在傳送到以下位置的電子郵件中附加已簽署文件 PDF 副本

概述

在成功完成簽署程序後，已簽署合約的 PDF 複本可附加至傳送給合約參與者的最終電子郵件通知中。

已簽署 PDF 的傳送對象是根據傳送合約之來源群組中定義的設定，且傳送可以僅限於內部收件者、外部收件者、內部和外部收件者，或無個人。

要傳送的 PDF 會直接附加至電子郵件，並以 Adobe Acrobat Sign CDS 簽署憑證作為認證，確保該文件是 Acrobat Sign 伺服器上合法簽署之原始文件的經認證複本。

管理員應考慮在其文件中顯示之內容的性質，並評估以電子郵件格式傳送該文件副本的優勢與風險。如果複本並未傳送至收件者，則應建立一個系統，向外部簽署者提供已簽署文件的複本。

最佳實務

管理員需要瞭解所傳送合約的性質，以及傳送已簽署檔案給簽署者的便利性是否大於附加 PDF 時可能承擔的任何風險。

客觀而言，隱藏已簽署 PDF 的電子郵件傳送會更安全。這必須與向簽署者 (如果存在) 傳送已簽署檔案的需求相平衡。如果禁止自動傳送，管理員應開發接收和傳送流程，以便在收到請求時將簽署的檔案傳送給簽署者。

根據合約數量及不同合約的敏感度，值得建立不同群組以傳送具有更嚴格安全性選項的高度敏感合約。

設定

可用性：

附加 PDF 至最終電子郵件的選項適用於團隊和企業授權計劃。

設定範圍：

此功能皆可在帳戶和群組層級啟用。

您可以導覽至「全域設定 > 在已傳送的電子郵件中附加已簽署文件 PDF 複本」
，以評估此功能的控制項

控制項允許限制傳送對象：

• 所有收件者 - 參與合約程序的所有當事人都會收到文件複本。
  
• 內部收件者 - 只有 Acrobat Sign 帳戶內部的參與者才會收到文件。
  • 請注意，內部收件者可直接在其 Acrobat Sign 帳戶中的「管理」頁面下載原始合約的複本。
• 外部收件者 - 只有 Acrobat Sign 帳戶外部的參與者才會收到文件。
  • 請注意，外部收件者通常不能直接存取 Acrobat Sign 系統上的合約。需要文件複本的外部收件者，必須與貴組織聯絡並請求一份複本。
• 沒有人 - PDF 並未附加在最終電子郵件中。