透過合約收集表單資料

概觀

合約傳送者有時會是客戶進行文件/簽名程序時的主要聯絡人。這通常表示他們需要存取客戶在文件中提供的資訊。

透過合約收集表單資料控制組會提供寄送代理程式：

• 在收件者處理表單時，即時檢視其欄位輸入的選項。當簽署者正在與收件者通訊，以協助將正確的資訊新增至各個欄位時，這個功能可說是相當實用。
• 合約完成後，所有欄位內容的 CSV 報告。如果傳送者必須收集並報告從其傳送之合約所衍生的資料，那麼這會很有幫助。

可用性：

Acrobat Sign Solutions 授權計劃可以使用收集表單欄位資料，並向傳送者公開的控制項。

設定範圍：

此功能皆可在帳戶和群組層級啟用。

使用方式

有兩個控制項：

• 將帶有表單資料的 CSV 附加到傳送者的已簽署合約電子郵件—此設定僅需於群組層級進行設定，即可決定是否讓傳送者接收 CSV 檔案附件。傳送者不需要 (也不被允許) 直接與附加 CSV 檔案的選項互動。
• 傳送者可在收件者填寫欄位時檢視表單欄位資料—這是一種動態檢視，只顯示出文件上的欄位，與目前收件者已新增至欄位的內容。傳送者可從「管理」頁面存取此檢視，並觀察填入至每個欄位的內容。

最佳實務

在啟用這些控制項之前，請務必清楚掌握您在合約上收集的資訊類型，並了解向合約傳送者揭露此資訊是否是好的做法。如果您收集的是私人或帳單資訊，那就最好不要向傳送者揭露這些資訊。

設定

若要檢閱和編輯功能控制項：

1. 以系統管理員身分登入，導覽至「帳戶設定」標籤，然後選取「全域設定」子選單標籤。

可設定的選項有：

注意事項

• 若啟用這些控制項，則系統不會對傳送者遮蔽已遮罩的欄位值。
• 合約完成後，仍可使用「檢視表單資料」選項：

• 已取消或過期的合約不會保留欄位資料。
• 在此情況下，系統不會將簽名和簽名相關欄位視為「表單欄位」，因此不會出現在欄位清單中，也不會顯示「檢視進度」按鈕或圖示。
• 如果收件者在簽名流程中遭到取代，被取代的收件者將不會顯示任何進度，因為當他們遭到取代時，其欄位資料會遺失。如果新增收件者作為替代簽署者，則仍會顯示原始收件者的進度。