滿足 HMLR 對電子簽署契約的要求

• 所有當事方均同意使用電子簽名和電子簽名平台 (平台) 處理該契約。
• 所有當事人均有代理其事務的產權轉讓師（惟有限例外情況除外）。
• 產權轉讓師負責透過平台設定和控制簽署流程。

實務指南 8 第 13 節設定的簽署和日期流程如下：

向 HMLR 提交申請的轉讓律師會以電子方式進行（通常透過 HMLR 入口網站），並在申請中包含已完成契約的 PDF。然而，當申請為首次註冊時，可以提交 PDF 的列印版本，並證明其為已完成契約的真實副本。

提交申請的轉讓律師（包括首次註冊申請）須提供以下證明：「我證明，據我所知所信，已滿足實務指南 8 中使用電子簽名執行契約的設定要求。」

任何擁有 Acrobat Sign 帳戶的轉讓律師都可以為所有當事人啟動此程序。簽名者和見證人不需要擁有自己的 Acrobat Sign 帳戶。

轉讓律師的 Acrobat Sign 管理員可以變更 Acrobat Sign 中的設定，以啟用滿足上述HMLR 工作流程概觀區段中步驟 1 到 6 的工作流程。這些設定會在下方的設定您的 Acrobat Sign 帳戶區段中呈現。

準備契約以供簽名章節提供以下重要指導：

• 在啟動簽署程序之前準備契約以供簽名；
• 在契約中包含規定的執行和證明條款；以及
• 使用 Acrobat Sign 中稱為「有限文件可見度」的獨特功能來保護機密性

Acrobat Sign 允許帳戶管理員變更設定，確保工作流程符合實務指南 8 第 13.3 節的要求。在使用 Acrobat Sign 傳送契約進行電子執行之前，我們建議您進行以下變更：

• 要求明確同意使用 Acrobat Sign 簽署。帳戶管理員可以設定使用條款與消費者揭露設定，以要求明確同意（透過勾選框）使用 Acrobat Sign。這可以在檢視契約之前或簽署契約之前要求。
  • 前往管理選單的群組區段
  • 按一下要設定的群組（顯示清單頂部的可用動作）
  • 按一下群組設定
    

• 選取「簽名偏好設定」標籤
• 勾選選項以覆寫此頁面的帳戶設定
  
• 向下捲動至使用條款區段，然後按一下簽署者
  的連結
• 選取「預設」以外的選項以啟用明確同意
• 儲存變更

• 開啟有限文件可見度：有限文件可見度 (LDV) 可讓傳送人員透過確保見證人只能檢視執行或簽名頁面 (而非整個契約) 且只能取得與簽名流程相關的稽核記錄副本來保護機密性；見證人無法取得已簽名契約本身的副本。帳戶管理員可依下列方式啟用 LDV 設定：
  • 導覽至管理選單的「群組」區段
  • 按一下要設定的群組 (在清單頂端顯示可用的動作)
  • 按一下「群組設定」動作
    
  • 按一下群組選單中的「群組設定」 選項
  • 勾選選項以覆寫此頁面的帳戶設定
    
  • 向下捲動至「有限文件可見度」區段
    
  • 啟用：
    • 簽署者只能看到包含指派給他們的簽名、縮寫簽名或數據輸入欄位的檔案
    • 我的帳戶中的簽名者和CC將看到所有檔
  • 儲存變更
    

• 建立訊息模板 (選用)：您可以建立訊息模板，協助傳送人員在傳送文件以供簽名時節省時間。模板可以自動在電子郵件正文中填入標準訊息和主旨行。
  • 導覽至管理選單的「群組」區段
  • 按一下要設定的群組（在清單上方顯示可用的動作）
  • 按一下群組設定動作
    
  • 按一下群組選單中的訊息範本選項
  • 按一下 + 建立新訊息，並依照指示建立新範本

契據的最終版本應由產權轉移律師上傳至 Adobe Acrobat Sign，以便各方能依照實務指南 8 第 13 節所規定的步驟進行簽署。

第 13 節規定，簽署者須在見證人的實際在場見證下簽署，見證人須證明簽名。每個簽名的時間和日期都會記錄在 Acrobat Sign 數位稽核軌跡中。簽署程序完成後，產權轉移律師須在 Acrobat Sign 平台內為契據註明生效日期。契據的註明日期將構成當事人對該文件作為契據的交付。

產權轉移律師在控制簽署程序時需要考量三個重要事項：

• 若要利用 LDV 設定，契據的最終版本及其執行頁面應準備為個別檔案，並一同上傳至 Adobe Acrobat Sign。Acrobat Sign 會在簽署程序中自動將多個檔案合併為單一文件。LDV 設定讓產權轉移律師能在簽署程序中向簽署者和見證人展示文件的不同部分。
• 實務指南 8 的第 2.2 節規定了個人手動執行契據時的執行和證明條款格式。這些條款在以電子方式執行契據時也應採用。為確保見證人在簽署者簽署時確實在場，產權轉移律師應在契據中見證人詳細資訊的正下方加入見證人的以下聲明：「我在簽署者於此契據上簽名時實際在場見證」。
• 實務指南 8 的第 13 節也要求產權轉移律師證明已妥善符合 HLMR 要求。產權轉移律師的憑證會與向 HMLR 申請註冊契據的申請書一同提交。在實務指南 8 的第 16 節中，HMLR 表示以下憑證為「適當」：

「本人證明，據本人所知所信，已符合實務指南 8 中規定的使用電子簽名執行契據的要求。」

透過遵循下述簽署程序並依據 Acrobat Sign 數位稽核軌跡，產權轉移律師可以有信心地向 HMLR 提供其憑證。

協調簽署程序

簽署儀式可以在所有當事人都在同一辦公室進行，或是簽署者和見證人在遠端位置進行。 以下關於 稽核報告 的區段詳細說明 Acrobat Sign 如何驗證見證人在簽署者簽署契約時確實在場。

當簽署者和見證人在遠端位置時（即 未與財產轉讓律師同處一地），Acrobat Sign 設定為提供財產轉讓律師所需的保證，確保簽署程序符合第 8 號實務指南的要求。

開啟電子郵件
第一位簽署者在收件匣中收到電子郵件。

• 簽署者按一下 審閱與簽署 按鈕

• 如果財產轉讓律師在契約準備階段選擇了手機驗證，按一下 審閱與簽署 按鈕會啟動一次性密碼驗證程序
• 簽署者按一下 傳送代碼

Acrobat Sign 會將六位數 OTP 傳送至產權轉讓律師在契約準備過程中所指定的電話號碼。

• 簽署方輸入驗證碼並按一下確定

• 簽署方完成文件中任何指派的欄位，然後使用 Acrobat Sign 提供的其中一個選項附加電子簽名：
  
  • 輸入其姓名
    
  • 在手持裝置的觸控螢幕上繪製
  • 上傳簽名影像
    
• 簽署後，會按一下套用按鈕

• 如果已套用明確同意原則，系統會提示簽署方接受使用條款，產權轉讓律師可自訂此條款。

• 簽署方會重新導向至新網頁，告知其簽名已套用並指出下一個簽署者。

• 將指定見證人的簽署方會收到第二封電子郵件，邀請其將簽名欄位委派給見證人
  
  • 會按一下審閱並委派簽名按鈕以開始委派流程

• 委派簽署人接著提供：
  • 見證人的電子郵件
    
  • 見證人的電話號碼
  • 給見證人的選用訊息
• 設定委派後，按一下委派
  

• 見證人會在簽署人提供的電子郵件地址收到來自 Acrobat Sign 的電子郵件，邀請他們審閱並簽署契約。

• 系統會提示見證人使用傳送至簽署人輸入的號碼的六位數一次性密碼來驗證身分

• 契約會直接在執行頁面開啟，見證人無法看到契約的其餘部分。

• 最後，契約會傳送至律師，律師會在分配給他們的欄位中新增生效日期。
• 當所有相關人員完成簽署程序後，他們會收到電子郵件，邀請他們下載最終電子簽署契約的副本和相關的數位稽核記錄。
• 相對地，見證人只能下載執行頁面和與執行頁面相關的稽核記錄。

稽核報告是與簽署程序相關的每個事件的完整記錄。 它為律師提供重要證據，包括簽署人和見證人的身分、執行時間、電子郵件和 IP 位址等。

它顯示：

• 文件 (契約) 的電子郵件收件人以及電子郵件發送時間。
• 誰檢視過文件以及檢視時間。
• 已啟用「限制可見度」模式的事實。
• 簽署人 (以及任何見證人) 在行動電話驗證後存取文件的事實 (請注意，為符合 GDPR 規定，電話號碼已部分遮蔽)
• 簽署人同意使用條款的事實。
• 文件簽署時使用的時間和 IP 位址。
• 見證人的電子郵件位址以及行動電話驗證的使用。
• 最終文件 (契約) 電子郵件發送給各方的時間。

產權轉移律師應該注意，如果簽署人使用行動連線而見證人使用 Wi-Fi 網路，IP 位址不能總是被視為個人在簽署時同處一地的確鑿證據。

因此，最好是在單一裝置上安排簽署流程，或要求所有裝置連線至相同的 Wi-Fi 網路，並且不使用 VPN 功能。