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Aktualisiere dein Konto, um Benutzer in mehreren Gruppen (UMG) zuzulassen

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

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Überblick über UMG (Benutzer in mehreren Gruppen)

Benutzer in mehreren Gruppen erweitert die praktische Verwendung der Gruppen-Struktur über die Erstellung einer Liste von Benutzern und der ihnen zur Verfügung stehenden Elemente hinaus.

Eine Gruppe ist im Wesentlichen eine Gruppe von Berechtigungen, die die Optionen und Standardwerte steuern, die dem Benutzer beim Erstellen von Vereinbarungen oder Verwalten von Assets (Berichte, Bibliotheksvorlagen usw.) angezeigt werden

Wenn ein Benutzer ein Abonnement für mehrere Gruppen haben kann, haben Administratoren die Möglichkeit, Gruppen mit ausdrücklich vorgesehenen Arbeitsabläufen zu erstellen. Starke Standardwerte können installiert und Konfigurationsoptionen eingeschränkt werden, um einen beschleunigten Dokumentenfluss und eine bessere Auflösung zu gewährleisten. So können z. B. spezielle Gruppen für Folgendes erstellt werden:

  • interne Dokumente (Steuerdokumente, automatische Einzahlungsformulare, Urlaubsanfragen),
  • rechtliche Dokumente (Geheimhaltungsvereinbarung, Absichtserklärung),
  • konformitätsbeschränkte Signaturflüsse (CFR 21 part 11, PCI, HIPAA).
Seite mit aktiviertem UMG senden

Hinweis:

Es wird empfohlen, dass du ein Entwicklerkonto registrieren, damit du die verschiedenen Schnittstellen und Interaktionen, die UMG in einer sicheren Umgebung einführt, nutzen kannst.

Kunden, die über benutzerdefinierte API-Integrationen verfügen oder Integrationen von Drittanbietern nutzen, wird dringend empfohlen, ihren Code/ihre Integrationen vor der Aktualisierung in einem Entwicklerkonto gründlich zu testen.


Vor der Aktualisierung zu überprüfende/durchzuführende Aktionen

Hinweis:

Für alle Konten wird dringend die frühestmögliche Aktualisierung empfohlen, um Zeit für die Fehlerbehebung zu haben, falls Probleme auftreten.

Konten können zurückwechseln, wenn Probleme auftreten.


Aktualisieren des Kontos auf UMG

Wenn du sicher bist, dass dein Konto zum Aktualisieren bereit ist:

  1. Melde dich bei Acrobat Sign als Kontoadministrator an

  2. Navigiere zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Benutzer in mehreren Gruppen.

  3. Klicke auf die Schaltfläche Jetzt aktivieren.

     

    Seite „Globale Einstellungen“; die Steuerelemente „UMG aktivieren“ sind hervorgehoben

  4. Prüfe die Checkliste und aktiviere alle Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass dein Konto für die Aktivierung bereit ist.

    Klicke auf OK.

    UMG-Checkliste

  5. Klicke auf Speichern.


Was passiert, wenn UMG deaktiviert wird?

Wenn du das System auf Benutzer in einer einzelnen Gruppe zurücksetzen musst, sind einige Dinge zu beachten:

  • Alle Benutzer sind auf ihre primäre Gruppe beschränkt

    • Benutzer kann nur auf Vorlagen/Workflows zugreifen, die seiner primären Gruppe zugeordnet sind
    • Benutzer können Vereinbarungen nur über ihre primäre Gruppe senden
  • Alle Gruppenmitgliedschaften eines Benutzers (außer der primären Gruppe) sind deaktiviert

    • Wenn der Benutzer nicht in eine neue Gruppe verschoben wird, während UMG deaktiviert ist, werden die Benutzergruppen beim erneuten Aktivieren von UMG ebenfalls erneut aktiviert.
    • Wenn ein Benutzer einer neuen Gruppe zugewiesen wird, während UMG deaktiviert ist, wird die Tabelle group_membership des Benutzers mit nur einer (primären) Gruppe neu geschrieben (und die inaktiven Gruppendatensätze deaktiviert). Der Benutzer behält nur die primäre Gruppenmitgliedschaft bei, wenn UMG erneut aktiviert wird
  • Alle UMG-aktivierten Seiten werden auf die Oberfläche/Funktionalität für einzelnen Gruppen zurückgesetzt

    • Sende-/Vorlagen-Seiten entfernen die Gruppenauswahl.
    • Bei der Massenerstellung von Benutzern wird wieder die vorherige Syntax verwendet.
  • Seitenversionsoptionen werden in ihren vorherigen Status zurückgesetzt

    • Wenn du dein Konto vor dem Update nicht so konfiguriert hast, dass die aktuellsten Versionen der Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierter Workflow verwendet werden, kehrt dein Konto zu genau den Seitenkonfigurationen zurück, die vor dem Update vorhanden waren
  • Benutzer behalten den Zugriff auf alle Elemente, die sie erstellt haben (Vereinbarungen, Bibliotheksvorlagen, Webformulare)

    • Der Ersteller eines Assets ist immer damit als Eigentümer verknüpft, unabhängig von der Gruppenzuordnung.
  • Bestehende Vereinbarungen bleiben unberührt und werden wie üblich abgeschlossen.

    • Das Ändern des Gruppenstatus des Eigentümers hat keine Auswirkungen auf bereits laufende Vereinbarungen.
    • Der Eigentümer der Vereinbarung ändert sich nicht und die Parameter der Vereinbarung werden beim Senden der Vereinbarung gesperrt.
  • Integrationen funktionieren wie vor der Aktualisierung auf UMG.

    • Acrobat Sign-Integrationen sind derzeit nicht für Benutzer in mehreren Gruppen verfügbar. Daher erfolgt die Wiederherstellung von Acrobat Sign zu Einzelbenutzern außerhalb des Rahmens der Integrationen.
    • Benutzeraktivitäten sind nicht betroffen.
    • Laufende Vereinbarungen laufen normal ab.

Von UMG unterstützte Integrationen

Folgende Integrationen unterstützen aktuell Benutzende in mehreren Gruppen:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

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