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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Benutzende hinzufügen
    2. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
    3. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
    4. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
    5. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    6. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    7. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    8. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    9. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    10. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    11. Benutzeridentitätstypen und SSO
    12. Wechseln der Benutzeridentität
    13. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    14. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    15. Produktprofile
    16. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Workflows zum Selbstsignieren
      3. Massenversand
      4. Webformulare
      5. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      6. Power Automate-Workflows
      7. Bibliotheksdokumente
      8. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      9. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      10. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      11. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      12. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      13. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      14. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      15. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      16. Signiertes Dokument hochladen
      17. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      18. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      19. Signaturberechtigung
      20. Sendeberechtigung
      21. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      22. Festlegen einer Standardzeitzone
      23. Festlegen eines Standarddatumsformats
      24. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      25. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      26. Empfangende ersetzen
      27. Audit-Bericht
        1. Übersicht
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      28. In Produktbotschaften und Anleitungen
      29. Barrierefreie PDF-Dateien
      30. Neues Authoring-Erlebnis
      31. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    3. Kontoeinrichtung
      1. Logo hinzufügen
      2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
      3. Firmenname hinzufügen
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Signieren ablehnen
      8. Stempel-Workflows erlauben
      9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
    5. Digitale Signaturen
      1. Übersicht
      2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Neues Berichtserlebnis
      2. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      4. Zulässige Empfangsrollen
      5. Gruppen empfangender Personen
      6. Erforderliche Felder
      7. Anhängen von Dokumenten
      8. Feldreduzierung
      9. Vereinbarungen bearbeiten
      10. Vereinbarungsname
      11. Sprachen
      12. Private Nachrichten
      13. Erlaubte Signaturarten
      14. Erinnerungen
      15. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      16. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Übersicht
        2. Signierkennwort
        3. Einmalpasswort per E-Mail
        4. Acrobat Sign-Authentifizierung
        5. Telefonauthentifizierung
        6. Cloud-basierte digitale Signatur
        7. Wissensbasierte Authentifizierung
        8. Amtl. Lichtbildausweis
        9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      17. Inhaltsschutz
      18. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      19. Dokumentablauf
      20. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      21. Signierreihenfolge
      22. Liquid Mode
      23. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      24. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      25. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
    11. Nachrichtenvorlagen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Übersicht
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen
      6. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzende schwärzen
      3. Vereinbarungen Benutzender schwärzen
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. eOriginal-Archivierung für Sicherungsscheine
    8. Überlegungen der EU/des Vereinigten Königreichs
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Vereinbarungen senden  
    1. Übersicht der Seite „Senden“
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – Manuell eingegebene Empfangende
      3. Massenversand – CSV-Upload
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  2. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Inline-Bilder
        3. Stempelbilder
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder
  1. Authoring-FAQ
  2. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  3. Verwalten von Vereinbarungen
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Delegieren von Vereinbarungen
    3. Ersetzen von Empfangenden
    4. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    5. Abbrechen einer Vereinbarung
    6. Erstellen von neuen Erinnerungen
    7. Überprüfen von Erinnerungen
    8. Stornieren von Erinnerungen
    9. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  4. Audit-Bericht
  5. Berichte und Datenexporte
    1. Übersicht
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Bearbeiten eines Datenexports
      3. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      4. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    4. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    5. Auslöser für Flows
    6. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    7. Verwalten von Flows
    8. Bearbeiten von Flows
    9. Freigeben von Flows
    10. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    11. Löschen von Flows
    12. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
    1. Acrobat Sign für ServiceNow
    2. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign für Workday
    5. Acrobat Sign für NetSuite
    6. Acrobat Sign für VeevaVault
    7. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
  5. Von Partnern verwaltete Integrationen
  6. Erstellen eines Integrationsschlüssels

Acrobat Sign-Entwickler

  1. REST-APIs 
    1. Methodendokumentation
    2. SDK/Entwicklungshandbuch
    3. Häufige Fragen zu APIs
  2. Webhooks 
    1. Übersicht über Webhooks
    2. Konfigurieren eines neuen Webhooks
    3. Anzeigen oder Bearbeiten eines Webhooks
    4. Deaktivieren oder erneutes Aktivieren eines Webhooks
    5. Löschen eines Webhooks
    6. Zwei-Wege-SSL-Zertifikate
    7. Webhooks in der API

Support und Fehlerbehebung

  1. Kunden-Support-Ressourcen
  2. Ressourcen für den Erfolg von Unternehmenskundschaft 

Überblick über UMG (Benutzer in mehreren Gruppen)

Benutzer in mehreren Gruppen erweitert die praktische Verwendung der Gruppen-Struktur über die Erstellung einer Liste von Benutzern und der ihnen zur Verfügung stehenden Elemente hinaus.

Eine Gruppe ist im Wesentlichen eine Gruppe von Berechtigungen, die die Optionen und Standardwerte steuern, die dem Benutzer beim Erstellen von Vereinbarungen oder Verwalten von Assets (Berichte, Bibliotheksvorlagen usw.) angezeigt werden

Wenn ein Benutzer ein Abonnement für mehrere Gruppen haben kann, haben Administratoren die Möglichkeit, Gruppen mit ausdrücklich vorgesehenen Arbeitsabläufen zu erstellen. Starke Standardwerte können installiert und Konfigurationsoptionen eingeschränkt werden, um einen beschleunigten Dokumentenfluss und eine bessere Auflösung zu gewährleisten. So können z. B. spezielle Gruppen für Folgendes erstellt werden:

  • interne Dokumente (Steuerdokumente, automatische Einzahlungsformulare, Urlaubsanfragen),
  • rechtliche Dokumente (Geheimhaltungsvereinbarung, Absichtserklärung),
  • konformitätsbeschränkte Signaturflüsse (CFR 21 part 11, PCI, HIPAA).
Seite mit aktiviertem UMG senden

Hinweis:

Es wird empfohlen, dass du ein Entwicklerkonto registrieren, damit du die verschiedenen Schnittstellen und Interaktionen, die UMG in einer sicheren Umgebung einführt, nutzen kannst.

Kunden, die über benutzerdefinierte API-Integrationen verfügen oder Integrationen von Drittanbietern nutzen, wird dringend empfohlen, ihren Code/ihre Integrationen vor der Aktualisierung in einem Entwicklerkonto gründlich zu testen.


Vor der Aktualisierung zu überprüfende/durchzuführende Aktionen

UMG ist nur für die Dienstebenen Enterprise und Business verfügbar.

  • Dies sind die einzigen Dienstebenen, die mehrere Gruppen zulassen.

Entwickler- und Test-Konten basieren auf der Enterprise-Dienstebene.

UMG ist nicht kompatibel mit den klassischen Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierte Workflows.

Wenn du UMG aktivierst, aktiviert das Konto die aktuellsten Versionen der Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierte Workflows (sofern sie noch nicht vorhanden sind) und deaktiviert die Links, die zur klassischen Oberfläche zurückführen.

Die Option für die Benutzeroberfläche des Administrators, um zu den klassischen Seiten zurückzukehren, wird im Administratormenü deaktiviert.

Die klassischen Seitenlayouts können nur wiederhergestellt werden, wenn zuerst Benutzer in einzelnen Gruppen wiederhergestellt wird.

Hinweis:

Es wird empfohlen, die modernen Versionen der Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierte Workflows einige Wochen vor der Aktualisierung auf UMG zu aktivieren, damit deine Benutzer sich an die grundlegenden Seitenlayouts gewöhnen können.

Wenn die modernen Versionen der Seiten Start und Verwalten als leere Seiten gerendert werden, musst du dein Netzwerksicherheitsteam kontaktieren, um die Adobe Acrobat Sign-Endpunkte zuzulassen.

UMG wurde auf Kompatibilität getestet und sollte mit den folgenden Acrobat Sign-Partnerintegrationen normal funktionieren:

  • Acrobat Sign-App (iOS & Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate/Power Apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint OnPrem
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Hinweis: Nicht alle diese Integrationen sind „UMG-fähig“. Integrationen, die nicht UMG-fähig sind, verwenden immer die Einstellungen, die in der „primären Gruppe“ der nutzenden Person definiert sind.

Folgende Integrationen sind derzeit UMG-fähig:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Wenn du benutzerdefinierte Integrationen mit den Acrobat Sign APIs erstellt hast, legen wir dir dringend nahe, diese mit einem separaten UMG-fähigen Entwicklerkonto zu testen, bevor dein Produktionskonto aktualisiert wird. 

  • Dein Success Manager (oder der Support) kann dir beim Einrichten eines UMG-fähigen Entwicklerkontos helfen.

Jeder Aufruf einer vorhandenen REST v6-API funktioniert weiterhin, unabhängig davon, ob UMG aktiviert ist oder nicht.

  • Frühere API-Versionen (SOAP und REST) funktionieren weiterhin, erkennen jedoch nur die Einstellungen der „primären Gruppe“ des Benutzers.
  • Um UMG voll nutzen zu können, musst du deinen Code in die REST v6-API migrieren.

Wenn du mit Integrationen von Drittanbietern arbeiten, z. B.:

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jäger
  • Nintex
  • Zoho CRM

legen wir dir dringend nahe, diese auf einem UMG-fähigen Entwicklerkonto zu testen, bevor du UMG in deinem Produktionskonto aktivierst.

Dein Erfolgsmanager (oder der Support) kann dir beim Einrichten eines UMG-fähigen Entwicklerkontos helfen.

Hinweis:

Wenn du ein Problem findest, wende dich an den Integrationspartner, um das Problem zu melden und eine Korrektur anzufordern.

Hinweis:

Für alle Konten wird dringend die frühestmögliche Aktualisierung empfohlen, um Zeit für die Fehlerbehebung zu haben, falls Probleme auftreten.

Konten können zurückwechseln, wenn Probleme auftreten.


Aktualisieren des Kontos auf UMG

Wenn du sicher bist, dass dein Konto zum Aktualisieren bereit ist:

  1. Melde dich bei Acrobat Sign als Kontoadministrator an

  2. Navigiere zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Benutzer in mehreren Gruppen.

  3. Klicke auf die Schaltfläche Jetzt aktivieren.

     

    Seite „Globale Einstellungen“; die Steuerelemente „UMG aktivieren“ sind hervorgehoben

  4. Prüfe die Checkliste und aktiviere alle Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass dein Konto für die Aktivierung bereit ist.

    Klicke auf OK.

    UMG-Checkliste

  5. Klicke auf Speichern.


Was passiert, wenn UMG deaktiviert wird?

Wenn du das System auf Benutzer in einer einzelnen Gruppe zurücksetzen musst, sind einige Dinge zu beachten:

  • Alle Benutzer sind auf ihre primäre Gruppe beschränkt

    • Benutzer kann nur auf Vorlagen/Workflows zugreifen, die seiner primären Gruppe zugeordnet sind
    • Benutzer können Vereinbarungen nur über ihre primäre Gruppe senden
  • Alle Gruppenmitgliedschaften eines Benutzers (außer der primären Gruppe) sind deaktiviert

    • Wenn der Benutzer nicht in eine neue Gruppe verschoben wird, während UMG deaktiviert ist, werden die Benutzergruppen beim erneuten Aktivieren von UMG ebenfalls erneut aktiviert.
    • Wenn ein Benutzer einer neuen Gruppe zugewiesen wird, während UMG deaktiviert ist, wird die Tabelle group_membership des Benutzers mit nur einer (primären) Gruppe neu geschrieben (und die inaktiven Gruppendatensätze deaktiviert). Der Benutzer behält nur die primäre Gruppenmitgliedschaft bei, wenn UMG erneut aktiviert wird
  • Alle UMG-aktivierten Seiten werden auf die Oberfläche/Funktionalität für einzelnen Gruppen zurückgesetzt

    • Sende-/Vorlagen-Seiten entfernen die Gruppenauswahl.
    • Bei der Massenerstellung von Benutzern wird wieder die vorherige Syntax verwendet.
  • Seitenversionsoptionen werden in ihren vorherigen Status zurückgesetzt

    • Wenn du dein Konto vor dem Update nicht so konfiguriert hast, dass die aktuellsten Versionen der Seiten Start, Verwalten und Benutzerdefinierter Workflow verwendet werden, kehrt dein Konto zu genau den Seitenkonfigurationen zurück, die vor dem Update vorhanden waren
  • Benutzer behalten den Zugriff auf alle Elemente, die sie erstellt haben (Vereinbarungen, Bibliotheksvorlagen, Webformulare)

    • Der Ersteller eines Assets ist immer damit als Eigentümer verknüpft, unabhängig von der Gruppenzuordnung.
  • Bestehende Vereinbarungen bleiben unberührt und werden wie üblich abgeschlossen.

    • Das Ändern des Gruppenstatus des Eigentümers hat keine Auswirkungen auf bereits laufende Vereinbarungen.
    • Der Eigentümer der Vereinbarung ändert sich nicht und die Parameter der Vereinbarung werden beim Senden der Vereinbarung gesperrt.
  • Integrationen funktionieren wie vor der Aktualisierung auf UMG.

    • Acrobat Sign-Integrationen sind derzeit nicht für Benutzer in mehreren Gruppen verfügbar. Daher erfolgt die Wiederherstellung von Acrobat Sign zu Einzelbenutzern außerhalb des Rahmens der Integrationen.
    • Benutzeraktivitäten sind nicht betroffen.
    • Laufende Vereinbarungen laufen normal ab.

Von UMG unterstützte Integrationen

Folgende Integrationen unterstützen aktuell Benutzende in mehreren Gruppen:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

 Adobe

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