Eine freigegebene Vorlage kopieren und bearbeiten

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Die Adobe Acrobat Sign-Vorlagenbibliothek enthält drei US-Steuerdokumente als Beispiele dafür, wie Formulare erstellt werden können. Sie sind komplett gültig und funktionsfähig, können aber nicht von Benutzern bearbeitet werden, da sie für alle Konten freigegeben sind. Der folgende Artikel beschreibt den Vorgang zum Speichern einer Acrobat Sign-Vorlage in Ihrer eigenen Bibliothek, damit Sie die Felder bei Bedarf bearbeiten und dieses Dokument dann in Ihrem lokalen Konto verteilen können. Dieser Vorgang beruht auf Formfeldschablonen und kann somit nur in den Abo-Varianten für Teams, Business und Enterprise verwendet werden.


Überblick

Das Erstellen einer Kopie einer Bibliotheksvorlage dauert ungefähr 2–3 Minuten und bietet Ihnen eine Version des Dokuments, über die Sie die vollständige Kontrolle haben.

Bevor Sie den untenstehenden Prozess starten, sollten Sie eine PDF-Version des IRS-Formulars, das Sie replizieren möchten, von der IRS.gov-Website abrufen.  Die Behörde ändert diese Formulare regelmäßig. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version verwenden.

Sobald Sie eine PDF-Datei des Formulars haben, besteht der Vorgang aus zwei schnellen Schritten:

  • Die Vorlage durch Senden einer Vereinbarung kopieren
  • Die Vorlageneigenschaften kopieren, um das Dokument anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen (optional)

Zusätzlich sind am Ende dieses Artikels Schritte zum Hochladen einer neuen Version des Basisformulars und zum Anwenden der Feldüberlagerung auf diese Version enthalten.

Vorsicht:

Bei der API, die die Konten verwendet, muss bedacht werden, dass jede Vorlage eine andere documentID hat. Wenn Sie eine Vorlage replizieren, die Sie in der Acrobat Sign-Bibliothek verwenden, müssen Sie die documentID in Ihren API-Aufrufen so aktualisieren, dass die neue Kopie verwendet wird.


Die Vorlage kopieren

Wenn Sie die Vorlage kopieren möchten, müssen Sie eine Vereinbarung senden, indem Sie die vorhandenen Acrobat Sign-Vorlage in der Authoring-Umgebung verwenden und während dieses Vorgangs eine Kopie speichern.

  1. Navigieren Sie zur Seite Senden von Acrobat Sign und starten Sie eine Vereinbarung

  2. Konfigurieren Sie die Vereinbarung für zwei Empfänger.

    • Die Empfänger müssen nicht gültig sein, da die Vereinbarung nicht unterzeichnet, sondern nur kopiert werden muss.
    • Die Vereinbarung wird gesendet, daher ist die Verwendung einer als „schwarzes Loch“ bekannten E-Mail-Adresse eine gute Idee 
      • z. B.: keineantwort@meinedoemain.de
    Hinweis:

    Es werden zwei Empfänger definiert, da die Vorlage, die Sie kopieren, Felder für zwei Empfänger identifiziert. Wenn Sie die Vereinbarung nur für einen Empfänger konfigurieren, importieren Sie nur die Felder für den ersten Empfänger.

  3. Hängen Sie die Acrobat Sign-Vorlage an, die Sie kopieren möchten.

    • Verwenden Sie jeweils nur eine Vorlage.
    • Im folgenden Beispiel wird I-9 verwendet, aber alle Vorlagen funktionieren genauso.

  4. Aktivieren Sie das Kästchen für Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“ und klicken Sie dann auf Weiter.

    • Die Authoring-Umgebung wird geöffnet und das Formular wird angezeigt.

  5. Bei geöffneter Authoring-Umgebung:

    • Aktivieren Sie das Kästchen In Dokumentenbibliothek speichern.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

  6. Es wird ein Layover angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, die neue Vorlage zu benennen, die Sie in Ihrer persönlichen Dokumentenbibliothek speichern.

    • Sie können den Namen beibehalten oder sie bei Bedarf umzubenennen.
    • Nachdem Sie den Namen der Vorlage festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und senden.

  7. Nachdem Sie auf die Schaltfläche Speichern und senden geklickt haben, wird das Dokument in Ihrer persönlichen Bibliothek als Dokument gespeichert.

    • Die Vereinbarung wird auch zum Unterzeichnen gesendet, was keine Auswirkungen haben sollte, wenn Sie „sichere“ E-Mail-Adressen definiert haben.


Die Vorlageneigenschaften aktualisieren

Eine Kopie des Formulars ist jetzt in Ihrer persönlichen Bibliothek vorhanden, aber wenn sie von anderen Personen verwendet werden muss, müssen Sie den Zugriffsbereich erweitern.

  1. Klicken Sie oben im Fenster auf den Link Verwalten, um die Seite Verwalten zu öffnen.

    Auf der Seite „Verwalten“ sind zwei neue Einträge vorhanden:

    • Die Scheinvereinbarung, die im Abschnitt Zur Signatur versandt gesendet wurde.
    • Die Dokumentvorlage im Abschnitt Bibliotheksvorlagen.
    Hinweis:

    An dieser Stelle empfiehlt es sich, die Scheinvereinbarung, die Sie zum Kopieren der Vorlage verwendet haben, abzubrechen und zu löschen.

  2. Klicken Sie in der Dokumentvorlage auf den Link Bearbeiten.

    • Dadurch wird die Authoring-Umgebung gestartet.
    Vorlage auf der Seite „Verwalten“ bearbeiten

  3. Sobald die Authoring-Umgebung geöffnet wurde, erweitern Sie oben rechts im Fenster den Abschnitt Vorlageneigenschaften.

    Hier stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

    • Die Vorlage umbenennen
    • Den VORLAGENTYP ändern (die Auswahl von Beide wird empfohlen)
    • Den Zugriffsbereich (ZULÄSSIGE BENUTZER) für Ihre Gruppe oder das gesamte Unternehmen bei Bedarf ändern

  4. Klicken Sie Speichern, um die angepassten Vorlageneigenschaften zu speichern.

    • Es wird eine Seite „Erfolg“ geöffnet, die angibt, dass die Vorlage ordnungsgemäß gespeichert wurde.

Herzlichen Glückwunsch!  Die Acrobat Sign-Vorlage wurde erfolgreich in Ihr persönliches Konto kopiert!


Eine andere Dokumentversion mithilfe der vorhandenen Feldüberlagerung erstellen

Für Kunden, die eine neue Version eines Formulars hochladen möchten (da sie es regelmäßig ändern), können Sie schnell eine neue Dokumentvorlage erstellen und die Feldüberlagerung aus Ihrer vorhandenen Vorlage anwenden.

Zwei Schritte sind erforderlich:

  • Das neue Formular hochladen
  • Die Feldüberlagerung anwenden

Hierfür benötigen Sie eine Kopie der Dokumentversion, auf die Sie die Feldüberlagerung anwenden möchten.  Im Falle der IRS-Dokumente können Sie diese auf der IRS.gov-Website abrufen.

Sie müssen außerdem Eigentümer der Vorlage sein, die Sie als Feldüberlagerung für das neue Formular verwenden möchten.


Das Formular hochladen

  1. Navigieren Sie in Acrobat Sign zur Startseite

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederverwendbare Vorlage erstellen.

    • Dadurch wird die Seite Bibliotheksvorlage erstellen geöffnet.
    Wiederverwendbare Vorlage erstellen

  3. Bei geöffneter Seite Bibliotheksvorlage erstellen:

    • Geben Sie einen Vorlagennamen für die neue Vorlage ein.
      • Im Idealfall etwas, das die Vorlage eindeutig identifiziert. Der Name kann später geändert werden.
    • Laden Sie die neue Datei hoch, auf der die neue Dokumentvorlage basieren soll.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau anzeigen und Felder hinzufügen.
      • Dadurch wird die Authoring-Umgebung gestartet.


Die Feldüberlagerung anwenden

  1. Sobald die Authoring-Umgebung geöffnet ist:

    • Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf das Dropdown-Menü Feldvorlagen.
    • Wählen Sie die Vorlage aus, die angewendet werden soll.

  2. Wenn Sie die Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden.

     

    Das Dokument wird für kurze Zeit verarbeitet, während die Feldüberlagerung angewendet wird.

    Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Formular aktualisiert und die angewendeten Felder werden angezeigt.

  3. Wenn die Struktur der Seite sehr ähnlich war (was bei IRS-Formularen im Allgemeinen der Fall ist), sollte die Feldplatzierung sehr ähnlich ausgerichtet sein.  

    Es lohnt sich jedoch, sich die Vorlage ein paar Minuten anzusehen und sicherzustellen, dass die Felder wie gewünscht ausgerichtet sind.

    Dies der ideale Zeitpunkt, die Felder und ihre Eigenschaften bei Bedarf Ihren Erwartungen entsprechend anzupassen.

    Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Speichern, um die Dokumentvorlage zu speichern.

     

    Sobald das Dokument gespeichert wurde, finden Sie die neue Vorlage auf der Seite Verwalten im Abschnitt Vorlagen.

    Vorlagen auf der Seite „Verwalten“

  4. Testen Sie das Dokument intern, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.

    Wenn Sie sicher sind, dass das Formular richtig ist:

    • Bearbeiten Sie die neue Vorlage auf der Seite Verwalten.
    • Legen Sie unter Vorlagenname den endgültigen Namen fest, der angezeigt werden soll.
    • Ändern Sie die Vorlageneigenschaften, um Zugriff auf Ihre Gruppe/Ihr Unternehmen zu gewähren.
    Hinweis:

    Ändern Sie optional die Vorlageneigenschaften der älteren Formularversion in den Zugriffsbereich Nur ich, um sie zu sichern, falls Sie zu der alten Vorlage zurückkehren müssen.

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