingeräumt.
  
  Im Allgemeinen raten wir, den Signaturprozess so einfach wie möglich zu gestalten, und dies schließt die Möglichkeit der Delegierung ein. In einigen Anwendungsfällen wird es aber notwendig sein, dass nur eine bestimmte Person ein Dokument signiert.
  

• Signatur-Berechtigung
  Diese Einstellung gibt für die Benutzer deines Acrobat Sign-Kontos den Standardzugriff für die Signatur von Dokumenten vor.
  Im Allgemeinen empfehlen wir, jedem die Signatur standardmäßig zu erlauben. Wenn du Acrobat Sign für Personalzwecke einsetzt, musst du jedem sogar die Möglichkeit der Signatur einräumen.
  Andernfalls, wenn du allen standardmäßig die Berechtigung zum Signieren verweigerst, musst du die Personen, die tatsächlich signieren müssen, explizit aktivieren.
  Tipp:Als Administrator gehörst du offiziell nicht zu den Unterzeichnern. Wenn du also selbst Dokumente signieren musst und du die Möglichkeit der Signatur standardmäßig deaktivierst, solltest du als Nächstes „Benutzer und Gruppen“ aufrufen, dort auf deine E-Mail-Adresse klicken und dir selbst die Berechtigung zum Signieren erteilen.
• Delegation für Benutzer außerhalb meines Kontos
  Diese Einstellung entspricht der eben beschriebenen Funktion, gilt aber für Benutzer außerhalb deines Acrobat Sign-Kontos.
  Zeitzone wählen, die für die von Benutzern in diesem Konto erstellten Verträge verwendet werden soll
  Damit legst du die Zeitzone für die Zeitdatumsstempel deiner Transaktionen fest.
  
• Einstellungen für Gruppenadministratoren
  Kunden mit der Business- oder der Enterprise-Dienststufe können Gruppen einrichten und wenn bei deinen Gruppen eingerichtet sind, möchtest du vermutlich auch Administratoren für deine Gruppen einrichten.
  Mit diesen beiden Einstellungen kannst du deinen Gruppenadministratoren das Hinzufügen neuer Benutzer oder die Änderung der Einstellungen auf Ebene der betreffenden Gruppe erlauben (oder verweigern). Es handelt sich hier im Wesentlichen um die gleichen Einstellungen, die auch im Bereich „Globale Einstellungen“ enthalten sind.
  

Sendeeinstellungen sind die Einstellungen, die deinen sendenden Mitarbeitern über die Registerkarte „Senden“ bereitgestellt werden. In diesem Abschnitt werden alle auf dieser Seite verfügbaren Konfigurationen beschrieben.

Wie auch die globalen Einstellungen sind diese je nach Anwendungsfall spezifisch einzustellen.

Auch dieser Abschnitt ist ein wenig lang geraten, also hole dir am besten noch etwas zu trinken und navigiere dann zu Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen.

• Neues Sendeerlebnis
  Diese Einstellung aktiviert das neue Sendeerlebnis. Du kannst Benutzern auch die Möglichkeit geben, zwischen dem neuen und dem klassischen Sendeerlebnis umzuschalten.
  
• Senden-Seite nach dem Anmelden anzeigen 
  Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden deine Benutzer nach der Anmeldung bei Acrobat Sign statt auf die Startseite auf die „Senden“-Seite geleitet.
  Falls das Laden der Seite nach der erstmaligen Anmeldung ein wenig länger dauert, liegt das vermutlich an den Skripts, die auf der Startseite ausgeführt werden, damit diese coolen Berichtsdiagramme auch die richtigen Daten anzeigen. Möchten deine Benutzer lieber gleich mit dem Senden beginnen, statt sich zuerst die Daten auf der Startseite anzusehen, dann ist dies genau die richtige Funktion für dich!
  
• Dokumente zur Genehmigung senden
  Müssen in deinem Arbeitsablauf Dokumente von einer oder mehreren Personen genehmigt, nicht aber signiert werden? Wenn dies der Fall ist, aktivierst du diese Funktion.
  

• Anhängen von Dokumenten
  Diese Einstellung ermöglicht dem Benutzer das Anhängen von Dokumenten über sämtliche der hierfür zur Verfügung stehenden Kanäle. Wenn bei dir die Versionskontrolle deiner Dokumente sehr wichtig ist, empfiehlt es sich für dich vermutlich, alles außer der Bibliothek mit den aktuellen Versionen deiner Formulare zu deaktivieren.
  
• Dokumentname automatisch ausfüllen
  Das automatische Ausfüllen des Dokumentnamens ist eine nette Zeitersparnis. Denke aber daran, dass das Dokument den Namen der ersten angehängten Datei annimmt. Wenn du diese Option aktivierst, solltest du ernsthaft überlegen, ob du dem Absender die Bearbeitung des Dokumentnamens erlaubst. Nur für alle Fälle.
• Sprachen
  Diese Einstellung erlaubt es Benutzern, die Signiersprache des externen Unterzeichners auf der Senden-Seite zu bestimmen.
  

• Nachrichtvorlagen
  Eine großartige Zeitersparnis für Mitarbeiter mit großem Arbeitsvolumen. Über Nachrichtvorlagen kannst du eine neue Standardnachricht festlegen sowie zahlreiche weitere benutzerdefinierte Nachrichtvorlagen definieren. Die Einrichtung von Vorlagen empfiehlt sich allemal, wenn du die gleichen Dokumente mehrmals am Tag mit der gleichen Nachricht versendest.
  
• Private Nachricht an Empfänger senden
  Erlaubt das Senden einer privaten Nachricht an die einzelnen Empfänger.
  
• Erlaubte Signaturarten
  Standardmäßig ist nur die elektronische Signatur (e-Signatur) erlaubt. Es gibt aber immer noch recht viele Menschen, die ihre Dokumente ausdrucken und per Fax zurücksenden möchten. Wenn dies auch auf einige deiner Kunden zutrifft, aktivierst du die Faxsignatur.
  
• Einstellungen der Absender-Signatur
  Diese Einstellungen sind für Fälle vorgesehen, in denen der Absender auch Gegenzeichner des Dokuments ist. Wenn du deinen Absendern erlaubst, die von ihnen versendeten Dokumente gegenzuzeichnen, empfiehlt es sich, für deinen Arbeitsablauf Standardeinstellungen festzulegen, um die für deine Absender für jede Transaktion anfallenden Anpassungen zu reduzieren.
  
• Erinnerungen
  Wenn dein Arbeitsablauf Erinnerungen erfordert, kannst du hier das Intervall und den Text der Erinnerung einrichten. Dadurch erleichterst du deinen Absendern ihre Arbeit ein weiteres Stück.
  
• Kennwortschutz für signierte Dokumente
  Wenn aktiviert, muss der Benutzer zum Öffnen bzw. Online-Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort eingeben.
  Dies entschleunigt den Prozess zwar etwas, ist aber eine sinnvolle Sicherheitsvorkehrung.
  
• Bestätigung der Unterzeichneridentität für die Unterzeichner in meinem Konto
  Acrobat Sign stellt für Unterzeichner verschiedene Zweit-Faktor-Authentifizierungsmethoden zur Verfügung. Je nach Anwendungsfall empfiehlt es sich, eine oder mehrere dieser Optionen zuzulassen, wobei du die Auswahl der Methode auch deinen Absendern überlassen kannst.
  

• Dokumentablauf
  Wenn dein Arbeitsablauf Zeitfenster für Sonderkonditionen zulassen soll, beispielsweise einen Rabatt, der nur innerhalb der nächsten XX Tage gilt, kannst du dieses Zeitfenster festlegen und den Ablauf des Dokuments erzwingen, wenn es nicht innerhalb dieser Zeit signiert wird.
  Wenn du diese Option aktivierst, empfiehlt sich eventuell auch die Aktivierung der Option Modifizierung der Ablaufeinstellungen nach Versand des Dokuments zulassen. Du musst die Frist nicht verlängern, aber sich Optionen offenzuhalten, ist niemals schlecht.
  
• Neue Funktionen für Vorschau und Verfassen
  Aktiviert das neue Authoring-Erlebnis. Ermöglicht Benutzern auch den Wechsel zwischen dem neuen und dem klassischen Authoring-Erlebnis.
  
• Vorschau anz., Signatur platzieren od. Formularfelder hinzufüg.
  Wenn deinen Dokumenten öfter auf die Schnelle Felder hinzugefügt werden müssen, solltest du das Drag & Drop-Werkzeug zum Hinzufügen von Feldern standardmäßig aktivieren. Bestehen in deinem Unternehmen hingegen strenge Anforderungen bezüglich der Versionskontrolle von Dokumenten, solltest du Benutzern keinesfalls die Möglichkeit der Feldanpassung geben.
  
• Signierreihenfolge
  Die meisten Dokumente (mit denen wir zu tun haben) werden der Reihe nach signiert und dies ist auch die Standardeinstellung. Wenn in deinem Arbeitsablauf aber eher die parallele Signatur von Dokumenten üblich ist, jeder also zur selben Zeit zum Signieren aufgefordert wird, kannst du dies hier konfigurieren.
  
  Wenn der Arbeitsablauf in deinem Unternehmen nicht eindeutig festzulegen ist, kannst du deinen Absendern auch erlauben, den für die jeweilige Transaktion geeigneteren Ablauf selbst auszuwählen.

Die Sicherheitseinstellungen von Acrobat Sign entsprechen dem allgemein üblichen Kennwortschutz gängiger Anwendungen – mit zusätzlich einigen nicht ganz so üblichen Dokumenteinstellungen.

Zur Einrichtung deiner Sicherheitseinstellungen navigierst du zu Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.

• Einstellungen für einmaliges Anmelden
  Authentifizieren sich deine Benutzer über eine Adobe- oder Google-Benutzerdatenbank? In diesem Fall solltest du die entsprechende Einstellung aktivieren und diejenigen deaktivieren, deren Verwendung du nicht erwartest.
  
• Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  Hierüber kannst du das Speichern der Anmeldedaten des Benutzers für einen bestimmten Zeitraum festlegen. Wähle den Zeitraum in der Dropdownliste aus.
  
• Richtlinien für Anmeldekennwort
  Diese Einstellung legt fest, wie oft das Kennwort zurückgesetzt werden muss und wie viele ältere Kennwörter sich Acrobat Sign merkt, um die erneute Einrichtung bereits früher verwendeter Kennwörter zu vermeiden.
  
• Stärke für Anmeldekennwort
  Die Stärke deiner Anmeldekennwörter ist ausschlaggebend für die Sicherheit deines Kontos. Wir empfehlen dir hier mit deiner Einstellung bis an die Grenzen der Toleranz deiner Benutzer zu gehen.
  
• Art der PDF-Verschlüsselung
  Bei der Einstellung der Verschlüsselungsebene für PDF-Dokumente musst du die von deinen Unterzeichnern voraussichtlich verwendete Reader-Version berücksichtigen. Je höher die Verschlüsselungsebene, desto aktueller sollte die Reader-Version sein.
  Wenn deine Zielpersonen auch nur marginal technisch interessiert sind, siehst du mit „128-Bit AES“ schon sehr gut da. Acrobat 7 wurde Anfang 2005 veröffentlicht und die meisten Benutzer haben Acrobat seither aktualisiert.
  
• API
  Hierüber kannst du erlauben, dass nicht zertifizierte Partneranwendungen auf Daten von diesem Konto zugreifen. Du kannst auch Benutzern, die keine Kontoadministratoren sind, die Entwicklung von Anwendungen erlauben, die die Acrobat Sign-API nutzen.
  
• Zulässige IP-Bereiche
  Wenn du Bedenken hast, dass externe Personen versuchen könnten, auf deine Benutzer zuzugreifen, ist die Einschränkung des IP-Bereichs eine herausragende Abwehrmaßnahme. In diesem Fall darf allerdings keiner deiner internen Mitarbeiter vom Home Office aus oder an einem Mobilgerät außerhalb deiner Unternehmensnetzwerke arbeiten.
  
• Kontofreigabe
  Die Kontofreigabe eignet sich herausragend zur Verwaltung der deinen unterstellten Mitarbeiter. Es ist aber durchaus sinnvoll, zu kontrollieren, mit wem sie ihre Konten teilen. Viele Administratoren erstellen Kontofreigaben nur bei der Erstellung neuer Benutzer. Die kontoweite Einstellung ist in diesem Fall deaktiviert.
  
• Bestätigung der Unterzeichneridentität
  Hier legst du fest, ob sich deine Benutzer vor dem Signieren eines Dokuments anmelden müssen. Je nach Anwendungsfall kann dies eine gute Sicherheitsvorkehrung sein.
  
• Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  Darüber kannst du eine Kennwortrichtlinie anwenden, wenn das Signieren oder die Anzeige von Dokumenten geschützt ist.
  
• Kennwortstärke für das Signieren einer Vereinbarung
  Lege eine Kennwortstärke fest.
  
• Wissensbasierte Authentifizierung
  Du kannst festlegen, wie oft Unterzeichner versuchen können, ihre Identität zu bestätigen, bevor die Vereinbarung abgebrochen wird.

Willst du die API verwenden? Diese Option solltest du in Erwägung ziehen, wenn du ein Entwickler bist oder in deinem Unternehmen eigene Programme entwickelt werden und du Acrobat Sign in dein bestehendes CRM-System (oder ein anderes API-fähiges System) integrieren möchtest.

Acrobat Sign unterstützt eine REST API:

Navigiere zu Konto > Acrobat Sign-API.

Die Verwendung von Adobe Document Cloud-APIs für den Zugriff auf Benutzerdaten erfordert OAuth-Token.

Du kannst einen Integrationsschlüssel erstellen, wenn du eine Legacy-Anwendung hast, die OAuth nicht unterstützt.

Wenn der Link für die Erstellung des Integrationsschlüssels nicht angezeigt wird, wende dich an den Support.

Auf dieser Seite findest du außerdem folgende Links:

• einen WSDL-Link
• einen Link zu den OAuth-Token
• einen Link zur Dokumentation der Methoden
• Und einen Link zu den REST API-Beispielen

Darüber hinaus wird nach der Aktivierung der API links ein weiterer Link zum API-Anfrageprotokoll angezeigt. Dieses Protokoll zeichnet die eingehenden XML-Dateien deiner API-Aufrufe auf und kann bei der Fehlerbehebung codebasierter Probleme von unschätzbarem Wert sein.

Die REST API ist über die API-Anwendungsoption verfügbar.

Klicke auf dieser Seite auf den Link Neue Anwendung erstellen, gib deiner Anwendung einen Namen und klicke auf die Schaltfläche Anwendung erstellen.

Eine Anwendungs-ID und Geheimfrage zu deiner neuen Anwendung werden sofort generiert und angezeigt.

Die Aufteilung deiner Benutzer in Funktionsgruppen kann enorm hilfreich sein, insbesondere wenn für die Gruppen unterschiedliche Signaturanforderungen oder Berichtsstrukturen gelten.

Glücklicherweise ist die Erstellung von Gruppen in Acrobat Sign erstaunlich einfach. Navigiere einfach zu
Konto > Benutzer oder Konto > Gruppen.

Klicke rechts oben auf der Seite „Gruppen“ auf die Schaltfläche + und gib den neuen Gruppennamen in das Feld ein.

Es gibt außerdem einen Link zum Konfigurieren der Einstellungen für die Gruppe. Klicke auf die Zeile, damit der Link zu den Gruppeneinstellungen angezeigt wird. Diese Einstellungen sind nahezu identisch mit den globalen Einstellungen, die du auf Kontoebene konfiguriert hast. Da Gruppen aber dem Konto untergeordnet sind, setzen die Gruppeneinstellungen die Kontoeinstellungen für die jeweilige Gruppe außer Kraft.

Beachte auch, dass der Gruppenname geändert werden kann. Falls du die Namen deiner Gruppen ändern musst, ist dies also überhaupt kein Problem.

Jetzt ist es an der Zeit, Benutzer hinzuzufügen.

Hierzu stellt Acrobat Sign zwei Methoden bereit:

Einen nach dem anderen

oder

Massenerstellung aus einer CSV-Datei

Ein einzelner Benutzer ist schnell und einfach erstellt. Navigiere einfach zu
Konto > Benutzer und klicke in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „+“, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Das Dialogfeld „Erstellen“ wird angezeigt.

Gib die E-Mail-Adresse sowie den Vor- und den Nachnamen ein und wähle dann die Gruppe aus, der du den Benutzer zuordnen möchtest (sofern erforderlich).

Auf dieser Seite siehst du auch das Kontrollkästchen „Deine Verträge anzeigen“. Mit dieser Option erstellst du eine Kontofreigabe des neuen Benutzers für den Administrator. Dieses Kontrollkästchen solltest du aktivieren, wenn die Transaktionen des neuen Mitarbeiters überwacht werden müssen.

Auch wenn dies nicht erforderlich ist, kannst du eine Freigabe erstellen. In diesem Fall empfiehlt sich aber die Funktion „Kontofreigabe“.

Nach der Erstellung des Benutzers erhält er über die E-Mail-Adresse, die du bereitgestellt hast, eine Aufforderung zur Einrichtung seines Kennworts und sobald dies erledigt ist, wird der Benutzer aktiviert, sodass er sein erstes Dokument senden kann.

Für die Massenerstellung navigierst du zu Konto > Benutzer und klicken dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche +, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Klicke im Dialogfeld „Erstellen“ auf Benutzer massenweise erstellen.

Als Grundlage verwendest du eine CSV-Datei, die mindestens eine Spalte mit der E-Mail-Adresse sowie eine Spalte mit dem Vornamen und eine mit dem Nachnamen enthält. Das genaue Format siehst du in der CSV-Beispieldatei. Klicke hierzu auf den Link CSV-Musterdatei herunterladen. Bereite deine Datei im angegebenen Format vor. Wenn die Datei fertig ist, klicke auf Durchsuchen und wähle die Datei aus.

Der einzige Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass du keine Freigabe der neuen Benutzer für den Administrator erstellen kannst.