使用「自訂工作流程設計工具」來建立自訂「撰寫」頁面，旨在支援文件、原則及合規性需求。
「自訂工作流程設計工具」提供使用者一個建立工作流程範本的環境，可在觸發時產生自訂的「撰寫」頁面。 透過設計流程，自訂「撰寫」頁面可針對業務需求量身打造、簡化合約撰寫，並提供一致的簽名程序。 透過直覺式介面，您可以定義參與者的詳細資料 (電子郵件、名稱、角色和路由)，包括特定的文件、設定預先填入的表單欄位、管理電子郵件傳送，以及設定到期日或密碼等選項。
工作流程範本的優點
工作流程範本可提供自訂指示和預先定義的欄位，有助於提升一致性、減少錯誤，並讓建立合約變得更容易。
對於有要求法規遵循的合約，工作流程則可以簡化簽名和通知的各種複雜設定。 這些設定可藉由預先定義可控制的元素，並對寄件者附加的值給予強制性的保護，以確保一致性。 這種做法不但節省時間，還能確保符合適用的法規。
登入後，在首頁畫面的頂部選單中選取「工作流程」。
存取權和動作
- 所有使用者：建立供個人用的工作流程。 (依據設定) 可將存取權指派給群組或整個組織。
- 群組管理員：可為其所管理的群組建立工作流程並授予存取權。
- 群組管理員可對擁有管理員權限之群組所共用的工作流程進行編輯和重新設定。
- 帳戶管理員：可為組織中的任何使用者或群組建立工作流程，並授予存取權。
- 帳戶管理員可對與群組或組織共用的所有工作流程進行編輯和重新設定。
以工作流程範本所產生的每一個合約都會被視為獨立的合約，且可在「管理」頁面中存取其歷史記錄與稽核報告。
允許與個別合約進行所有的正常互動，例如：修改到期日或建立提醒。
報告與資料匯出
藉由套用「工作流程」篩選器，您可以在報告資料集中納入指定的工作流程，以產生合約報告和資料匯出。
設定
可用性：
- Acrobat Standard 與 Acrobat Pro：不支援
- Acrobat Sign Solutions：支援
- 適用於政府的 Acrobat Sign：支援
設定範圍：
影響「自訂傳送工作流程」的控制項可於帳戶和群組層級存取。
本指南假設貴組織已啟用下列設定：
- 啟用全新的自訂工作流程傳送體驗
- 啟用範本定義簽名位置
如果這些設定並未啟用，請聯絡支援人員或您的成功經理，以協助更新設定。
若沒有這些設定，部分功能可能無法如預期運作。 新版體驗仰賴更新的功能，且與較舊的設定並不完全相容。
啟用最新的工作流程體驗，讓工作流程更接近手動「傳送」程序的功能。
新增的功能：
- 可重排版面的頁面版面：改善版面靈活彈性，以獲得更佳的可用性。
- 新版撰寫環境：提供存取新版撰寫環境的權限。
- 數位簽名：允許一或多位收件者使用數位簽名。
- 進階身分驗證：設定收件者所需的進階身分驗證。
- 收件者群組：在傳送過程中或與可重複使用的收件者群組一起，設定收件者群組。
- 文件附件選項：附加多個文件範本，讓寄件者在傳送合約時可以選用。
如何啟用：
前往「全域設定 > 新的自訂工作流程體驗」，並將新的工作流程體驗設為預設。
新版撰寫環境
新版撰寫環境已與最新版工作流程設計工具的「編寫」頁面整合。 此實作可讓傳送者在「編寫」與「撰寫」檢視之間順暢移動，這是先前版本無法做到的。
如果停用新的「工作流程設計工具」體驗，系統會預設為傳統的撰寫環境，並隱藏切換連結。 新版撰寫體驗僅與新版「編寫」頁面相容，且無法連線至傳統的「編寫」檢視。
進階身分驗證
在「工作流程設計工具」裡，會在收件者物件內顯示所有已啟用的驗證方法。
- 核取方塊選項：會將驗證方法顯示成核取方塊，以便工作流程設計工具可以指定所要使用的選項。 只會顯示群組設定中已啟用的方法。
- 寄件者彈性：如果在設計工具中選擇多個驗證選項，(當收件者標記為「可編輯」時) 寄件者可在傳送程序期間存取相同的選項。
此一設定可以確保在控制收件者驗證方法的同時保有彈性。
收件者群組
在「工作流程設計工具」中，可以將收件者物件指派為「收件者群組」，以提供靈活的簽名工作流程。
- 可重複使用或臨時性群組：寄件者可以從其通訊錄中選擇收件者群組，或藉由指定多個電子郵件地址來建立一個臨時性群組。
- 共同責任：收件者群組允許多位個人進行單一簽名的步驟。
範例使用案例：
如果您需要有三位主管中的一位來副署合約：
- 新增一個內含三位主管電子郵件地址的收件者群組。
- 當需要該群組進行簽署時，三位主管都會收到通知。
- 只需有一位主管需要完成簽署動作，就可以進行下一個步驟。
藉由確保靈活性和預防簽名程序發生不必要的延遲，收件者群組可簡化工作流程。
- 必須分別啟用收件者群組。
- 您必須先設定可重複使用的收件者群組，然後才能將其納入工作流程設計之中。
當您在工作流程中使用可重複使用的收件者群組時，請確定要先建立該群組，並可在工作流程的範圍內存取該群組。 例如，對一個允許整個組織都能存取的工作流程而言，收件者群組也必須可讓整個組織存取。
若要新增可重複使用的收件者群組，請按一下「新增收件者群組」，即可開啟群組選擇器。
收件者群組相容性會視工作流程的權限而定：
- 可供整個帳戶存取的工作流程，只能使用帳戶管理的群組。
- 特定群組可用的工作流程，可以同時使用群組管理的群組以及帳戶管理的群組。
- 個別使用者的工作流程，可以使用使用者、群組管理，以及帳戶管理的群組。
其他注意事項：
- 傳送內含範本的合約時，可重複使用群組的名稱會自動用作為群組名稱。
- 無法編輯、新增或移除群組中的收件者。
- 即使收件者並未標示為必要，也無法移除簽名流程中的收件者群組。
- 當設定為收件者群組時，則在傳送內含範本的合約時，就無法再編輯收件者。
可以在自訂工作流程中直接建立臨時收件者群組，且專屬於該工作流程。 這類群組無法儲存於其他的程序中，也不能重複使用。
如要設定臨時收件者群組：
- 在「收件人」的欄位中，輸入群組成員的電子郵件地址，需以逗號分隔。
- 核取「標記為收件者群組」的方塊。
當寄件者使用工作流程啟動合約時，系統會自動產生群組名稱。 這個名稱會包含識別為自動產生的前置詞，後面會加上「植入者群組 X」，其中的 X 則是根據新增收件者群組總數的一個流水編號。
當您將收件者設為「可編輯」時，寄件者就可以：
- 編輯群組名稱。
- 移除任何預先填入的成員。
- 視需要加入新的成員。
可重排版面設計，能以「傳送」頁面的樣式來建置自訂「撰寫」頁面。
「新」設定下的使用者體驗，已更新為類似於「傳送」頁面的全新可重排版面設計。
舊版體驗中位於收件者清單右方的指示已移至頁面最上方的可收合視窗中。
範本定義欄位指派
範本定義的欄位指派可確保在「自訂工作流程設計工具」中所定義的收件者清單，與您表單中適當欄位之間的強式連結。
範例使用案例：
- 由客戶簽署者率先簽署。
- 第二位由聯署者 (選用)接續簽署。
- 銷售代表可做為第二或第三位收件者，並套用內部副署者簽名。
傳統上，基於收件者索引的需要，會用到兩種不同的表單：
- 一種是單一簽署者的情形，其中會將內部副署者簽名視為第二個簽署者索引。
- 另一種是聯署者的情形，其中的聯署者為簽署者索引 2，而副署者簽名即視為簽署者索引 3。
透過範本定義規則，您可以設計一個內含所有可能收件者欄位的單一表單。
運作方式：
- 將強制執行簽署者索引 (依「自訂工作流程設計工具」的定義)。
- 傳送合約時，指派給省略 (選用) 收件者的欄位可視為其索引編號，但會在簽署週期內予以忽略。
在上述的範例中：
- 必須將聯署者指派為簽署者索引 2。
- 如果省略了聯署者，則會忽略簽署者 2 欄位。
- 副署者 (簽署者索引 3) 僅能指派給簽署者 3 欄位，而且只能與這些欄位進行互動，無論是否有聯署者 (簽署者索引 2) 存在。
啟用範本定義簽名位置：
- 依序瀏覽至「傳送設定 > 自訂工作流程控制項 > 啟用範本定義簽名位置」
這項功能可以簡化複雜收件者的情形，除了減少多種不同表單的需求外，還可以確保欄位指派的精確性。
了解收件者與欄位之間的關係
合約中的每一位收件者都會指派一個「簽署者索引編號」，用以決定其所能填寫或簽署的欄位。 每一個欄位存在有一個相符合的索引，可將欄位連結至特定的簽署者。 例如，簽署者 1 可以存取所有標示為簽署者 1 的欄位。
這些索引編號是根據每位收件者在「傳送」頁面中的位置 (第一個收件者是為索引 1、第二個為索引 2，以此類推) 來設定的。 如果開啟了「收件者必須依序簽署」，您就可以輕鬆地看清楚各個索引。
瞭解了這層關係後，您就可以確保每一位收件者只能與各自的欄位進行互動，讓簽署程序更順暢有序。
對於沒有簽署者索引的欄位，就可供想要填寫的任何收件者使用 (直到該欄位被填寫之後，於此同時，就會像其他已填寫的欄位一樣被鎖定)。
當您在「自訂工作流程設計工具」中建立收件者流程時，簽署者索引會依照由上而下及由左至右的方式予以指派。
例如，當「簽署者」與「聯署者」同時出現在頂部時：
- 位於最左側的「簽署者」會成為簽署者 1。
- 而位於最右側的「聯署者」就會成為簽署者 2。
他們可以同時進行登入，但這些索引可以確保每一位收件者就只會和與其相關的欄位互動 (簽署者只與「簽署者 1」欄位互動，而聯署者只與「簽署者 2」欄位互動)。
「銷售代表」是緊接在簽署者與聯署者之後的第三個簽署者。
「主管核准」則是緊接在「銷售代表」之後的第四個簽署者。
收件者的標籤 (如「簽署者」、「聯署者」、「銷售代表」等) 並不會影響指派的欄位。 這些標籤稱是由管理員定義的，旨在協助使用者快速瞭解工作流程範本的內容。
前述設計工具收件者流程會產生與下圖相似的「自訂撰寫」頁面範本。
(在「自訂撰寫」頁面中，堆疊的順序較為明顯，只不過索引編號不會顯示在畫面中。)
在撰寫表單時，每一個欄位都會指派特定的簽署索引，方法是先選取參與者，然後再為該參與者放置欄位。
每一位參與者都會以色彩加以清楚標示，即可輕鬆查看欄位的歸屬。
若要使用設定工作流程的選項，則必須啟用此功能。
導覽至「全域設定 > 自訂傳送工作流程」，並啟用「為管理員啟用工作流程設計工具」。
啟用後，所有帳戶和群組層級的管理員將可存取其管理員選單中的工作流程設計工具。
- 群組層級管理員可以為自己控制管理的群組建立工作流程。
- 帳戶層級管理員可為任何群組以及整個組織建立工作流程。
有一個選項可在使用者層級建立工作流程，並授予非管理員使用者權限，讓他們自訂工作流程。
- 啟用此設定後，在選取「工作流程」標籤後，便可使用「自訂工作流程」的選項。
- 停用此設定後，便無法使用「自訂工作流程」選項。
依預設，非管理員使用者只能為自己建立工作流程，且無法與其群組共用該工作流程。 然而，您可以瀏覽至「全域設定 > 自訂傳送工作流程 > 允許將使用者建立的工作流程共用至其任一群組」，即可在帳戶或群組層級啟用工作流程共用。
- 啟用此設定後，使用者會看到群組選擇器下拉式方塊，並選擇誰可以使用此工作流程。
- 停用此設定後，群組選擇器下拉式選項便不會顯示在介面中。
尋求強制執行一致性程序並最大限度減少使用者輸入的帳戶，可以為所有文件建立預先定義的工作流程，從而避免臨時性的傳送。 如果您的帳戶會使用多個群組的使用者，您可以在群組層級上對工作流程進行設定，確保一律套用正確的簽名選項和通知。
若要限制使用者僅使用經核准的工作流程傳送，請依序瀏覽至「全域設定 > 自訂傳送工作流程 > 啟用僅使用工作流程傳送合約」。
舊版環境中常見問題的錯誤報告
由於新版介面增強控制與安全性，部分舊版工作流程的元素會造成錯誤。 為了更清楚說明這些問題，已新增額外的錯誤檢查。
當您的帳戶已設定為使用新版「傳送」體驗，且啟動有問題的工作流程時，就會看到指示錯誤的紅色橫幅：
如果依照預設將帳戶設定為沿用傳統體驗，工作流程仍然可以依照這些規則正常運作。
新版體驗會顯示偵測到的錯誤。
在發現多個問題的情況下，所有偵測到的錯誤都會列示在畫面中。
若要讓工作流程依照新版介面規則集正常運作，管理員必須編輯工作流程及更正偵測到的問題：
依據傳統規則集，電子郵件字串的格式可能有誤，或是以不當的方式分隔 (如空格或逗號)。
當錯誤產生時，管理員應檢查：
- 副本電子郵件的分隔是否妥當
- 所有定義的收件者電子郵件字串，確保它們的結構正確
- (如 name@domain.tld)
-
- 新版體驗接收逗號或分號
根據新版體驗的規定，工作流程設計工具「文件」頁面中的所有文件標題必須是不重複的值。
在設計工作流程時，管理員可能會附加存取範圍受限的文件範本。
當範圍之外的使用者嘗試載入工作流程時，不僅無法附加文件，還會觸發安全違規。
例如，管理員建立的新文件範本，可能會有僅限所有者存取的屬性。 管理員可以將這份文件附加到工作流程，因為他們自己就是所有者。
系統內的其他所有使用者不是擁有者，所以他們在文件的範圍之外。
當這個錯誤出現時，管理員必須調整附加文件範本的屬性。
