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Ausfüllen und signieren ist eine von zwei verfügbaren Methoden, mit denen ein Benutzer sein eigenes Dokument signieren kann, ohne einen anderen Empfänger einzubeziehen.
Die andere Option ist die Selbstsignierungsmethode, die die Verwendung von Vorlagen, Authoring und CFR 21 Teil 11-konformen Signaturen ermöglicht.
Ausfüllen und Unterschreiben soll dem Benutzer eine schnelle und einfache Möglichkeit bieten, um ein Dokument hochzuladen, mit allen erforderlichen Inhalten auszufüllen und dann gegebenenfalls mit seiner Unterschrift zu versehen.
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Die Benutzeroberfläche für das Ausfüllen und Unterschreiben wird geladen und zeigt die von Ihnen geladenen Dokumentdateien in der Reihenfolge an, in der sie aufgelistet sind.
Füllen Sie das Dokument wie folgt aus:
- Wählen Sie einen Feldtyp aus.
- Klicken Sie auf das Dokument, in dem Sie den Feldinhalt hinzufügen möchten.
- In Textfeldern wird ein Cursor und das Feld „Fußabdruck“ angezeigt.
- Grafiken werden mit einem Mausklick platziert.
Alle Felder sind so ausgelegt, dass die Schriftgröße verändert werden kann, und können einfach verschoben werden, um die exakte Platzierung sicherzustellen.
Nachdem Sie auf die Schaltfläche Fertig geklickt haben, wird die Seite „Erfolgreich signiert“ angezeigt.
Diese Seite enthält links eine Miniaturansicht des Dokuments, das Sie gerade unterschriebenen haben, und rechts daneben vier nächste Schritte, auf die Sie klicken können:
○ Eine Kopie versenden – Diese Option startet einen neuen Arbeitsablauf, der das signierte Dokument an eine oder mehrere E-Mail-Adressen versendet.
○ Kopie herunterladen – Über diesen Link können Sie eine Kopie der signierten PDF auf Ihr lokales System herunterladen.
○ Dieses Dokument verwalten – Diese Option öffnet die Registerkarte Verwalten.
○ Ein weiteres Dokument signieren – Dieser Link öffnet die Upload-Seite Ausfüllen und Unterschreiben erneut, sodass Sie ein anderes Dokument unterschreiben können.
A. Texteingabe – Klicken Sie auf diese Option und klicken Sie dann auf eine beliebige Stelle im Dokument, an der Sie Text hinzufügen möchten. Wenn Sie in einen anderen Abschnitt des Dokuments wechseln möchten, müssen Sie extra in den neuen Bereich klicken. Dann können Sie mit der Eingabe beginnen. Da bei der Texteingabe Zeilenumbrüche möglich sind, können Sie auch Eingaben mit mehreren Zeilen vornehmen.
B. Häkchen – Diese Option fügt eine einfache Grafik mit einem Häkchen ein. Das ist für Kontrollkästchen ideal geeignet.
C. Ausgefüllter Punkt – Ausgefüllte Punkte sind ebenfalls einfache Grafiken, die in der Regel bei Optionsschaltflächen verwendet werden, sich aber auch für Kontrollkästchen eignen.
D. Signaturfeld – Mithilfe des Signaturfelds kann der Benutzer eine Unterschrift platzieren. Wenn Sie in Ihrem Konto eine Unterschrift gespeichert haben, wird diese standardmäßig verwendet. Andernfalls werden Ihnen die normalen Unterschriftsoptionen angezeigt, die laut Ihren Kontoeinstellungen zulässig sind.
E. Initialenfeld – Wie beim Signaturfeld wird für Initialen eine gespeicherte Bilddatei verwendet und die normalen Eingabeoptionen – falls nicht vorhanden – sind zulässig.
Bei allen Eingabetypen kann deren Größe angepasst werden. Und für jeden Eingabetyp ist eine eigene Größeneinstellung möglich.
Es ist möglich, dass es innerhalb einer Vereinbarung mehrere Größenbeispiele für jeden einzelnen Eingabetyp gibt.
Bei Text, Häkchen und ausgefüllten Punkten wird eine schrittweise Größenänderung unterstützt, bei der die Schriftart jeweils auf die nächstgrößere oder -kleinere vordefinierte Größe eingestellt wird.
Am oberen Rand jedes dieser Felder befindet sich eine Schnittstelle, die ein Symbol zum Löschen (den Mülleimer auf der rechten Seite) und zwei Beispiele für den Buchstaben „A“ enthält.
Das linke „A“ ist kleiner und verkleinert die Schriftgröße um eine Größeneinheit.
Das rechte „A“ ist größer und vergrößert die Schriftgröße um eine Größeneinheit.
Hinweis:
Wenn die Schriftgröße für einen bestimmten Eingabetyp geändert wird, gilt dieser Wert auch für alle nachfolgenden Eingabefelder von diesem Typ.
Um optimale Ergebnisse zu erzielen, geben Sie einen kurzen Text in das erste Feld ein und vergrößern oder verkleinern dann schrittweise die Schriftart, bis sie zu der Schriftart des zugrunde liegenden Dokuments passt. Nachdem Sie die passende Größe gefunden haben, sollten Sie die Schriftgröße nicht erneut verändern.
Felder für die Eingabe von Häkchen, ausgefüllten Punkten, Unterschriften und Initialen können auch dynamisch neu dimensioniert werden, indem man auf den blauen „Griff“ am Rahmen des Eingabefelds klickt und dann mit gedrückter Maustaste zieht.
Auch hierbei gilt, dass eine auf diese Weise vorgenommene Größenänderung so lange bestehen bleibt, bis die Größe für den Eingabetyp (auf eine der beiden Weisen) erneut geändert wird.
Alle Eingabefelder können nach dem Platzieren verschoben werden. Je nachdem, wie das Formular aufgebaut ist, kann es möglicherweise einfacher sein, wenn Sie Ihre Eingabe an einer anderen Stelle des Formulars vornehmen und dann an die gewünschte Position verschieben.
So verschieben Sie ein Feld:
○ Klicken Sie auf das Feld, um es zu markieren. Das Feld wird nun mit einem Begrenzungsrahmen angezeigt.
○ Wenn Sie den Cursor über das Feld bewegen, wird der Mauszeiger als ein in vier Richtungen zeigender Pfeil dargestellt. Klicken und ziehen Sie das Feld mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.
Die Funktion Ausfüllen und Unterschreiben/Ich bin der einzige Unterzeichner ist standardmäßig für alle Benutzer auf allen Ebenen des Dienstes verfügbar.
Administratoren, die die Funktion Ausfüllen und Unterschreiben/Ich bin der einzige Unterzeichner von der Seite Start entfernen möchten, können dazu zu Konto > Globale Einstellungen > Ausfüllen und Unterschreiben navigieren.
Diese Einstellung ist auch auf Gruppenebene verfügbar.
Es gibt zwei Optionen, die Sie zum Anzeigen der von Ihnen gewünschten Option festlegen können:
○ Standardmäßige Verwendung von „Ausfüllen und Unterschreiben“
◘ Wenn Sie diese Option aktivieren, wird der Standard-Workflow auf der Seite Start auf Ausfüllen und Unterschreiben festgelegt.
◘ Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, wird für den Standard-Workflow auf der Seite Start die Einstellung Ich bin der einzige Unterzeichner beibehalten.
○ Benutzern das Wechseln erlauben...
◘ Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, wird dem Benutzer ein Link angezeigt, über den er zwischen den beiden Arbeitsabläufen frei wechseln kann.
Digitale Signaturen können wie folgt als Signaturoption hinzugefügt werden:
- Aktivieren Sie digitale Signaturen auf dem Konto
- Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Digitale Signaturen.
- Aktivieren Sie mindestens einer digitalen Signaturmethode: Cloud oder Download
- Klicken Sie auf Speichern.
Durch das Hinzufügen einer digitalen Signatur wird der digitale Signiervorgang gestartet und der Unterzeichner wird direkt zur Auswahl des Signatur-Anbieters geleitet.
Nachdem die Signatur abgeschlossen ist und Fertig geklickt wurde, wird das Dokument im Abschnitt Signiert auf der Registerkarte „Verwalten“ gespeichert.