Adobe Acrobat Sign ist eine Partnerschaft mit eOriginal eingegangen, um Unternehmen durch die Archivierung von wichtigen signierten Dokumenten in einem sicheren digitalen Archiv bei der Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen zu unterstützten. Sobald ein Dokument signiert wurde, kann eOriginal es sicher mit der höchsten Sicherheitsstufe und in Übereinstimmung mit gesetzlichen Bestimmungen in einer vollständig digitalen Umgebung archivieren. Unternehmen können wählen, ob sie alle Dokumente in einem bestimmten Konto, alle Dokumente, die durch eine bestimmte Gruppe (oder Untergruppe von Benutzern) initiiert wurden oder einzelne Dokumente archivieren möchten.
Wenn ein Dokument erstellt wird, wird das in Acrobat Sign hochgeladene Originaldokument als maßgebliche Kopie des Vertrags betrachtet. Die maßgebliche Kopie bleibt während des gesamten Unterzeichnungszyklus auf den Adobe-Servern. Sobald der Unterzeichnungszyklus abgeschlossen ist, wird die maßgebliche Kopie im eOriginal-Archiv archiviert und das Dokument wird zur Urkunde. Eine PDF-Kopie des Dokuments bleibt bei Acrobat Sign, erhält aber das Wasserzeichen „Kopie des Originals“, womit darauf hingewiesen wird, dass das von eOriginal archivierte Dokument die einzige authentische Version ist:
Nach Abschluss des Signaturzyklus löst jede Transaktion, für die die Archivierung aktiviert ist, den eOriginal-Archivierungsdienst aus, der die Übertragung der maßgeblichen Kopie initiiert. Es handelt sich hier um einen asynchronen Frage-und-Antwort-Vorgang, innerhalb dessen der Archivierungsdienst Informationen von Acrobat Sign anfordert, nachdem er eine Benachrichtigung erhielt. Daraufhin stellt Acrobat Sign den angeforderten Inhalt bereit.
Diese sequenziellen Anforderungen finden nahezu in Echtzeit statt, um sicherzustellen, dass die maßgebliche Kopie zum Zeitpunkt des Abschlusses des Signaturvorgangs vom Archivierungsdienst gespeichert wird.
Nachdem die endgültige Signatur angewendet wurde, werden die folgenden Schritte in der angegebenen Reihenfolge ausgeführt:
Der Archivierungsdienst umfasst nur die endgültige (autorisierende) Kopie des Dokuments und die zugehörigen Bilder.
Die Zwischenversionen des Dokuments (vor der endgültigen Signatur) sind nicht Teil des Archivierungsvorgangs.
Diese inoffiziellen Versionen verbleiben in einem nicht mit Wasserzeichen versehenen Status auf den Acrobat Sign-Servern, es sei denn, sie werden durch einen anderen Prozess (z. B. eine Aufbewahrungsrichtlinie oder eine DSGVO-Aktion) gelöscht.
Zu diesem Zeitpunkt speichert Acrobat Sign nur eine Kopie des endgültigen Dokuments mit Wasserzeichen. Miniaturbilder (wie in Acrobat Sign angezeigt) sind ebenfalls mit einem Wasserzeichen versehen, um sicherzustellen, dass sich nur eine Version ohne Wasserzeichen im Besitz des Archivierungsdienstes befindet.
Sobald das Dokument archiviert wurde, bewahrt Adobe keine Kopien des endgültigen Dokuments ohne Wasserzeichen mehr auf.
Bei Ihrem Konto anmelden