使用拖放工具來建立表單

使用應用程式內編寫工具來建立表單

Adobe Acrobat Sign 最強大的功能之一，是建立可重複使用的表單和表單覆蓋，用以定義簽署者需填寫的欄位。

花點時間思考簽署程序並仔細建立表單，最終可以節省您和簽署者的時間、改進簽署者採用程序，最終讓您的文件在更短的時間內完成。

建立表單共有四個階段，以下詳細說明:

可重複使用的文件或欄位覆疊

可重複使用的文件或欄位圖層... 哪個適合您?

說到底，這需由您的表單以及您如何生產文件來決定。

如果您會用到樣板文件，其中的內容不會變動，則可建立重複使用文件。

這包含信用卡收費表、稅務表格、申請書等。

在上述這些例子中，除了簽署者在欄位中輸入的資訊以外，沒有其他獨特內容。

另一方面，表單欄位圖層只是放置在已上載表單/檔案上方的欄位圖層。 如果您有表單包含變數內容，就可以使用這個東西。 例如租賃合約，文件內容中有自訂資訊，但客戶欄位相同，也在同樣位置。

若是這種情況，您應從上載文件產生新文件，然後再於文件上方套用欄位圖層。

角色—參與者以及如何正確識別他們

角色定義各方 (簽署者、傳送者等) 如何與文件/交易互動。 至於表單 (尤其是多重簽署者表單)，請務必了解如何透過角色，通知合約應將哪些欄位顯示給每位簽署者。 

每個欄位都會分配一個角色。  只有具備正確角色的簽署者才能存取分配給他們的欄位。 

概念本身不至於太艱難，但其邏輯是電腦邏輯，所以您可能需要先從人類的詞彙意義跳脫出來，才好進入狀況。 按一下此處可獲得更詳細的角色資訊。

有三個重要角色需要了解:

預填 (由傳送者填寫) – 此角色定義您要傳送者在第一位簽署者之前填寫的欄位。  如果臨時要將訂價或折扣資訊加入文件中，預填欄位就很有用。

預填欄位只能由傳送者在準備傳送文件時填寫，而如果有必要預填欄位，就必須填寫該欄位後才能傳送文件。

預填欄位不能在預填階段後進行編輯。 該文件的後續簽署者都無法編輯預填欄位。 按一下此處可獲得更詳細的預填程序資訊。

參與者 N (其中 N 是從 1 開始的遞增數字) – 這裡開始有一點棘手....

參與者 1 是您傳送文件以供簽名或核准的第一個人 (電子郵件地址)。 

參與者 2 是核准或簽署文件的第二個人

記憶訣竅是根據您在「傳送」索引標籤「收件人：」欄位中輸入的簽署者角色順序。

「收件人」欄位中的第一個電子郵件地址是參與者 1。 第二個是參與者 2，以此類推...

很簡單吧?

現在，您熟悉傳送程序後，會注意到「傳送」索引標籤上有一個選用核取方塊:「我必須簽署」，該核取方塊會將傳送者插入至簽名流程。 

如果您維持預設選項，傳送者會是最後一位簽署者。

如果有兩位客戶需要先簽名，他們就是參與者 1 和 2，而傳送者是參與者 3。

如果您選擇變更設定，讓傳送者第一個簽名，則傳送者是參與者 1，而在上述範例中，客戶將是參與者 2 和 3。

現在假設要傳送文件出去進行三個簽名，但您想以並行簽名工作流程傳送文件。  所有方會同時收到通知，無法預期哪位簽署者第一個簽名。  那麼，誰是參與者 1?

簡短的答案是: 也許是「收件人」欄位中的第一個電子郵件

長一點的答案是: 「收件人」欄位中的第一個電子郵件 (假設您未勾選「我必須簽署」核取方塊也未定義傳送者第一個簽署)。

任何人 – 此角色允許任何簽署者存取欄位 (包括預填方)。

任何人角色的秘訣是，該欄位適用於任何人，直到有人填寫欄位為止。  有人填寫欄位後，該欄位的內容會就地鎖定，後續簽署者都無法編輯。

欄位類型

有數種欄位類型，其中許多提供特定功能 (例如簽名欄位)，一些則提供一般用途 (例如文字欄位)。

這些欄位劃分為五個索引標籤:

簽名欄位 – 這些欄位是實際的簽名欄位，也是電子簽署的根基所在！

簽名欄位只擷取簽署者的簽名值。 如果提供多個簽名欄位給簽署者，他們需填寫第一個簽名欄位，但簽署者可以按一下後續欄位套用該值。

縮寫簽名與簽名欄位相同，只需填寫一次，其他欄位可以用點按方式進行。

簽名區塊實際上是容器物件，保存您的帳戶完成簽名所需的所有欄位。  依預設，簽名區塊只會保存簽名欄位和電子郵件欄位。  但帳戶管理員可以選擇配置簽名首選項，要求填入職稱和/或公司值。 如果這些值為必要，則簽名區塊也會包含它們。

簽署者資訊欄位 – 這些欄位會收集或顯示簽署者/簽名的相關資訊。

這些欄位提供特殊用途，當使用者必須再次簽名時，可讓簽署程序更簡單。

您應該已經看過個人首選項頁面，這裡定義您的姓名、職稱和公司。

這些欄位會填入簽署者設定檔內的相關資訊。

注意：公司欄位不是用於取得公司名稱的通用輸入欄位。  該欄位必須分配給角色，而欄位中輸入的內容會儲存為所連結參與者角色的公司資訊。

如果您為參與者放置職稱和/或公司欄位，此服務會將該內容儲存為簽署者的職稱 / 公司資訊，並在簽署者下次必須簽署這些欄位時，自動為其填入。

簽署者姓名欄位會顯示簽署者於簽名欄位鍵入內容的排版版本。 欄位在表單中會先顯示為空白區域，直到套用簽名為止，之後就會填入該欄位。

您可以把這個欄位想成許多表單中簽名行下方都會出現的「用印刷體書寫姓名」那一行。

電子郵件 (地址) 會自動填入簽署者的電子郵件地址。 電子郵件地址是已知值，只需在此插入即可。

注意：與職稱和公司欄位相同，此欄位不應用來收集電子郵件地址。  如果您需要收集電子郵件地址，請使用文字欄位 (請參閱下方)。

日期 – 此欄位會顯示參與者將其簽名套用至文件時的當前日期。  這不是用於取得日期的通用輸入欄位。  如果需要輸入欄位，請使用文字欄位。

資料欄位：資料欄位可讓您收集文件的相關資訊，而非僅協助識別簽署者。 這些是您用來從客戶收集資訊的工具，也是目前使用最廣泛的欄位類型。

文字欄位是需向簽署者取得之內容的通用輸入欄位。 包括信用卡資訊、地址、電話號碼、備註或說明等，完成簽約程序所需的任何項目。

下拉欄位，適用於提供某個範圍的選項，讓客戶從中選取一項。

核取方塊是您在擁有多種選項時使用的物件，可讓客戶選取適用的所有項目。

相較於核取方塊，選項按鈕同樣可以呈現選項陣列，但簽署者只能從中選取一個項目。

更多欄位 – 不完全是資料欄位，「更多欄位」索引標籤包含檔案附件的選項，或是能夠定義文件上的超連結「作用點」。

戳記 - 這些欄位類型是由 Acrobat Sign 填入，可顯示通常不在文件上的交易資料。

「參與戳記」會顯示該欄位指定之參與者 (角色) 的姓名、時間和電子郵件地址。

「交易號碼」會顯示交易號碼 (如果有問題或需要支援人員追蹤交易時很好用)。

版面配置 / 對齊工具

放置所有欄位後，對齊這些欄位以建立簡潔、專業的版面配置。

若要存取對齊工具：

• 選取兩個或更多欄位。
  • 按一下並拖曳以選取區域內的所有欄位。
  • 或按住 CTRL 並個別選取欄位。
    群組編輯選單會自動開啟。
• 選取「對齊欄位」以檢視可用的對齊選項。

對齊規則是以所選群組中左上方的欄位為基準。此欄位會成為所有調整的參考點。

對齊工具可分為三個類別：

• 垂直對齊：將欄位對齊至參考欄位的上方、中央或下方邊緣。
• 水平對齊：將欄位對齊至參考欄位的左方、中央或右方邊緣。
• 大小配對：配對寬度、高度或兩個維度至參考欄位。

使用這些工具以在整個文件中保持一致的間距和統一的欄位大小。